1. Gli operatori multi-struttura che gestiscono due o più hotel con sistemi separati, ciascuno dedicato a una singola struttura, impiegano ogni settimana una quantità significativa di tempo del personale nel consolidamento manuale, aggregando i singoli report in una vista di portafoglio che il Sistema di Gestione Alberghiera dovrebbe produrre automaticamente
2. La caratteristica distintiva di un Sistema di Gestione Alberghiera multi-struttura non è un elenco più lungo di funzionalità, bensì il supporto nativo del portafoglio: un unico accesso, un'unica dashboard e tutte le strutture visibili contemporaneamente, senza aggregazioni manuali
3. La gestione centralizzata dei canali e le autorizzazioni utente definite per singola struttura sono le due funzionalità che la maggior parte dei Sistemi di Gestione Alberghiera per singola struttura non è in grado di offrire, nonché le due lacune che gli operatori riscontrano più spesso quando il primo sistema non è più adeguato alle loro esigenze
4. La differenza di costo tra i piani dei Sistemi di Gestione Alberghiera per singola struttura e quelli multi-struttura è reale; a giustificarla è il tempo che il personale dedica attualmente alla preparazione dei report e alla gestione dei canali, attività che il sistema multi-struttura svolge automaticamente
Nel momento in cui un operatore alberghiero passa da una struttura a due, emerge un problema prima inesistente: il Sistema di Gestione Alberghiera scelto per una singola struttura non è mai stato progettato per rispondere alla domanda «come sta andando il portafoglio?»
Ogni struttura dispone di una propria vista dei report. Ogni collegamento con le OTA viene gestito separatamente. Ciascun membro del personale può accedere a tutto ciò che il sistema consente, che potrebbe essere più di quanto richiesto dal suo ruolo. Nulla di tutto questo rappresenta un difetto del Sistema di Gestione Alberghiera per singola struttura: si tratta di una mancata corrispondenza tra lo scopo per cui il sistema è stato progettato e le attuali esigenze dell'operatore.
I requisiti che definiscono un Sistema di Gestione Alberghiera multi-struttura non riguardano il numero di funzionalità, ma il supporto strutturale a uno specifico modello operativo, nel quale l'operatore deve visualizzare, gestire e analizzare più strutture da un unico account.
La lacuna nella reportistica di portafoglio
Il segnale più comune dell'utilizzo di un Sistema di Gestione Alberghiera per singola struttura in più strutture è un foglio di calcolo che qualcuno aggiorna ogni settimana. L'operatore estrae un report dalla Struttura A e uno dalla Struttura B, copia i dati in un file condiviso e crea manualmente la vista di portafoglio.
Questo metodo funziona, ma richiede tempo, genera errori quando qualcuno esporta un intervallo di date errato e dipende dalla disponibilità e dalla costanza della persona incaricata di aggiornare il foglio di calcolo.
Un Sistema di Gestione Alberghiera multi-struttura elimina questo problema generando nativamente la vista di portafoglio. L'operatore può visualizzare il tasso di occupazione complessivo del portafoglio, la tariffa media giornaliera di tutte le strutture e i ricavi per canale, senza dover estrarre o aggregare alcun dato. Le prestazioni delle singole strutture sono disponibili al livello immediatamente successivo, mantenendo lo stesso accesso e la stessa sessione.
Le metriche di portafoglio disponibili senza interventi manuali sono proprio quelle di cui gli operatori hanno maggiormente bisogno: il confronto del tasso di occupazione tra le strutture, le variazioni dell'ADR nel portafoglio, i canali che generano prenotazioni in ciascuna struttura e le differenze tra i rispettivi mix distributivi. Questi confronti sono strutturalmente impossibili in un sistema che produce un report per ciascuna struttura senza offrire una vista condivisa.
Gestione centralizzata dei canali
Un operatore che gestisce tre strutture con Sistemi di Gestione Alberghiera separati deve aggiornare tre volte le tariffe e la disponibilità sulle OTA. Quando una variazione tariffaria stagionale interessa tutte le strutture, l'aggiornamento deve essere effettuato tre volte tramite tre accessi diversi. Quando cambia una policy di una OTA, occorre intervenire struttura per struttura.
Centralizzata gestione dei canali significa che un'unica interfaccia governa tariffe e disponibilità di tutte le strutture. L'operatore può applicare un aggiornamento tariffario contemporaneamente a tutte le strutture oppure modificare una sola struttura lasciando invariate le altre. Anche i blocchi della disponibilità, ad esempio la chiusura di una data in tutto il portafoglio durante un evento locale, vengono impostati una sola volta.
Il valore operativo risulta particolarmente evidente nei periodi di forte domanda. Un adeguamento tariffario che deve entrare in vigore prima del picco del fine settimana non dovrebbe richiedere tre aggiornamenti consecutivi con tre conferme distinte. Quando la domanda è in movimento, il tempo che intercorre tra la decisione e la pubblicazione della tariffa è determinante.
Gestisci da un unico punto tariffe e disponibilità di tutte le strutture
La dashboard multi-struttura di Smart Order mostra contemporaneamente il tasso di occupazione, l'ADR e il mix dei canali dell'intero portafoglio, mentre gli aggiornamenti della gestione dei canali vengono applicati a tutte le strutture senza dover accedere separatamente a ciascuna di esse.
Autorizzazioni utente definite per singola struttura
Un addetto alla Reception della Struttura A non ha bisogno di accedere alle prenotazioni, alle configurazioni tariffarie o ai dati sui ricavi della Struttura B. In un sistema di autorizzazioni uniforme, nel quale l'accesso all'account viene concesso integralmente oppure negato, non esiste un modo efficace per limitare ciò che un membro del personale può vedere alla sola struttura in cui lavora.
I Sistemi di Gestione Alberghiera multi-struttura supportano autorizzazioni definite per singola struttura. Il ruolo di addetto alla Reception viene assegnato a una sola struttura, consentendo al membro del personale di accedere pienamente alle funzioni di Reception di quella struttura senza avere visibilità sulle altre. Il ruolo di responsabile operativo potrebbe invece prevedere l'accesso in sola lettura a tutte le strutture. Il proprietario del portafoglio dispone dell'accesso completo a ogni funzione.
Questo aspetto è importante per due motivi. In primo luogo, costituisce un requisito fondamentale di sicurezza operativa: il personale che non necessita di accedere a più strutture non dovrebbe poterlo fare. In secondo luogo, riduce il rischio che un addetto alla Reception di una struttura modifichi tariffe o disponibilità di un'altra struttura che non è autorizzato a gestire.
Profili ospite condivisi tra le strutture
Un ospite che ha già soggiornato in due strutture dello stesso portafoglio non è un nuovo cliente quando prenota la terza. In un sistema in cui ciascuna struttura dispone di un account e di profili ospite separati, lo storico non viene condiviso. La Reception della Struttura C non dispone di informazioni sull'importo pagato dall'ospite presso la Struttura A, sulle preferenze indicate o persino sul fatto che si tratti di un cliente abituale del portafoglio.
Il supporto nativo multi-struttura consente di condividere i profili ospite tra le diverse strutture. Quando l'ospite effettua il check-in presso la Struttura C, il sistema di prenotazione può segnalare che ha già soggiornato nel portafoglio, mostrare i dettagli delle prenotazioni precedenti e indicare eventuali preferenze registrate.
Ciò consente anche di trasferire le prenotazioni tra strutture quando una di esse è al completo. Se la Struttura A non ha disponibilità per le date richieste dall'ospite, ma la Struttura B sì, un membro del personale autorizzato ad accedere a entrambe può trasferire la prenotazione senza che l'ospite debba avviarne una nuova altrove.
Un unico profilo ospite per l'intero portafoglio
Smart Order collega prenotazioni, storico degli ospiti e gestione dei canali di più strutture in un unico account, consentendo agli operatori di gestire l'intero portafoglio con un solo accesso anziché uno per ciascuna struttura.
Domande frequenti
Qual è il numero minimo di strutture che giustifica l'adozione di un Sistema di Gestione Alberghiera multi-struttura?
Due strutture sono sufficienti perché la lacuna diventi evidente: non appena se ne aggiunge una seconda, l'operatore necessita di una vista di portafoglio che un sistema per singola struttura non può offrire. Il passaggio a un piano multi-struttura costa in genere $40–100/mese in più rispetto a un piano equivalente per singola struttura. Occorre valutare se questa differenza sia inferiore al costo del tempo impiegato dal personale per il consolidamento manuale. Per la maggior parte degli operatori che gestisce attivamente due o più strutture, lo è.
Posso utilizzare un Sistema di Gestione Alberghiera per singola struttura per gestire due strutture?
Sì, ma con alcune limitazioni. Gestire due account separati in un Sistema di Gestione Alberghiera per singola struttura significa utilizzare due accessi e due serie di report, senza profili ospite condivisi. Ogni vista a livello di portafoglio, come il tasso di occupazione complessivo, l'ADR trasversale alle strutture e i ricavi di portafoglio per canale, deve essere creata manualmente. Anche la gestione delle OTA avviene separatamente per ogni account. Questo metodo funziona con volumi ridotti, ma il costo in termini di tempo del personale diventa significativo con l'aumento del volume e della complessità delle prenotazioni.
Che cosa comprende la reportistica di portafoglio di un Sistema di Gestione Alberghiera multi-struttura?
Come minimo: tasso di occupazione a livello di portafoglio, ricavi totali di tutte le strutture, ADR e RevPAR per singola struttura e in forma aggregata, nonché ripartizione delle fonti di prenotazione per struttura. I sistemi più avanzati mostrano anche confronti del mix dei canali tra le strutture, variazioni dei ricavi da un periodo all'altro a livello di portafoglio e prestazioni delle singole strutture affiancate, senza dover esportare i dati in uno strumento separato.
Come funziona la gestione centralizzata dei canali per gli operatori multi-struttura?
L'operatore imposta tariffe e disponibilità di ciascuna struttura da un'unica interfaccia, anziché accedere separatamente ai collegamenti OTA di ogni struttura. Una variazione tariffaria può essere applicata contemporaneamente a tutte le strutture oppure limitata a singole strutture. I blocchi della disponibilità, come la chiusura di determinate date in tutto il portafoglio per una prenotazione di gruppo o un evento locale, vengono applicati una sola volta e i canali OTA collegati a ciascuna struttura si aggiornano automaticamente.
Quale struttura delle autorizzazioni utente deve supportare un Sistema di Gestione Alberghiera multi-struttura?
Come minimo, un accesso definito per singola struttura: la possibilità di assegnare un membro del personale a una struttura senza concedergli visibilità sulle altre. Inoltre, sono necessarie autorizzazioni basate sui ruoli all'interno di ciascuna struttura, distinguendo ad esempio tra accesso alla Reception, gestione delle tariffe e sola consultazione dei report, nonché un ruolo a livello di portafoglio per gli operatori che devono disporre di una vista trasversale senza poter modificare i dati delle singole strutture. Un modello di autorizzazioni uniforme, basato sull'accesso completo o sull'assenza di accesso, non rispecchia l'effettiva organizzazione del personale nelle attività multi-struttura.
