Come riconciliare i pagamenti, le commissioni e i totali delle prenotazioni di Trip.com

La riconciliazione dei pagamenti di Trip.com non riesce quando l'amministrazione confronta importi che rispondono a domande diverse. Il totale dell'ospite non corrisponde automaticamente al credito dell'hotel. Il totale del pagamento può includere più prenotazioni, rettifiche successive o una valuta diversa. Anche l'accredito bancario può differire a causa della conversione valutaria e delle commissioni di ricezione.

Segui un percorso dalla prenotazione alla banca. Parti dalla prenotazione, calcola il risultato commerciale previsto in base al contratto della struttura, abbinalo al lotto di pagamento e infine riconcilia l'accredito effettivo.

Crea un registro di riconciliazione per ogni prenotazione

Crea un record per ogni prenotazione Trip.com inclusa nel periodo di verifica. Registra l'ID della struttura, il numero di prenotazione Trip.com, il nome dell'ospite, le date di prenotazione e soggiorno, la camera e il piano tariffario, lo stato della prenotazione, il metodo di pagamento, il totale mostrato all'ospite, le imposte e le commissioni, l'importo spettante all'hotel, la base di calcolo della commissione, l'aliquota della commissione, la valuta ed eventuali modifiche o cancellazioni.

Mantieni separate tre date: la data di prenotazione, la data del soggiorno o del check-out e la data valuta del pagamento o della banca. Una prenotazione può appartenere a un mese operativo ma essere pagata in un altro. Registrarla soltanto in base alla data di accredito nasconde la corretta competenza dei ricavi e fa apparire le rettifiche precedenti come errori del periodo corrente.

Utilizza la versione finale della prenotazione, conservando però la versione originale e ogni modifica. Se dopo la conferma sono cambiati il numero di notti, l'occupazione, la tariffa, le imposte, lo stato di cancellazione o la penale, l'amministrazione deve disporre degli importi precedenti e successivi per spiegare la voce del pagamento.

Verifica prima il contratto e il metodo di pagamento

Non dedurre il metodo di pagamento dal nome del piano tariffario o dal modo in cui è stata pagata un'altra prenotazione Trip.com. Apri la prenotazione e i dettagli del pagamento disponibili per la struttura, quindi verifica chi ha incassato il denaro dell'ospite e in che modo la struttura deve ricevere i fondi.

L'aliquota della commissione deriva dal contratto della struttura e può differire da quella di un'altra struttura o di un diverso accordo commerciale. Le informazioni di Trip.com per i partner delle strutture inseriscono l'aliquota della commissione nel flusso contrattuale e richiedono dati corretti della carta virtuale o del bonifico bancario per il pagamento. Considera il contratto firmato e il record aggiornato della prenotazione come riferimenti di controllo per il calcolo.

Se la prenotazione utilizza una carta virtuale, registra l'importo addebitabile, le condizioni di attivazione, la scadenza e la valuta senza copiare dati protetti della carta in un foglio di calcolo o in un ticket di assistenza. Se l'account viene liquidato tramite bonifico bancario, registra l'ID del pagamento, la data di esigibilità, la data di pagamento, il riferimento bancario e il conto beneficiario.

Riconcilia ogni prenotazione con una singola voce di pagamento

Procedi in questo ordine affinché ogni differenza abbia un responsabile chiaramente identificabile:

1. Verifica lo stato finale della prenotazione e i dettagli più recenti del soggiorno in eBooking.
2. Ricalcola l'importo dell'alloggio in base a notti, tariffe, supplementi per l'occupazione e servizi inclusi.
3. Separa imposte e commissioni in base al soggetto che le incassa e le versa.
4. Applica la commissione contrattuale alla base commissionabile corretta, non automaticamente al totale dell'ospite.
5. Aggiungi o sottrai penali di cancellazione, rimborsi, modifiche, incentivi o rettifiche manuali approvati.
6. Calcola il credito previsto dell'hotel nella valuta del pagamento.
7. Abbina il numero di prenotazione e il credito previsto alla voce del pagamento o all'importo della carta virtuale.
8. Abbina il lotto di pagamento alla transazione bancaria o del gestore della carta.
9. Registra separatamente eventuali commissioni bancarie o differenze di cambio rispetto ai ricavi delle camere e alle commissioni del canale.

L'equazione di controllo è:

Credito previsto dell'hotel = importo commissionabile dell'alloggio meno la commissione, più o meno le rettifiche della prenotazione, più le imposte o le commissioni spettanti alla struttura

I campi esatti variano in base al contratto, al mercato e al metodo di pagamento. Il controllo fondamentale consiste nell'assicurarsi che ogni componente abbia una fonte e non sia nascosto all'interno di un unico importo netto privo di spiegazione.

La business intelligence hotel di Smart Order mantiene visibili i ricavi delle prenotazioni, le notti vendute, il canale di provenienza e le metriche operative, mentre l'amministrazione riconcilia separatamente i pagamenti di Trip.com.

Calcola la commissione senza utilizzare la base errata

Un errore comune consiste nel moltiplicare il totale mostrato all'ospite per la percentuale di commissione. Determina innanzitutto se imposte, costi di servizio, pasti, supplementi per ospiti aggiuntivi, commissioni riscosse dalla struttura o vantaggi finanziati dalla piattaforma rientrano nella base commissionabile.

Ad esempio, un ospite potrebbe vedere un totale di 540, mentre l'importo commissionabile dell'alloggio è 500. Con un'ipotetica aliquota contrattuale del 15%, la commissione su 500 è 75, non 81. Si tratta soltanto di un esempio: utilizza la base e l'aliquota indicate nel contratto e nella prenotazione effettivi della struttura.

Mantieni separata la spesa per commissioni dalla liquidità netta. Se l'hotel registra come ricavo soltanto l'accredito, l'ADR e la produzione del canale risultano sottostimati. Una contabilità più chiara registra i ricavi lordi delle camere secondo i criteri contabili dell'hotel, la commissione come costo o conto di rettifica dei ricavi, il credito verso Trip.com, le passività fiscali applicabili e la successiva scrittura di incasso.

Non sovrascrivere l'addebito della camera nel Sistema di Gestione Alberghiera soltanto per renderlo uguale al pagamento. Correggi un importo nel Sistema di Gestione Alberghiera esclusivamente quando la prenotazione stessa è errata e la modifica approvata della prenotazione giustifica la variazione.

Individua la causa della differenza residua

Il totale della prenotazione è superiore alla voce del pagamento. Controlla la base commissionabile, la commissione, le imposte o le commissioni riscosse dalla struttura, i vantaggi finanziati dalla piattaforma e l'eventualità che una parte dell'importo venga pagata direttamente presso la struttura. Verifica quindi che la prenotazione non sia stata parzialmente rimborsata o abbreviata.

La voce del pagamento è inferiore al previsto dopo una modifica. Confronta la data e l'ora della modifica con l'orario limite del lotto. L'importo originale potrebbe essere confluito in un lotto e la correzione in un altro. Cerca nei periodi di pagamento precedenti e successivi prima di aprire una segnalazione per pagamento mancante.

L'accredito bancario è inferiore al lotto di pagamento. Verifica la valuta, il tasso di cambio, le commissioni di trasferimento, le trattenute delle banche intermediarie, le commissioni del gestore della carta, la data valuta e l'eventualità che la banca abbia suddiviso un pagamento. Non attribuire una commissione bancaria alla commissione di Trip.com.

L'accredito bancario è superiore all'importo di una singola prenotazione. Cerca nell'ID del pagamento eventuali prenotazioni e rettifiche aggiuntive. L'incasso del lotto deve essere riconciliato con il lotto completo, non con la prenotazione di importo maggiore al suo interno.

Una prenotazione cancellata o un no-show presenta comunque una commissione. Verifica se è stata addebitata una penale e se il contratto stabilisce che tale importo incassato sia commissionabile. Una cancellazione gratuita, una cancellazione con addebito, una penale annullata e un no-show sono eventi finanziari diversi.

La stessa prenotazione compare due volte. Confronta il numero di prenotazione, l'ID del pagamento, il tipo di rettifica, il segno e la data. Una voce potrebbe rappresentare l'importo originariamente dovuto e la seconda il relativo storno o la correzione. Non registrarle entrambe come ricavi.

Controlla la valuta e le tempistiche di pagamento

Mantieni campi distinti per la valuta della prenotazione, la valuta del pagamento e la valuta del conto bancario. Registra l'importo originario, il tasso di cambio applicato quando disponibile, l'importo convertito e l'importo bancario. Senza questi campi, ogni variazione valutaria appare come un errore di commissione.

Non contrassegnare un pagamento come in ritardo basandoti soltanto sulla data di check-out. Confronta il contratto della struttura, il metodo di erogazione, l'orario limite del lotto, lo stato dell'importo dovuto, lo stato del pagamento e la data valuta bancaria. I fine settimana, l'elaborazione bancaria, un profilo di pagamento incompleto o un trasferimento non riuscito possono ritardare l'accredito dopo che la prenotazione è diventata idonea.

Utilizza un conto transitorio per i pagamenti. Registra i crediti a livello di prenotazione associandoli all'ID del pagamento, quindi chiudi l'ID quando arriva la transazione bancaria. Qualsiasi saldo residuo nel conto transitorio indica una prenotazione, una rettifica, una commissione o una differenza valutaria specifica.

Chiudi il lotto e previeni il ripetersi degli errori

Prima di chiudere un periodo di pagamento Trip.com, verifica che ogni voce del pagamento abbia un riferimento a una prenotazione o a una rettifica, che ogni prenotazione abbia uno stato finale, che la commissione utilizzi la base e l'aliquota approvate, che le imposte siano attribuite alla parte corretta e che l'ID del pagamento corrisponda alla transazione bancaria.

Conserva l'esportazione delle prenotazioni, il report dei pagamenti, la versione del contratto, la documentazione delle rettifiche, il riferimento bancario, il foglio di riconciliazione e l'approvazione del revisore per il normale periodo di conservazione contabile dell'hotel. Limita l'accesso ai dati di pagamento e oscura le informazioni protette prima di inoltrare una segnalazione.

Se rimane una differenza, invia all'Assistenza Strutture di Trip.com l'ID della struttura, il numero di prenotazione, l'ID del pagamento, le valute, il calcolo previsto, la voce effettiva, la data del lotto, il riferimento bancario e l'esatto importo non riconciliato. Poni una domanda precisa, ad esempio quale rettifica abbia modificato l'importo dovuto per l'alloggio, invece di richiedere una spiegazione dell'intero estratto conto.

Un PMS hotel connesso riduce il reinserimento manuale dei dati mantenendo insieme la prenotazione originale e il riferimento del canale. L'amministrazione deve comunque eseguire un controllo indipendente dal pagamento all'accredito bancario.

Domande frequenti

Perché un pagamento di Trip.com non corrisponde al totale della prenotazione?

Il totale della prenotazione può includere elementi commissionabili e non commissionabili, imposte, commissioni o importi riscossi da soggetti diversi. Il pagamento può inoltre includere rettifiche o più prenotazioni.

Da dove deve iniziare la riconciliazione?

Inizia dalla prenotazione finale e dal metodo di pagamento, calcola il credito previsto dell'hotel in base al contratto, quindi abbina il risultato alla voce del pagamento e all'accredito bancario.

La commissione deve essere calcolata sul totale dell'ospite?

Soltanto se il contratto definisce l'intero importo come commissionabile. Utilizza la base documentata dell'alloggio e separa imposte, commissioni riscosse dalla struttura e vantaggi finanziati.

Un singolo accredito bancario può contenere più prenotazioni Trip.com?

Sì. Riconcilia l'accredito con l'ID o il lotto di pagamento completo, quindi attribuisci ogni prenotazione e rettifica all'interno del lotto.

I ricavi nel Sistema di Gestione Alberghiera devono essere modificati per corrispondere all'accredito?

No. Mantieni separati ricavi, commissioni, imposte, crediti, differenze valutarie, commissioni bancarie e incassi, a meno che una modifica approvata della prenotazione non cambi il valore sottostante del soggiorno.

La riconciliazione dei pagamenti di Trip.com è completa soltanto quando la prenotazione finale, la commissione contrattuale, la voce del pagamento, il lotto di erogazione e la registrazione bancaria formano un'unica catena tracciabile. Questa catena tutela sia il controllo della liquidità sia l'analisi della redditività dei canali.