1. Il prezzo totale del soggiorno per l'ospite, l'importo da pagare in struttura e l'accredito di Expedia all'hotel non devono necessariamente coincidere.
2. Verificare l'addebito prima di modificare la Tariffa Camera o chiedere all'ospite di pagare una differenza.
3. Utilizzare le istruzioni di pagamento e il dettaglio della liquidazione della Prenotazione, anziché una generica voce relativa alle tasse, per spiegare chi riceve ciascun importo.
Una Prenotazione Expedia può riportare un totale per l'ospite diverso dall'importo che l'hotel si aspetta di ricevere, senza che vi sia un errore. Può anche contenere un supplemento effettivamente duplicato. La difficoltà consiste nel distinguere i due casi.
Una verifica di tasse e supplementi nell'Extranet Expedia deve collegare tre elementi: l'offerta venduta all'ospite, le impostazioni degli addebiti dell'hotel in Partner Central, e le istruzioni di pagamento o di accredito relative a quella Prenotazione. Partire dall'addebito contestato, anziché modificare la Tariffa Camera per far quadrare i conti.
Aprire una Prenotazione e distinguere i flussi di denaro
Conservare la conferma e le eventuali modifiche successive. Durante tutta la verifica, fare riferimento alla stessa camera, alle stesse date, allo stesso numero di ospiti, alla stessa valuta e alla stessa offerta prenotata. Le impostazioni attuali spiegano le nuove vendite; non dimostrano quanto un ospite precedente abbia accettato di pagare.
Identificare la modalità di pagamento prevista per quella Prenotazione. Con Hotel Collect, la struttura generalmente incassa dall'ospite secondo le condizioni indicate. Con Expedia Collect, Expedia incassa il pagamento previsto a carico del viaggiatore, ma alcuni addebiti possono comunque essere da pagare in struttura. Le modalità aggiornate di Expedia Collect possono presentare gli importi in modo ancora diverso. Leggere le istruzioni effettive della Prenotazione e dell'accredito, anziché considerare il nome del modello come un dettaglio completo dei pagamenti.
Annotare le risposte a tre domande:
- Qual è l'importo complessivo dovuto dall'ospite per il soggiorno, inclusi gli addebiti obbligatori applicabili?
- Quali importi sono stati o saranno incassati online e quali devono essere pagati in struttura?
- Secondo i dati della Prenotazione o della liquidazione di Expedia, quale importo spetta all'hotel?
Non sottrarre una percentuale di commissione generica dal totale dell'ospite presumendo che il risultato corrisponda all'accredito corretto. Le condizioni contrattuali, la gestione delle tasse, i supplementi e le rettifiche possono influire sul calcolo.
Una differenza non significa che l'ospite debba pagare di più
Supponiamo, a titolo di esempio, che una conferma riporti USD 330 da pagare online e USD 18 da pagare in struttura. L'importo totale dovuto dall'ospite è USD 348. Separatamente, il prospetto degli accrediti dell'hotel conferma che Expedia deve versare USD 270 per la Prenotazione, secondo le condizioni concordate.
La Reception non deve chiedere USD 60 all'ospite perché USD 330 meno USD 270 equivale a USD 60. Questa differenza deve trovare spiegazione nella documentazione del fornitore e della liquidazione, non in un addebito inventato a carico dell'ospite. I USD 18 possono essere incassati solo se sono effettivamente dovuti e non sono già stati riscossi.
Questi importi illustrano flussi di denaro distinti; non rappresentano una formula fiscale di Expedia né una commissione standard.
Quando un ospite contesta un saldo, confrontare le istruzioni di Expedia con i pagamenti registrati dall'hotel prima di richiedere un altro pagamento. Smart Order riunisce addebiti e pagamenti registrati nella Prenotazione, così la Reception può distinguere facilmente un saldo dovuto dall'ospite da una questione di accredito da affidare all'amministrazione.
Distinguere il saldo dell'ospite da una differenza di liquidazione
Controllare insieme gli addebiti della Prenotazione e i pagamenti registrati prima di incassare un importo contestato o considerare un accredito OTA come il conto dell'ospite.
Ris alire alla definizione di ogni addebito contestato
Una voce relativa alle tasse di Expedia non corrisponde alla voce fiscale dell'hotel
I raggruppamenti di tasse e costi di servizio mostrati ai viaggiatori non riproducono necessariamente, voce per voce, le registrazioni fiscali dell'hotel. Confrontare il dettaglio completo della Prenotazione, l'importo spettante al fornitore e il prospetto degli accrediti prima di rinominare o duplicare un addebito nel Sistema di Gestione Alberghiera.
Chiedere all'amministrazione di stabilire quali importi costituiscano ricavi dell'hotel, tasse, compensi o altre rettifiche in base agli accordi della struttura. Non descrivere l'intero importo aggregato di tasse e costi di servizio come una tassa che l'hotel deve incassare o versare. Gli obblighi fiscali locali devono essere confermati dal responsabile degli adempimenti dell'hotel.
Un supplemento obbligatorio della struttura compare in due punti
Verificare se un supplemento resort, di destinazione, di Pulizia o un altro supplemento obbligatorio sia già incluso nel prezzo della camera, aggiunto al totale della Prenotazione oppure dovuto separatamente in struttura. Controllare poi se anche il Sistema di Gestione Alberghiera abbia aggiunto automaticamente lo stesso supplemento.
Confrontare importo, valuta, unità di calcolo, ospiti soggetti all'addebito e date di applicazione. Un supplemento per soggiorno non deve diventare un supplemento per notte senza che ciò sia esplicitato. La presenza di un supplemento nel totale non dimostra che sia stato incassato online: l'inclusione nel prezzo visualizzato e la responsabilità dell'incasso sono due aspetti distinti.
Non affidarsi a un normale aggiornamento della Tariffa Camera per correggere questi addebiti. Il collegamento di Expedia per tariffe e Disponibilità non copre tutte le impostazioni relative a supplementi o condizioni. Controllare le impostazioni pertinenti di Partner Central e il canale di gestione supportato per l'addebito specifico.
Un supplemento per persona aggiuntiva è stato scambiato per una tassa
Per una differenza legata all'occupazione, confrontare il numero di adulti e le età dei bambini con le condizioni tariffarie della Prenotazione. Individuare il supplemento per persona aggiuntiva o per bambino prima di modificare le aliquote fiscali. Verificare inoltre se il pacchetto selezionato includa i pasti per tutti o solo per un numero specificato di ospiti.
Questo controllo è utile quando una ricerca per due adulti mostra un prezzo corretto, ma la stessa camera diventa più cara aggiungendo un bambino. La differenza può dipendere dalla composizione degli ospiti o dai pasti inclusi, anziché da un errore nella configurazione delle tasse.
La differenza nell'accredito riguarda un'altra valuta o un altro periodo
Confrontare l'importo nella valuta in cui il pagamento viene addebitato, anziché una stima convertita mostrata durante la navigazione. Confermare poi che la liquidazione includa questa Prenotazione e la relativa modifica, cancellazione o rettifica.
Un accredito che copre più Prenotazioni non deve essere confrontato con il totale dovuto dall'ospite per una sola Prenotazione. Utilizzare i Report e Analisi dell'hotel per esaminare i ricavi delle Prenotazioni e le registrazioni dei canali corrispondenti, quindi effettuare la riconciliazione con il dettaglio della liquidazione fornito da Expedia. Il solo totale di un report non consente di determinare il versamento delle tasse da parte di Expedia.
Correggere l'impostazione senza creare un nuovo errore di incasso
Una volta individuato un addebito errato, apportare una correzione mirata:
- Conservare l'impostazione originale e un esempio che mostri il risultato errato. Annotare l'importo previsto dell'addebito, la base di calcolo, l'ambito di applicazione e la data di decorrenza.
- Ottenere l'approvazione del responsabile della Gestione dei Ricavi o dell'amministrazione, secondo le competenze. Per una tassa, confermare la norma applicabile anziché scegliere un'aliquota che faccia quadrare i totali.
- Aggiornare l'addebito attraverso il canale di gestione autorizzato. Se è controllato da un altro sistema, correggere anche quella fonte affinché l'aggiornamento successivo non ripristini l'errore.
- Riaprire la scheda salvata ed eseguire una ricerca come ospite alle stesse condizioni, fino al dettaglio del prezzo. Controllare sia il prezzo totale sia l'importo da pagare in struttura.
- Esaminare separatamente le Prenotazioni confermate interessate. Gestire eventuali rimborsi o incassi aggiuntivi tramite la procedura appropriata per la Prenotazione; non sostituire gli addebiti concordati con le impostazioni attuali senza comunicarlo.
La verifica è completa quando ogni differenza ha una causa identificata e una registrazione corrispondente. Il totale dell'ospite deve essere spiegabile, gli incassi in struttura non devono duplicare gli addebiti già pagati e l'amministrazione deve poter giustificare l'accredito senza ricorrere a una rettifica del saldo dell'ospite per nascondere la differenza.
