1. Ai proprietari di B&B e affittacamere vengono abitualmente proposti PMS hotel pensati per strutture dieci volte più grandi: per una struttura con 3 camere, le funzionalità davvero importanti sono poche e la maggior parte dei PMS aziendali le considera requisiti di base, non punti di forza
2. Il problema operativo più rischioso per un B&B è una doppia prenotazione proveniente da due piattaforme OTA non sincronizzate: questo è il primo problema che qualsiasi software per una piccola struttura ricettiva deve risolvere
3. Le strutture gestite direttamente dai proprietari hanno esigenze di personale diverse dagli hotel: nella maggior parte dei B&B, il proprietario gestisce le prenotazioni, riscuote i pagamenti, risponde ai messaggi e prepara la colazione; il software deve quindi essere adatto a una o due persone, non a un team di reception
4. Un'opzione di prenotazione diretta, anche un semplice widget sul sito web della struttura, è il miglior investimento in termini di convenienza per un B&B, perché riduce le commissioni OTA su ogni prenotazione acquisita
La maggior parte dei PMS hotel è progettata per gli hotel. Può sembrare un'ovvietà, ma comporta una conseguenza concreta per i proprietari di B&B e affittacamere alla ricerca di un software gestione immobiliare: le funzionalità illustrate nella pagina di confronto, le fasce di prezzo e la checklist di configurazione iniziale sono stati pensati per un hotel indipendente con 30 camere, non per un affittacamere con sei camere in cui il proprietario prepara anche la colazione.
Questo non significa che i gestori di piccole strutture ricettive abbiano bisogno di categorie di software diverse. Significa che necessitano di un elenco di funzionalità molto più breve e che dovrebbero diffidare di qualsiasi sistema che faccia pagare funzioni che non utilizzeranno mai.
Il primo problema da risolvere
Un B&B o affittacamere presente su due piattaforme OTA, ad esempio Booking.com e Airbnb, ma privo di calendari sincronizzati, prima o poi accetterà prenotazioni della stessa camera per le stesse date da due ospiti diversi. Non è un rischio che si possa semplicemente tenere sotto controllo: con un volume significativo di prenotazioni è quasi una certezza.
Sincronizzazione dei calendari OTA è la prima e più importante funzione che qualsiasi software destinato a una piccola struttura ricettiva deve offrire. Quando arriva una prenotazione da Booking.com, le stesse date devono diventare indisponibili su Airbnb, sulla pagina di prenotazione diretta della struttura e su qualsiasi altra piattaforma utilizzata, automaticamente e in tempo reale, prima che un altro ospite possa prenotare.
Non è una funzionalità premium, ma il fondamento dell'operatività. Qualsiasi sistema che non svolga questa funzione in modo affidabile, o che richieda un intervento manuale per mantenere sincronizzati i calendari, genera proprio il rischio che dovrebbe eliminare.
Ne consegue inoltre che, se la struttura gestisce attualmente i calendari OTA in modo manuale, esportando feed iCal e importandoli altrove oppure bloccando le date a mano, il primo ritorno di qualsiasi investimento in software deriva dal tempo risparmiato e dalla riduzione del rischio di errori insito nel processo attuale.
La realtà delle strutture gestite dai proprietari
La maggior parte dei B&B e dei piccoli affittacamere è gestita da una o due persone. Il proprietario gestisce le prenotazioni, risponde alle richieste degli ospiti, riscuote i pagamenti al check-in, riordina le camere e prepara la colazione. Non esistono né un team di reception né un responsabile delle pulizie. In queste strutture non sono presenti le divisioni dei ruoli attorno alle quali sono generalmente organizzati i PMS hotel.
Questa realtà determina ciò che il software deve fare. Un modulo formale per lo stato delle pulizie, nel quale il personale contrassegna tramite un'app le camere come Pronte o In pulizia e la dashboard della reception si aggiorna in tempo reale, è un flusso di lavoro pensato per strutture in cui gli addetti alle pulizie e il personale della reception sono persone diverse. In un B&B dove il proprietario riordina personalmente tutte le camere, mantenere aggiornata una bacheca digitale degli stati crea attriti anziché eliminarli.
Lo stesso vale per le autorizzazioni destinate a più dipendenti, le funzionalità di pianificazione dei turni e l'integrazione POS. Non sono funzionalità scadenti: sono semplicemente progettate per un modello operativo diverso.
Ciò di cui un proprietario-gestore ha bisogno è un software semplice da usare per una sola persona: una visione chiara delle prenotazioni, degli arrivi, dei pagamenti da riscuotere e dei messaggi in attesa di risposta. Un sistema che fa colpo durante la dimostrazione ma risulta macchinoso nell'uso quotidiano non è un buon software per un B&B.
Pensato per le piccole strutture ricettive, non una versione ridotta di un software per hotel
Smart Order offre ai proprietari di B&B e affittacamere la sincronizzazione dei calendari OTA, la messaggistica automatizzata per gli ospiti e la possibilità di ricevere prenotazioni dirette in un unico sistema, senza le funzionalità aziendali che aumentano costi e complessità per le strutture che non ne hanno bisogno.
Le funzionalità davvero utili per un B&B
Dopo la sincronizzazione dei calendari OTA, poche altre funzionalità apportano un valore concreto a una piccola struttura ricettiva:
Messaggistica automatizzata per gli ospiti. Una conferma della prenotazione inviata subito dopo la prenotazione, un messaggio pre-arrivo con i dettagli del check-in due giorni prima dell'arrivo e una richiesta di recensione inviata automaticamente dopo il check-out: questi tre messaggi coprono l'intero ciclo di comunicazione con l'ospite per la maggior parte dei soggiorni in B&B, senza che il proprietario debba scriverli o inviarli manualmente uno per uno.
Gestione e registrazione dei pagamenti. Una scheda di prenotazione che tiene traccia degli importi riscossi e di quelli ancora dovuti evita l'imbarazzante conversazione al check-in sulla ricezione o meno di un acconto. Una semplice fattura che il proprietario può inviare o stampare soddisfa inoltre le esigenze degli ospiti che chiedono una ricevuta.
Gestione delle schede degli ospiti. Un ospite abituale che due soggiorni prima ha segnalato una restrizione alimentare, o che preferisce effettuare il check-in in anticipo, sarà più propenso a prenotare nuovamente se il proprietario può consultare queste informazioni senza cercarle tra vecchie e-mail. Un sistema di prenotazione che memorizza le note sugli ospiti crea quel patrimonio di informazioni relazionali che rappresenta il vantaggio competitivo del B&B rispetto agli hotel più grandi e impersonali.
Un'opzione di prenotazione diretta. Un widget di prenotazione sul sito web della struttura, oppure un link per la prenotazione diretta che il proprietario può condividere tramite e-mail o social media, permette di acquisire prenotazioni senza pagare commissioni OTA. Con una tariffa di $150 a notte e una commissione del 15%, ogni prenotazione diretta consente di trattenere $22.50 in più. Uno strumento di prenotazione diretta che si ripaga con quattro prenotazioni all'anno è indubbiamente un investimento conveniente.
Ciò di cui i B&B non hanno bisogno e perché viene comunque proposto loro
Diverse funzionalità presenti nelle pagine di confronto dei PMS hotel sono in realtà destinate a un modello operativo diverso:
Flusso di lavoro formale per le pulizie. È utile quando gli addetti alle pulizie e il personale della reception sono persone diverse che devono coordinarsi senza telefonarsi. Non serve quando entrambe le attività sono svolte dalla stessa persona.
Gestione complessa dello yield. Le regole di prezzo dinamico, le restrizioni sul soggiorno minimo in base al giorno della settimana e l'ottimizzazione automatizzata delle tariffe sono preziose per un hotel indipendente molto attivo che gestisce 30 camere su sei canali OTA. Per un affittacamere con cinque camere e due piattaforme, l'impegno necessario per configurare e mantenere le regole tariffarie spesso supera i vantaggi in termini di ricavi.
Integrazione POS. Gli strumenti per il punto vendita si collegano ai servizi di ristorazione, alla vendita al dettaglio o alle attività di una spa. Un B&B che offre la colazione, ma non un servizio à la carte a pagamento, non necessita di un sistema POS.
Reportistica multistruttura. Le dashboard di portafoglio, le panoramiche sull'occupazione di più strutture e i report consolidati sui ricavi sono esattamente ciò di cui il proprietario di una singola struttura non ha bisogno.
Queste funzionalità compaiono nelle dimostrazioni dei software perché fanno colpo e perché il processo di vendita dei PMS hotel è spesso costruito attorno a clienti di maggiori dimensioni. Il proprietario di un B&B che acquista un sistema dotato di tutte queste funzionalità e ne utilizza il 20% non ha comprato un software di livello professionale, bensì un sistema costoso e complesso che perlopiù ignora.
Gli strumenti giusti per una piccola struttura ricettiva
Smart Order gestisce la sincronizzazione OTA, la messaggistica automatizzata, la registrazione dei pagamenti e le prenotazioni dirette per B&B e affittacamere, con prezzi e un livello di complessità adatti a un'attività gestita da una o due persone.
Domande frequenti
Di quale software ha davvero bisogno un B&B?
Il minimo indispensabile comprende la sincronizzazione dei calendari OTA per evitare le doppie prenotazioni, una gestione di base delle prenotazioni con schede degli ospiti e la gestione dei pagamenti. Il livello successivo, che vale la pena aggiungere quando le funzioni di base operano correttamente, include la messaggistica automatizzata per gli ospiti (conferma, comunicazione pre-arrivo e richiesta di recensione) e un'opzione di prenotazione diretta. Il flusso di lavoro formale per le pulizie, la gestione complessa dello yield e l'integrazione POS sono pensati per modelli operativi più grandi e, in una piccola struttura ricettiva, aumentano costi e complessità senza apportare benefici.
Come funziona la sincronizzazione dei calendari OTA per un B&B?
Quando arriva una prenotazione da una piattaforma, che si tratti di Booking.com, Airbnb o un'altra, la funzione di sincronizzazione dei calendari rende automaticamente indisponibili quelle date su tutte le altre piattaforme collegate. Il proprietario non deve accedere a ciascuna piattaforma per bloccare manualmente le date. In questo modo si evita la doppia prenotazione che può verificarsi quando due piattaforme mostrano entrambe la disponibilità per le stesse date e due ospiti prenotano contemporaneamente.
Uno strumento di prenotazione diretta conviene a un affittacamere?
Sì, per la maggior parte delle strutture con una presenza online. Un widget per le prenotazioni dirette consente di acquisire le prenotazioni degli ospiti che trovano la struttura tramite i motori di ricerca, i social media o dopo un soggiorno precedente, senza pagare commissioni OTA. Con le tariffe e le strutture commissionali tipiche dei B&B, uno strumento di prenotazione diretta si ripaga con poche prenotazioni acquisite ogni anno e, nel tempo, riduce la quota di ricavi destinata alle piattaforme di terze parti.
Qual è il budget mensile adeguato per il software di un B&B?
La maggior parte dei B&B e dei piccoli affittacamere può operare senza difficoltà con un budget compreso tra $15 e $60 al mese per un software gestione immobiliare che includa la sincronizzazione OTA, la gestione delle prenotazioni e la messaggistica automatizzata. La fascia superiore offre in genere collegamenti con un maggior numero di canali OTA, funzionalità di prenotazione diretta e report più approfonditi. I prezzi superiori a questa fascia riflettono solitamente funzionalità, come il supporto multistruttura, la gestione avanzata dello yield e l'integrazione POS, che difficilmente verranno utilizzate da una piccola struttura ricettiva indipendente.
Ai B&B serve un Sistema di Gestione Alberghiera completo o soltanto un Gestore Canali?
Un Gestore Canali da solo sincronizza la disponibilità sulle OTA, ma non gestisce le prenotazioni, non archivia le schede degli ospiti, non elabora i pagamenti e non invia messaggi automatizzati. Un Sistema di Gestione Alberghiera di base con gestione integrata dei canali svolge tutte queste funzioni da un unico sistema. Per un B&B, è proprio questa combinazione integrata a eliminare il lavoro manuale lungo l'intero ciclo di relazione con l'ospite. I Gestori Canali autonomi sono utili come componenti aggiuntivi per attività più grandi; per una piccola struttura ricettiva, un Sistema di Gestione Alberghiera integrato è più semplice e generalmente meno costoso.
