1. Abre la reserva en Booking.com e identifica exactamente qué ha cambiado.
2. Busca la reserva original en el Sistema de Gestión Hotelera mediante el número de confirmación.
3. Protege el inventario si han cambiado las fechas, el tipo o la cantidad de habitaciones o el estado.
4. Actualiza la reserva original en lugar de crear una segunda reserva.
5. Confirma que el Sistema de Gestión Hotelera, Booking.com, las instrucciones de pago y la cantidad de habitaciones coincidan.
Cuando una modificación de reserva de Booking.com no se sincroniza, puede ser más difícil de detectar que una reserva nueva que no ha llegado. La reserva original ya existe en el Sistema de Gestión Hotelera, por lo que el personal puede dar por hecho que sigue siendo correcta, aunque el huésped haya cambiado las fechas, el tipo de habitación, el número de huéspedes, el precio, los datos de pago o el estado de cancelación.
La primera tarea no es reparar la conexión. Es comparar la reserva más reciente de Booking.com con el registro existente en el Sistema de Gestión Hotelera y proteger al hotel frente a una cantidad incorrecta de habitaciones, una fecha de llegada equivocada o un error de cobro.
Primero, identifica exactamente qué ha cambiado
Abre la reserva en la Extranet de Booking.com y anota el estado actual y la hora de la última modificación. Después, compárala con la reserva del Sistema de Gestión Hotelera utilizando el mismo número de confirmación.
Comprueba las fechas de llegada y salida, la cantidad y el tipo de habitaciones, el número y el nombre de los huéspedes, el plan tarifario, el precio total, las condiciones de cancelación, las solicitudes especiales y las instrucciones de pago. No des por hecho que la modificación solo afectó al elemento mencionado por el huésped.
Si Booking.com muestra la reserva como cancelada, trata ese estado como urgente. El Sistema de Gestión Hotelera podría seguir bloqueando la habitación, mostrando al huésped en la lista de llegadas o esperando el pago.
Si aumentaron las fechas o la cantidad de habitaciones, comprueba si el hotel todavía puede atender la estancia modificada antes de aceptar cualquier cambio manual en el Sistema de Gestión Hotelera. Contacta con el responsable si no hay disponibilidad para las nuevas fechas.
Protege las habitaciones y la atención al huésped
El impacto sobre las habitaciones depende del cambio.
Si se amplía la estancia, reserva las noches adicionales si están disponibles. Si se acorta, no liberes las noches sobrantes hasta confirmar el registro de Booking.com y corregir la reserva en el Sistema de Gestión Hotelera. Si cambia el tipo de habitación, protege la nueva antes de liberar la anterior.
En caso de cancelación, confirma si se canceló la reserva completa o solo una habitación. Las reservas de varias habitaciones pueden modificarse parcialmente; cancelar todo el registro del Sistema de Gestión Hotelera liberaría demasiado inventario.
Informa a Recepción de cuál es la versión vigente. Añade una nota breve con el número de confirmación de Booking.com, la hora de modificación, los campos afectados y el empleado que gestiona la incidencia. Así evitarás que otro turno restaure las fechas anteriores o cobre un importe incorrecto.
El sistema de reservas hotel de Smart Order ayuda a los hoteles a mantener visibles en un solo lugar los cambios de reservas, las tareas de pago y el seguimiento entre turnos.
Mantén visibles los cambios de reservas entre turnos
Utiliza Smart Order para gestionar reservas, el estado de las habitaciones y el seguimiento de Recepción con menos traspasos manuales.
Comprueba estos siete puntos antes de realizar un cambio manual
- Utiliza el número de confirmación. Asegúrate de que la reserva de Booking.com y la del Sistema de Gestión Hotelera sean la misma, especialmente cuando un huésped tenga varias estancias.
- Comprueba la hora de la última modificación. Es posible que el personal esté comparando el Sistema de Gestión Hotelera con un correo electrónico antiguo y no con el registro actual de la Extranet.
- Busca en la bandeja de entrada del alojamiento. Booking.com puede enviar un correo electrónico alternativo cuando un sistema conectado no recibe una modificación o cancelación.
- Comprueba el registro completo del Sistema de Gestión Hotelera. Una nota o un estado puede haber cambiado aunque la pantalla principal de llegadas siga mostrando las fechas anteriores.
- Revisa las alertas recientes del canal. Busca una conexión pausada, una actualización fallida, una habitación desconocida o un problema con el plan tarifario.
- Confirma la conexión de la habitación y del plan tarifario. Una modificación puede trasladar al huésped a un producto que no está vinculado correctamente en el Sistema de Gestión Hotelera.
- Comprueba si otro empleado ya realizó la actualización. Revisa el historial de la reserva y las notas de los turnos antes de repetir el cambio.
Los responsables del hotel solo necesitan una respuesta clara del proveedor del Sistema de Gestión Hotelera: ¿se recibió la modificación?, ¿se aplicó a la reserva original? y, si no fue así, ¿qué lo impidió?
Actualiza de forma segura la reserva original del Sistema de Gestión Hotelera
Utiliza primero la opción de recuperación compatible con el Sistema de Gestión Hotelera o el Gestor de Canales. Recuperar una modificación es más fiable que editarla manualmente porque mantiene la conexión con el número de confirmación original de Booking.com.
Si la recuperación no es posible y la estancia necesita una corrección inmediata, actualiza la reserva existente en el Sistema de Gestión Hotelera en lugar de crear una nueva. Registra el valor anterior, el nuevo, la hora de modificación y la fuente.
Para un cambio de fechas, ajusta tanto la llegada como la salida y confirma el número correcto de noches. Para un cambio de habitación, asigna el tipo previsto y revisa la Disponibilidad de ambos productos. Para un cambio en el número de huéspedes, comprueba los límites de ocupación, los cargos por persona adicional y los cálculos de desayuno o impuestos.
Para un cambio de precio, copia desde Booking.com el total y el desglose más recientes de la reserva, conforme al procedimiento contable del hotel. No cambies únicamente la tarifa por noche si la modificación también afectó a impuestos, cargos, descuentos o al número de huéspedes.
Para un cambio por cancelación o no presentación, comprueba el cargo aplicable y quién es responsable del pago antes de ajustar la cuenta. No reembolses directamente al huésped si Booking.com cobró el pago, salvo que las instrucciones de la reserva indiquen que el alojamiento es responsable.
Nunca copies los datos completos de una tarjeta de pago en notas generales ni capturas de pantalla.
Problemas habituales con las modificaciones
Booking.com muestra fechas nuevas, pero el Sistema de Gestión Hotelera muestra la estancia anterior
Comprueba si hay Disponibilidad para las nuevas fechas y bloquéalas temporalmente. Después, recupera o actualiza manualmente la reserva original. Confirma que las noches anteriores solo se liberen una vez.
El Sistema de Gestión Hotelera muestra la modificación como una segunda reserva
No elimines una copia sin más. Compara los números de confirmación, la cantidad de habitaciones, los registros de pago y el historial de reservas. Conserva el registro que siga vinculado con Booking.com y después combina o cierra el duplicado según el procedimiento del Sistema de Gestión Hotelera.
La habitación cambió, pero el precio no
Compara la habitación, el plan tarifario y el total actuales de Booking.com. La nueva habitación puede tener un precio, una ocupación, un impuesto o una condición de cancelación diferentes. Corrige la reserva completa, no solo el nombre de la habitación.
La reserva se canceló, pero el Sistema de Gestión Hotelera sigue mostrando una llegada
Evita una Entrada incorrecta y revisa si corresponde aplicar un cargo de cancelación. Libera el inventario únicamente después de confirmar cuántas habitaciones se cancelaron y si la cancelación es definitiva.
El Sistema de Gestión Hotelera cambió las fechas, pero no el importe del pago
Utiliza el importe y las instrucciones de pago más recientes de Booking.com. Acortar o ampliar una estancia puede cambiar lo que debe el huésped, lo que cobró Booking.com o el importe disponible mediante una tarjeta virtual.
El personal recibe varios correos electrónicos de modificación
Utiliza la reserva vigente más reciente de la Extranet. Aplica los cambios en orden cronológico solo cuando el proveedor del Sistema de Gestión Hotelera los necesite para recuperarlos; no reconstruyas la reserva final a partir de fragmentos de correos electrónicos.
Verifica el resultado desde la perspectiva del propietario
El Sistema de Gestión Hotelera y Booking.com deben coincidir en los campos que afectan a las operaciones y al dinero: estado, llegada, salida, cantidad y tipo de habitaciones, número de huéspedes, plan tarifario, total y responsabilidad del pago.
Comprueba que la Disponibilidad haya cambiado en la cantidad correcta tanto en las fechas anteriores como en las nuevas. Si una habitación se trasladó del viernes al sábado, el viernes debe liberarse una sola vez y el sábado debe reducirse una sola vez.
Confirma que la reserva aparezca en la lista de llegadas y en el plan de Servicios de Habitación correctos. Revisa cualquier mensaje automatizado al huésped para evitar que reciba fechas de Entrada antiguas o un aviso de cancelación después de una modificación válida.
Las directrices de Booking.com sobre reservas confirman que las modificaciones y cancelaciones se gestionan como cambios de una reserva existente, mientras que los cambios no recibidos pueden generar un correo electrónico alternativo al alojamiento. Por tanto, el hotel debe conservar el número de confirmación original durante todo el proceso de recuperación.
Cuándo escalar la incidencia
Contacta con el proveedor del Sistema de Gestión Hotelera o del Gestor de Canales cuando la Extranet muestre un cambio confirmado, pero el Sistema de Gestión Hotelera no pueda recuperarlo; cuando la misma reserva vuelva repetidamente al valor anterior; o cuando el cambio haya creado un duplicado.
Facilita el alojamiento, el número de confirmación, los datos originales, los datos más recientes, la hora de modificación, la habitación y el plan tarifario afectados, además de capturas de pantalla de ambos sistemas. Indica si actualmente son incorrectos el inventario, el pago, los mensajes al huésped o los Servicios de Habitación.
Pregunta si el proveedor recuperará el cambio que falta. Si el hotel ya corrigió la reserva manualmente, indícalo claramente para que el equipo de soporte no aplique el mismo cambio una segunda vez.
Evita que se pierdan modificaciones
Compara los cambios de Booking.com con el Sistema de Gestión Hotelera durante cada cambio de turno, no solo las reservas nuevas. Da máxima prioridad a las cancelaciones, las ampliaciones de fechas, los cambios de habitación y las llegadas del mismo día.
Revisa diariamente la bandeja de entrada de notificaciones del alojamiento. Mantén actualizadas las conexiones de habitaciones y planes tarifarios cada vez que se cambie el nombre de un producto o se añada uno nuevo. Forma al personal para que edite la reserva original del Sistema de Gestión Hotelera y conserve el número de confirmación de Booking.com.
El channel manager hotel de Smart Order ayuda a los equipos hoteleros a gestionar en un único flujo de trabajo la actividad de las reservas conectadas y la Disponibilidad de habitaciones.
Haz que los cambios de reservas sean más fáciles de seguir
Gestiona conjuntamente las reservas, los canales conectados y el seguimiento operativo con Smart Order.
Preguntas frecuentes
¿Debe el hotel crear una nueva reserva en el Sistema de Gestión Hotelera para la estancia modificada?
No. Siempre que sea posible, recupera o actualiza la reserva original. Una segunda reserva puede reducir el inventario dos veces y separar el pago de la reserva.
¿En qué versión de Booking.com debe confiar el personal?
Utiliza la reserva actual que aparece en la Extranet, no un correo electrónico antiguo ni una captura de pantalla del huésped.
¿Puede llegar una modificación después de la Entrada?
Sí. Una estancia puede acortarse o modificarse de otro modo después de la llegada. Compara el registro actual de Booking.com con la cuenta del huésped antes de cambiar los cargos.
¿Qué ocurre si la modificación traslada al huésped a fechas sin disponibilidad?
Protege cualquier habitación disponible y escala la situación inmediatamente al responsable. No prometas un cambio de habitación hasta que el hotel confirme que puede atender la estancia actualizada.
¿Cuándo se considera resuelta la incidencia?
Cuando la reserva original aparece una sola vez, todos los datos actuales coinciden con Booking.com, el inventario es correcto en las fechas anteriores y nuevas, y las comunicaciones con el huésped y las tareas de pago utilizan la estancia actualizada.
