1. Un motor de reservas directas puede compensar las tarifas del PMS cuando las reservas pasan de las OTA que cobran comisiones al sitio web del hotel.
2. Calcula la comisión neta evitada después de restar las tarifas de pago, los descuentos por reserva directa, el marketing y los cargos del motor de reservas.
3. La métrica útil es el coste efectivo del PMS: coste total del software menos el ahorro neto verificado de las reservas directas transferidas.
El precio en un presupuesto de PMS hotel no siempre es su coste económico real. Si el paquete incluye un motor de reservas directas que convierte reservas que el hotel de otro modo recibiría a través de una agencia de viajes en línea (OTA), los ahorros en comisiones pueden compensar una parte o la totalidad de la tarifa del software.
Eso no significa que el Sistema de Gestión Hotelera (PMS) sea gratuito. Las reservas directas aún tienen costes operativos, de pago, marketing, sitio web y descuentos. El cálculo solo funciona cuando un hotel separa el cambio real de canal de las reservas que ya habrían llegado directamente.
El motor de reservas directas por lo tanto, plantea la siguiente pregunta sobre el ahorro de costes del PMS: ¿cuánto coste de distribución verificado elimina el sistema conectado después de todos los nuevos gastos del canal directo?
Comienza con el Coste Total del PMS
Usa el coste tecnológico mensual completo, no el precio base del PMS. Incluye la suscripción al PMS, el complemento del motor de reservas, el channel manager hotel, las tarifas de configuración asignadas a lo largo del período del contrato esperado, los niveles de soporte, las integraciones necesarias y los cargos de software por reserva.
La pasarela de pagos para hoteles debe ser rastreada, pero no asumas automáticamente que la tarifa completa de la tarjeta es un coste del motor de reservas. Los modelos de pago de las OTA difieren, así que compara el coste de pago incremental para el flujo de canal específico.
Incluye un nuevo sitio web del hotel o un rediseño importante cuando sea necesario para usar el motor. Distribuye el trabajo puntual a lo largo de un período razonable.
Esto da como resultado el coste bruto del software. Es la cifra que los ahorros en comisiones deben compensar antes de que el sistema reduzca el gasto tecnológico efectivo del hotel.
Calcula la Comisión Evitada por Reserva Transferida
El valor básico de una reserva transferida es sencillo:
Comisión evitada = ingresos elegibles de la habitación × tasa de comisión de la OTA
Supongamos que una reserva de dos noches tiene 300 $ en ingresos elegibles de la habitación y la comisión de la OTA comparable es del 18 %. Trasladar esa reserva de la OTA al sitio web del hotel evita 54 $ en comisiones.
Pero 54 $ aún no es el ahorro neto. Resta los costes que existen porque la reserva ahora es directa:
Ahorro neto por reserva transferida = comisión evitada − coste de pago directo − incentivo directo − tarifa variable del motor de reservas − coste incremental de marketing
Si el procesamiento de pagos cuesta 9 $, el huésped recibe un descuento de reserva directa de 15 $ y el motor no cobra tarifa variable, el ahorro neto es de 30 $. Esos 30 $ pueden compensar el coste mensual del PMS y del motor de reservas.
Usa los ingresos comisionables elegibles en lugar del total completo del huésped. Los impuestos, las tarifas obligatorias y los extras pueden recibir un tratamiento de comisión diferente según el acuerdo de la OTA del hotel.
Cuenta Solo las Reservas que el Motor Realmente Transfirió
La atribución es donde se inflan muchos cálculos de retorno de inversión. Una reserva telefónica de una cuenta corporativa fiel podría haberse reservado directamente antes de que existiera el motor. Trasladarla a un proceso de pago online mejora las operaciones, pero no evita necesariamente una nueva comisión de la OTA.
Cuenta una reserva como cambio de canal cuando exista evidencia razonable de que el huésped habría usado una OTA de otro modo. Algunos indicadores útiles incluyen una reserva previa en una OTA por el mismo huésped, un visitante de búsqueda de marca que comparó una tarifa de la OTA antes de reservar directamente, una campaña post-estancia a un huésped captado por una OTA, o un clic rastreado en un metabuscador que finalizó en el sitio web del hotel.
Mantén separados tres grupos:
- Reservas directas transferidas: probablemente reemplazaron una reserva de la OTA y pueden generar ahorros en comisiones.
- Demanda directa existente: probablemente habría reservado con el hotel de todos modos.
- Demanda incremental: ocurrió porque el motor de reservas, oferta o campaña generó una reserva que de otro modo no existiría.
La demanda directa existente sigue beneficiándose de la automatización y de mejores datos de los huéspedes, mientras que la demanda incremental añade margen de contribución. Ninguna de las dos debería multiplicarse a la ligera por la tasa de comisión de una OTA.
Encuentra el Volumen de Reservas de Punto de Equilibrio
Una vez que se conoce el ahorro neto por reserva transferida, calcula cuántas reservas deben pasar a ser directas para cubrir el software.
Punto de equilibrio de reservas transferidas = coste mensual del PMS y del motor de reservas ÷ ahorro neto por reserva transferida
Considera un hotel de 20 habitaciones que paga 100 $ al mes por un paquete de PMS que incluye su motor de reservas. Si cada reserva transferida verificada ahorra 30 $ después de pagos, incentivos y marketing, el hotel necesita 3,34 reservas para alcanzar el punto de equilibrio. Dado que es imposible tener una reserva parcial, el objetivo operativo es de cuatro reservas transferidas al mes.
Con cuatro reservas, 120 $ en ahorros netos en comisiones compensan la suscripción de 100 $ y dejan 20 $. Con diez reservas, el mismo precio fijo de software se compensa con 300 $ en ahorros, dejando 200 $ tras cubrir la suscripción.
Si el motor de reservas es un complemento de 60 $ para un PMS de 100 $, usa 160 $ como coste. Si además cobra un 2 % de los ingresos directos, resta esa tarifa variable antes de calcular el volumen del punto de equilibrio.
Un motor de reservas para hoteles conectado debe enviar la reserva directa al PMS, reducir la disponibilidad y mostrar el origen de la reserva en los informes. Sin ese flujo de datos, el hotel no puede demostrar qué ahorros pertenecen al canal directo.
Mide el PMS frente a los Ahorros Netos en Comisiones
Smart Order conecta las reservas directas, el inventario del PMS y los informes de canales para que el hotel pueda comparar el coste fijo del software con la comisión evitada en las reservas directas verificadas.
Descubre Cómo el Cálculo Cambia el Precio del PMS
Los hoteles suelen comparar los presupuestos de software como gastos: un PMS cuesta 80 $ al mes, otro cuesta 140 $ y la cifra más baja parece más barata.
Esa comparación cambia cuando el paquete más completo incluye un motor de reservas directas eficaz. Supongamos que el PMS de 80 $ requiere un motor independiente de 70 $, mientras que el PMS de 140 $ ya lo incluye. La primera pila cuesta 150 $ antes de las tarifas de integración o por reserva. El PMS aparentemente más caro es, en realidad, 10 $ más barato.
Ahora supongamos que el motor incluido ayuda a transferir cinco reservas al mes, generando cada una 30 $ en ahorros netos en comisiones. El coste mensual efectivo se convierte en:
Coste de software de 140 $ − 150 $ en ahorros netos verificados = −10 $ de coste efectivo
El resultado negativo significa que el ahorro de distribución medido supera la tarifa tecnológica en 10 $ para ese mes.
Aplica el mismo método a todos los presupuestos. Un PMS barato sin vía directa puede mantener una factura de comisiones de OTA más alta. Una plataforma cara con baja conversión web podría no generar nunca suficientes reservas transferidas para justificar su coste. Las características solo tienen valor económico cuando el hotel puede conectarlas con el comportamiento real de reservas.
Incluye los Costes que las Afirmaciones de Reservas Directas Suelen Ignorar
Directa no significa sin coste. Un caso de negocio creíble incluye todos los gastos materiales necesarios para adquirir y procesar la reserva.
Las tarifas de pago suelen ser inevitables. Los descuentos o beneficios directos tienen un coste incluso cuando mejoran la conversión. Las búsquedas de pago, las herramientas de correo electrónico, el contenido y el soporte de agencias también forman parte del cálculo de adquisición.
Suma el tiempo del personal cuando el motor no está completamente conectado. Volver a introducir reservas manualmente, actualizar la disponibilidad, conciliar pagos o corregir correos electrónicos de confirmación reduce el ahorro. La integración es parte del modelo financiero porque determina si el volumen directo añade trabajo.
Verifica también si el motor de reservas cobra un porcentaje, un recargo mensual fijo, una tarifa por reserva o un recargo de pago. Una etiqueta de «sin comisiones» todavía puede ir acompañada de otros cargos por transacción.
La comparación adecuada es el coste neto de adquisición por canal, no «comisión de la OTA frente a cero».
Haz un Seguimiento Mensual del Coste Efectivo del PMS
Usa el PMS y los informes y análisis de canales para monitorizar los ingresos de la habitación por origen, valor de la reserva, duración de la estancia, cancelaciones, descuentos y coste de adquisición. Mantén la fórmula constante para que los cambios mes a mes reflejen el rendimiento en lugar de una nueva regla de atribución.
El cálculo mensual es:
Coste efectivo del PMS = coste total de la pila del PMS − ahorros netos verificados de las reservas directas transferidas
Monitoriza la cuota de reservas directas como contexto, pero no la uses de forma aislada. Un mayor porcentaje directo puede ser el resultado de una demanda débil en las OTA en lugar de una mayor conversión directa. El ahorro neto, el volumen de reservas y los ingresos totales deben moverse a la par.
Revisa por segmento de huésped. Los huéspedes habituales y los visitantes que buscan por marca suelen requerir menos gasto de adquisición que los huéspedes contactados a través de campañas de pago.
El flujo de datos del PMS debe ser visible: un huésped reserva en el sitio web del hotel, la reserva ingresa al PMS, la disponibilidad se cierra en los canales conectados y el origen de la reserva y los ingresos aparecen en los informes. Esa es la cadena de evidencias que respalda el cálculo de compensación de costes.
Mejora los Ahorros sin Prescindir de las OTA
El objetivo no es eliminar las OTA. Proporcionan visibilidad, alcance internacional, demanda en períodos de baja ocupación y reservas de huéspedes que quizás no conozcan el hotel.
Utiliza el motor directo donde el hotel tenga un acceso eficiente al huésped. Anima a los visitantes habituales a volver a través de la web del hotel. Haz que el tráfico de búsqueda de marca sea fácil de convertir. Ofrece un beneficio directo que cueste menos que la comisión que reemplaza.
Mantén la precisión de la tarifa de habitación y la disponibilidad en ambas vías. Un sitio directo que muestra un inventario desactualizado o un precio total confuso devuelve al huésped a la OTA y desperdicia el gasto de adquisición.
Trata a las OTA como distribución de pago y al motor de reservas como tu propia infraestructura de conversión. La mezcla de canales debe guiarse por la contribución neta, no por un objetivo de todo o nada.
Preguntas Frecuentes sobre el Ahorro de Costes del PMS con un Motor de Reservas Directas
¿Cuántas reservas directas se necesitan para pagar un PMS?
Divide el coste mensual completo del PMS y del motor de reservas entre el ahorro neto por reserva transferida. Si el conjunto cuesta 100 $ y cada reserva transferida ahorra 30 $ después de los costes del canal directo, se necesitan cuatro reservas para superar el punto de equilibrio.
¿Deberían contar todas las reservas directas como ahorros en comisiones de OTA?
No. Cuenta los ahorros en comisiones solo cuando sea probable que la reserva directa reemplazara una reserva de OTA. La demanda directa existente, corporativa, telefónica, de clientes sin reserva previa y clientes leales puede beneficiarse de la automatización, pero no debería recibir automáticamente el valor de una comisión evitada.
¿Qué costes deben deducirse de los ahorros por reservas directas?
Deduce el procesamiento incremental de pagos, los descuentos o beneficios por reserva directa, las tarifas variables del motor, el gasto en marketing, los costes del sitio web y el trabajo operativo adicional. Utiliza el acuerdo real con la OTA del hotel y su flujo de pago.
¿Un motor de reservas incluido es siempre más barato que un complemento?
No automáticamente. Compara la suscripción total, la implementación, los cargos por transacción, el rendimiento de conversión, la calidad de la integración y el soporte. Un motor incluido tiene ventaja cuando elimina una tarifa adicional y comparte el inventario en vivo y los informes con el PMS.
Juzga el Coste del PMS Después de los Ahorros de Distribución
Un PMS hotel con un motor de reservas directas cambia la ecuación de costes porque parte de la suscripción se puede recuperar mediante un menor gasto de adquisición. La medida correcta no son los ingresos directos totales ni la comisión bruta de la OTA. Son los ahorros netos verificados de reservas que genuinamente se transfirieron al sitio web del hotel.
Calcula el coste total del software, el ahorro neto por reserva transferida y el volumen de punto de equilibrio. Luego haz un seguimiento de estas mismas cifras mensualmente a través de informes y análisis de canales y reservas conectados.
Cuando las pruebas son claras, los propietarios de hoteles pueden ver si el motor de reservas simplemente añade otra tarifa o convierte el PMS en un sistema de distribución de menor coste.
