1. Configura las normas de edad, la capacidad de las habitaciones, las tarifas infantiles y los cargos por camas supletorias como decisiones independientes que deben ser coherentes entre sí.
2. Revisa cada habitación y plan de tarifas; una política de niños para todo el alojamiento no garantiza por sí sola que todas las ofertas se vendan correctamente.
3. Prueba búsquedas familiares en los límites de cada franja de edad y comprueba cómo llegan al Sistema de Gestión Hotelera el número de huéspedes y los cargos de la reserva.
La configuración de la política de niños en Agoda YCS puede parecer correcta para el alojamiento y aun así generar sorpresas en recepción. Puede que una familia haya reservado una estancia para un niño utilizando las camas existentes, mientras que el personal esperaba cobrar una cama supletoria. O que el hotel anuncie que admite niños, pero los excluya de una habitación concreta.
El sistema de gestión para colaboradores de Agoda se llama ahora Agoda Partner Portal; YCS es su nombre anterior. Utiliza los ajustes actuales del portal para coordinar cuatro decisiones: qué edades admites, cuántas personas caben, cuánto pagan los niños y cuándo las camas adicionales tienen un coste extra.
Define la oferta familiar antes de modificar los ajustes
Redacta con claridad la norma prevista para cada tipo de habitación. Por ejemplo: "Dos adultos y un niño pueden utilizar las camas existentes. Hay una cama supletoria disponible con un cargo adicional. La habitación no admite un cuarto huésped." Este es un ejemplo operativo, no una configuración predeterminada de Agoda.
Pide a los equipos de Servicios de Habitación y Recepción que confirmen la capacidad. Permitir que un niño se aloje gratis es una decisión de precios. Ofrece camas supletorias solo en habitaciones donde haya espacio para ellas.
Separa el precio de la estancia de los cargos por desayuno, cama supletoria y cuna. Identifica qué conceptos incluye la oferta seleccionada y cuáles requieren una solicitud o un pago en el alojamiento. El resumen de la reserva y la explicación de recepción deben describir las mismas condiciones.
Las plataformas pueden clasificar a los niños de forma diferente. Mantén las condiciones que promete el hotel al adaptarlas a los ajustes de edad de cada canal.
Configura las normas de edad y aplica las tarifas infantiles a las ofertas
Los nombres de los menús pueden variar según el tipo de alojamiento y la configuración de la cuenta. Los hoteles y alojamientos con varias unidades pueden ver una configuración guiada o controles independientes para las políticas y los planes de tarifas. Sigue la ruta que aparezca en tu cuenta y comprueba el resultado guardado.
- Selecciona el alojamiento correcto y abre Alojamiento > Configuración del alojamiento > Política de edad del alojamiento.
- Establece la edad mínima de los huéspedes y las definiciones de edad para bebés y niños disponibles en tu cuenta. Guarda la política.
- Si aparece una configuración guiada de tarifas infantiles, configura las franjas de edad y elige entre precios para todo el alojamiento o precios por plan de tarifas.
- Si tu cuenta utiliza la Configuración básica para niños, guarda allí las franjas de edad y las tarifas infantiles predeterminadas.
- Si utilizas la ruta independiente por plan de tarifas, abre Tarifas y disponibilidad > Planes de tarifas, selecciona el plan, activa Configuración avanzada y abre Tarifas infantiles. Aplica la configuración básica y revisa cualquier modificación específica de cada habitación.
- Guarda los cambios y vuelve a abrir cada oferta afectada para confirmar sus ajustes de tarifas infantiles.
Utiliza los controles disponibles para tu alojamiento. Si falta un campo, identifica la ruta de configuración de la cuenta antes de modificar tarifas de habitación que no estén relacionadas.
Comprueba los límites de edad y los planes a los que se aplican
Haz pruebas con la edad máxima de una franja y la mínima de la siguiente. Si la política pretende aplicar condiciones distintas a un niño pequeño y a uno mayor, esa diferencia debe reflejarse en la búsqueda y al finalizar la reserva. Registra las edades exactas utilizadas en las pruebas.
Revisa las ofertas con desayuno incluido, de solo alojamiento, reembolsables y no reembolsables, según corresponda. Una estancia gratuita en un plan no debería convertirse en una estancia de pago en otro sin que esa diferencia sea intencionada y visible. En la configuración guiada, un plan de tarifas sin precios infantiles puede tratar a los niños como adultos.
Si las tarifas de habitación para adultos se actualizan desde el Sistema de Gestión Hotelera y las normas para niños se gestionan en el portal, el personal debe saber qué sistema controla cada ajuste. El channel manager hotel de Smart Order conecta las actualizaciones de tarifas, inventario y reservas con el Sistema de Gestión Hotelera. Tras un cambio en la tarifa base, el equipo puede revisar el precio de venta para familias y mantener los controles de la política de niños de Agoda en consonancia con la oferta prevista.
Mantén las ventas de habitaciones y los registros de Recepción en consonancia
Conecta tus tarifas de habitación, disponibilidad y reservas para que las comprobaciones de reservas familiares partan de la misma información actualizada de las habitaciones.
Verifica la ocupación de las habitaciones y los límites de niños con estancia gratuita
Abre Alojamiento > Configuración de habitaciones, selecciona la habitación y revisa sus controles de ocupación. En las cuentas que muestran una pestaña Ocupación de la habitación, confirma que se admiten niños y revisa el límite de niños con estancia gratuita o el valor heredado del alojamiento. Guarda y vuelve a comprobar cualquier ajuste específico.
Cuando la configuración guiada muestre Ocupación base y Huéspedes adicionales permitidos, verifica la ocupación máxima resultante. Revisa los límites de adultos y niños si están activadas las combinaciones avanzadas. Establécelos según la distribución real de la habitación, no según un objetivo de número de reservas.
Los niños con estancia gratuita también necesitan espacio
Algunas cuentas incluyen un interruptor de Control de ocupación que determina si los niños con estancia gratuita cuentan dentro del límite de ocupación o se añaden a él. Comprueba cuidadosamente la capacidad resultante antes de guardar. No lo desactives solo para que la habitación aparezca en una búsqueda familiar.
Por ejemplo, una habitación que se vende para dos adultos y un niño debe quedar excluida de una búsqueda para dos adultos y dos niños si no puede alojar a esa familia. Una oferta con un precio correcto y un límite de huéspedes incorrecto sigue estando mal configurada.
Los ajustes específicos de cada habitación requieren su propia revisión
Una habitación doble y una suite familiar pueden compartir las mismas franjas de edad del alojamiento, pero admitir un número diferente de niños. Revisa la norma de la habitación después de cambiar un valor predeterminado del alojamiento. Decide si la habitación debe heredar ese valor o conservar un ajuste específico.
En una vivienda de una sola unidad, la configuración puede encontrarse en Alojamiento > Configuración de habitaciones > Información básica > Editar. Comprueba allí la ocupación máxima de la unidad, si admite niños y cuántos pueden alojarse gratis. No apliques un procedimiento de planes de tarifas de hotel a otro tipo de alojamiento sin revisar los controles disponibles.
Diferencia las camas existentes, las camas supletorias, el desayuno y las cunas
La estancia de un niño que utiliza las camas existentes y la de uno que necesita una cama supletoria son ofertas diferentes. Indica cuándo se requiere una cama supletoria, cuántas admite la habitación y qué cargo se aplica. Ajusta el inventario de camas supletorias disponibles a lo que recepción puede proporcionar realmente.
Comprueba el tipo de precio seleccionado antes de introducir un importe. Un cargo fijo y una tarifa infantil calculada como porcentaje pueden generar totales distintos cuando cambian las tarifas de adultos. Prueba el resultado en un día laborable habitual y en una fecha con precios más altos, en lugar de dar por hecho que el cargo permanece fijo.
Revisa el desayuno por separado. Un niño incluido en el precio de la habitación puede tener que pagar el desayuno, según la oferta. El personal no debe cobrar el desayuno dos veces si ya figura en el desglose de la reserva.
Gestiona la disponibilidad de cunas y sus precios como ajustes independientes. En la configuración guiada de instalaciones para niños, el cargo por la cuna no se aplica al reservar y el huésped debe solicitarla al realizar la Entrada. Explica claramente cómo se gestionan la solicitud y el pago en la política visible para los huéspedes y en las notas de relevo del personal.
Cuando las camas estén sujetas a solicitud, registra esa petición por separado de la reserva confirmada. Una reserva familiar no demuestra por sí sola que se haya asignado una cama supletoria o una cuna. El equipo que recibe a los huéspedes necesita conocer la composición confirmada del grupo y las camas que debe preparar.
Comprueba el precio para el huésped y el registro de llegada en el Sistema de Gestión Hotelera
Utiliza las mismas fechas, habitación, plan de tarifas, moneda y condiciones promocionales en todas las pruebas. De lo contrario, un descuento variable puede ocultar un error en las tarifas infantiles. Empieza con fechas que tengan habitaciones disponibles y sin restricciones de venta ajenas a la prueba.
- Haz una búsqueda solo para adultos para establecer la oferta y el precio base.
- Añade un niño con la edad mínima y la máxima de cada franja de edad configurada.
- Prueba con una familia que alcance la ocupación máxima permitida y con otra que la supere en una persona.
- Compara las ofertas de solo alojamiento y con desayuno, incluidos los textos sobre camas supletorias y cunas.
- Cuando corresponda, utiliza una reserva de prueba autorizada y comprueba después el número de huéspedes, el tipo de habitación, el total y los cargos incluidos en el Sistema de Gestión Hotelera.
Las búsquedas como huésped y la revisión del proceso de reserva permiten comprobar los resultados de precios y capacidad. Acuerda las condiciones de cancelación y conciliación antes de realizar una reserva de prueba que implique un pago.
Cuando llegue una reserva, compara la confirmación de Agoda con el registro de la reserva en el Sistema de Gestión Hotelera. Si se facilitan las edades de los niños, verifícalas. Si solo se indica el número de huéspedes, conserva la información de edad confirmada en el registro de huéspedes autorizado, sin inventarla.
Distingue los cargos incluidos por niños y camas de los importes que deben pagarse en el alojamiento. El total de una reserva puede incluir ya la tarifa infantil aunque el Sistema de Gestión Hotelera no muestre una línea independiente con ese nombre. Comprueba el desglose antes de añadir otro cargo.
Una familia no encuentra la habitación
Comprueba si esa habitación admite niños, las edades aceptadas, la ocupación y el número de habitaciones disponibles. Después, prueba el plan de tarifas. Cambiar las tarifas de adultos no solucionará una configuración de habitación que excluya a la familia de la búsqueda.
El precio sube a una edad inesperada
Revisa el límite de la franja de edad, los ajustes de tarifas infantiles y su aplicación al plan seleccionado. Corrige la norma concreta, guárdala y repite la misma búsqueda. Mantén las condiciones de la prueba para poder comparar el resultado.
Recepción espera cobrar un cargo que no aparece en la reserva
Comprueba si la oferta incluye el cargo, lo establece como pagadero en el alojamiento o contempla el uso de las camas existentes. Revisa las condiciones prometidas al realizar esa reserva antes de pedir al huésped un pago adicional.
Para revisiones posteriores, conserva los importes confirmados de las reservas y los cobros reales en Informes y Análisis del hotel. Vuelve a probar las ofertas afectadas después de añadir una habitación, copiar un plan de tarifas, cambiar una norma de edad o modificar la disposición de las camas.
Preguntas frecuentes
¿Pueden variar los límites de niños con estancia gratuita según el tipo de habitación?
Sí. Revisa el número de niños con estancia gratuita permitido en cada habitación o el valor heredado del alojamiento. Mantén la capacidad física de la habitación en consonancia con la oferta.
¿Un niño con estancia gratuita recibe automáticamente una cama supletoria?
No. Las camas existentes, las camas supletorias y las cunas requieren normas independientes. Explica qué incluye la reserva seleccionada y qué debe solicitarse.
¿Cambiar la política del alojamiento actualizará todos los planes de tarifas?
Comprueba los ajustes guardados de los planes y cualquier configuración específica de las habitaciones. Un valor predeterminado del alojamiento no garantiza por sí solo que todas las ofertas tengan la tarifa infantil prevista.
¿La sincronización habitual de tarifas del Sistema de Gestión Hotelera sustituye la configuración de la política de niños?
Las actualizaciones de tarifas base e inventario no demuestran que hayan cambiado las normas de edad, las tarifas infantiles o las políticas sobre camas. Verifica los ajustes correspondientes del portal y la oferta familiar resultante.
¿Deben aplicarse las nuevas normas para niños a las reservas existentes?
Revisa la política y el precio confirmados al realizar la reserva. Resuelve las discrepancias según esa oferta acordada, en lugar de aplicar automáticamente la configuración actual.
