1. Separa i pagamenti delle prenotazioni gestiti da Booking.com da quelli versati direttamente all'hotel.
2. Associa ogni accredito o importo della carta virtuale al relativo numero di prenotazione.
3. Riconcilia separatamente commissioni, imposte, costi, rimborsi e rettifiche.
4. Verifica che il totale finale dell'accredito corrisponda al versamento bancario o all'accredito della carta.
5. Mantieni aperte le differenze irrisolte, invece di modificare i ricavi delle camere per forzare la quadratura.
La riconciliazione degli accrediti di Booking.com può creare confusione quando l'hotel confronta direttamente il totale della prenotazione dell'ospite con un versamento bancario. Questi importi possono rappresentare voci diverse.
Il totale della prenotazione indica quanto paga l'ospite per il soggiorno. L'hotel può ricevere un accredito netto dopo le detrazioni, un accredito lordo con commissione fatturata separatamente, un pagamento tramite carta virtuale oppure nessun accredito da Booking.com, perché l'ospite paga direttamente la struttura.
Il metodo più semplice consiste nel seguire ogni prenotazione dal registro di Booking.com fino al pagamento, alla commissione, alla banca e al Sistema di Gestione Alberghiera. Quando ogni prenotazione è corretta, chiudere il lotto di accrediti diventa molto più semplice.
Per prima cosa, identifica chi ha riscosso il pagamento dell'ospite
Apri la prenotazione e controlla le istruzioni di pagamento. Fallo per ogni prenotazione, senza presumere che tutte le prenotazioni della struttura utilizzino lo stesso metodo.
Per una prenotazione con Pagamenti tramite Booking.com, Booking.com riscuote il pagamento dovuto dall'ospite e versa l'importo alla struttura tramite il metodo configurato per quella prenotazione, ad esempio un bonifico bancario o una carta virtuale.
Per una prenotazione con pagamento presso la struttura, è l'hotel a riscuotere il pagamento dell'ospite. Booking.com può emettere una fattura per la commissione, ma l'hotel non deve aspettarsi che la piattaforma versi il pagamento del soggiorno dell'ospite.
Questa è la distinzione più importante nella riconciliazione. Se l'amministrazione si aspetta un accredito per una prenotazione che avrebbe dovuto riscuotere l'hotel, la prenotazione apparirà insoluta, anche se il vero problema è un saldo dell'ospite ancora aperto.
Registra il metodo di pagamento indicato nella prenotazione, la valuta e qualsiasi importo che la struttura deve ancora riscuotere al check-in.
Comprendi in modo semplice gli accrediti netti e lordi
Un accredito netto significa che Booking.com ha già detratto la commissione o gli altri costi elencati prima di pagare l'hotel. L'importo bancario può quindi essere inferiore a quello della prenotazione.
Un accredito lordo significa che l'hotel riceve l'importo dovuto senza che la commissione venga detratta dal pagamento. La commissione viene quindi gestita separatamente, in genere tramite la fattura o il saldo del conto della struttura.
Ad esempio, considera una prenotazione con un importo commissionabile di 500 $ e una commissione di 75 $. Se il conto utilizza un accredito netto e non vi sono altre detrazioni, l'accredito previsto potrebbe essere di 425 $. Se utilizza un accredito lordo, l'hotel potrebbe ricevere 500 $ e contabilizzare separatamente la commissione di 75 $.
Questo esempio illustra soltanto uno schema di calcolo. La prenotazione effettiva può includere imposte, importi riscossi dalla struttura, costi di pagamento, rimborsi o rettifiche. Utilizza le cifre indicate per la prenotazione e l'accredito, invece di applicare un'unica formula a tutte le prenotazioni.
Il business intelligence hotel di Smart Order aiuta i responsabili a monitorare i ricavi dei canali e i risultati operativi, mentre l'amministrazione riconcilia separatamente le tempistiche degli accrediti.
Semplifica la verifica dei ricavi delle prenotazioni
Usa Smart Order per collegare le attività di prenotazione a report pratici e alle operazioni quotidiane dell'hotel.
Riconcilia ogni prenotazione in sette passaggi
- Apri la prenotazione definitiva. Registra il numero di conferma, le date del soggiorno, lo stato, la valuta, l'importo della camera, le imposte, i costi, gli sconti e il totale dell'ospite.
- Conferma il metodo di pagamento. Identifica se il denaro è stato riscosso da Booking.com o se la riscossione spettava all'hotel.
- Controlla le modifiche successive. Verifica cancellazioni, soggiorni abbreviati, mancati arrivi, rimborsi, addebiti annullati e variazioni di prezzo.
- Registra l'importo spettante all'hotel. Utilizza l'importo che Booking.com indica come dovuto alla struttura oppure quello che l'hotel deve riscuotere dall'ospite.
- Registra la commissione e le altre detrazioni. Mantieni su righe separate commissioni, costi di pagamento, imposte trattenute e rettifiche.
- Abbina il pagamento. Collega la prenotazione al riferimento del bonifico bancario, al pagamento con carta virtuale o al pagamento dell'ospite nel sistema dell'hotel.
- Verifica il Sistema di Gestione Alberghiera e la contabilità. Conferma che ricavi delle camere, imposte, costi di commissione, crediti e liquidità siano stati registrati nel periodo corretto.
Non chiudere una differenza solo perché il totale bancario finale sembra plausibile. Ogni prenotazione deve avere un percorso di pagamento chiaro e nessun saldo inspiegato.
Riconcilia un accredito tramite bonifico bancario
Un versamento bancario può comprendere più prenotazioni e rettifiche. Inizia dal rendiconto degli accrediti o dalla sezione finanziaria di Booking.com e annota il riferimento dell'accredito, la valuta, la data, le prenotazioni incluse, le detrazioni e il totale.
Associa ogni numero di prenotazione al registro definitivo della prenotazione. Aggiungi quindi commissioni, costi, rimborsi o rettifiche elencati. Il totale calcolato del lotto deve corrispondere all'importo dell'accredito di Booking.com prima di essere confrontato con la banca.
Successivamente, abbina il riferimento e l'importo dell'accredito al versamento bancario. Se l'importo bancario è diverso, verifica se la banca beneficiaria ha detratto una commissione, convertito la valuta, utilizzato un'altra data valuta o suddiviso il trasferimento.
Mantieni separata qualsiasi commissione bancaria o differenza di cambio dalla commissione di Booking.com. In caso contrario, il report sui costi del canale risulterà errato anche se la registrazione contabile complessiva è in pareggio.
Riconcilia una prenotazione con carta virtuale
Per una prenotazione con carta virtuale, associa il numero di prenotazione all'importo autorizzato sulla carta e all'importo effettivamente addebitato dall'hotel.
Controlla la data di attivazione, la valuta, l'importo attualmente disponibile e se la carta è già stata addebitata in parte o per intero. Un addebito rifiutato non significa sempre che l'accredito sia scomparso: la carta potrebbe non essere ancora attiva, l'importo richiesto potrebbe essere troppo elevato oppure un addebito precedente potrebbe aver già utilizzato parte del saldo.
Non memorizzare il numero completo della carta o il codice di sicurezza in un foglio di calcolo, in un'email o in una nota generica del Sistema di Gestione Alberghiera. Nel registro di riconciliazione conserva soltanto il riferimento della prenotazione, l'importo previsto, quello addebitato, la data e il riferimento del gestore dei pagamenti.
Se la prenotazione è stata modificata o cancellata, verifica se l'importo disponibile sulla carta è cambiato prima di tentare un altro addebito.
Gestisci separatamente le prenotazioni con pagamento presso la struttura
Quando l'ospite paga l'hotel, abbina la prenotazione al conto del Sistema di Gestione Alberghiera, all'acconto, al pagamento con carta, alla ricevuta in contanti, al rimborso o allo storno approvato. Riconcilia quindi la commissione di Booking.com come costo o debito separato dell'hotel.
Non contrassegnare la prenotazione come priva dell'accredito di Booking.com. Quando la riscossione spetta alla struttura, non è previsto alcun accredito dalla piattaforma per l'importo del soggiorno.
Verifica se il pagamento dell'ospite è ancora insoluto, se un costo di cancellazione o mancato arrivo è stato addebitato correttamente e se l'importo finale resta commissionabile in base all'accordo della struttura e al registro di Booking.com.
A fine mese, confronta la fattura o il rendiconto delle commissioni di Booking.com con le prenotazioni definitive ammissibili. Esamina le prenotazioni cancellate o modificate che riportano ancora l'importo originario della commissione.
Motivi comuni per cui gli importi non corrispondono
L'accredito è inferiore al totale della prenotazione
Verifica se si tratta di un accredito netto. Controlla quindi commissioni, costi di pagamento, imposte riscosse o trattenute altrove, rimborsi e rettifiche.
Un versamento bancario è superiore a una singola prenotazione
Il versamento può includere più prenotazioni. Verifica il riferimento dell'accredito e l'elenco delle prenotazioni incluse prima di confrontare gli importi.
La prenotazione è stata modificata dopo il calcolo originario del pagamento
Un soggiorno abbreviato, una cancellazione, un rimborso o un addebito annullato può generare una rettifica successiva. Mantieni collegate la transazione originaria e la relativa correzione allo stesso numero di conferma.
La commissione è superiore al previsto
Controlla l'importo commissionabile definitivo, la percentuale contrattuale, lo stato, l'addebito per cancellazione o mancato arrivo e l'adesione a programmi che potrebbero prevedere condizioni commerciali diverse. Non calcolare la commissione a partire dal versamento bancario.
I ricavi del Sistema di Gestione Alberghiera corrispondono al totale dell'ospite, ma l'accredito è netto
Può essere corretto. I ricavi delle camere, i costi di commissione, le imposte, il credito verso Booking.com e il regolamento monetario sono voci contabili distinte. Non ridurre i ricavi delle camere soltanto per farli corrispondere alla liquidità netta.
L'importo bancario differisce leggermente dall'accredito
Controlla la conversione valutaria, le commissioni del gestore dei pagamenti, le commissioni della banca beneficiaria e le date valuta. Registra la differenza separatamente dalla commissione.
Utilizza il periodo contabile corretto
La data del soggiorno, la data dell'accredito, la data bancaria e la data della fattura della commissione possono ricadere in mesi diversi. Applica il trattamento contabile previsto dalle politiche dell'hotel e mantieni aperto un credito o un debito verso Booking.com finché l'incasso e la commissione non sono stati regolati.
Non spostare i ricavi delle camere nel mese dell'accredito soltanto per semplificare la riconciliazione bancaria. Ciò può falsare l'occupazione, l'ADR, i ricavi mensili e la redditività del canale.
Utilizza il numero di conferma di Booking.com come riferimento comune nel Sistema di Gestione Alberghiera, nel rendiconto degli accrediti, nel registro bancario e nella registrazione contabile. Per un lotto, aggiungi il riferimento dell'accredito come collegamento tra tutte le prenotazioni incluse e il versamento bancario.
Le attuali informazioni sui pagamenti di Booking.com distinguono l'importo della prenotazione, l'importo da riscuotere presso la struttura, l'importo dell'accredito, le commissioni e i costi, lo stato dell'accredito e i dettagli del bonifico bancario o della carta virtuale. La panoramica ufficiale precisa inoltre che i dettagli di pagamento si applicano alle prenotazioni con Pagamenti tramite Booking.com, non alle normali prenotazioni con pagamento presso la struttura.
Chiudi il mese senza nascondere le differenze
Mantieni un elenco delle eccezioni per le prenotazioni che non risultano riconciliate. Ogni voce deve riportare il numero di conferma, la data del soggiorno, il metodo di pagamento, l'importo previsto per l'hotel, il pagamento effettivo, la commissione, la differenza, il motivo e la persona responsabile.
Utilizza conti transitori temporanei per i crediti irrisolti verso Booking.com, i debiti per commissioni e le differenze bancarie. Non contabilizzare un importo inspiegato direttamente nei ricavi delle camere e non creare uno sconto manuale soltanto per chiudere il mese.
Procedi con l'escalation solo dopo aver individuato dove si trova la differenza: tra prenotazione e accredito di Booking.com, tra accredito e banca, tra pagamento dell'ospite e conto del Sistema di Gestione Alberghiera oppure tra rendiconto delle commissioni e soggiorno definitivo. In questo modo, l'assistenza o l'amministrazione avranno un problema specifico da risolvere.
La Soluzione di Pagamento di Smart Order aiuta gli hotel a collegare le attività di pagamento delle prenotazioni allo stato operativo degli incassi.
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Domande frequenti
Un accredito di Booking.com deve corrispondere al totale dell'ospite?
Non sempre. L'accredito può essere al netto di commissioni o costi, mentre alcune imposte o tariffe possono essere riscosse separatamente. Utilizza le informazioni sull'accredito relative alla singola prenotazione.
Ogni prenotazione Booking.com genera un accredito?
No. Se l'ospite paga presso la struttura, l'hotel riscuote il denaro e contabilizza separatamente la commissione di Booking.com.
Un unico bonifico bancario può includere più prenotazioni?
Sì. Verifica il riferimento dell'accredito e l'elenco delle prenotazioni incluse prima di confrontare il versamento con una singola prenotazione.
La commissione deve essere calcolata a partire dall'importo bancario?
No. Utilizza l'importo commissionabile definitivo della prenotazione e le condizioni contrattuali della struttura. I versamenti bancari possono includere più prenotazioni e altre differenze.
Cosa deve fare l'amministrazione in caso di differenza inspiegata?
Mantienila aperta insieme al numero di conferma e ai documenti giustificativi. Non modificare i ricavi delle camere finché il motivo non è stato individuato e approvato.
