1. Ein Zimmer kann korrekt zugeordnet sein, während der zugehörige Ratenplan mit falschen Frühstücksleistungen, Stornierungsbedingungen oder Gästezahlen verkauft wird.
2. Vergleichen Sie dasselbe Zimmer, dieselben Reisedaten, dieselbe Belegung und dieselben Angebotsbedingungen, bevor Sie die Verknüpfung ändern.
3. Eine korrigierte Verknüpfung sichert künftige Buchungen ab. Bestehende Reservierungen müssen separat anhand der vom Gast gebuchten Leistungen und Bedingungen geprüft werden.
Ein Fehler bei der Zuordnung von Ratenplänen im Trip.com-Extranet lässt sich leicht übersehen. Das Zimmerfoto stimmt, die Verfügbarkeit wird aktualisiert und Buchungen gehen ein. Dennoch erhält der Empfang eine Reservierung ohne Verpflegung, obwohl der Gast Frühstück gebucht hat, oder die Buchhaltung sieht andere Stornierungsbedingungen als in der Bestätigung.
Bei der Zuordnung von Ratenplänen legen Sie fest, welches Tarifpaket im Hotel-Managementsystem einem Angebot auf Trip.com entspricht. Beide Pakete sollten dieselben Leistungen und Bedingungen für den Aufenthalt zusagen, auch wenn ihre Namen unterschiedlich sind. Gehen Sie zunächst davon aus, was der Gast bucht, und prüfen Sie anschließend, welcher verknüpfte Ratenplan dieses Angebot steuert.
Das vorgesehene Trip.com-Angebot dokumentieren
Wählen Sie ein Zimmer, einen Ratenplan und ein betroffenes Datum aus. Erfassen Sie die enthaltene Verpflegung, die Stornierungsfrist oder die Bedingung der Nichterstattbarkeit, die eingeschlossene Gästezahl, die Regelungen für Kinder und etwaige Zuschläge für zusätzliche Personen. Halten Sie auch den Zahlungszeitpunkt fest, falls sich dieser zwischen den Angeboten unterscheidet.
Verwenden Sie eine konkrete Beschreibung wie „Deluxe-Doppelzimmer, zwei Erwachsene, zweimal Frühstück, bis zur angegebenen Frist erstattbar“. Eine Bezeichnung wie „BAR2“ oder „Flexibel B“ sagt anderen Verantwortlichen nicht, welche Leistungen der Gast erhalten soll.
Vergleichen Sie diese Beschreibung mit dem tatsächlichen Trip.com-Angebot und, sofern vorhanden, einer betroffenen Reservierung. Die öffentliche Anzeige zeigt, was aktuell gebucht werden kann. Eine bestehende Buchung zeigt dagegen, was ein bestimmter Gast zuvor gebucht hat. Nach einer Änderung der Bedingungen können diese Angaben berechtigterweise voneinander abweichen.
Wenn das derzeit buchbare Angebot ein unmittelbares Problem verursacht, sperren Sie nur dieses Angebot über die übliche Verkaufssteuerung. Prüfen Sie, ob die Sperrung wirksam ist. Vermeiden Sie es, die gesamte Zimmerkategorie zu schließen, wenn andere Ratenpläne weiterhin korrekt sind.
Abweichungen bei Verpflegung, Stornierung oder Belegung finden
Frühstück fehlt, wurde hinzugefügt oder wird falsch gezählt
Prüfen Sie sowohl, ob Frühstück enthalten ist, als auch für wie viele Personen. „Frühstück inklusive“ für einen Erwachsenen ist etwas anderes als zweimal Frühstück. Für das Frühstück eines Kindes können eigene Bedingungen gelten. Vergleichen Sie die Bestätigung, das Trip.com-Angebot und die betrieblichen Hinweise zum Ratenplan im Hotel-Managementsystem.
Wenn Trip.com Frühstück verkauft, während der verknüpfte Ratenplan im Hotel-Managementsystem nur die Übernachtung umfasst, prüfen Sie die ausgewählte Zuordnung der Ratenpläne. Wenn auf beiden Seiten Frühstück zugesagt wird, aber die an den Empfang übermittelte Anzahl falsch ist, prüfen Sie zunächst die Gästezahlen und die Erfassung der Inklusivleistungen, bevor Sie ein weiteres Tarifpaket anlegen.
Die zugesagten Stornierungsbedingungen stimmen nicht überein
Vergleichen Sie die Erstattbarkeit, die genaue Frist einschließlich der angezeigten Zeitzone und die nach Fristablauf anfallenden Gebühren. „Flexibel“ ist nicht präzise genug: Ein Angebot kann eine kostenlose Stornierung bis zum Tag vor der Anreise erlauben, während die Frist bei einem anderen früher endet.
Behalten Sie die Bedingungen bei, die zum Zeitpunkt der Reservierung galten. Die Änderung eines aktuellen Ratenplans rechtfertigt es nicht, neue Stornierungsbedingungen auf eine frühere Buchung anzuwenden. Wenn die Zusage auf Trip.com und der Datensatz im Hotel voneinander abweichen, sichern Sie die Nachweise und klären Sie die Buchung anhand der bestätigten Bedingungen.
Preise für Einzel- oder Doppelbelegung, Kinder oder zusätzliche Personen weichen ab
Suchen Sie mit genau der Gästekonstellation, bei der das Problem aufgetreten ist. Ein Zimmerpreis für zwei Erwachsene belegt nicht, dass auch das Angebot für Einzelbelegung oder Familien korrekt ist. Erfassen Sie das Alter der Kinder und ob ein Zustellbett enthalten oder lediglich auf Anfrage verfügbar ist.
Betrachten Sie Kapazität und Preis getrennt. Auch wenn ein Zimmer Platz für drei Gäste bietet, können ein Zuschlag für die zusätzliche Person, eine andere Anzahl an Verpflegungsleistungen oder ein eigener, vom System unterstützter Belegungspreis erforderlich sein. Korrigieren Sie die zulässige Gästezahl in den entsprechenden Einstellungen, anstatt ein Familienangebot mit dem ähnlichsten Ratenplan für Erwachsene zu verknüpfen.
Wenn einem Zimmer mehrere Trip.com-Angebote zugeordnet sind, lässt sich das ausgewählte Tarifpaket mitunter schwer nachvollziehen. Der Kanalmanager von Smart Order bindet Preisaktualisierungen und eingehende Reservierungen in die Hotelabläufe ein. So können Verantwortliche einfacher prüfen, welcher Ratenplan im Hotel-Managementsystem die Daten für das jeweilige Angebot liefern und die zugehörigen Reservierungen empfangen soll.
Trip.com-Angebote mit den Ratenplänen Ihres Hotels abstimmen
Prüfen Sie Zimmer, Tarifpaket und eingehende Buchung gemeinsam, bevor Sie den Verkauf über die korrigierte Verknüpfung ausweiten.
Eine falsche Verknüpfung von einer Preisabweichung unterscheiden
Vergleichen Sie Preise für dieselben Reisedaten, dasselbe Zimmer, dieselbe Gästezahl, dasselbe Alter der Kinder, dieselbe Währung und dieselbe Steuerdarstellung. Verwenden Sie außerdem dasselbe Gerät, denselben Anmeldestatus und dieselben Voraussetzungen für die Teilnahme an Aktionen. Ein Mitgliederrabatt oder eine Aktion kann einen Preisunterschied erklären, ohne dass sich der verknüpfte Ratenplan geändert hat.
Prüfen Sie, ob die zugesagten Leistungen und Bedingungen des Angebots falsch sind oder lediglich der Endpreis. Wenn Verpflegung und Stornierung einem anderen Paket im Hotel-Managementsystem entsprechen, sollte die Verknüpfung untersucht werden. Stimmen die Zusagen überein und weicht nur der Preis für eine Belegung ab, prüfen Sie zuerst die Belegungspreise und etwaige Regeln zur Preisanpassung.
Prüfen Sie auch, wo die einzelnen Einstellungen gepflegt werden. Eine Aktualisierung des Basispreises belegt nicht, dass damit auch Verpflegungsleistungen, Kinderregelungen oder Stornierungsfristen geändert wurden. Dokumentieren Sie, welche Felder das angebundene System verwaltet und welche kontospezifischen Einstellungen weiterhin in eBooking gepflegt werden.
Beispielsweise kann der Preis eines Ratenplans mit Frühstück als Aufschlag auf einen Ratenplan ohne Verpflegung berechnet werden. Wenn die Verknüpfung korrekt ist, der Aufschlag aber zweimal hinterlegt wurde, löst die Verknüpfung mit einem anderen Paket den ursprünglichen Fehler nicht. Prüfen Sie die Preisregel und den für den Gast angezeigten Gesamtpreis gemeinsam.
Menübezeichnungen und verfügbare Zuordnungsfunktionen unterscheiden sich je nach Anbieter und Unterkunftskonto. Führen Sie dieselben betrieblichen Prüfungen auch dann durch, wenn Ihr Anbieter oder Ihre Ansprechperson bei Trip.com die eigentliche Änderung der Verknüpfung vornimmt.
Eine Ratenplanzuordnung korrigieren und testen
Verwenden Sie einen begrenzten zukünftigen Zeitraum und einen für den Verkauf freigegebenen Preis. Sichern Sie die bestehenden Ratenplanreferenzen und lassen Sie die Änderung von einer Person koordinieren, damit sie nicht von einer anderen Schicht überschrieben wird.
- Bestätigen Sie, dass die Unterkunft und die tatsächliche Zimmerkategorie korrekt sind, bevor Sie die Verknüpfung des Ratenplans ändern.
- Vergleichen Sie das vorgesehene Paket im Hotel-Managementsystem mit dem Trip.com-Angebot anhand der Anzahl der Verpflegungsleistungen, der Stornierungsbedingungen und der Preise je Gästekonstellation.
- Wählen Sie im Zuordnungsprozess des Anbieters das korrekte bestehende Ratenplanpaar aus. Legen Sie nur dann einen weiteren Ratenplan an, wenn das Hotel tatsächlich ein neues buchbares Angebot benötigt.
- Prüfen Sie alle abhängigen Preise und kontospezifischen Bedingungseinstellungen, die von der Änderung betroffen sind.
- Senden Sie eine vom System unterstützte Aktualisierung und prüfen Sie, ob sie das vorgesehene Angebot erreicht, während ein anderer, korrekt eingerichteter Ratenplan unverändert bleibt.
- Wiederholen Sie die Suche aus Gastsicht und prüfen Sie anschließend eine freigegebene Testbuchung zu den vereinbarten Zahlungs- und Stornierungsbedingungen.
Testen Sie mehr als die Standardsuche für zwei Erwachsene, wenn der Ratenplan weitere Belegungen unterstützt. Vergleichen Sie die Suche für einen einzelnen Gast, die übliche Erwachsenenbelegung und eine Familie an einer relevanten Altersgrenze. Schalten Sie keine unzulässige Gästekonstellation frei, nur damit der Test ein Ergebnis liefert.
Prüfen Sie die Anzahl der Frühstücke, den Wortlaut der Stornierungsbedingungen, den Endpreis und etwaige Zahlungen vor Ort jeweils separat. Ein wiedererkennbarer Übernachtungspreis ist ein hilfreicher Anhaltspunkt, belegt aber nicht, dass alle Bedingungen übereinstimmen.
Suchen Sie die Testbuchung im Reservierungsbereich des Empfangs. Bestätigen Sie, dass sie dem vorgesehenen Zimmer und Ratenplan zugeordnet eingeht und dass die zugesagten Inklusivleistungen sowie die Gästezahl für das Team sichtbar sind. Führen Sie die zulässige Stornierung durch und prüfen Sie, ob dieselbe Buchung entsprechend aktualisiert wird.
Bestehende Buchungen prüfen und die Korrektur abschließen
Listen Sie die Reservierungen auf, die während der fehlerhaften Zuordnung eingegangen sind. Gleichen Sie jede Trip.com-Bestätigung anhand der Buchungsreferenz mit dem Datensatz im Hotel ab. Bewahren Sie Preis, Verpflegung, Gästezahl, Zahlungsvereinbarung und Stornierungsbedingungen so, wie sie bei der Buchung bestätigt wurden.
Korrigieren Sie interne Verpflegungsanweisungen, Gästevermerke oder buchhalterische Zuordnungen nach dem freigegebenen Verfahren des Hotels. Überschreiben Sie die dem Gast zugesagten Leistungen und Bedingungen nicht allein deshalb, weil die aktuelle Verknüpfung nun korrekt ist. Wenn sich der Datensatz nicht sauber korrigieren lässt, fragen Sie den Support, wie künftige Änderungen an derselben Reservierung weiterhin korrekt verarbeitet werden können.
Prüfen Sie die nächste betriebliche Übergabe. Der Empfang benötigt möglicherweise einen Frühstücksvermerk, das Frühstücksteam korrigierte Gästezahlen und die Buchhaltung die bestätigte Stornierungsgebühr anstelle einer Standardregelung des Hotel-Managementsystems. Weisen Sie diese Aufgaben ausdrücklich zu, statt nur einen allgemeinen Vermerk wie „Zuordnung korrigiert“ zu hinterlassen.
Hinterlegen Sie die endgültige Ratenplanzuordnung samt Beschreibung ihrer Leistungen und Bedingungen in der Betriebsdokumentation zum Hotel-Managementsystem des Hotels. Dokumentieren Sie, welche Testsuchen erfolgreich waren und wer die erneute Freigabe des betroffenen Angebots genehmigt hat.
Prüfen Sie die erste echte Buchung nach der Korrektur erneut. Wiederholen Sie die Prüfung der Leistungen und Bedingungen, wenn Sie einen Ratenplan kopieren, ein Verpflegungspaket ändern oder Regelungen für Kinder und zusätzliche Personen anpassen. Hinter einem vertrauten Ratenplannamen können sich neue Leistungszusagen verbergen.
Häufig gestellte Fragen
Kann die Zimmerzuordnung korrekt sein, während der Ratenplan falsch zugeordnet ist?
Ja. Buchungen können im richtigen Zimmerkontingent eingehen, während das verknüpfte Paket andere Verpflegungsleistungen, Stornierungsbedingungen oder Preise je Gästekonstellation enthält.
Bedeutet jede Preisabweichung auf Trip.com einen Zuordnungsfehler?
Nein. Vergleichen Sie Aktionen, Steuern, Währung, Belegung, Anmeldebedingungen und Regeln zur Preisanpassung, bevor Sie die Ratenplanzuordnung ändern.
Sollten wir beide Ratenpläne identisch benennen?
Namen können dem Team helfen, doch das Ergebnis hängt von der ausgewählten Zuordnung sowie den Leistungen und Bedingungen ab. Eine Umbenennung allein belegt nicht, dass die richtigen Ratenpläne miteinander verknüpft sind.
Korrigiert eine berichtigte Verknüpfung frühere Reservierungen automatisch?
Gehen Sie nicht davon aus. Prüfen Sie betroffene Bestätigungen separat und bewahren Sie die Bedingungen, zu denen der Gast gebucht hat.
Wann sollte das Angebot wieder freigegeben werden?
Sobald der vorgesehene Ratenplan die kontrollierte Aktualisierung erhalten hat, die Suchergebnisse aus Gastsicht den zugesagten Leistungen und Bedingungen entsprechen und die freigegebene Testbuchung im richtigen Datensatz des Hotels eingeht.
