1. 上报未入住前，先确认客人确实未到店，并核查延迟到店安排及多间客房预订中部分客房已入住的情况。
2. 先确认乐天旅游订单的支付方式与收款渠道，再决定由谁收款或退款。
3. 分别记录未使用的住宿、保留收取的费用、实际收款及后续渠道收费。
不同酒店分销渠道都能为同一批客房带来预订，但客人未到店后，各渠道所需的收款处理可能不同。对于乐天旅游的未入住订单，客人未到店只是处理的起点：前台需要确认住宿状态，财务则需要核实是否应收取费用，以及如何收取。
应逐笔核查预订，不要直接套用其他渠道的未入住处理流程。关键是形成一份有据可查的完整记录，明确未到店事实、费用处理方式、未使用的间夜及尚未收取的款项。
追收费用前，先确认支付方式与收款渠道
首先确认客人确实未到店。核查最新入住日期、已约定的延迟到店安排、前台备注及任何自助入住凭证。对于已获同意延迟到店的客人，不应仅因夜班即将结束就取消其客房保留。
随后打开乐天旅游订单及其原始付款说明，区分直接支付给酒店的款项与通过乐天旅游收取的款项。客人使用信用卡并不能说明具体收款渠道：线上信用卡扣款与前台刷卡是不同的交易。
对于日本国内预订，到店付款与在线信用卡付款的取消费用收取流程不同。到店付款订单的取消费用由住宿方处理；在线信用卡付款订单的取消费用则通过乐天旅游的流程处理。应以此为依据核查适用的未入住付款说明，不要据此认定全球所有乐天旅游合作协议都采用相同的操作规则。
对于国际账户或采用其他合同约定付款安排的订单，应以该笔预订适用的条款为准。记录由谁负责收取已核准的违约费用，以及处理结果应体现在哪份记录中。不要将日本国内预订的付款流程直接套用于其他付款安排。
不要因结算款尚未到账而向客人重复收费
假设某笔示例订单已确认应收取12,000日元的未入住费用。如果相关记录显示，该款项已通过线上支付渠道收取，那么即使酒店尚未收到结算款，也不能据此再次向客人收取12,000日元。
如果由酒店负责收款，且尚无成功付款记录，这12,000日元可能仍属于应收款。上报未入住不代表款项已到账。如果经理批准全额减免，应记录该决定，不要让这笔费用一直以原因不明的未付款项保留。
当前台与财务各自依据不同的备注处理工作时，已预付的费用可能被误认为需要重新追收的款项。在 Smart Order 的预订工作台中，将乐天旅游订单与酒店的住宿信息及已记录的付款信息一并核对。保留确认后的处理结果及后续跟进凭据，让接手员工无需重复核查或再次发起收款。
先厘清未入住记录，让财务跟进更高效
集中核对渠道订单与酒店记录，清楚区分未使用的住宿、保留收取的费用及待收款项，减少沟通与重复处理。
记录未入住情况，保留原始预订记录
使用该账户和预订支持的未入住操作。日本国内与国际账户的界面布局可能不同，因此应以具体订单为准，不要照搬其他界面的菜单操作路径。
- 将乐天旅游预订编号与酒店管理系统中的记录匹配，核对所属酒店、日期及涉及的客房。
- 核查延迟到店安排及适用的上报时段后，确认客人未到店。保留联系客人的尝试记录及结果。
- 核查预订时约定的未入住条款，任何费用减免或例外处理均应获得批准。不要用当前的取消政策替代预订时的条款。
- 提交相应的未入住记录，并保留确认凭据、提交时间及最终费用处理结果。
- 将处理后的渠道状态与酒店管理系统中的状态进行核对。通过授权流程更正酒店端尚未更新的记录，同时保留原始关联编号与历史记录。
对于包含多间客房的预订，应明确哪些客人已经到店。对于连住多晚的预订，应确认客人是否仍享有已获同意的稍后到店权利。不要因部分客人未到店，就取消已入住客房或已约定保留的剩余住宿。
如果无法上报或上报失败，应针对该笔订单提交升级处理，并附上到店情况的相关证据及预期处理结果。仅在酒店管理系统中添加备注，并不能证明乐天旅游已收到上报。
区分未使用的间夜与保留收取的费用
客人从未入住，就不应仅因保留收取了费用而产生已入住间夜。应按照酒店的会计政策恰当记录该笔费用，不要为了让营收报表看起来完整而虚构客人入住。
核查所有剩余住宿日期的客房保留情况。在获准释放客房后，先检查预订更新是否已恢复相应房态。手动再增加一间可售客房，可能导致系统显示的可售数量超过酒店实际供应能力。
通过酒店渠道管理系统核查已同步的可售客房数量，并确认乐天旅游中受影响的销售方案及日期。保留仍然有效的维修锁房、停售设置及销售限制。增加明天的可售数量，无法弥补昨天已经空置的客房。
未售出的间夜与未收取的费用属于不同的损失。保留收取费用并不意味着必须继续占用未来的客房；释放客房本身也不代表减免了有效的违约费用。两项决定都应明确记录。
将未入住处理结果落实到相应财务记录
对于由酒店收取的费用，应保留成功付款凭据或未结清余额的关联记录。不要期待乐天旅游再将同一笔款项作为另一笔结算款支付给酒店。对于由渠道处理的付款，应将已确认的费用或调整项与相应结算记录及实际到账款项逐一核对。
核查现行协议及账单明细，确认是否存在与未入住或保留收取的违约费用相关的收费。不要认为只要上报未入住，就能免除所有佣金、支付手续费或取消处理费。费用减免也可能需要在后续进行财务调整；仅凭状态标签，无法证明调整已经入账。
如果订单使用了积分或优惠券，应核查其在取消或未入住情况下的实际处理结果。没有相应记录支持时，不要将已抵扣的积分折算为现金退款，也不要重复扣减优惠券金额。应区分客人获得的优惠金额与酒店承担的优惠成本。
使用酒店报表与渠道营收记录，根据预订核对酒店端金额，再检查乐天旅游对应的结算或账单明细。不要用未说明构成的净到账金额替换原始预订金额。
如果更正发生在后续账期，应将该事项结转跟进，并附上预订编号、预期金额、原因、负责人及下次核查日期。不要仅因费用出现在后续对账单上，就再次入账。
当未到店事实已确认、受影响的间夜已妥善处理，且违约费用已减免、已收取或明确记录为待收款时，记录才算完整。任何后续渠道调整都应持续保留在待核查记录中，直到财务能够将其与原始预订及实际资金变动对应起来。
