Dal foglio di calcolo al PMS hotel: come pulire i dati prima dell'importazione

Perché le importazioni falliscono ancora prima di iniziare

Il fascino dell'importazione dei dati sta nel fatto che sembra un'operazione in un solo passaggio: esportare il foglio di calcolo, caricarlo nel PMS e il gioco è fatto. In pratica, prima ancora di essere una questione tecnica, l'importazione è un problema di formattazione e completezza dei dati.

Un PMS hotel richiede dati organizzati secondo strutture definite: la scheda di un ospite deve contenere nome, cognome e almeno un recapito. Una tipologia di camera deve avere un nome coerente, un numero definito di unità e una capienza massima. Una prenotazione deve includere il riferimento all'ospite, le date, la tipologia di camera, la tariffa e il canale di provenienza. I dati contenuti in un foglio di calcolo cresciuto in modo spontaneo nell'arco di tre o quattro anni raramente soddisfano questi requisiti così come sono.

La fase di pulizia non è facoltativa: è ciò che distingue un'importazione eseguita senza problemi da una che richiede ore di correzioni manuali successive.

Prima di iniziare: associa i dati disponibili a quelli richiesti dal PMS

Prima di intervenire sul foglio di calcolo, recupera il modello di importazione o i requisiti dei campi del PMS. La maggior parte dei sistemi fornisce un file CSV di esempio o una guida all'importazione che elenca i campi obbligatori e facoltativi per ospiti, camere, tariffe e prenotazioni. Quel documento rappresenta il formato di destinazione: il lavoro di pulizia del foglio di calcolo consiste nel riorganizzare i dati esistenti affinché vi corrispondano.

Esamina ogni categoria di dati presente nel foglio di calcolo:

• Quante schede ospite univoche esistono e quali campi sono compilati nella maggior parte di esse?
• Quanti nomi di camera sono in uso e indicano tipologie di camera o singole camere?
• I piani tariffari sono documentati oppure la colonna della tariffa contiene soltanto un numero?
• Quante prenotazioni future sono elencate e sono complete?

Questa verifica permette di individuare le aree che richiedono il maggiore lavoro di pulizia e le categorie per cui potrebbe essere più rapido reinserire manualmente i dati anziché pulirli e importarli.

Pulizia dell'elenco degli ospiti

L'elenco degli ospiti è solitamente la categoria più disordinata. Nel corso di diversi anni, il tipico foglio di calcolo di un piccolo hotel accumula lo stesso ospite registrato con indirizzi e-mail diversi provenienti da differenti canali di prenotazione, varianti del nome (J. Smith, John Smith oppure Smith, John) e schede relative a prenotazioni occasionali prive di recapiti utilizzabili.

Elimina prima i duplicati. In Excel o Google Sheets, ordina i dati per indirizzo e-mail o numero di telefono e individua le righe in cui lo stesso ospite compare più volte. Conserva la scheda più completa ed elimina le altre. Se un ospite ha soggiornato cinque volte ma compare in cinque righe distinte, unifica le schede.

Uniforma il formato dei nomi. La maggior parte dei sistemi PMS memorizza nome e cognome in campi separati. Una colonna del foglio di calcolo contenente "Smith, John" o "John Smith (Booking.com)" deve essere suddivisa prima dell'importazione. Utilizza la funzione Testo in colonne o le formule del foglio di calcolo per separare correttamente i campi.

Contrassegna le schede incomplete. Una riga relativa a un ospite senza indirizzo e-mail né numero di telefono non può ricevere messaggi automatici. Decidi se importare queste schede così come sono, nel qual caso conterranno soltanto nomi senza alcun canale di contatto, oppure se escluderle. Importare tutti gli ospiti storici indipendentemente dalla qualità dei dati, in genere, non vale il lavoro di pulizia che ne deriva.

Filtra gli ospiti recenti e abituali. Gli ospiti il cui ultimo soggiorno risale a più di due anni fa e che non sono più tornati difficilmente genereranno valore nel nuovo sistema. Importarli aumenta il volume dei dati senza migliorarne l'utilità. Un filtro pratico consiste nell'importare gli ospiti che hanno soggiornato almeno due volte o negli ultimi 12 mesi.

Uniformare i nomi e le tipologie di camera

Un PMS organizza l'inventario per tipologia di camera, ossia una categoria che raggruppa le camere fisiche con le stesse funzionalità, tariffa e capienza. Un foglio di calcolo registra generalmente le singole camere, spesso in modo incoerente: "Camera 101", "Deluxe King 2° piano", "Vista oceano - king" e "OK king" potrebbero indicare tutte la stessa tipologia di camera in righe diverse, compilate da membri del personale differenti in momenti diversi.

Prima dell'importazione, definisci le tipologie di camera che verranno utilizzate nel PMS. Per una struttura con 12 camere, potrebbero essere tre o quattro: Standard Queen, Standard King, Deluxe King e Queen accessibile. Ogni camera fisica deve essere associata a una sola di queste tipologie.

Una volta definite le tipologie, esamina il foglio di calcolo per individuare le varianti dei nomi che si riferiscono alla stessa tipologia e uniformale. Il nome utilizzato nell'importazione deve corrispondere esattamente a quello configurato nel PMS: una prenotazione importata come "Deluxe King" non verrà associata a una tipologia di camera denominata "King Deluxe".

Chiarisci inoltre la distinzione tra nome e numero della camera. Alcuni sistemi PMS utilizzano un numero di camera per l'assegnazione interna e il nome della tipologia di camera per la visualizzazione durante la prenotazione. Il foglio di calcolo potrebbe confondere questi dati, rendendo necessario separarli prima dell'importazione.

Preparazione dei piani tariffari

Un piano tariffario definisce la struttura dei prezzi di una tipologia di camera: la tariffa per notte, le condizioni di applicazione (date, durata del soggiorno, numero di ospiti) e, se pertinente, il canale OTA a cui è collegato.

La maggior parte dei fogli di calcolo dei piccoli hotel non documenta i piani tariffari come elementi strutturati: registra un numero in una colonna della tariffa senza indicare se si applica ai giorni feriali, ai fine settimana, ai periodi di alta stagione o a tutti questi casi. Prima dell'importazione, stabilisci quali piani tariffari utilizzerà il PMS e a quale di essi corrispondono le tariffe presenti nel foglio di calcolo.

Importa soltanto i piani tariffari attualmente attivi. Non è necessario trasferire le vecchie tariffe stagionali che non sono più applicabili. La priorità è inserire correttamente nel sistema le tariffe che regolano le prenotazioni future.

Se la struttura applica tariffe diverse a seconda del canale, ad esempio una tariffa netta per Booking.com e una diretta per le prenotazioni telefoniche, verifica prima dell'importazione come le gestisce il PMS. Alcuni sistemi richiedono piani tariffari separati per ogni canale; altri utilizzano una tariffa base a cui vengono applicate regole sulle commissioni. L'importazione di tariffe specifiche per canale in un campo destinato alla tariffa base genera importi errati senza produrre alcun errore di sistema.

Migrazione delle prenotazioni future

Le prenotazioni future sono i dati più importanti da importare. Se un ospite con una prenotazione per il mese successivo non compare nel nuovo PMS, la struttura scoprirà il problema al check-in, non durante la migrazione.

Esporta dal foglio di calcolo attuale tutte le prenotazioni future, da oggi fino ad almeno i prossimi 90 giorni. Per ogni prenotazione, i campi minimi obbligatori sono: nome dell'ospite, data di check-in, data di check-out, tipologia di camera, tariffa per notte, importo totale, canale di provenienza e stato del pagamento (deposito incassato, saldo dovuto o pagamento completo).

Dopo l'importazione, verifica ogni prenotazione futura confrontandola riga per riga con il foglio di calcolo originale. Controlla che le date siano state trasferite correttamente, poiché le differenze nel formato della data sono l'errore di importazione più comune, che le tipologie di camera corrispondano e che lo stato del pagamento sia esatto. Qualsiasi prenotazione indicata come interamente pagata quando è ancora dovuto un saldo, o viceversa, deve essere corretta prima dell'arrivo dell'ospite.

Per le prenotazioni OTA, confronta la scheda importata con la conferma presente sulla piattaforma OTA. La scheda nel PMS e quella nell'OTA devono riportare le stesse date, la stessa tipologia di camera e lo stesso nome dell'ospite.

Cosa lasciare indietro

Durante una migrazione, l'istinto è trasferire tutto. Il risultato è un'importazione sovraccarica, che richiede più tempo per la pulizia e aggiunge elementi superflui a un sistema che il team sta ancora imparando a utilizzare.

Da lasciare indietro:

• Prenotazioni cancellate (documenti storici, non dati attivi)
• Ospiti con un solo soggiorno risalente a più di due anni fa e privi di recapiti
• Piani tariffari storici relativi a stagioni concluse
• Prenotazioni OTA che la piattaforma trasferirà automaticamente al PMS una volta attivato il collegamento al canale

A cui dare priorità:

• Tutte le prenotazioni future
• Ospiti abituali e ospiti che hanno soggiornato negli ultimi 12 mesi
• Piani tariffari applicabili alle prenotazioni confermate o imminenti

Domande frequenti

Quali dati devo importare quando passo da un foglio di calcolo a un PMS hotel?

Le quattro categorie da importare sono l'elenco degli ospiti, le tipologie e i nomi delle camere, i piani tariffari attivi e le prenotazioni future. Tra queste, le prenotazioni future sono le più urgenti: qualsiasi prenotazione imminente che non venga trasferita correttamente crea un problema al check-in. Lo storico degli ospiti e le prenotazioni passate possono essere importati in modo selettivo o reinseriti gradualmente; non è necessario che siano completi prima del primo giorno di operatività del nuovo sistema.

Come posso pulire l'elenco degli ospiti di un hotel prima di importarlo in un PMS?

Elimina le schede duplicate ordinando i dati per indirizzo e-mail o numero di telefono e conservando la versione più completa di ogni scheda ospite. Uniforma il formato dei nomi affinché nome e cognome si trovino in campi separati. Contrassegna o rimuovi le schede prive di recapiti. Filtra l'elenco in modo da includere soltanto gli ospiti che hanno soggiornato più di una volta o negli ultimi 12 mesi: importare ogni scheda mai inserita aumenta il volume dei dati senza migliorarne l'utilità.

Perché i nomi delle camere causano problemi durante le importazioni nei PMS hotel?

Un PMS organizza le camere per tipologia, non in base ai nomi delle singole camere. Una nomenclatura incoerente nel foglio di calcolo, in cui la stessa tipologia di camera è stata registrata come "King", "Camera King", "King Deluxe" e "Camera 101 King", genera durante l'importazione record che non corrispondono ad alcuna tipologia di camera configurata. La soluzione consiste nel definire le tipologie di camera della struttura prima dell'importazione e uniformare ogni nome presente nel foglio di calcolo affinché vi corrisponda esattamente.

Quando si passa a un PMS, fino a quale data futura è consigliabile importare le prenotazioni?

Importa tutte le prenotazioni da oggi fino ad almeno i prossimi 90 giorni. Dopo l'importazione, verifica ogni record confrontandolo con il foglio di calcolo originale, così da individuare errori nel formato delle date, mancata corrispondenza delle tipologie di camera e discrepanze nello stato dei pagamenti. Anche le prenotazioni OTA devono essere confrontate con le conferme presenti sulla piattaforma OTA: prima di attivare la connessione al canale, il record nel PMS e la conferma OTA devono coincidere per date, tipologia di camera e nome dell'ospite.

Che cosa non devo importare quando migro da un foglio di calcolo a un PMS hotel?

Escludi le prenotazioni cancellate, gli ospiti che hanno soggiornato una sola volta più di due anni fa e di cui non sono disponibili recapiti, i piani tariffari storici relativi a stagioni ormai concluse e le prenotazioni OTA che la piattaforma trasferirà automaticamente al PMS una volta attivata la connessione al canale. Importare record privi di utilità operativa aggiunge ulteriore lavoro di pulizia a una migrazione che richiede già un'attenta verifica.