1. Accettare i bambini non significa automaticamente che soggiornino gratis, abbiano la colazione inclusa o possano usufruire di un letto supplementare.
2. Verifica separatamente le condizioni per l'utilizzo dei letti esistenti, le culle, i letti supplementari e la colazione per ogni tipologia di camera interessata.
3. Verifica l'offerta mostrata agli ospiti inserendo l'età effettiva dei bambini, poi assicurati che la Reception possa rispettare la sistemazione confermata.
La dicitura “Bambini benvenuti” non fornisce informazioni sufficienti per una prenotazione familiare. I genitori devono anche sapere chi può condividere i letti esistenti, se è disponibile un altro letto, cosa comprende la colazione e quali importi restano da pagare in hotel.
Usa questa verifica delle condizioni nell'Extranet Trip.com per rendere coerenti questi impegni. La verifica riguarda le condizioni offerte alle famiglie, non soltanto il corretto collegamento tra la camera nel Sistema di Gestione Alberghiera e il prodotto corrispondente su Trip.com. Anche un collegamento corretto può portare alla vendita di un soggiorno poco chiaro o inadatto a una famiglia.
Parti dall'offerta effettivamente proposta alla famiglia
Considera una prenotazione ipotetica per due adulti e un bambino di sei anni in una camera che consente di ospitare questo gruppo. L'offerta approvata permette al bambino di condividere gratuitamente i letti esistenti, include due colazioni e prevede un letto supplementare a pagamento solo su richiesta confermata.
L'impegno corretto non è “per il bambino è tutto gratuito”. Si tratta di un soggiorno con utilizzo dei letti esistenti, con la colazione da verificare separatamente e senza alcun letto supplementare garantito in assenza di conferma.
Controlla i dettagli della camera, l'offerta selezionata, le condizioni per i bambini e il riepilogo finale per la stessa famiglia. Se una sezione indica che i letti supplementari non sono disponibili mentre un'altra invita a richiederli a pagamento, risolvi la contraddizione prima di accettare altre prenotazioni a quelle condizioni.
Dopo la prenotazione, la scheda di prenotazione della Reception dovrebbe aiutare il personale a identificare la camera prenotata e la composizione del gruppo di ospiti. In Smart Order, esamina la prenotazione ricevuta insieme agli accordi confermati per i pasti e i posti letto. Registra eventuali accordi mancanti in una nota operativa autorizzata e verificali su Trip.com; non dare per scontato che ogni dettaglio delle condizioni venga trasferito automaticamente.
Rendi semplice rispettare la sistemazione confermata della famiglia
Gestisci insieme la prenotazione e le attività della Reception per verificare rapidamente che il gruppo in arrivo corrisponda alla camera e ai servizi concordati dal tuo team.
Esamina l'offerta per famiglie come quattro impegni distinti
Parti da una categoria di camera e dalla sua effettiva configurazione dei posti letto. Apri le impostazioni pertinenti delle condizioni della struttura e della camera in eBooking, la piattaforma di gestione alberghiera di Trip.com. I campi e le etichette disponibili variano in base alla struttura e all'account; esamina le impostazioni salvate senza presumere che ogni hotel abbia lo stesso menu.
Chi può soggiornare in questa camera?
Verifica se i bambini sono ammessi, il numero consentito di adulti e bambini e la capienza totale della camera. Considera i limiti di legge e di spazio separatamente dagli sconti sul prezzo. Un bambino che soggiorna gratis occupa comunque spazio e può rientrare nel limite di ospiti applicabile alla camera.
Non dedurre la capienza per le famiglie dal nome della camera o da una fotografia. Un letto matrimoniale non rende automaticamente una camera adatta a due adulti e due bambini. Se la camera prevede restrizioni specifiche, non basarti soltanto sulle condizioni generali di accoglienza della struttura.
Che cosa significa utilizzare i letti esistenti?
Registra le fasce d'età pertinenti per i bambini e specifica se la condivisione dei letti esistenti nella camera è gratuita o a pagamento. Definisci chiaramente i limiti d'età, in modo che il personale interpreti allo stesso modo il caso di un bambino appena passato alla fascia successiva.
Ad esempio, se la regola approvata prevede il soggiorno gratuito nei letti esistenti fino a 5 anni compiuti, esegui verifiche separate per 5 e 6 anni. Si tratta di un limite ipotetico, non di un'impostazione predefinita di Trip.com. Inserisci le età richieste per il soggiorno effettivo e controlla il preventivo risultante.
“Gratis nei letti esistenti” non garantisce un altro materasso, una culla o la colazione. Specifica chiaramente questi servizi, evitando che sia la Reception a doverli interpretare all'arrivo.
Una culla o un letto supplementare sono effettivamente disponibili?
Una culla e un letto pieghevole sono servizi diversi. Conferma quali camere possono ospitare ciascuno dei due, le età ammesse, il numero massimo, il criterio di addebito e la dotazione effettivamente disponibile per le date interessate.
Verifica se l'offerta garantisce la sistemazione oppure richiede una richiesta e una conferma. Per un servizio su richiesta, comunica all'ospite quando la richiesta è stata effettivamente accettata. Non considerare una nota sulle preferenze come un letto supplementare prenotato. Se l'offerta prenotata lo garantisce già, organizzane la predisposizione senza chiedere all'ospite di richiederlo di nuovo.
Come viene addebitata la colazione?
Esamina i pasti inclusi nel piano tariffario selezionato separatamente dalle condizioni di soggiorno dei bambini. “Colazione per due” non include necessariamente la colazione per due adulti e il loro bambino.
Verifica le eventuali fasce previste per la colazione dei bambini e il relativo supplemento. Se il diritto alla colazione segue criteri diversi da quelli usati per il prezzo della camera, chiariscilo. Verifica inoltre se l'importo è incluso nel totale della prenotazione o deve essere pagato separatamente in hotel.
Correggi le condizioni, poi verifica che cosa può acquistare un ospite
- Approva la regola prevista per la camera interessata: ospiti ammessi, limiti d'età, letti esistenti, culle, letti supplementari e pasti inclusi. Non modificare la capienza della camera soltanto per far comparire un risultato nella ricerca di una famiglia.
- Esamina le impostazioni predefinite della struttura e quelle specifiche delle camere in eBooking. Correggi i valori contraddittori tramite i comandi disponibili nell'account oppure chiedi al referente Trip.com di intervenire sui campi che il tuo team non può modificare.
- Controlla la configurazione tariffaria collegata. La normale sincronizzazione di tariffe e disponibilità non dimostra che siano state modificate anche tutte le condizioni relative a bambini, posti letto o colazione. Individua quali dettagli rientrano nelle impostazioni delle condizioni del canale.
- Salva e riapri le impostazioni pertinenti. Cerca la stessa camera, le stesse date e la stessa offerta inserendo età dei bambini immediatamente inferiori e superiori a ciascun limite modificato.
- Ripeti la verifica per una camera con condizioni diverse per i posti letto, se pertinente. Conferma che una camera più piccola non abbia ereditato l'impegno a fornire un letto supplementare previsto per una camera più grande.
- Leggi fino al riepilogo finale degli importi e alle condizioni di prenotazione. Conserva il risultato che mostra i servizi inclusi, i supplementi, le scadenze di pagamento e gli eventuali requisiti di conferma.
Usa i comandi del Gestore Canali per tariffe e disponibilità per i valori collegati che gestiscono. Se camere e prezzi vengono sincronizzati dal Sistema di Gestione Alberghiera, esamina l'offerta risultante su Trip.com dopo l'aggiornamento, senza presumere che la disponibilità sincronizzata convalidi le condizioni per le famiglie. Per questa verifica, il criterio di accettazione è l'offerta che una famiglia può effettivamente prenotare.
Risolvi i problemi delle prenotazioni familiari esistenti prima dell'arrivo
Modificare oggi un'impostazione non cambia quanto promesso da una prenotazione precedente. Usa la conferma e le eventuali modifiche accettate come punto di partenza per quell'ospite.
Se nella camera non c'è spazio per un letto supplementare confermato, chiedi al responsabile di valutare una soluzione adeguata insieme all'ospite e a Trip.com. Non eliminare il servizio da una nota lasciando alla Reception il compito di spiegarlo al Check-in. Se il problema riguarda una richiesta non confermata anziché un servizio garantito, spiega chiaramente la disponibilità effettiva e le alternative.
In caso di contestazione di un supplemento per un bambino o per la colazione, confronta l'offerta selezionata e il riepilogo degli importi prima di richiedere il pagamento. Riscuoti un importo aggiuntivo soltanto quando è previsto dalle condizioni applicabili e non è già stato pagato.
Concludi la verifica quando i dettagli pubblici della camera, l'offerta per famiglie acquistabile e le istruzioni per il personale che accoglie gli ospiti descrivono lo stesso soggiorno. È un risultato più utile di un modulo delle condizioni compilato che nessuno ha verificato dal punto di vista dell'ospite.
