1. Non confrontare il totale della prenotazione dell'ospite direttamente con un singolo deposito bancario.
2. Identifica se la prenotazione è Agoda Collect o Property Collect (Incasso della Struttura) prima di calcolare i crediti dell'hotel.
3. Abbina il dettaglio del prezzo della prenotazione, la transazione finanziaria, il lotto di pagamento, il metodo di pagamento e il saldo bancario.
4. Separa commissioni, tasse, modifiche, rettifiche, addebiti parziali, effetti valutari e differenze temporali.
Una discrepanza nel pagamento Agoda inizia spesso con due importi che non avrebbero mai dovuto corrispondere. Il totale della prenotazione potrebbe essere l'importo di vendita rivolto all'ospite, mentre il pagamento dell'hotel può riflettere la commissione, il modello di pagamento, le tasse, le rettifiche, diverse prenotazioni o una data di liquidazione diversa.
Riconcilia dalla prenotazione verso l'esterno. Identifica chi ha incassato il denaro dell'ospite, determina l'importo a livello di prenotazione di Agoda, individua il lotto di pagamento, e solo allora confronta il saldo bancario o della carta con il registro del PMS.
Definisci gli Importi Prima di Indagare
Mantieni ogni importo in un campo separato: l'importo finale mostrato all'ospite; il dettaglio della camera e delle tasse della prenotazione; l'importo che la struttura dovrebbe incassare o ricevere; il compenso o la commissione di Agoda; qualsiasi modifica, cancellazione, rifiuto, tassa o rettifica manuale; l'importo incluso in un ID di pagamento; l'importo addebitato su una carta Agoda o inviato tramite bonifico bancario; e l'importo registrato nel PMS e nel libro mastro generale.
Non utilizzare "totale della prenotazione" e "pagamento" in modo intercambiabile in un ticket di assistenza. Indica l'importo, la valuta, la pagina di origine e la data per ogni valore.
Questo articolo tratta la riconciliazione generale dei pagamenti, incluse le prenotazioni senza cancellazione. È necessaria una revisione separata dei rimborsi per cancellazione quando la domanda principale è se un soggiorno cancellato ha generato il rimborso o la penale corretti.
Identifica Agoda Collect o Property Collect
Apri la prenotazione in Agoda Partner Portal > Bookings (Prenotazioni) > Reservations (Prenotazioni) e conferma il modello di pagamento.
Per Agoda Collect, Agoda incassa il pagamento dell'ospite e l'hotel riceve l'importo idoneo attraverso il metodo di pagamento configurato. Nella prenotazione, apri Payment & pricing (Pagamento e prezzi) > Price breakdown (Dettaglio prezzi) per esaminare i compensi e gli importi della prenotazione disponibili per la struttura.
Per Property Collect, l'ospite paga direttamente in hotel. Il totale rivolto all'ospite, pertanto, non dovrebbe apparire come un pagamento Agoda separato. Invece, il compenso di Property Collect può essere compensato con gli importi prepagati che Agoda deve alla struttura.
Per una prenotazione Property Collect, usa Finance (Finanza) > All transactions (Tutte le transazioni) e abbina il riferimento della prenotazione all'importo dell'incasso o del compenso. Il compenso Property Collect è registrato nella vista delle transazioni finanziarie; non aspettarti che il voucher della pagina di prenotazione lo presenti nello stesso posto di un importo Agoda Collect.
Scegliere il modello di pagamento sbagliato è il modo più rapido per creare una falsa discrepanza: il reparto finanziario potrebbe aspettarsi che Agoda rimetta del denaro che l'ospite ha già pagato direttamente alla struttura.
Riconcilia una Prenotazione con il Suo Lotto di Pagamento
Usa un solo ID di prenotazione e un'unica valuta durante questa sequenza.
- Apri la prenotazione e salva il suo attuale modello di pagamento, lo stato, le date, la valuta, il totale per l'ospite, l'importo per la struttura, il trattamento fiscale e il compenso.
- Verifica se la prenotazione è stata modificata, cancellata, contrassegnata come no-show o gestita in base a termini diversi dopo la prenotazione.
- Apri Finance (Finanza) > Payouts (Pagamenti) e cerca il riferimento della prenotazione tra le transazioni pagabili.
- Esamina la sezione Adjustments (Rettifiche) prima di confermare l'importo previsto del lotto.
- Se il pagamento è già stato elaborato, apri Finance (Finanza) > Past payouts (Pagamenti passati) e individua l'ID di pagamento contenente la prenotazione.
- Scarica o conserva l'estratto conto a livello di prenotazione per quel pagamento.
- Abbina l'ID di pagamento alla transazione del bonifico bancario, della carta virtuale o della e-Card.
- Confronta la liquidazione con il credito nel PMS e la registrazione contabile.
Un singolo ID di pagamento può raggruppare diverse prenotazioni idonee e rettifiche. Dopo l'elaborazione, abbina il lotto in Past payouts (Pagamenti passati) piuttosto che confrontare il deposito bancario con una sola prenotazione. Un singolo deposito potrebbe coprire diversi soggiorni più una rettifica di un altro periodo.
Il business intelligence hotel di Smart Order aiuta i team finanziari a mantenere allineati i ricavi delle prenotazioni, la fonte del canale, i pernottamenti e i risultati operativi, mentre il pagamento Agoda viene riconciliato separatamente.
Riconcilia Agoda con il Registro delle Prenotazioni
Confronta i ricavi del canale e le prenotazioni del PMS prima di registrare una differenza di pagamento o chiudere il periodo contabile.
Verifica le Cause Principali di una Discrepanza nei Pagamenti Agoda
Il pagamento è inferiore al totale dell'ospite. Conferma se il totale dell'ospite include commissioni, tasse riscosse dall'hotel, costi di servizio o voci che non fanno parte della rimessa di Agoda. Controlla il modello di pagamento prima di trattare la differenza come una trattenuta.
Una prenotazione Property Collect ha ridotto un pagamento prepagato. Rivedi Finance (Finanza) > All transactions (Tutte le transazioni) per la compensazione. L'hotel ha incassato l'importo dell'ospite direttamente, mentre la commissione può essere dedotta dai proventi di Agoda Collect.
L'importo della prenotazione è cambiato dopo l'avvio del pagamento. Cerca una modifica o cancellazione e poi ispeziona Adjustments (Rettifiche). Se il pagamento era già stato confermato, riconcilia l'importo modificato con il successivo lotto idoneo prima di considerarlo come un saldo non pagato.
Il lotto include una rettifica inspiegabile. Abbina il riferimento della rettifica e il motivo, quindi classificalo come saldo insoluto, sovrapprezzo, addebito per rifiuto di prenotazione, correzione fiscale, trattamento di cancellazione concordato o un altro tipo di rettifica documentato.
È stata addebitata solo una parte dell'importo previsto. Confronta l'importo approvato con l'addebito effettivo sulla carta virtuale o e-Card e con l'eventuale saldo rimanente. Non creare un secondo addebito completo prima di aver confermato quanto è stato liquidato.
Il deposito bancario differisce dall'ID di pagamento. Controlla le commissioni di trasferimento, le trattenute della banca ricevente, la conversione valutaria, la valuta di liquidazione, la data di valuta e se la banca ha raggruppato o diviso le transazioni. Mantieni queste differenze bancarie separate dal calcolo della prenotazione di Agoda.
I ricavi nel PMS equivalgono al totale dell'ospite ma il credito Agoda è netto. Rivedi il piano dei conti. I ricavi delle camere, la passività fiscale, le spese di commissione, i crediti Agoda e gli incassi potrebbero richiedere registrazioni separate invece di una singola voce di ricavo netto.
Separa le Differenze Temporali dagli Errori Reali
Una prenotazione può essere maturata in un periodo operativo e pagata in un altro. La data del soggiorno, la data di cancellazione, la data di esigibilità, la data di conferma del pagamento, la data di addebito su carta, la data di valuta e la data di registrazione bancaria sono eventi diversi.
Riconcilia la prenotazione nel periodo richiesto dalle politiche contabili dell'hotel, quindi mantieni il credito Agoda fino alla liquidazione. Non spostare i ricavi delle camere nel mese bancario solo per far quadrare la cassa.
Per i pagamenti a lotti, mantieni un conto di transito. Registra ogni prenotazione e rettifica con il relativo ID di pagamento, quindi compensa quell'ID quando arriva la transazione bancaria o con carta. Un saldo non riconciliato rimane visibile senza modificare il ricavo originale della prenotazione.
Se un importo rimane negativo, controlla se il compenso Property Collect o un rimborso post-pagamento supera le prenotazioni Agoda Collect pagabili attualmente selezionate. Aggiungi le successive transazioni idonee alla riconciliazione e avvia un pagamento solo dopo che il saldo selezionato è positivo.
Previeni le Registrazioni Doppie
Non registrare una correzione manuale del pagamento direttamente nei ricavi, dato che la prenotazione originale del PMS, la rettifica Agoda o il feed bancario potrebbero ancora arrivare. Usa una voce di riconciliazione temporanea con l'ID della prenotazione e l'ID del pagamento.
Prima di chiuderla, conferma se il sistema contabile ha già importato il ricavo originale della prenotazione, una rettifica di modifica o cancellazione, il lotto di pagamento Agoda, una liquidazione bancaria o con carta, o una registrazione manuale inserita da un altro dipendente.
In caso contrario, una discrepanza può trasformarsi in due errori di compensazione che scompaiono a livello di struttura, ma rimangono errati per canale e periodo.
Segnala una Discrepanza di Pagamento con delle Prove
Usa il percorso Need Help (Serve Aiuto) del Partner Portal solo dopo aver isolato l'importo lato Agoda. Invia un pacchetto unico contenente l'ID della struttura e l'ID della prenotazione, il modello e il metodo di pagamento, lo stato della prenotazione e del soggiorno, il totale dell'ospite, l'importo della struttura, il compenso, la valuta, l'ID del pagamento, il riferimento della transazione, il riferimento e la descrizione della rettifica, e le relative date di esigibilità, conferma, valuta e banca. Aggiungi un estratto conto bancario o della carta oscurato parzialmente e indica l'esatta differenza tra importo previsto ed effettivo.
Indica se la discrepanza si trova tra la prenotazione e la transazione Agoda, tra la transazione Agoda e il lotto di pagamento, tra il lotto di pagamento e la banca, o tra la banca e la registrazione del PMS. Questo indirizza il caso verso le prove corrette invece di chiedere all'assistenza di spiegare un intero mese.
Mantieni Tracciabili i Ricavi dei Canali e la Cassa
Collega la fonte di prenotazione, i ricavi del soggiorno e i report dell'hotel in modo che le eccezioni di pagamento possano essere indagate senza dover riscrivere il registro delle prenotazioni.
Domande Frequenti
Perché il pagamento Agoda non equivale al totale della prenotazione?
Il totale della prenotazione potrebbe essere un importo rivolto all'ospite, mentre il pagamento riflette il modello di pagamento, il compenso, le tasse, le rettifiche, la composizione del lotto e il metodo di liquidazione.
Dove può il reparto finanziario vedere il compenso Property Collect?
Usa Finance (Finanza) > All transactions (Tutte le transazioni) e abbina il riferimento della prenotazione. Non viene visualizzato sul voucher della prenotazione nello stesso modo di un importo Agoda Collect.
Un singolo pagamento Agoda può contenere diverse prenotazioni?
Sì. Le prenotazioni pagabili possono essere raggruppate sotto un unico ID di pagamento e le rettifiche necessarie possono essere incluse nello stesso lotto.
Perché una prenotazione più vecchia ha influenzato questo pagamento?
Una modifica successiva, una cancellazione, una correzione manuale, un saldo insoluto o un sovrapprezzo possono apparire come una rettifica in un pagamento futuro.
Il reparto finanziario dovrebbe modificare i ricavi del PMS per farli corrispondere al deposito bancario?
Non automaticamente. Riconcilia separatamente i ricavi, le commissioni, le tasse, i crediti, i pagamenti e le liquidazioni bancarie secondo le politiche contabili dell'hotel.
Una discrepanza nel pagamento Agoda si risolve quando ogni differenza ha una fonte, un importo, una valuta, un periodo e un trattamento contabile. Inizia con il modello di pagamento, traccia la prenotazione nel suo ID di pagamento e mantieni le tempistiche bancarie separate dall'economia della prenotazione.
