Expedia Collect vs. Hotel Collect: cómo conciliar cada reserva

La conciliación de Expedia Collect y Hotel Collect comienza con una pregunta: ¿quién cobra al viajero por la reserva? Con Expedia Collect, Expedia recibe el pago de la reserva y el establecimiento recibe posteriormente el importe que le corresponde. Con Hotel Collect, el establecimiento cobra al viajero y después contabiliza la comisión de Expedia.

Estos modelos generan distintas cuentas por cobrar, pruebas de pago, responsabilidades sobre los reembolsos y asientos contables. Mezclarlos provoca duplicidades de efectivo, comisiones impagadas, ingresos incorrectos o una falsa insuficiencia en el pago recibido.

Identifique el modelo de pago de la reserva

Abra la reserva actual en Partner Central o en el Sistema de Gestión Hotelera conectado y registre las instrucciones de pago o remesa. No clasifique la reserva basándose en las palabras del huésped, el nombre mostrado del plan de tarifas ni otra reserva del mismo establecimiento.

El entorno de conectividad de Expedia puede mantener productos de comerciante y de agencia distintos para la misma habitación y tarifa. El modelo de productos de Expedia diferencia las tarifas de comerciante utilizadas para Expedia Collect de las tarifas de agencia utilizadas para Hotel Collect. Utilice como referencia las instrucciones de la reserva y el ID real del producto.

En algunos materiales técnicos, Hotel Collect se denomina Property Collect. A efectos de la conciliación hotelera, ambas denominaciones significan que el establecimiento es responsable de cobrar al huésped el pago correspondiente. Registre la denominación exacta mostrada en la reserva para que el equipo financiero y Recepción utilicen la misma terminología.

Registre el itinerario o ID de reserva de Expedia, el número de confirmación del hotel, el modelo de pago, las fechas de estancia, el estado final, el importe del alojamiento, los impuestos y cargos, el total del huésped, la cuenta por cobrar del establecimiento o el importe cobrable al huésped, la comisión, la moneda, el instrumento de pago y todos los ajustes posteriores.

Concilie una reserva de Expedia Collect

Expedia Collect genera una cuenta por cobrar a Expedia, en lugar de una cuenta por cobrar al huésped, por el importe prepagado del alojamiento. El establecimiento puede recibir los fondos mediante una tarjeta virtual de Expedia, una transferencia bancaria u otro método configurado para la cuenta.

1. Confirme que la reserva corresponde a Expedia Collect y guarde las instrucciones de pago más recientes.
2. Reconstruya el importe final del alojamiento a partir de las noches, tarifas, ocupación y conceptos incluidos.
3. Separe los impuestos y cargos según la parte que los cobre y liquide.
4. Registre el importe pagadero al establecimiento indicado en la reserva; no dé por hecho que coincide con el total del huésped.
5. Aplique cualquier modificación, cancelación, reembolso, ausencia o ajuste posterior a la estancia que haya sido aprobado.
6. Coteje el importe resultante con la autorización de la tarjeta virtual, la línea de remesa o la referencia del pago.
7. Coteje ese registro de pago con la transacción del procesador o del banco.
8. Contabilice las diferencias de cambio y los cargos de pago por separado de los ingresos por habitación y la comisión.

En el caso de una tarjeta virtual, registre el importe admisible, la fecha o condición de activación, la caducidad y la moneda mediante un proceso que cumpla la normativa PCI. Nunca guarde el número completo de la tarjeta ni el código de seguridad en una hoja general de conciliación.

Algunos establecimientos reciben una reserva actualizada de Expedia Collect que muestra el importe total pagado por el viajero e identifica por separado lo que el establecimiento debe cobrar a Expedia o devolver. No considere el total mostrado como el importe de la tarjeta o del pago. Concilie el importe explícito del establecimiento y las instrucciones de remesa vigentes.

La Solución de Pagos de Smart Order ayuda a los hoteles a mantener conectados el estado de pago de las reservas y las tareas operativas de cobro, sin depender de una hoja de cálculo desprotegida.

Concilie una reserva de Hotel Collect

Hotel Collect genera una cuenta por cobrar al huésped y una obligación separada por la comisión de Expedia. El establecimiento es responsable de cobrar al huésped de acuerdo con las condiciones de pago y cancelación de la reserva.

1. Confirme que la reserva corresponde a Hotel Collect e identifique la moneda de facturación.
2. Coteje las condiciones finales de habitación, impuestos, cargos, depósito y cancelación con el folio del Sistema de Gestión Hotelera.
3. Registre en la reserva cada pago, preautorización, depósito, reembolso o contracargo del huésped.
4. Confirme después de la Salida el importe final consumido, cancelado o correspondiente a una ausencia.
5. Calcule la comisión utilizando la tarifa contratada y la base comisionable correcta.
6. Coteje la comisión con la factura, remesa o estado de cuenta de Expedia.
7. Contabilice el efectivo del huésped en el folio y la comisión de Expedia en la obligación del canal.
8. Investigue por separado cualquier saldo pendiente del huésped y cualquier diferencia en la comisión.

Una preautorización no constituye ingresos ni efectivo. Un depósito solo forma parte de la liquidación cuando se captura y aplica conforme a las condiciones de la reserva. Si el establecimiento valida la tarjeta mediante un cargo simbólico, reembolse o aplique ese importe de forma coherente para evitar cobrar dos veces al huésped durante la Salida.

El modelo de pago Property Collect puede incluir depósitos, cargos no reembolsables, cargos por ausencia y penalizaciones por cancelación tardía. Utilice el calendario específico y la moneda de facturación de la reserva, en lugar de aplicar una suposición general para todo el establecimiento.

Separe los ingresos, la comisión, los impuestos y el efectivo

No registre el pago de Expedia Collect ni el pago del huésped de Hotel Collect como única cifra de ingresos. El movimiento de efectivo y los ingresos de la estancia son hechos contables distintos.

Para Expedia Collect, el hotel normalmente necesita asientos separados para los ingresos por habitación, las obligaciones fiscales, la cuenta por cobrar a Expedia, cualquier comisión o deducción comercial y la posterior liquidación en efectivo o mediante tarjeta. Para Hotel Collect, registre la cuenta por cobrar y el pago del huésped y, después, reconozca por separado la obligación o el gasto por la comisión de Expedia.

Utilice este control para cualquiera de los dos modelos:

Resultado esperado del establecimiento = ingresos finales por alojamiento más impuestos y cargos pagaderos al establecimiento menos la comisión y las deducciones aprobadas

Este resultado aún puede no coincidir con el importe bancario. La conversión de moneda, las comisiones comerciales, los gastos de transferencia, los contracargos y los plazos de procesamiento por lotes deben registrarse en cuentas transitorias separadas.

Si el Sistema de Gestión Hotelera solo almacena un importe neto de Expedia Collect, conserve suficiente información para reconstruir los ingresos brutos de la estancia y las deducciones destinadas a los informes de ADR, impuestos y rentabilidad del canal. Si el Sistema de Gestión Hotelera almacena el importe bruto del huésped, no dé por hecho que todo corresponde al hotel.

Gestione modificaciones, cancelaciones y ausencias

Utilice el evento más reciente de la reserva y conserve la versión anterior. Una estancia acortada, un cambio de tarifa, la exención de una penalización, una cancelación cobrada, una ausencia o un reembolso posterior a la estancia pueden modificar en distintos momentos el pago, el saldo del huésped, la comisión o la factura.

Para Expedia Collect, confirme si el cambio actualiza el importe pagadero, la tarjeta virtual o un ajuste posterior. No reembolse directamente al huésped a menos que las instrucciones de pago atribuyan al establecimiento la responsabilidad de efectuar dicho reembolso.

Para Hotel Collect, ajuste el folio y el cobro del huésped de acuerdo con las condiciones de la reserva. Después, confirme si el importe realmente cobrado sigue siendo comisionable. Una penalización de cancelación exenta no debe considerarse un ingreso cobrado solo porque la política original permitiera realizar el cargo.

Coteje siempre la fecha y hora del cambio con la fecha límite de facturación o remesa. El importe original y su corrección pueden aparecer en periodos distintos.

Diagnostique las diferencias habituales de conciliación

El importe de una tarjeta de Expedia Collect es inferior al total del huésped. Compruebe el importe explícito pagadero al establecimiento, el tratamiento de la comisión, los impuestos o cargos cobrados por otra parte, los descuentos financiados por la plataforma, los reembolsos y cualquier instrucción de remesa actualizada.

Una tarjeta de Expedia Collect es rechazada. Verifique el momento de activación, el importe admisible, la moneda, la caducidad, la categoría del comercio, los cargos parciales anteriores y si el último ajuste de la reserva modificó el valor autorizado. No vuelva a intentar cobrar importes superiores al saldo disponible.

Una reserva de Hotel Collect no tiene registrado el pago del huésped. Compruebe si la estancia es futura, si la tarifa se paga en el establecimiento, si había un depósito pendiente, si la tarjeta no es válida o si Recepción no capturó el pago. Se trata de una cuenta por cobrar al huésped, no de un pago de Expedia ausente.

La comisión es superior a la esperada. Reconstruya la base comisionable y compare el estado final de la reserva, las penalizaciones cobradas, los impuestos, los cargos, el plan de tarifas y el porcentaje contratado. No compare la comisión únicamente con el efectivo neto.

La misma reserva aparece en un pago y en una factura. Confirme si los conceptos representan obligaciones distintas, una reversión o un cambio de modelo. No contabilice ambos como nuevos ingresos ni dé por hecho que uno anula al otro sin cotejar las referencias.

El importe bancario difiere del lote. Compruebe la agrupación de transferencias, la moneda de liquidación, el tipo de cambio, las comisiones del procesador, los gastos de los bancos intermediarios, la fecha valor y los depósitos divididos antes de modificar el libro mayor de la reserva.

Cierre cada reserva con pruebas específicas de su modelo

Una reserva cerrada de Expedia Collect debe tener un valor final de reserva, un cálculo del importe pagadero al establecimiento, un registro de remesa o tarjeta, una liquidación bancaria o del procesador y ningún saldo sin justificar.

Una reserva cerrada de Hotel Collect debe tener un folio final, el pago completo del huésped o una cancelación de deuda aprobada, un cálculo de la comisión, una factura o estado de cuenta de Expedia cotejado y ninguna obligación sin justificar del huésped o del canal.

Mantenga cuentas transitorias separadas para las cuentas por cobrar a Expedia, las cuentas por cobrar a huéspedes, las obligaciones por comisiones de Expedia, las liquidaciones de procesadores de pagos y los gastos de cambio de moneda o bancarios. Revise los saldos vencidos por ID de reserva, en lugar de compensar las diferencias a nivel del establecimiento.

Cuando sea necesario escalar el caso, proporcione el ID del establecimiento, el ID de reserva de Expedia, el modelo de pago, el ID del producto o plan de tarifas, el estado final, las monedas, el cálculo esperado, la línea real de la tarjeta, el pago o la factura, el historial de ajustes y la diferencia exacta sin resolver. Oculte las credenciales de pago.

El business intelligence para hoteles de Smart Order mantiene visibles los ingresos por canal y los resultados operativos mientras el equipo financiero concilia Expedia Collect y Hotel Collect siguiendo los flujos de efectivo correctos.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la principal diferencia entre Expedia Collect y Hotel Collect?

Expedia Collect significa que Expedia recibe el pago correspondiente de la reserva y paga al establecimiento. Hotel Collect significa que el establecimiento cobra al huésped y contabiliza por separado la comisión de Expedia.

¿El pago de Expedia Collect equivale al total del huésped?

No necesariamente. El total del huésped puede incluir impuestos, cargos, descuentos o importes que no forman parte de la cantidad pagadera al establecimiento. Utilice las instrucciones de remesa de la reserva.

¿Hotel Collect significa que el establecimiento debe esperar hasta la Entrada para efectuar el cobro?

No siempre. Los depósitos, las condiciones no reembolsables, la validación de tarjetas, las cancelaciones tardías y las ausencias pueden permitir cargos anteriores o posteriores. Siga el calendario de la reserva y las normas locales de pago.

¿Debe el equipo financiero calcular la comisión a partir del depósito bancario?

No. Calcule la comisión a partir de la base comisionable contratada y el estado final de la reserva. El importe bancario puede incluir otras reservas, cargos o diferencias de cambio.

¿Cómo debe conciliarse una cuenta mixta de Expedia?

Clasifique primero cada reserva según su modelo de pago, ejecute por separado los procesos de Expedia Collect y Hotel Collect y combine los resultados únicamente durante la revisión final del libro mayor.

Expedia Collect y Hotel Collect no son dos denominaciones para el mismo proceso contable. Para cada reserva, concilie quién cobró al huésped, quién debe a quién, qué importe es comisionable y qué pago demuestra la liquidación.