1. Die OTA-Provision ist eine variable Akquisitionsgebühr: Sie steigt mit dem Wert der durch den Kanal vermittelten Reservierungen.
2. Die Kosten für das Hotel-Managementsystem sind in der Regel vorhersehbare Softwareausgaben, die Reservierungen aus jeder Quelle unterstützen.
3. Vergleichen Sie beide Kosten mit dem von ihnen beeinflussten Umsatz. Bei einer beispielhaften OTA-Provision von 15 % entsprechen 250 $ monatlicher Hotelsoftware nur der Provision auf einen OTA-Buchungswert von 1.667 $.
4. Das Ziel ist nicht, OTAs zu eliminieren. Es geht darum, sie dort einzusetzen, wo ihre Reichweite profitabel ist, und gleichzeitig einen kostengünstigeren Direktkanal für wiederkehrende und markenbewusste Gäste aufzubauen.
Der Vergleich zwischen OTA-Provision und den Kosten für das Hotel-Managementsystem ist kein direkter Software-Vergleich. Eine Online-Reiseagentur (OTA) berechnet dem Hotel Gebühren für die vermittelten Buchungen. Ein Hotel-Managementsystem (PMS) organisiert die Reservierungen, das Inventar, die Gästedaten, die Zahlungen, die Betriebsabläufe und die Berichte des Hotels.
Die einen Kosten steigen mit dem Umsatz; die anderen sind meist fix. Die OTA-Provision kann daher zu einem großen Vertriebsaufwand werden, selbst wenn ein Angebot für ein Hotel-Managementsystem teuer erscheint.
Die richtige Frage lautet nicht „Welches sollten wir kündigen?“, sondern „Was bringen die jeweiligen Kosten, und wie viel Marge bleibt übrig, nachdem wir sie bezahlt haben?“
OTA-Provision und Kosten für das Hotel-Managementsystem finanzieren unterschiedliche Dinge
Eine OTA bietet einem Hotel Zugang zu Marktnachfrage, dem Vertrauen der Reisenden und einem vertrauten Buchungsablauf. Die Provision sind daher Kundenakquisitions- und Vertriebskosten.
Ein Hotel-Managementsystem schafft in der Regel nicht diese Marktnachfrage. Es wird zum Betriebssystem, sobald die Nachfrage da ist. Es erfasst die Reservierung, reduziert die Verfügbarkeit, pflegt das Gästeprofil, unterstützt den Check-in, verfolgt den Zahlungsstatus, koordiniert das Housekeeping, und erstellt Berichte.
Das Hotel-Managementsystem unterstützt Reservierungen über OTAs, die Website, per Telefon, von Firmenkunden und Laufkundschaft. Seine Kosten sollten am gesamten Betrieb gemessen werden, nicht nur an einem Kanal.
OTAs und ein Hotel-Managementsystem sind auch keine Substitute. Das Entfernen des Hotel-Managementsystems beseitigt nicht die OTA-Provision. Das Entfernen von OTAs kann zwar die Provisionen senken, aber auch Buchungen entfernen, die das Hotel nicht unabhängig akquiriert hätte.
Wie die prozentuale OTA-Provision skaliert
Die OTA-Provision wird üblicherweise als Prozentsatz des anrechenbaren Reservierungswerts berechnet. Der genaue Prozentsatz, die Berechnungsgrundlage, die steuerliche Behandlung, die Teilnahme an Werbeaktionen, das Zahlungsmodell und die Stornierungsbedingungen hängen vom Vertrag und Markt des Hotels ab.
Verwenden Sie diese Formel mit dem effektiven Satz aus der tatsächlichen OTA-Abrechnung:
Monatliche OTA-Provision = anrechenbarer OTA-Buchungswert × effektiver Provisionssatz
Wenn ein Hotel 30.000 $ an anrechenbarem OTA-Buchungswert erhält und eine beispielhafte Provision von 15 % zahlt, beträgt die monatliche Provision:
30.000 $ × 15 % = 4.500 $
Wenn sich der OTA-Buchungswert auf 60.000 $ verdoppelt, verdoppelt sich die Provision auf 9.000 $. Die OTA generiert mehr Umsatz, aber ihre Kosten steigen exakt zur gleichen Zeit.
Berechnen Sie den effektiven Provisionssatz, anstatt sich nur auf den vertraglichen Hauptsatz zu verlassen:
Effektiver Provisionssatz = gesamte OTA-Provision und vom Kanal finanzierte Gebühren ÷ OTA-Buchungswert × 100
Gleichen Sie Werbeaktionen, Platzierungsprogramme, Stornierungsanpassungen und Zahlungsgebühren ab. Ein Kanal kann beim Basissatz profitabel aussehen, nach Abzügen jedoch eine schwächere Netto-ADR erzielen.
Wie sich feste Kosten für das Hotel-Managementsystem (SaaS) verhalten
Die Preise für ein Hotel-Managementsystem können pauschal, pro Zimmer, nach Funktionen gestaffelt oder gebündelt sein. Einrichtung, Migration, Support, Integrationen und Premium-Module können separat abgerechnet werden.
Bei einem festen Abonnement ist die grundlegende Berechnung einfach:
Monatliche Kosten für das Hotel-Managementsystem = Abonnement + erforderliche Add-ons + wiederkehrende Integrationsgebühren
Angenommen, die gesamten Kosten für die Betriebssoftware betragen 250 $ pro Monat. Wenn das Hotel monatlich 25.000 $ Zimmerumsatz erzielt, macht die Software 1 % des Zimmerumsatzes aus. Bei 50.000 $ sind es 0,5 %. Der feste Betrag hat sich nicht geändert, wird aber als Anteil am Umsatz kleiner.
Nicht jedes Hotel-Managementsystem bietet ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Ein System, das manuelle Arbeit verursacht, Verfügbarkeiten nicht synchronisiert oder wesentliche Funktionen hinter Add-ons verbirgt, kann zu jedem Preis teuer sein.
Smart Order bringt Kanal-Reservierungen und Hotel-Berichte in einen operativen Ablauf. Seine Tools für Berichte und Analysen helfen Managern, Einnahmen und Buchungsquellen zu überprüfen, anstatt jede Übernachtung als gleich profitabel zu behandeln.
Einnahmen und Buchungsquellen in einem Hotel-Managementsystem sehen
Verfolgen Sie Reservierungen, Auslastung, Umsatz und Kanalleistung, damit Ihr Hotel die Vertriebskosten mit dem Geschäft vergleichen kann, das jeder Kanal generiert.
OTA-Provision vs. Kosten für das Hotel-Managementsystem: Ein Szenario für ein Hotel mit 20 Zimmern
Betrachten wir als Beispiel ein Hotel mit 20 Zimmern, das 30 Tage bei 60 % Auslastung und einer durchschnittlichen Tagesrate von 150 $ betrieben wird. Es verkauft 360 Übernachtungen und erzielt einen monatlichen Zimmerumsatz von 54.000 $. OTAs machen 70 % oder 37.800 $ aus, bei einer effektiven Provision von 15 %. Das Hotel-Managementsystem und die erforderliche Betriebssoftware kosten 300 $ pro Monat.
Die OTA-Provision beträgt:
37.800 $ × 15 % = 5.670 $ pro Monat
Aufs Jahr hochgerechnet bei gleichem Volumen sind das 68.040 $. Die monatlichen Softwarekosten von 300 $ belaufen sich auf 3.600 $ pro Jahr.
Hier ist die OTA-Provision 18,9-mal so hoch wie die festen Softwarekosten. Dennoch beweist dies nicht, dass die OTA unprofitabel ist. Das Hotel muss sich fragen, wie viele Reservierungen zusätzlich generiert wurden und was es kosten würde, diese anderweitig zu akquirieren.
Wenn das Hotel monatlich 6.000 $ Buchungswert von der OTA auf seine Website verlagert, ohne die Nachfrage zu senken, beträgt die eingesparte Bruttoprovision bei 15 % 900 $. Kosten für Kartenzahlung, Website, Marketing und Buchungsmaschine bedeuten jedoch, dass diese 900 $ kein reiner Gewinn sind.
Die nützliche Kennzahl ist die Nettoeinsparung:
Eingesparte Provision − zusätzliche Kosten für den Direktkanal = Margenverbesserung
Ein angebundenes Buchungssystem für Hotels kann direkte Reservierungen in den Live-Bestand des Hotel-Managementsystems senden, ohne dass jeder Buchung eine OTA-Provision hinzugefügt wird. Das Hotel sollte beim Kanalvergleich dennoch Zahlungs- und Marketingkosten berücksichtigen.
Ein Szenario für ein kleines Gästehaus zeigt die andere Seite
Betrachten wir ein Gästehaus mit acht Zimmern und 12.000 $ monatlichem Zimmerumsatz. OTAs liefern 4.000 $ dieses Umsatzes zu einer beispielhaften Provision von 15 %, also 600 $. Das Gästehaus zahlt 150 $ pro Monat für sein Hotel-Managementsystem und die erforderlichen Module.
Die OTA kostet immer noch viermal so viel wie das Hotel-Managementsystem. Aber angenommen, die meisten OTA-Gäste sind internationale Erstbesucher, die die Unterkunft sonst nicht direkt entdeckt hätten. Der Verzicht auf die OTA könnte 600 $ sparen, während gleichzeitig weit mehr als 4.000 $ an Zimmerumsatz verloren gingen.
Die bessere Strategie könnte sein, die OTA-Verfügbarkeit an nachfrageschwachen Terminen aufrechtzuerhalten und eine zukünftige direkte Beziehung zu fördern. An Terminen, die direkt ausverkauft sind, kann die Unterkunft diese Präsenz überdenken.
Provisionen sind teuer, wenn sie wiederholt für eine Nachfrage bezahlt werden, die das Hotel zu geringeren Kosten hätte generieren können. Sie können sich lohnen, wenn dadurch sonst leere Zimmer zu einer profitablen Nettorate gefüllt werden.
Berechnen Sie den Break-even-Punkt
Der schnellste Vergleich findet den OTA-Buchungswert, bei dem die Provision den festen Kosten für das Hotel-Managementsystem entspricht:
Break-even-OTA-Buchungswert = monatliche Kosten für das Hotel-Managementsystem ÷ OTA-Provisionssatz
Mit einem Hotel-Managementsystem für 250 $ im Monat und einer beispielhaften Provision von 15 %:
250 $ ÷ 0,15 = 1.667 $
Sobald der monatliche OTA-Buchungswert 1.667 $ übersteigt, ist die OTA-Provision höher als das Abonnement für das Hotel-Managementsystem. Bei 10.000 $ OTA-Wert beträgt die Provision 1.500 $. Bei 40.000 $ sind es 6.000 $.
Das Hotel-Managementsystem unterstützt das gesamte Hotel, während die OTA-Provision nur für Kanal-vermittelte Reservierungen gilt. Dieser Break-even-Punkt zeigt die Kostenrelation auf, nicht jedoch, ob die OTA-Nachfrage inkrementell ist.
Für einen faireren Kanalvergleich berechnen Sie die Netto-ADR:
Netto-ADR nach Kanal = (Zimmerumsatz − Provision − kanalspezifische Rabatte und Gebühren) ÷ verkaufte Übernachtungen
Vergleichen Sie die Netto-ADR mit Kosten für Reinigung, Wäsche, Frühstück, Annehmlichkeiten und Zahlungen. Eine OTA-Reservierung mit hoher Bruttorate kann einen geringeren Deckungsbeitrag generieren als eine niedrigere Direktbuchungsrate.
Kosten, die den Vergleich verzerren
Beide Seiten können Ausgaben außerhalb des ausgewiesenen Hauptpreises verbergen.
Überprüfen Sie bei OTAs:
- Provisionsberechnungsgrundlage, einschließlich anrechenbarer Steuern, Gebühren oder Extras.
- Sichtbarkeitsprogramme, Rabatte, Werbeaktionen und vom Hotel finanzierte Paketpreise.
- Kosten für virtuelle Karten, Zahlungen, Währungen, Rückerstattungen und Rückbuchungen.
- Provisionskorrekturen für Stornierungen, No-Shows, Änderungen und Rückerstattungen.
- Arbeitszeit des Personals für den Abgleich von Abrechnungen und Konfliktlösungen.
Überprüfen Sie bei der Hotelsoftware:
- Einrichtung, Migration, Schulung und Onboarding.
- Integrationen für Kanalmanager, Buchungsmaschinen, Zahlungslösungen, Buchhaltung und Türschlösser.
- Gebühren pro Zimmer, pro Unterkunft, pro Benutzer, für SMS, Support und Premium-Berichte.
- Vertragliche Mindestlaufzeiten, Preiserhöhungen und Kosten für den Datenexport.
- Manuelle Arbeit aufgrund fehlender Funktionen oder unzuverlässiger Verbindungen.
Verwenden Sie für jeden Kanal dieselben Kostenkategorien; berechnen Sie die Zahlungsabwicklung nicht nur auf einer Seite.
Entscheiden Sie, welche Kosten Ihre Marge auffressen
Überprüfen Sie zwölf Monate. Erfassen Sie für jeden Kanal den Buchungswert, die Provision, finanzierte Rabatte, Zahlungsgebühren, Stornierungen, Übernachtungen und die Netto-ADR.
Dann fragen Sie sich:
- Welche Kanäle liefern wirklich zusätzliche Gäste?
- Welche Termine würden auch ohne OTA-Präsenz verkauft?
- Wie hoch ist der effektive Provisionssatz nach allen Abzügen?
- Was kostet der gesamte Hotel-Managementsystem-Stack pro Monat und pro belegtem Zimmer?
- Kann das Personal wiederkehrende Gäste identifizieren und ihnen einen zuverlässigen direkten Buchungsweg anbieten?
- Sind Preis-, Inventar- und Reservierungsdaten genau genug, um dem Bericht zu vertrauen?
Nutzen Sie OTAs für die Reichweite, nicht standardmäßig an jedem Termin. Nutzen Sie das Hotel-Managementsystem, um das Inventar genau zu halten und Buchungsquellen zu identifizieren. Nutzen Sie Direktkanäle für Gäste, die die Unterkunft bereits kennen.
FAQ
Ist die OTA-Provision teurer als ein Hotel-Managementsystem?
Sie wird oft bei moderatem OTA-Volumen größer, da die Provision mit dem Buchungswert skaliert, während SaaS-Hotelsoftware meist fest oder vorhersehbar ist. Vergleichen Sie die tatsächlichen jährlichen OTA-Abrechnungen mit den gesamten jährlichen Kosten für das Hotel-Managementsystem.
Welchen Prozentsatz berechnen Hotel-OTAs?
Die Raten variieren je nach OTA, Unterkunft, Markt, Vertrag, Programm und Berechnungsgrundlage. Branchenbeispiele gehen oft von 15 % bis 25 % aus, aber der Vertrag und die Abrechnungen des Hotels bestimmen seinen effektiven Satz.
Ist ein Hotel-Managementsystem eine Alternative zu Booking.com oder Expedia?
Nein. OTAs vertreiben Zimmer und generieren Nachfrage. Ein Hotel-Managementsystem verwaltet Reservierungen und Hotelabläufe. Ein Kanalmanager und eine direkte Buchungsmaschine können dem Hotel helfen, das Inventar zu kontrollieren und direkte Nachfrage zu entwickeln, aber sie ersetzen nicht automatisch die OTA-Reichweite.
Wie berechne ich die tatsächlichen Kosten einer OTA-Buchung?
Beginnen Sie mit der Provision, fügen Sie dann vom Kanal finanzierte Rabatte, Zahlungsgebühren, Währungskosten und alle anderen buchungsspezifischen Abzüge hinzu. Teilen Sie den verbleibenden Umsatz durch die verkauften Übernachtungen, um die Netto-ADR zu berechnen.
Können Direktbuchungen alle Buchungskosten eliminieren?
Nein. Direktbuchungen können die OTA-Provision vermeiden, aber Hotels zahlen möglicherweise immer noch für eine Buchungsmaschine, Zahlungsabwicklung, Website-Arbeit, Werbung, Treueangebote und Arbeitszeit des Personals. Vergleichen Sie die gesamten Kanalakquisitionskosten, nicht nur die Provision.
Fazit
Die OTA-Provision ist in der Regel die schneller wachsende Ausgabe, da sie immer dann einen Prozentsatz einnimmt, wenn der Kanalumsatz steigt. Die Kosten für ein Hotel-Managementsystem sind normalerweise geringer und besser vorhersehbar, aber es muss seinen Platz dennoch durch genaues Inventar, effiziente Abläufe und nützliche Berichterstattung verdienen.
Entfernen Sie keine produktive OTA, nur weil ihre Provision sichtbar ist. Identifizieren Sie die zusätzliche Nachfrage, berechnen Sie die Netto-ADR nach Kanal und bauen Sie einen direkten Weg für Gäste auf, die keinen Vermittler mehr benötigen.
