1. Trennen Sie Zahlungen für Reservierungen über Booking.com von Buchungen, die direkt an das Hotel bezahlt wurden.
2. Ordnen Sie jede Auszahlung bzw. jeden Betrag einer virtuellen Karte der zugehörigen Reservierungsnummer zu.
3. Gleichen Sie Provisionen, Steuern, Gebühren, Rückerstattungen und Korrekturen separat ab.
4. Gleichen Sie den endgültigen Auszahlungsbetrag mit der Bankgutschrift oder Kartenabrechnung ab.
5. Lassen Sie ungeklärte Differenzen offen, anstatt die Zimmerumsätze anzupassen, um eine Übereinstimmung zu erzwingen.
Der Abgleich von Booking.com-Auszahlungen wird unübersichtlich, wenn das Hotel den Gesamtbetrag einer Reservierung direkt mit einer Bankgutschrift vergleicht. Diese Beträge können unterschiedliche Sachverhalte abbilden.
Der Reservierungsbetrag beschreibt, was der Gast für den Aufenthalt bezahlt. Das Hotel kann eine Nettoauszahlung nach Abzügen, eine Bruttoauszahlung mit separat berechneter Provision, eine Zahlung per virtueller Karte oder gar keine Auszahlung von Booking.com erhalten, weil der Gast direkt an die Unterkunft zahlt.
Am einfachsten verfolgen Sie eine einzelne Reservierung vom Booking.com-Datensatz über Zahlung, Provision und Bank bis zum Hotel-Managementsystem. Sobald jede Buchung korrekt abgeglichen ist, lässt sich die gesamte Auszahlungscharge wesentlich schneller abschließen.
Ermitteln Sie zuerst, wer das Geld des Gastes eingezogen hat
Öffnen Sie die Reservierung und prüfen Sie die Zahlungsanweisungen. Führen Sie diese Prüfung für jede Buchung durch, anstatt davon auszugehen, dass alle Reservierungen der Unterkunft dieselbe Zahlungsmethode verwenden.
Bei einer Reservierung mit Zahlungen über Booking.com zieht Booking.com die betreffende Gastzahlung ein und zahlt die Unterkunft über die für diese Buchung festgelegte Methode aus, beispielsweise per Banküberweisung oder virtueller Karte.
Bei einer Reservierung mit Zahlung in der Unterkunft zieht das Hotel die Gastzahlung ein. Booking.com kann zwar eine Provisionsrechnung stellen, das Hotel sollte jedoch keine Auszahlung des Übernachtungsbetrags durch Booking.com erwarten.
Dies ist die wichtigste Unterscheidung beim Abgleich. Erwartet die Buchhaltung eine Auszahlung für eine Buchung, deren Zahlung das Hotel selbst einziehen sollte, erscheint die Buchung als unbezahlt, obwohl tatsächlich ein offener Gästesaldo vorliegt.
Erfassen Sie die in der Reservierung angegebene Zahlungsmethode, die Währung und jeden Betrag, den die Unterkunft beim Check-in noch einziehen muss.
Netto- und Bruttoauszahlungen einfach erklärt
Eine Nettoauszahlung bedeutet, dass Booking.com die Provision oder andere aufgeführte Kosten bereits abgezogen hat, bevor das Hotel bezahlt wird. Der Bankbetrag kann daher niedriger als der Reservierungsbetrag sein.
Eine Bruttoauszahlung bedeutet, dass das Hotel die betreffende Auszahlung erhält, ohne dass die Provision davon abgezogen wird. Die Provision wird anschließend separat verbucht, üblicherweise über die Rechnung oder den Kontosaldo der Unterkunft.
Nehmen wir beispielsweise eine Reservierung mit einem provisionspflichtigen Betrag von 500 $ und einer Provision von 75 $. Verwendet das Konto eine Nettoauszahlung und gibt es keine weiteren Abzüge, kann die erwartete Auszahlung 425 $ betragen. Bei einer Bruttoauszahlung kann das Hotel 500 $ erhalten und die Provision von 75 $ separat verbuchen.
Dieses Beispiel zeigt lediglich ein Berechnungsmuster. Die tatsächliche Buchung kann Steuern, von der Unterkunft eingezogene Kosten, Zahlungsgebühren, Rückerstattungen oder Korrekturen enthalten. Verwenden Sie die für Reservierung und Auszahlung ausgewiesenen Zahlen, anstatt auf jede Buchung dieselbe Formel anzuwenden.
Die Hotel Business Intelligence von Smart Order hilft Managern, Kanalumsätze und Betriebsergebnisse transparent zu verfolgen, während die Buchhaltung die Auszahlungszeitpunkte separat abgleicht.
Buchungsumsätze einfacher prüfen
Verbinden Sie mit Smart Order Ihre Reservierungsaktivitäten mit praxisnahen Hotelberichten und dem täglichen Betrieb.
Jede Reservierung in sieben Schritten abgleichen
- Öffnen Sie die endgültige Reservierung. Erfassen Sie Bestätigungsnummer, Aufenthaltsdaten, Status, Währung, Zimmerbetrag, Steuern, Gebühren, Rabatte und Gesamtbetrag des Gastes.
- Bestätigen Sie die Zahlungsmethode. Ermitteln Sie, ob Booking.com das Geld eingezogen hat oder das Hotel für den Zahlungseinzug verantwortlich war.
- Prüfen Sie nachträgliche Änderungen. Kontrollieren Sie Stornierungen, verkürzte Aufenthalte, Nichtanreisen, Rückerstattungen, erlassene Kosten und Preisänderungen.
- Erfassen Sie den Hotelbetrag. Verwenden Sie den von Booking.com als an die Unterkunft zahlbar ausgewiesenen Betrag oder den Betrag, den das Hotel vom Gast einziehen soll.
- Erfassen Sie Provisionen und andere Abzüge. Führen Sie Provisionen, Zahlungsgebühren, einbehaltene Steuern und Korrekturen in separaten Positionen auf.
- Ordnen Sie die Zahlung zu. Verknüpfen Sie die Reservierung mit der Referenz der Banküberweisung, der Zahlung per virtueller Karte oder der Gastzahlung im Hotelsystem.
- Gleichen Sie Hotel-Managementsystem und Konten ab. Vergewissern Sie sich, dass Zimmerumsatz, Steuern, Provisionsaufwand, Forderungen und Zahlungsmittel in der richtigen Periode verbucht wurden.
Schließen Sie eine Differenz nicht allein deshalb ab, weil der endgültige Bankbetrag plausibel erscheint. Jede Reservierung sollte einen klar nachvollziehbaren Zahlungsweg und keinen ungeklärten Saldo aufweisen.
Eine Auszahlung per Banküberweisung abgleichen
Eine Bankgutschrift kann mehrere Reservierungen und Korrekturen enthalten. Beginnen Sie mit der Booking.com-Auszahlungsabrechnung oder Finanzansicht und notieren Sie Auszahlungsreferenz, Währung, Auszahlungsdatum, enthaltene Reservierungen, Abzüge und Gesamtbetrag.
Ordnen Sie jede Reservierungsnummer dem endgültigen Buchungsdatensatz zu. Addieren Sie anschließend die aufgeführten Provisionen, Gebühren, Rückerstattungen oder Korrekturen. Der berechnete Gesamtbetrag der Charge sollte mit dem Booking.com-Auszahlungsbetrag übereinstimmen, bevor Sie ihn mit der Bankbuchung vergleichen.
Gleichen Sie danach Auszahlungsreferenz und Betrag mit der Bankgutschrift ab. Weicht der Bankbetrag ab, prüfen Sie, ob die Empfängerbank eine Gebühr abgezogen, die Währung umgerechnet, ein anderes Wertstellungsdatum verwendet oder die Überweisung aufgeteilt hat.
Erfassen Sie Bankgebühren oder Wechselkursdifferenzen getrennt von der Booking.com-Provision. Andernfalls ist die Auswertung der Kanalkosten falsch, selbst wenn der gesamte Buchungssatz ausgeglichen ist.
Eine Reservierung mit virtueller Karte abgleichen
Ordnen Sie bei einer Buchung mit virtueller Karte die Reservierungsnummer dem freigegebenen Kartenbetrag und dem tatsächlich vom Hotel belasteten Betrag zu.
Prüfen Sie Aktivierungsdatum, Währung, aktuell verfügbaren Betrag und ob die Karte bereits teilweise oder vollständig belastet wurde. Eine abgelehnte Belastung bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Auszahlung verschwunden ist: Die Karte ist möglicherweise noch nicht aktiv, der angeforderte Betrag zu hoch oder eine frühere Belastung hat bereits einen Teil des Guthabens verbraucht.
Speichern Sie weder die vollständige Kartennummer noch den Sicherheitscode in einer Tabelle, E-Mail oder allgemeinen Notiz im Hotel-Managementsystem. Halten Sie im Abstimmungsdatensatz lediglich Reservierungsreferenz, erwarteten Betrag, belasteten Betrag, Datum und Referenz des Zahlungsdienstleisters fest.
Wurde die Buchung geändert oder storniert, prüfen Sie vor einem weiteren Belastungsversuch, ob sich der verfügbare Kartenbetrag geändert hat.
Reservierungen mit Zahlung in der Unterkunft separat bearbeiten
Zahlt der Gast an das Hotel, gleichen Sie die Reservierung mit dem Folio im Hotel-Managementsystem, der Anzahlung, Kartenzahlung, Bareinnahme, Rückerstattung oder genehmigten Abschreibung ab. Stimmen Sie die Booking.com-Provision anschließend separat als Hotelkosten oder Verbindlichkeit ab.
Kennzeichnen Sie die Buchung nicht als fehlende Booking.com-Auszahlung. Ist die Unterkunft für den Zahlungseinzug verantwortlich, wird für den Übernachtungsbetrag keine Plattformauszahlung erwartet.
Prüfen Sie, ob die Gastzahlung noch offen ist, ob eine Stornierungs- oder Nichtanreisegebühr rechtmäßig erhoben wurde und ob der endgültige Betrag gemäß der Vereinbarung der Unterkunft und dem Booking.com-Datensatz provisionspflichtig bleibt.
Gleichen Sie zum Monatsende die Booking.com-Provisionsrechnung oder -abrechnung mit den endgültigen provisionsberechtigten Reservierungen ab. Untersuchen Sie stornierte oder geänderte Buchungen, für die weiterhin der ursprüngliche Provisionsbetrag ausgewiesen wird.
Häufige Gründe für abweichende Beträge
Die Auszahlung ist niedriger als der Reservierungsbetrag
Prüfen Sie, ob es sich um eine Nettoauszahlung handelt. Kontrollieren Sie anschließend Provisionen, Zahlungsgebühren, anderweitig eingezogene oder einbehaltene Steuern, Rückerstattungen und Korrekturen.
Eine Bankgutschrift ist höher als eine einzelne Reservierung
Die Gutschrift kann mehrere Buchungen enthalten. Gleichen Sie Auszahlungsreferenz und Liste der enthaltenen Reservierungen ab, bevor Sie die Beträge vergleichen.
Die Reservierung wurde nach der ursprünglichen Zahlungsberechnung geändert
Ein verkürzter Aufenthalt, eine Stornierung, eine Rückerstattung oder erlassene Kosten können eine spätere Korrektur auslösen. Verknüpfen Sie die ursprüngliche Transaktion und ihre Korrektur mit derselben Bestätigungsnummer.
Die Provision ist höher als erwartet
Prüfen Sie den endgültigen provisionspflichtigen Betrag, den vertraglich vereinbarten Prozentsatz, den Status, die Stornierungs- oder Nichtanreisegebühr und die Teilnahme an Programmen, für die andere Geschäftsbedingungen gelten können. Berechnen Sie die Provision nicht anhand der Bankgutschrift.
Der Umsatz im Hotel-Managementsystem entspricht dem Gastgesamtbetrag, die Auszahlung ist jedoch netto
Das kann korrekt sein. Zimmerumsatz, Provisionsaufwand, Steuern, Booking.com-Forderungen und Zahlungsausgleich sind unterschiedliche Buchungspositionen. Reduzieren Sie den Zimmerumsatz nicht lediglich, um ihn an den Nettozahlungseingang anzupassen.
Der Bankbetrag weicht geringfügig von der Auszahlung ab
Prüfen Sie Währungsumrechnungen, Gebühren des Zahlungsdienstleisters, Gebühren der Empfängerbank und Wertstellungsdaten. Erfassen Sie die Differenz getrennt von der Provision.
Die richtige Buchungsperiode verwenden
Aufenthaltsdatum, Auszahlungsdatum, Bankdatum und Datum der Provisionsrechnung können in unterschiedliche Monate fallen. Wenden Sie die von den Hotelrichtlinien vorgeschriebene Buchungsmethode an und führen Sie eine offene Booking.com-Forderung oder -Verbindlichkeit, bis Zahlung und Provision beglichen sind.
Verschieben Sie Zimmerumsätze nicht allein deshalb in den Auszahlungsmonat, um den Bankabgleich zu vereinfachen. Das kann Auslastung, ADR, Monatsumsatz und Rentabilität der Vertriebskanäle verfälschen.
Verwenden Sie die Booking.com-Bestätigungsnummer als gemeinsame Referenz im Hotel-Managementsystem, in der Auszahlungsabrechnung, im Bankdatensatz und im Buchungssatz. Ergänzen Sie bei einer Sammelauszahlung die Auszahlungsreferenz als Verbindung zwischen allen enthaltenen Reservierungen und der Bankgutschrift.
Die aktuellen Zahlungsinformationen von Booking.com unterscheiden zwischen Reservierungsbetrag, in der Unterkunft einzuziehendem Betrag, Auszahlungsbetrag, Provisionen und Gebühren, Auszahlungsstatus sowie Angaben zu Banküberweisung oder virtueller Karte. Die offizielle Übersicht weist außerdem darauf hin, dass die Zahlungsdetails für Reservierungen mit Zahlungen über Booking.com gelten, nicht für gewöhnliche Buchungen mit Zahlung in der Unterkunft.
Den Monat abschließen, ohne Differenzen zu verschleiern
Führen Sie eine Ausnahmeliste für Buchungen, die nicht abgestimmt werden können. Jeder Eintrag sollte Bestätigungsnummer, Aufenthaltsdatum, Zahlungsmethode, erwarteten Hotelbetrag, tatsächliche Zahlung, Provision, Differenz, Grund und verantwortliche Person enthalten.
Verwenden Sie temporäre Verrechnungskonten für ungeklärte Booking.com-Forderungen, Provisionsverbindlichkeiten und Bankdifferenzen. Buchen Sie ungeklärte Beträge nicht direkt auf den Zimmerumsatz und legen Sie keinen manuellen Rabatt an, nur um den Monat abzuschließen.
Eskalieren Sie erst, nachdem Sie festgestellt haben, wo die Differenz liegt: zwischen Reservierung und Booking.com-Auszahlung, zwischen Auszahlung und Bank, zwischen Gastzahlung und Folio im Hotel-Managementsystem oder zwischen Provisionsabrechnung und endgültigem Aufenthalt. So erhalten Support oder Buchhaltung ein konkretes Problem, das gezielt gelöst werden kann.
Die Zahlungslösung von Smart Order hilft Hotels, Zahlungsaufgaben für Reservierungen und den betrieblichen Inkassostatus zentral miteinander zu verbinden.
Reservierungszahlungen einfacher nachverfolgen
Führen Sie mit Smart Order Buchungs-, Zahlungs- und Betriebsabläufe Ihres Hotels effizient zusammen.
Häufig gestellte Fragen
Muss eine Booking.com-Auszahlung dem Gesamtbetrag des Gastes entsprechen?
Nicht immer. Von der Auszahlung können Provisionen oder Gebühren bereits abgezogen sein, während manche Steuern oder Gebühren separat eingezogen werden. Verwenden Sie die Auszahlungsinformationen der jeweiligen Buchung.
Führt jede Booking.com-Reservierung zu einer Auszahlung?
Nein. Zahlt der Gast in der Unterkunft, zieht das Hotel das Geld ein und verbucht die Booking.com-Provision separat.
Kann eine Banküberweisung mehrere Reservierungen enthalten?
Ja. Gleichen Sie die Auszahlungsreferenz und die Liste der enthaltenen Buchungen ab, bevor Sie die Gutschrift mit einer einzelnen Reservierung vergleichen.
Sollte die Provision anhand des Bankbetrags berechnet werden?
Nein. Verwenden Sie den endgültigen provisionspflichtigen Reservierungsbetrag und die vertraglich vereinbarten Bedingungen der Unterkunft. Bankgutschriften können mehrere Buchungen und weitere Differenzen enthalten.
Wie sollte die Buchhaltung mit einer ungeklärten Differenz umgehen?
Lassen Sie die Differenz zusammen mit der Bestätigungsnummer und den Belegen offen. Ändern Sie den Zimmerumsatz erst, wenn der Grund bekannt und genehmigt ist.
