Prenotazione Expedia non ricevuta dal tuo PMS hotel? Controllo in 10 minuti

Quando una prenotazione Expedia non viene ricevuta dal tuo PMS hotel, la priorità è l'ospite e la camera, non il metodo tecnico di consegna. Inizia da Expedia Partner Central, conferma che la prenotazione sia attiva e completa i cinque controlli seguenti.

Questo è un controllo iniziale di 10 minuti, non la promessa che ogni problema di connessione possa essere risolto in 10 minuti. Durante la verifica, non sincronizzare ripetutamente la prenotazione, non creare più prenotazioni manuali e non chiedere all'ospite di prenotare di nuovo.

Il Controllo in 10 Minuti per una Prenotazione Expedia Mancante

Minuti 0–2: Conferma la Prenotazione in Partner Central

Accedi a Expedia Partner Central e assicurati di aver selezionato la struttura corretta. Cerca la prenotazione utilizzando l'itinerario Expedia o l'ID prenotazione. Se necessario, cerca anche per nome dell'ospite, date del soggiorno e data di prenotazione.

Apri la prenotazione e conferma:

• il suo stato attuale;
• le date di arrivo e partenza;
• la tipologia di camera e il piano tariffario;
• il numero di ospiti;
• le istruzioni di pagamento; e
• se la prenotazione è stata modificata o cancellata.

Expedia descrive Partner Central come uno dei principali strumenti a disposizione dei partner alberghieri per gestire le prenotazioni. Se la prenotazione non è presente, ricontrolla la struttura e l'identificativo, quindi contatta l'Assistenza Partner Expedia tramite Partner Central. Non creare una prenotazione nel PMS basandoti soltanto su un'email non verificata o su uno screenshot dell'ospite.

Se Partner Central mostra la prenotazione come confermata, trattala come una prenotazione attiva mentre verifichi perché manca dal PMS hotel.

Minuti 2–4: Proteggi la Camera

Controlla se la tipologia di camera prenotata è ancora disponibile. Se l'arrivo è imminente o la struttura è quasi al completo, applica un unico blocco temporaneo documentato alla camera corretta o al pool di inventario condiviso, in conformità con la procedura del tuo hotel.

Utilizza una sola azione di contenimento. Non chiudere la stessa camera separatamente nel PMS hotel, nel channel manager hotel e in Partner Central, perché ciò potrebbe ridurre eccessivamente l'inventario. Registra chi ha applicato il blocco, perché è stato creato e chi lo rimuoverà una volta risolto l'incidente.

Esegui immediatamente l'escalation se si tratta di un arrivo in giornata, dell'ultima camera disponibile, di più prenotazioni Expedia mancanti o di un problema di pagamento che impedisce il check-in.

Minuti 4–6: Cerca Attentamente nel PMS Hotel

Non fare affidamento soltanto sulla schermata degli arrivi di oggi. Cerca nell'elenco completo delle prenotazioni utilizzando l'itinerario Expedia o l'ID prenotazione, il cognome dell'ospite, le date di arrivo e partenza e la data in cui l'ospite ha prenotato.

Se il tuo account gestisce più sedi, includi tutte le strutture e tutti gli stati. Controlla i record non assegnati, modificati, cancellati, archiviati e duplicati. Verifica inoltre che la prenotazione non sia nascosta da un filtro relativo a data, struttura, origine o permessi utente.

Se trovi l'ID Expedia in un record incompleto, non creare una seconda prenotazione. Salva il record e i dettagli dell'errore per l'assistenza, affinché la prenotazione esistente possa essere corretta.

Minuti 6–8: Controlla gli Avvisi di Connessione Visibili

Apri l'area della connessione Expedia nel tuo PMS hotel o channel manager hotel. Cerca solo le informazioni accessibili al personale dell'hotel. Potrebbero includere una connessione Expedia disconnessa o inattiva, un avviso di autorizzazione scaduta, una camera o un piano tariffario non mappato, un recente errore di sincronizzazione o un avviso che interessa più di una prenotazione.

Acquisisci uno screenshot e annota l'ora e il fuso orario. Non modificare la mappatura attiva di una camera o di una tariffa solo per forzare il passaggio di una prenotazione. Una modifica errata della mappatura può influire sulle prenotazioni e sull'inventario futuri.

Un channel manager hotel può mantenere prenotazioni e disponibilità all'interno di un unico flusso operativo, ma gli avvisi e le opzioni di ripristino specifici dipendono dal provider e dalla connessione utilizzati.

Minuti 8–10: Contatta il Team di Assistenza Corretto

Utilizza l'ultimo sistema in cui la prenotazione è visibile per decidere chi dovrà eseguire la verifica successiva:

• Non trovata in Partner Central: verifica la struttura e l'identificativo, quindi contatta l'Assistenza Partner Expedia.
• Confermata in Partner Central ma assente dal PMS hotel/channel manager hotel collegato: contatta prima il team di assistenza di quel provider software.
• Visibile in un channel manager hotel ma assente dal PMS hotel: contatta il provider del PMS e includi il record del channel manager hotel.
• Visibile nel PMS hotel ma assente dagli arrivi: controlla date, stato, assegnazione della camera e filtri prima di aprire un caso tecnico.

Evita di chiedere a più provider di riprovare contemporaneamente la prenotazione. Fornisci a un solo team di assistenza un record completo, chiedi un numero di pratica e documenta ogni azione.

Dovresti Creare una Prenotazione Manuale nel PMS Hotel?

Crea una prenotazione manuale solo quando la prenotazione Expedia è confermata, l'ospite o l'inventario è a rischio immediato e la procedura approvata dal tuo hotel richiede un record temporaneo nel PMS.

Se ne crei una, contrassegnala chiaramente come in attesa di riconciliazione della sincronizzazione Expedia. Aggiungi l'ID itinerario, le date del soggiorno, la camera prenotata, la tariffa, l'occupazione, il modello di pagamento e il numero della pratica di assistenza. Non copiare il numero completo di una carta di pagamento o altri dati di pagamento protetti nelle note generali o in un normale ticket di assistenza.

Assegna una persona al monitoraggio del caso. Quando arriva la prenotazione collegata, confronta i due record prima di eliminare, cancellare o unire qualsiasi elemento. In caso contrario, l'hotel potrebbe inviare messaggi duplicati, riscuotere il pagamento due volte o ridurre due volte l'inventario.

Non cancellare la prenotazione Expedia confermata e non chiedere al viaggiatore di prenotare di nuovo perché il sistema collegato dell'hotel non l'ha visualizzata.

Cosa Controllare Quando Compare la Prenotazione

Trovare la prenotazione non segna la fine dell'incidente. Prima di rimuovere un blocco temporaneo della camera, conferma che esista una sola prenotazione operativa nel PMS e che il relativo ID itinerario, ospite, date, camera, tariffa, occupazione e stato corrispondano a Partner Central. Le istruzioni di pagamento devono essere visibili soltanto al personale autorizzato, l'inventario deve essere diminuito una sola volta e l'ospite non deve ricevere conferme, richieste di pagamento o messaggi di accesso duplicati. Conferma inoltre che modifiche o cancellazioni future possano aggiornare la stessa prenotazione.

Registra come è stato risolto il problema e chiudi la pratica di assistenza solo dopo aver riconciliato il blocco temporaneo o il record manuale provvisorio.

Informazioni da Fornire all'Assistenza Tecnica

Il personale dell'hotel può velocizzare la verifica senza dover diagnosticare autonomamente l'integrazione.

Informazioni che il Personale dell'Hotel Può Raccogliere

Includi quanto segue in un'unica pratica di assistenza:

• nome della struttura e ID struttura Expedia, se visibile;
• itinerario Expedia o ID prenotazione;
• nome dell'ospite e date del soggiorno;
• ora di creazione o modifica della prenotazione, incluso il fuso orario;
• uno screenshot che mostri lo stato in Partner Central;
• uno screenshot del risultato di ricerca nel PMS o dell'avviso di connessione visibile;
• l'ultima volta in cui un'altra prenotazione Expedia è arrivata normalmente;
• qualsiasi blocco, prenotazione manuale, modifica della mappatura o nuovo tentativo già effettuato; e
• se il problema riguarda un arrivo in giornata, l'ultima camera o più prenotazioni mancanti.

Non includere i dati completi delle carte di pagamento, i codici di sicurezza, le password degli account o i codici di verifica monouso.

Controlli Tecnici da Richiedere

Il team tecnico del tuo PMS, del channel manager hotel o di Expedia potrebbe dover verificare un ID messaggio, un evento di recupero della prenotazione o dell'API, una risposta di consegna, una coda di importazione o un rifiuto e il livello di mappatura della struttura, della camera o della tariffa.

Non è necessario accedere a questi elementi o interpretarli. Chiedi al team di assistenza di individuare l'ultimo passaggio completato correttamente, spiegare l'errore esatto e confermare l'azione di ripristino sicura per la tua connessione. Expedia supporta diverse tecnologie di prenotazione, quindi un metodo di reinvio o di nuovo tentativo adatto a un provider potrebbe non essere applicabile a un altro.

Come Ridurre il Rischio la Prossima Volta

Aggiungi a ogni turno un breve controllo di riconciliazione delle prenotazioni. Confronta le prenotazioni Expedia recenti in Partner Central con il PMS, soprattutto prima delle notti al completo e dopo modifiche alla connessione o alla mappatura.

Conserva una nota interna con l'ID della struttura Expedia, l'account o l'ID struttura del PMS, i contatti di assistenza approvati e la procedura dell'hotel per il blocco temporaneo delle camere. Forma il personale affinché esegua l'escalation di più prenotazioni mancanti come incidente di connessione, invece di creare un record manuale separato per ogni prenotazione.

Quando modifichi una tipologia di camera, un piano tariffario, il PMS o il channel manager hotel, conferma chi convaliderà le prenotazioni esistenti e quelle nuove dopo la modifica.

Domande Frequenti

Cosa devo fare per prima cosa se una prenotazione Expedia non è presente nel mio PMS hotel?

Controlla la struttura corretta in Expedia Partner Central. Conferma lo stato della prenotazione, l'ID itinerario, le date, la camera e le istruzioni di pagamento prima di modificare l'inventario o creare un record nel PMS.

Devo creare una prenotazione manuale?

Solo come misura temporanea approvata, quando la prenotazione Expedia è confermata e l'ospite o la camera è a rischio immediato. Contrassegnala per la riconciliazione e assegna a una persona la responsabilità di risolvere il rischio di duplicazione.

Chi devo contattare: Expedia, il mio channel manager hotel o il mio PMS?

Se la prenotazione non è presente in Partner Central, contatta Expedia. Se è presente in Partner Central ma non nel tuo sistema collegato, contatta quel provider software. Se un channel manager hotel contiene la prenotazione ma il PMS no, contatta il provider del PMS.

Le tariffe possono aggiornarsi anche quando manca una prenotazione?

Sì. Tariffe, disponibilità e prenotazioni possono utilizzare funzionalità e controlli di connessione diversi. Un aggiornamento corretto delle tariffe non dimostra che ogni prenotazione abbia raggiunto il PMS.

Cosa dimostra che il problema è stato risolto?

Una sola prenotazione nel PMS corrisponde a Partner Central, l'inventario è stato modificato una sola volta, qualsiasi blocco temporaneo o record manuale è stato riconciliato e gli aggiornamenti successivi della prenotazione possono raggiungere lo stesso record.

Per gli operatori alberghieri, l'ordine più sicuro è semplice: confermare la prenotazione Expedia, proteggere la camera una sola volta, cercare nel PMS, controllare gli avvisi visibili e fornire un caso completo al team di assistenza corretto.