1. Abbina ogni voce del pagamento Traveloka a un numero di prenotazione e allo stato finale del soggiorno.
2. Separa i ricavi degli ospiti da commissioni, sconti, rimborsi, imposte e altre rettifiche.
3. Abbina il lotto di pagamento completato all'effettivo accredito bancario o regolamento della carta.
4. Mantieni aperte le differenze non giustificate, invece di modificare i ricavi delle camere per forzare il pareggio.
La riconciliazione dei pagamenti Traveloka non consiste in un confronto diretto tra il totale della prenotazione dell'ospite e l'importo accreditato sul conto bancario dell'hotel. Il pagamento può includere commissioni, promozioni, imposte, rimborsi, cancellazioni, rettifiche precedenti o differenze temporali.
Il metodo più affidabile consiste nel partire da un singolo lotto di pagamento, abbinare ogni prenotazione inclusa e quindi confrontare il totale del lotto con l'importo effettivamente ricevuto. In questo modo l'amministrazione può spiegare la differenza senza nasconderla nei ricavi delle camere.
TERA: i menu e i nomi dei documenti possono variare in base al mercato, al contratto della struttura, all'accordo di pagamento e alle autorizzazioni dell'utente. Utilizza i dati di pagamento e di prenotazione disponibili nell'account della struttura, seguendo la stessa sequenza di controllo riportata di seguito.
Inizia da un singolo pagamento o accredito bancario
Scegli un pagamento completato, un regolamento della carta o un accredito bancario. Registra il riferimento, la valuta, l'importo, la data di pagamento prevista, la data effettiva dell'accredito bancario e la struttura destinataria dei fondi.
Non iniziare dall'intero mese se l'hotel riceve più lotti. Un singolo pagamento fornisce all'amministrazione un totale definito e un gruppo limitato di prenotazioni da verificare.
Apri in TERA il relativo record di pagamento Traveloka e identifica le prenotazioni e le rettifiche incluse. Scarica o salva il rendiconto disponibile seguendo la normale procedura amministrativa dell'hotel.
Se la banca ha ricevuto un unico importo cumulativo per più strutture o valute, suddividi la riconciliazione in base ai riferimenti dei pagamenti giustificativi prima di abbinare i singoli soggiorni.
Prepara i dati finali delle prenotazioni
Per ogni prenotazione inclusa nel pagamento, trova la stessa prenotazione in TERA e nel Sistema di Gestione Alberghiera. Utilizza il numero di prenotazione Traveloka come riferimento principale, quindi verifica il nome dell'ospite, la struttura, le date di check-in e check-out, la tipologia di camera, lo stato finale, la valuta e il valore totale del soggiorno.
Utilizza la versione più recente della prenotazione. Modifiche delle date, soggiorni abbreviati, cambi di camera, cancellazioni, mancata presentazione o rimborsi parziali possono rendere la conferma originaria diversa dall'importo finale dovuto.
Il record del Sistema di Gestione Alberghiera deve mostrare quanto riconosciuto dall'hotel come ricavi delle camere e servizi extra. Il record TERA deve mostrare lo stato corrente della prenotazione e del pagamento Traveloka. Il record del pagamento deve mostrare l'importo trasferito all'hotel. Questi record hanno finalità diverse e non devono essere forzati in un'unica cifra.
Abbina ogni prenotazione al pagamento
Esamina il pagamento, una prenotazione alla volta:
- Abbina il numero di prenotazione Traveloka alla prenotazione nel Sistema di Gestione Alberghiera.
- Verifica se il soggiorno è stato completato, cancellato, modificato, rimborsato o contrassegnato come mancata presentazione.
- Registra l'importo finale della prenotazione e l'importo idoneo al pagamento secondo l'accordo dell'hotel.
- Registra separatamente commissioni, contributi promozionali, imposte, costi, rimborsi o rettifiche, quando indicati.
- Calcola l'importo previsto per la prenotazione e confrontalo con la relativa voce del pagamento.
- Contrassegna la prenotazione come abbinata oppure trasferisci la differenza nell'elenco delle eccezioni.
- Somma tutti gli importi e le rettifiche delle prenotazioni abbinate, quindi confronta il risultato con il totale del pagamento.
Non compensare tra loro più differenze non giustificate. Una prenotazione mancante da $40 e una detrazione non correlata da $40 non diventano corrette solo perché, per coincidenza, il totale del lotto risulta in pareggio.
Quando i ricavi delle prenotazioni e i totali dei canali possono essere esaminati insieme, l'amministrazione dedica meno tempo a ricostruire il mese utilizzando file separati. La funzione Report e Analisi per hotel di Smart Order aiuta i responsabili a confrontare i ricavi dei canali e i dati delle prenotazioni prima di registrare il pagamento Traveloka nel libro contabile.
Riconcilia i ricavi Traveloka da un unico record dell'hotel
Confronta i ricavi delle prenotazioni e le prestazioni dei canali in un unico flusso di lavoro, quindi verifica soltanto le voci di pagamento che non corrispondono.
Spiega la differenza senza nasconderla
Commissione o costo del canale
Registra la prenotazione secondo l'importo riconosciuto dall'hotel come ricavo e registra separatamente la commissione Traveloka o il costo del canale in base al piano dei conti. Non sostituire i ricavi delle camere con l'importo netto accreditato dalla banca.
Contributo promozionale o sconto
Verifica se lo sconto è stato finanziato dall'hotel, da Traveloka oppure se il costo è stato condiviso. Il solo prezzo di vendita applicato all'ospite non indica quanto deve ricevere l'hotel.
Cancellazione, mancata presentazione o rimborso
Controlla lo stato finale, le condizioni di cancellazione, l'importo addebitabile e il record del rimborso. Una prenotazione può rimanere nello storico pur contribuendo al pagamento con un importo pari a zero, una penale parziale o una rettifica successiva.
Differenza relativa a imposte o costi
Separa le imposte e i costi riscossi dall'hotel dagli importi gestiti secondo l'accordo con Traveloka. Applica le politiche contabili e fiscali locali della struttura, senza presumere che ogni addebito rientri nei ricavi delle camere.
Differenza valutaria o bancaria
Verifica la valuta del pagamento, la valuta del conto bancario, il tasso di conversione, le spese di trasferimento e la data valuta. Una detrazione bancaria o una differenza di cambio non deve essere registrata come prenotazione mancante.
Differenza temporale
Un soggiorno completato può rientrare in un pagamento successivo a causa del calendario dei pagamenti, di una verifica in sospeso o della data in cui la prenotazione è diventata idonea. Mantienilo come credito aperto finché non viene identificato il relativo lotto di pagamento.
Abbina il pagamento all'accredito bancario
Dopo aver abbinato ogni voce del pagamento o averla inserita nell'elenco delle eccezioni, confronta il totale del pagamento con l'effettivo accredito bancario o regolamento della carta.
Verifica la persona giuridica della struttura, il conto bancario, la valuta, la data valuta e il riferimento del pagamento. Se l'importo bancario è inferiore, controlla la presenza di commissioni bancarie o conversioni valutarie prima di riesaminare le prenotazioni già completate.
Registra il pagamento applicando la normale politica contabile dell'hotel. Mantieni i ricavi lordi delle camere, i costi relativi a Traveloka, i crediti verso gli ospiti, i crediti verso Traveloka, i rimborsi e la liquidità ricevuta nei conti appropriati.
Allega alla chiusura il rendiconto del pagamento, il file di abbinamento delle prenotazioni, le evidenze bancarie e le note sulle eccezioni. In questo modo crei una traccia chiara per il proprietario, il commercialista e la riconciliazione del mese successivo.
Risolvi le eccezioni in ordine di priorità
Inizia dalle prenotazioni completamente assenti dal pagamento, quindi verifica gli importi errati, le voci duplicate, le detrazioni impreviste, i rimborsi e le differenze temporali.
Per ogni eccezione, scrivi una frase che riporti il risultato previsto e quello effettivo. Ad esempio: “La prenotazione Traveloka X è stata completata per l'importo Y, ma non è inclusa nel pagamento Z.” Aggiungi il record della prenotazione, lo stato finale, il riferimento del pagamento e l'evidenza bancaria con i dati sensibili oscurati.
Non inviare un'unica richiesta di assistenza contenente più periodi di pagamento non correlati. Raggruppa i problemi soltanto quando condividono la stessa causa o lo stesso riferimento di pagamento.
Procedi rapidamente con l'escalation quando manca un pagamento di importo elevato, i fondi sono stati accreditati alla struttura sbagliata, la valuta non è corretta, mancano diversi soggiorni completati oppure la stessa rettifica compare più di una volta.
Crea un controllo di fine mese ripetibile
Assegna a una persona la responsabilità di scaricare i record dei pagamenti Traveloka, stabilisci una scadenza entro cui i ricavi nel Sistema di Gestione Alberghiera devono essere definitivi e utilizza un unico elenco delle eccezioni. L'amministrazione non dovrebbe iniziare mentre la Reception sta ancora modificando lo stato dei soggiorni o registrando rimborsi senza comunicarlo.
Quando possibile, utilizza il numero di prenotazione Traveloka nel Sistema di Gestione Alberghiera e nell'esportazione contabile. Riferimenti coerenti riducono le ricerche manuali e impediscono che due prenotazioni con nomi degli ospiti simili vengano abbinate in modo errato.
Esamina le eccezioni ancora aperte del mese precedente prima di chiudere quello corrente. Una rettifica successiva può risolvere una differenza precedente, ma deve essere collegata alla prenotazione originale invece di essere trattata come ricavo delle camere del mese corrente.
La riconciliazione è completa quando ogni voce del pagamento è associata a una prenotazione o a una rettifica documentata, il totale del lotto corrisponde all'accredito bancario e ogni differenza residua ha un responsabile e un'azione successiva definita.
Domande frequenti
Perché il pagamento Traveloka è inferiore ai ricavi delle prenotazioni?
Il pagamento può includere commissioni, sconti finanziati dall'hotel, rimborsi, imposte, costi, rettifiche precedenti oppure differenze valutarie e bancarie. Abbina le singole prenotazioni prima di stabilire quale spiegazione sia applicabile.
L'amministrazione deve abbinare i pagamenti in base alla data di prenotazione o alla data di check-out?
Applica le regole sull'idoneità delle prenotazioni e dei pagamenti previste dall'accordo della struttura, quindi mantieni la data di prenotazione, la data del soggiorno, la data del pagamento e la data dell'accredito bancario come campi separati. Possono rientrare in periodi contabili differenti.
Cosa fare se una prenotazione completata non è inclusa nel pagamento?
Verifica lo stato finale, l'accordo di pagamento, la data di idoneità e se la prenotazione compare in un altro lotto. Mantienila come eccezione aperta finché Traveloka o i dati dell'hotel non chiariscono a quale lotto appartiene.
L'hotel può utilizzare il pagamento netto come ricavo delle camere?
Questo può nascondere commissioni, sconti, rimborsi e spese bancarie. Registra separatamente ricavi e detrazioni secondo la politica contabile dell'hotel, affinché la redditività del canale rimanga visibile.
