Fehlerhafte OTA-Ratenplan-Zuordnung: So erkennen und beheben Hotels das Problem

Eine OTA-Ratenplan-Zuordnungsabweichung kann dazu führen, dass das richtige Zimmer mit den falschen Buchungsbedingungen angezeigt wird. Das Hotel könnte unbeabsichtigt Frühstück kostenlos anbieten, eine nicht einkalkulierte Stornierung akzeptieren, eine Zahlung falsch einziehen oder unter dem vorgesehenen Endpreis verkaufen.

Mapping bezeichnet einfach die Beziehung zwischen einem Ratenplan in Ihrem Hotel-Managementsystem und dem Produkt, das Gäste über eine OTA buchen können. Der Ratenplan „Nicht erstattungsfähig, nur Zimmer“ im Hotel-Managementsystem sollte beispielsweise nicht auf ein OTA-Produkt namens „Flexibel mit Frühstück“ verweisen.

Beginnen Sie mit dem, was der Gast kaufen kann und was das Hotel bereitstellen muss. Technische Codes können warten, bis ein Supportteam sie benötigt.

Gäste schützen und das falsche Angebot stoppen

Öffnen Sie das betroffene OTA-Produkt und prüfen Sie vor einer Änderung der Verbindung, was falsch ist. Speichern Sie Zimmer, Aufenthaltsdaten, angezeigten Preis, enthaltene Verpflegung, Stornierungsbedingungen und Zahlungsanweisungen.

Wenn das Angebot ein unmittelbares finanzielles Risiko oder ein Risiko für den Gästeservice darstellt, pausieren oder schließen Sie über Ihren üblichen Prozess im Hotel-Managementsystem oder Kanalmanager ausschließlich diesen Ratenplan. Schließen Sie nicht den gemeinsamen Zimmerbestand, wenn das Zimmer selbst weiterhin über andere gültige Pläne verfügbar ist.

Behalten Sie alle bestehenden Reservierungen bei. Löschen oder erstellen Sie keinen Ratenplan neu, für den aktive Buchungen vorliegen, da spätere Änderungen und Stornierungen weiterhin von ihm abhängen können. Beauftragen Sie eine Person damit, die bereits unter dem falschen Produkt erstellten Reservierungen zu prüfen.

Nicht jede Preisdifferenz ist ein Zuordnungsfehler. Verwenden Sie vor dem Vergleich von Hotel-Managementsystem und OTA dasselbe Zimmer, dieselben Daten, dieselbe Belegung, Währung, dasselbe Gerät, denselben Markt, Anmeldestatus und dieselbe Steuerdarstellung. Ein Mobilrabatt, Mitgliederpreis, eine Werbeaktion, Währungsumrechnung oder Steuerdarstellung kann eine berechtigte Abweichung verursachen.

Die vier Felder vergleichen, die Gäste tatsächlich buchen

Der Ratenplan des Hotel-Managementsystems und das OTA-Produkt müssen nicht identisch heißen. Sie müssen jedoch denselben kommerziellen Aufenthalt versprechen. Vergleichen Sie diese vier Felder, bevor Sie die Zuordnung als fehlerhaft einstufen.

Verpflegung und Inklusivleistungen

Prüfen Sie, ob beide Produkte nur das Zimmer, Frühstück, Halbpension oder ein anderes Paket umfassen. Vergleichen Sie außerdem Parkplätze, Flughafentransfers, Willkommensartikel, Resort-Guthaben und andere Inklusivleistungen, die dem Hotel Kosten verursachen.

Wenn die OTA Frühstück verkauft, das Hotel-Managementsystem aber einen Nur-Zimmer-Plan empfängt, sieht der Empfang die Inklusivleistung möglicherweise nicht und das Hotel muss ungeplante Verpflegungskosten tragen. Halten Sie das gegenüber dem Gast gegebene Versprechen ein, während die Zuordnung korrigiert wird.

Stornierungsbedingungen

Vergleichen Sie die Frist für kostenlose Stornierungen, die Bedingung zur Nichterstattungsfähigkeit, die Gebühr bei Nichterscheinen, die Änderungsregeln und jede nach einer Stornierung einbehaltene Anzahlung.

Ein flexibles OTA-Produkt, das mit einem nicht erstattungsfähigen Ratenplan des Hotel-Managementsystems verbunden ist, führt bei einer Stornierung zu Streitfällen. Die OTA-Bestätigung dokumentiert, was der Gast gekauft hat; ersetzen Sie diese Bedingungen nicht stillschweigend durch die vom Hotel beabsichtigten Richtlinien.

Zahlungsmethode und Zahlungszeitpunkt

Prüfen Sie, ob die OTA die Zahlung einzieht, das Hotel den Gast belastet, eine virtuelle Karte verwendet wird oder vor der Ankunft eine Anzahlung fällig ist. Bestätigen Sie, wann die Zahlung verfügbar wird und welchen Betrag das Hotel einziehen soll.

Die falsche Zuordnung kann eine unzutreffende Anzahlungsaufforderung, eine zweite Zahlungsaufforderung oder falsche Zahlungsanweisungen für den Empfang auslösen. Nehmen Sie geschützte Zahlungsdaten nicht in gewöhnliche Notizen oder Support-Screenshots auf.

Endgültiger Gästepreis

Vergleichen Sie den Gesamtpreis für denselben Aufenthalt und nicht nur den Basispreis pro Nacht. Berücksichtigen Sie Belegungszuschläge, Steuern, Gebühren, Verpflegungszuschläge, Rabatte, Anpassungen abgeleiteter Raten und die dem Gast angezeigte Währung.

Wenn die vier kommerziellen Felder übereinstimmen, der öffentliche Preis jedoch abweicht, untersuchen Sie Werbeaktionen, Steuerdarstellung, belegungsabhängige Preise, Währung und Marktrabatte, bevor Sie die Zuordnung ändern. Wenn die Bedingungen auf einen anderen Ratenplan des Hotel-Managementsystems verweisen, ist die Beziehung wahrscheinlich falsch.

Wenn Pläne über mehrere Kanäle verwaltet werden, bietet ein Channel Manager Hotel dem Team eine zentrale Stelle, um den Ratenplan des Hotel-Managementsystems mit dem OTA-Produkt zu vergleichen, bevor ein weiterer Preis oder eine weitere Reservierung gesendet wird.

Die Beziehung zwischen Hotel-Managementsystem und OTA bestätigen und korrigieren

Was Mapping bedeutet

In der Praxis beantwortet das Mapping eine Frage: Welcher Ratenplan des Hotel-Managementsystems soll jedes OTA-Produkt steuern und empfangen? Das Hotel sollte beide Seiten anhand derselben vier Felder beschreiben können, auch wenn ihre angezeigten Namen voneinander abweichen.

Wählen Sie eine betroffene Unterkunft, ein Zimmer, ein Datum, einen Ratenplan des Hotel-Managementsystems und ein OTA-Produkt aus. Bestätigen Sie zuerst, dass das physische Zimmer korrekt ist. Vergleichen Sie anschließend den Ratenplan des Hotel-Managementsystems mit dem OTA-Produkt anhand von Verpflegung, Stornierung, Zahlung und Endpreis.

Prüfen Sie, was sich kürzlich geändert hat. Ein neuer Plan, ein kopiertes Zimmer, ein umbenanntes Angebot, eine erneute Kanalanbindung, eine Migration des Hotel-Managementsystems oder der Wechsel von einem eigenständigen zu einem abgeleiteten Preis kann dazu führen, dass eine alte Beziehung ausgewählt bleibt.

Jeweils nur eine Beziehung ändern

Pausieren Sie routinemäßige Bearbeitungen des betroffenen Plans und speichern Sie Screenshots der aktuellen Konfiguration. Wählen Sie den vorgesehenen Ratenplan des Hotel-Managementsystems und das OTA-Produkt anhand ihrer kommerziellen Bedeutung und nicht anhand möglichst ähnlicher Namen aus.

Ändern Sie nur die fehlerhafte Ratenplan-Beziehung. Lassen Sie bestätigte Verbindungen für Unterkunft, Zimmer und Bestand unverändert. Wenn zur Änderung eines einzelnen Plans die gesamte Unterkunft oder das gesamte Zimmer getrennt werden muss, stoppen Sie den Vorgang und kontaktieren Sie den Connectivity-Anbieter.

Verwenden Sie zur Überprüfung ein risikoarmes Datum in der Zukunft. Senden Sie eine kontrollierte Preis- oder Restriktionsänderung, prüfen Sie anschließend das genaue OTA-Produkt und bestätigen Sie, dass sich nicht betroffene Pläne nicht geändert haben.

Unter dem falschen Plan erstellte Buchungen prüfen

Die Korrektur der Zuordnung schützt zukünftige Verkäufe. Bereits unter dem falschen Ratenplan des Hotel-Managementsystems erstellte Reservierungen werden dadurch nicht automatisch berichtigt.

Vergleichen Sie jede betroffene OTA-Bestätigung mit dem entsprechenden Datensatz im Hotel-Managementsystem. Bewahren Sie den Preis des Gastes, die Verpflegung, Stornierungsbedingungen, Zahlungsanweisungen, Aufenthaltsdaten und die Reservierungsreferenz der Quelle. Korrigieren Sie interne Ratencodes oder betriebliche Hinweise ausschließlich über einen genehmigten Prozess, bei dem zukünftige OTA-Aktualisierungen mit derselben Reservierung verknüpft bleiben.

Prüfen Sie die betrieblichen Folgen. Der falsche Plan kann die Anzahl der Mahlzeiten, Anzahlungsaufgaben, automatisierte Nachrichten, Steuer- oder Paketbuchungen, die Provisionsbehandlung, Umsatzcodes oder Zahlungsanweisungen für den Empfang verändert haben.

Kontaktieren Sie den Gast nur, wenn ein wesentlicher Unterschied eine Klärung erfordert. Stellen Sie den internen Zuordnungsfehler des Hotels nicht als Fehler des Gastes dar und stornieren Sie keine gültige OTA-Buchung, nur um den Datensatz im Hotel-Managementsystem aufzuräumen.

Informationen für den technischen Support

Hotelmitarbeiter können die kommerzielle Abweichung erläutern, ohne die Verbindung selbst zu diagnostizieren. Senden Sie einen Supportfall mit folgenden Angaben:

• Unterkunfts-ID, Ratenplan-ID des Hotel-Managementsystems, Ratenplan-ID des Kanalmanagers und ID des OTA-Angebots oder OTA-Ratenplans;
• betroffenes Zimmer, Aufenthaltsdaten, Belegung, Währung und Absatzmarkt;
• erwartete und tatsächliche Verpflegung, Stornierung, Zahlung und Endpreis;
• eine betroffene Reservierungsreferenz mit maskierten Zahlungsdaten;
• Screenshots des Ratenplans im Hotel-Managementsystem, des Mapping-Bildschirms, des OTA-Produkts und des gegenüber Gästen angezeigten Angebots; sowie
• Aktualisierungszeit, Zeitzone, ausgehende Bestätigung oder Übermittlungsergebnis und kürzlich vorgenommene Konfigurationsänderungen.

Nur in dieser Phase ist die Kennungskette hilfreich. Bitten Sie den Support zu bestätigen, welche technische ID auf welches Produkt verweist und ob das neueste Update dieses Ziel erreicht hat. Hotelmitarbeiter sollten Nachrichteninhalte oder Anbieterwarteschlangen nicht selbst untersuchen müssen.

Korrektur bestätigen und Wiederholungen verhindern

Schließen Sie den Fall nicht, nur weil der Mapping-Bildschirm korrekt aussieht. Bestätigen Sie, dass eine kontrollierte Aktualisierung im Hotel-Managementsystem das vorgesehene OTA-Produkt ändert, während ein anderer gültiger Plan unverändert bleibt.

Suchen Sie das öffentliche OTA-Angebot mit denselben Daten, derselben Belegung, Währung, demselben Markt, Anmeldestatus sowie denselben Verpflegungs-, Stornierungs- und Zahlungsbedingungen. Nehmen Sie anschließend eine autorisierte stornierbare Testbuchung vor. Prüfen Sie, ob sie unter dem vorgesehenen Ratenplan mit dem richtigen Preis und der korrekten Bestandsänderung in das Hotel-Managementsystem eingeht und ob eine genehmigte Änderung und Stornierung denselben Datensatz aktualisieren.

Dokumentieren Sie den endgültigen Ratenplan des Hotel-Managementsystems und das OTA-Produkt im Ratenplanregister des Hotels. Wiederholen Sie diese Prüfung der Geschäftsfelder, wenn das Team einen Ratenplan einführt, kopiert, umbenennt, ableitet oder ausmustert, den Kanalmanager wechselt oder das Hotel-Managementsystem migriert.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine fehlerhafte OTA-Ratenplan-Zuordnung?

Sie liegt vor, wenn ein Ratenplan des Hotel-Managementsystems mit dem falschen OTA-Produkt verbunden ist. Das Zimmer kann korrekt sein, während Verpflegung, Stornierung, Zahlung oder Endpreis falsch sind.

Kann der Zimmertyp korrekt sein, obwohl der Ratenplan falsch ist?

Ja. Der Zimmerbestand kann korrekt aktualisiert werden, während die OTA andere kommerzielle Bedingungen verkauft als die, die dem Ratenplan des Hotel-Managementsystems zugewiesen sind.

Ist jede OTA-Preisdifferenz ein Zuordnungsfehler?

Nein. Vergleichen Sie zuerst dieselben Daten, dieselbe Belegung, Währung, Steuern, denselben Markt, Anmeldestatus, dieselben Werbeaktionen und Regeln für abgeleitete Preise. Die Zuordnung ist wahrscheinlich die Ursache, wenn das OTA-Produkt einem anderen Ratenplan des Hotel-Managementsystems entspricht.

Sollte das Hotel den Ratenplan löschen und neu erstellen?

Nicht, solange aktive Buchungen oder abhängige Pläne vorhanden sind. Schützen Sie das Angebot, bestätigen Sie die vorgesehene Beziehung und ändern Sie ausschließlich die fehlerhafte Zuordnung über den genehmigten Workflow.

Wie lässt sich eine korrigierte Zuordnung überprüfen?

Prüfen Sie eine kontrollierte Aktualisierung am vorgesehenen OTA-Produkt, bestätigen Sie, dass nicht betroffene Pläne unverändert bleiben, und führen Sie eine autorisierte stornierbare Buchung, Änderung und Stornierung durch.

Für Hotelmanager besteht der sicherste Ansatz darin, das zu vergleichen, was der Gast kauft: Verpflegung, Stornierung, Zahlung und Endpreis. Verwenden Sie technische IDs erst, nachdem diese geschäftlichen Fakten zeigen, welcher Ratenplan des Hotel-Managementsystems mit welchem OTA-Produkt verbunden werden sollte.