1. Lo stato fuori uso generalmente esclude una camera dall'inventario disponibile; lo stato fuori servizio può mantenerla nel conteggio dell'inventario.
2. Le modalità di assegnazione e rendicontazione dipendono dalla configurazione del Sistema di Gestione Alberghiera, non solo dall'abbreviazione.
3. Una camera pulita non è automaticamente riparata e il completamento di una riparazione non autorizza automaticamente a rimetterla in vendita.
Un bagno con una perdita e un breve intervento di manutenzione richiedono lo stesso stato della camera? La risposta ha conseguenze che vanno oltre la pulizia: la scelta può modificare il numero di camere disponibili, le assegnazioni agli ospiti in arrivo e l'occupazione riportata nei report.
Un software reception hotel dovrebbe rendere questa decisione visibile alla reception, alla manutenzione e alla direzione. Utilizza gli stati fuori uso (OOO) e fuori servizio (OOS) in base agli effetti configurati, senza presumere che uno significhi sempre “riparazione importante” e l'altro sempre “riparazione minore”.
Cosa significano OOO e OOS nel software reception hotel
Secondo una convenzione comune nei Sistemi di Gestione Alberghiera, una camera fuori uso viene esclusa dall'inventario disponibile e non può essere assegnata a una prenotazione. Una camera fuori servizio rimane nel conteggio dell'inventario anche se è soggetta a un blocco operativo o presenta un problema di servizio.
OOS non è quindi un sinonimo affidabile di “il sistema ha interrotto la vendita di questa camera”. A seconda del Sistema di Gestione Alberghiera e delle relative impostazioni, la prenotazione o l'assegnazione potrebbero essere ancora consentite. Alcuni sistemi utilizzano denominazioni configurabili per i blocchi delle camere anziché questa specifica coppia di stati.
Verifica tre effetti nel tuo Sistema di Gestione Alberghiera: lo stato riduce l'inventario, impedisce l'assegnazione e modifica il numero di camere disponibili utilizzato nei report? Si tratta di controlli distinti. Verificali con un esempio in un ambiente di formazione sicuro o con il supporto dell'amministratore, anziché fare prove su una camera occupata.
La pulizia risponde a una domanda diversa
Gli stati pulita o ispezionata descrivono la preparazione della camera da parte del reparto pulizia. Non dimostrano che un guasto sia stato risolto. Una camera pulita con un componente elettrico non sicuro deve rimanere bloccata, indipendentemente dallo stato utilizzato dall'hotel.
Allo stesso modo, il completamento di una riparazione da parte della manutenzione non garantisce che la camera sia pulita, libera, ispezionata o priva degli effetti personali di un altro ospite. Mantieni separati il blocco per manutenzione e il via libera del reparto pulizia finché entrambi gli aspetti non sono risolti.
Se un blocco è annotato soltanto in un registro cartaceo della manutenzione, la reception potrebbe comunque assegnare la camera che risulta pronta. Nel calendario camere della reception di Smart Order, controlla insieme i soggiorni previsti per la camera e lo stato registrato prima di renderla nuovamente disponibile. Utilizza la procedura di blocco autorizzata dalla struttura per rappresentare le condizioni effettive della camera; non affidarti a un cambio di colore di cui nessuno ha verificato l'effetto sull'inventario.
Rendi visibili alla reception le decisioni sulla manutenzione
Controlla i soggiorni previsti e lo stato delle camere nel flusso operativo dell'hotel, così la reception può verificare il blocco prima di promettere una camera al prossimo ospite in arrivo.
Perché uno stato può modificare la percentuale di occupazione
Consideriamo una struttura ipotetica di 20 camere, con 17 camere occupate e tre ritirate dalla vendita per riparazioni. Supponiamo che la configurazione dei report escluda tutte e tre le camere OOO dal denominatore delle camere disponibili. L'occupazione riportata è 17 diviso 17, cioè il 100%.
Se, con una configurazione OOS, queste tre camere rimangono nell'inventario considerato dai report, le stesse 17 camere occupate producono un risultato di 17 diviso 20, cioè l'85%. Nessuno dei due calcoli aggiunge un ospite o ripara una camera. La differenza deriva dal numero di camere utilizzato nel report.
Questo esempio illustra due modalità configurate e non implica che ogni Sistema di Gestione Alberghiera esegua i calcoli allo stesso modo. Chiarisci cosa include il tuo report prima di confrontare periodi o strutture.
Distingui tra il numero totale di camere fisiche, le camere effettivamente vendibili e il denominatore delle camere disponibili utilizzato nel report. Se il proprietario desidera una lettura basata su tutte le 20 camere fisiche, fornisci questo contesto anziché modificare gli stati di manutenzione per migliorare la percentuale in evidenza.
Anche il ricavo per camera disponibile può cambiare quando cambia il denominatore delle camere disponibili. Verifica la definizione del report pertinente nella sezione Report e Analisi dell'hotel e documenta le camere ritirate dalla vendita. Non presumere che ogni indicatore dei ricavi cambi per il solo fatto di aver selezionato uno stato OOO o OOS.
Imposta un blocco che copra tutte le notti interessate
Scegli il controllo richiesto dalle condizioni effettive della camera. Se la camera non può essere occupata in sicurezza, utilizza una procedura che ne impedisca l'assegnazione e adegui l'inventario vendibile secondo necessità. Uno stato che si limita a segnalare la camera non è sufficiente.
- Verifica la camera interessata, il guasto, le implicazioni per la sicurezza e se la camera è attualmente occupata o assegnata a un ospite in arrivo.
- Imposta il blocco approvato indicando il motivo e le date interessate. Controlla quando inizia e quando è previsto il ritorno della camera in disponibilità.
- Controlla le prenotazioni esistenti per l'intero periodo. Organizza le eventuali riassegnazioni o l'assistenza agli ospiti senza eliminare lo storico del soggiorno originale o dei pagamenti.
- Verifica il numero risultante di camere per tipologia e la restrizione di assegnazione. Non ridurre nuovamente l'inventario se il blocco ha già sottratto la camera.
- Assegna l'intervento di riparazione e stabilisci una scadenza per la verifica. Considera provvisoria la data prevista di ritorno in disponibilità finché il dipendente responsabile non conferma che la camera è pronta.
Una riparazione di tre giorni richiede un blocco per tutte le notti interessate, non soltanto per gli arrivi di oggi. Allo stesso modo, l'orario previsto di completamento non dovrebbe rimettere automaticamente in disponibilità una camera con un guasto ancora irrisolto. Verifica se il sistema rende nuovamente disponibile la camera in automatico alla scadenza del blocco.
Verifica separatamente le quantità sui canali
Un'agenzia di viaggi online vende generalmente una tipologia di camera, non la camera fisica 204. Il blocco di quella camera potrebbe richiedere una riduzione della disponibilità della relativa tipologia distribuita ai canali.
Controlla la quantità risultante tramite il channel manager hotel e verifica le date interessate sui canali. Non presumere che uno stato OOS interno trasmetta uno stop alle vendite o una riduzione dell'inventario. Non chiudere tutte le camere di quella categoria se è necessario ritirare dalla vendita una sola camera fisica.
Ad esempio, se viene ritirata una delle cinque camere altrimenti vendibili, il numero previsto può scendere a quattro. Se il Sistema di Gestione Alberghiera ha già effettuato questa riduzione, ridurlo nuovamente a mano lascerebbe soltanto tre camere in vendita, pur senza un secondo guasto effettivo.
Rendi nuovamente disponibile la camera solo dopo le verifiche sulla riparazione e sul via libera
Richiedi al dipendente responsabile di verificare la riparazione, quindi completa le operazioni di pulizia e ispezione necessarie. Controlla la camera di persona, senza basarti soltanto su un messaggio che indica il completamento dell'ordine di lavoro.
Controlla il blocco registrato e le relative date prima di rimuoverlo. Verifica che la reception possa assegnare la camera al momento previsto e che il numero di camere della relativa tipologia venga ripristinato correttamente. Mantieni eventuali chiusure indipendenti, periodi di manutenzione futuri o prenotazioni esistenti.
Se la riparazione non è terminata all'orario previsto per il ritorno in disponibilità, prolunga il blocco e controlla gli arrivi interessati. Se le riparazioni terminano prima, ottieni l'approvazione per anticipare il ritorno in disponibilità, anziché attendere la scadenza di un blocco ormai superato. Registra la decisione effettiva di rimettere in servizio la camera e chi l'ha approvata.
Al passaggio di consegne, il personale dovrebbe saper rispondere a queste domande: quale camera è bloccata, perché, per quali notti, se è stata sottratta dall'inventario e chi può sbloccarla. Questa semplice registrazione operativa è più utile che memorizzare due abbreviazioni senza averne verificato gli effetti.
