1. Effettua una ricerca sull’OTA come ospite per verificare se la camera è ancora prenotabile.
2. Proteggi le date interessate prima di indagare sulla causa.
3. Controlla la struttura, la tipologia di camera, il piano tariffario e le date nel Sistema di Gestione Alberghiera.
4. Invia nuovamente lo stop-sell una sola volta, quindi verifica che le vendite sull’OTA siano chiuse.
Quando uno stop-sell non si sincronizza con un’OTA, il rischio immediato è semplice: l’hotel potrebbe ricevere una prenotazione che non può rispettare. Non è necessario comprendere il collegamento tecnico prima di intervenire. Prima blocca le ulteriori vendite, poi verifica dove si è interrotta l’istruzione.
Questa checklist è destinata ai responsabili di hotel e ai team della Reception. Si concentra sulle informazioni visibili nel Sistema di Gestione Alberghiera, nel Gestore Canali e nell’extranet dell’OTA.
Proteggi l’hotel prima di risolvere il problema
Inizia effettuando una ricerca come ospite sull’OTA interessata. Usa le date esatte del soggiorno e il numero di ospiti. Prosegui fino a visualizzare la camera e il piano tariffario, perché una struttura può comparire nei risultati di ricerca anche quando l’offerta interessata è chiusa.
Se la camera è ancora prenotabile, utilizza il metodo autorizzato più rapido per proteggere l’hotel. Per una data imminente o già al completo, potrebbe essere necessario chiudere la camera nell’extranet dell’OTA mentre viene verificato il collegamento. Registra chi ha effettuato la modifica temporanea e quando.
Non chiudere camere non interessate o l’intera struttura, a meno che il rischio non riguardi anche queste. Una chiusura generalizzata può evitare la sovrapprenotazione, ma può anche eliminare vendite valide.
Comunica alla Reception e al team prenotazioni quali date e tipologie di camera sono interessate. Finché il problema non viene risolto, devono evitare prenotazioni manuali che utilizzino le stesse camere rimanenti.
Il channel manager hotel di Smart Order aiuta i team a gestire da un unico punto l’inventario delle camere mappate e gli aggiornamenti dei canali, rendendo più semplice individuare le chiusure urgenti.
Controlla più facilmente la disponibilità sui canali
Gestisci l’inventario dell’hotel e i canali collegati in un unico flusso operativo con Smart Order.
Segui questa checklist del Sistema di Gestione Alberghiera
Esegui i controlli nell’ordine indicato. Fermati quando trovi un errore evidente, correggilo ed esegui nuovamente il test.
- Verifica la struttura corretta. Gli account multistruttura possono aprirsi sull’ultimo hotel utilizzato. Controlla il nome dell’hotel prima di modificare qualsiasi cosa.
- Verifica le date. Controlla sia l’anno sia il mese, soprattutto per le stagioni future. Assicurati che sia inclusa anche l’ultima notte.
- Verifica la tipologia di camera. Nomi simili, come Doppia Standard e Doppia Standard con Balcone, possono indicare prodotti distinti.
- Verifica il piano tariffario. La chiusura di una tariffa flessibile potrebbe non chiudere una tariffa non rimborsabile, con colazione, mobile o riservata ai membri.
- Controlla cosa ha effettivamente modificato il Sistema di Gestione Alberghiera. Una camera fuori servizio o un blocco della Reception può ridurre la disponibilità locale senza inviare uno stop-sell alle OTA.
- Controlla lo stato del canale. Cerca un risultato riuscito, in sospeso, con avviso o non riuscito accanto all’aggiornamento. Un’istruzione in sospeso non è ancora stata confermata.
- Controlla il collegamento della camera. Assicurati che la camera del Sistema di Gestione Alberghiera sia ancora collegata alla camera OTA prevista. Questo collegamento viene spesso chiamato mapping.
- Correggi il problema prima di riprovare. Correggi prima la data, la camera o il piano tariffario errati, il collegamento disattivato oppure il valore rifiutato.
- Invia nuovamente una sola volta. Fare clic ripetutamente rende più difficile capire quale aggiornamento sia stato accettato dall’OTA.
- Ricontrolla l’OTA. Apri le stesse date nell’extranet dell’OTA e ripeti la ricerca come ospite.
L’hotel è protetto solo quando l’offerta corretta non è più prenotabile, non quando il Sistema di Gestione Alberghiera mostra semplicemente lo stato chiuso.
Comprendi le cause più comuni
È rimasto aperto il piano tariffario sbagliato
La camera può essere prenotabile in diversi modi. Uno stop-sell applicato alla tariffa flessibile standard non chiude sempre una tariffa non rimborsabile o promozionale.
Controllo: confronta il nome dell’offerta prenotabile con il piano tariffario chiuso nel Sistema di Gestione Alberghiera.
Azione: chiudi il piano tariffario corretto oppure l’intera tipologia di camera se tutte le offerte devono essere sospese.
La camera del Sistema di Gestione Alberghiera è collegata alla camera OTA sbagliata
Questo accade spesso dopo che una camera è stata rinominata, sostituita o appena creata. Il Sistema di Gestione Alberghiera può mostrare un aggiornamento riuscito anche se è stato inviato a un altro prodotto dell’OTA.
Controllo: confronta il nome e il codice della camera nel Sistema di Gestione Alberghiera con la camera collegata mostrata per quell’OTA.
Azione: correggi il collegamento della camera, quindi invia nuovamente la Disponibilità prevista.
Un blocco locale della camera è stato scambiato per una chiusura sull’OTA
Contrassegnare una camera come sporca, fuori servizio o non disponibile per la Reception non modifica sempre l’inventario online.
Controllo: verifica il numero di camere vendibili dell’hotel e la Disponibilità sui canali, non soltanto la schermata Pulizia o lo stato delle camere.
Azione: riduci la Disponibilità online o applica lo stop-sell tramite il sistema che controlla le vendite sulle OTA.
Il collegamento al canale è in pausa o richiede attenzione
Credenziali di accesso scadute, un collegamento della struttura disattivato o un problema dell’account possono impedire ai nuovi valori di raggiungere l’OTA.
Controllo: cerca un avviso relativo al collegamento e l’ora dell’ultimo aggiornamento riuscito.
Azione: ripristina il collegamento, quindi invia nuovamente solo la camera e le date interessate.
L’OTA ha accettato l’aggiornamento ma mostra ancora un’offerta
L’offerta visibile potrebbe appartenere a un’altra camera, occupazione, pacchetto o partner di vendita. Potrebbe inoltre essere interessata da un breve ritardo di visualizzazione.
Controllo: confronta con precisione camera, piano tariffario, date, occupazione e condizioni di cancellazione.
Azione: aggiorna l’extranet e la ricerca come ospite. Se la stessa offerta rimane disponibile dopo il normale periodo di aggiornamento, raccogli le prove da fornire all’assistenza.
Come verificare che lo stop-sell abbia funzionato
Esegui tre semplici controlli.
Per prima cosa, riapri le date nel Sistema di Gestione Alberghiera o nel Gestore Canali. Verifica che la camera e il piano tariffario corretti mostrino Disponibilità pari a zero o lo stato chiuso.
In secondo luogo, apri le stesse date nell’extranet dell’OTA. Verifica che la Disponibilità salvata sia chiusa. Non fare affidamento sul valore ancora visibile in un campo di modifica non salvato.
Infine, effettua una ricerca come ospite utilizzando le stesse date e la stessa occupazione. L’offerta interessata non deve essere prenotabile. Se altre camere restano in vendita, assicurati che siano prodotti effettivamente diversi.
Salva una breve registrazione con il canale, le date e la camera interessati, l’ora della chiusura, il responsabile e la conferma finale. In questo modo, il turno successivo saprà che il rischio è stato contenuto.
Quando contattare l’assistenza
Richiedi assistenza quando l’aggiornamento corretto risulta accettato ma la stessa offerta OTA rimane prenotabile, quando non è possibile correggere un mapping o quando il collegamento continua a non riuscire.
Fornisci il nome della struttura, l’OTA, la tipologia di camera, il piano tariffario, le date, il risultato previsto, il risultato attuale e le indicazioni temporali. Aggiungi schermate del Sistema di Gestione Alberghiera, dell’extranet dell’OTA e della ricerca come ospite. Se il sistema mostra un riferimento dell’aggiornamento, includilo, ma il personale dell’hotel non deve interpretarlo.
Non includere dati delle carte o informazioni sugli ospiti non necessarie.
Evita che il problema si ripeta
Mantieni i nomi delle camere e dei piani tariffari sufficientemente chiari da consentire al personale di distinguerli. Controlla i collegamenti ai canali ogni volta che una camera o un piano tariffario viene aggiunto, rinominato o rimosso. Includi una ricerca come ospite sull’OTA nella checklist per le date al completo e gli eventi più importanti.
Assegna a un unico sistema il controllo della normale Disponibilità sui canali. Se il personale effettua una modifica di emergenza direttamente nell’extranet di un’OTA, richiedi che venga registrata e successivamente riconciliata con il Sistema di Gestione Alberghiera. In caso contrario, un successivo aggiornamento automatico potrebbe riaprire la camera.
Il software reception hotel di Smart Order aiuta i team a mantenere visibili tra un turno e l’altro i controlli temporanei dell’inventario e le attività di verifica successive.
Offri a ogni turno un flusso di gestione dell’inventario più chiaro
Usa Smart Order per gestire insieme la Disponibilità delle camere, le attività sui canali e i controlli della Reception.
Domande frequenti
In caso di emergenza, dobbiamo chiudere manualmente l’OTA?
Sì, se la camera è ancora prenotabile e la procedura dell’hotel consente una modifica manuale di emergenza. Registra la modifica e riconciliala con il Sistema di Gestione Alberghiera prima che riprenda la normale sincronizzazione.
Una Disponibilità pari a zero nel Sistema di Gestione Alberghiera chiude sempre tutte le tariffe OTA?
Non sempre. Verifica come sono collegati la camera e i piani tariffari. Le promozioni o le opzioni di occupazione gestite in modo indipendente possono richiedere controlli separati.
Dobbiamo continuare a premere il pulsante di sincronizzazione finché non funziona?
No. Individua e correggi la causa, quindi riprova una sola volta. Più aggiornamenti possono creare confusione e sovrascrivere un valore corretto.
Il problema è risolto quando il Sistema di Gestione Alberghiera indica che l’operazione è riuscita?
Non ancora. Verifica il valore nell’extranet dell’OTA ed effettua una ricerca come ospite per l’offerta interessata.
