1. Confirma que el cambio en Expedia sea definitivo antes de editar el Sistema de Gestión Hotelera.
2. Compara la reserva actual con el Sistema de Gestión Hotelera campo por campo.
3. Mantén el ID de itinerario original de Expedia vinculado a un único registro del hotel.
4. Protege las habitaciones, el precio y las instrucciones de pago afectados por el cambio.
5. Corrige una sola vez la reserva original y, después, verifica ambos sistemas.
Una modificación de una reserva de Expedia que no se sincroniza es distinta de una nueva reserva que nunca llegó al Sistema de Gestión Hotelera. El hotel ya tiene una reserva, pero el huésped y la Recepción pueden estar viendo fechas, tipos de habitación, ocupación, precios o condiciones de cancelación diferentes.
La respuesta más segura es conservar un único registro de reserva y actualizarlo. No canceles ni vuelvas a crear la estancia solo porque el registro original sea antiguo. Esto podría separar la reserva de su ID de itinerario, las instrucciones de pago, los mensajes del huésped y el historial de cambios.
Realiza las siguientes seis comprobaciones en orden. Están pensadas para responsables o supervisores de Recepción que necesitan tomar una decisión operativa clara, no realizar un diagnóstico técnico.
Comprobación 1: Confirma que el cambio sea definitivo en Partner Central
Abre la reserva en la propiedad correcta de Expedia Partner Central. Busca por ID de itinerario y confirma el estado actual, la hora de la última modificación y los datos exactos de la estancia que aparecen ahora.
Una solicitud del huésped no siempre implica que el cambio se haya completado. Si el hotel debe aceptarla o rechazarla, aplica primero sus reglas de Disponibilidad y aprobación. Si Partner Central aún muestra la reserva original, no actualices el Sistema de Gestión Hotelera basándote únicamente en un correo electrónico o una captura de pantalla del huésped.
Cuando Partner Central muestre las nuevas fechas, la habitación, el número de huéspedes, el precio o la cancelación, utiliza esa reserva actual como punto de comparación. Registra la hora y la zona horaria para que la siguiente persona pueda distinguir la versión más reciente de una notificación anterior.
Comprobación 2: Identifica exactamente qué cambió
Compara la reserva actual de Expedia con el registro existente en el Sistema de Gestión Hotelera. Revisa la llegada, la salida, el tipo de habitación, el número de habitaciones, los adultos y niños, el nombre del huésped, el precio total y por noche, los impuestos, el estado de la cancelación, las solicitudes especiales y las instrucciones de pago.
Marca únicamente los campos que sean diferentes. Una ampliación de fechas afecta a más noches de inventario. Un cambio de tipo de habitación puede requerir una nueva asignación. Una reducción del número de huéspedes puede modificar los impuestos o las comidas incluidas. Una cancelación libera inventario, pero aún puede dejar una comisión que registrar.
Evita tratar cada modificación como una sustitución completa. El ID de itinerario debe seguir siendo el mismo, salvo que Expedia haya creado una reserva realmente independiente.
Smart Order ayuda al equipo a comparar la referencia de la reserva de Expedia con la reserva del Sistema de Gestión Hotelera y la Disponibilidad de las habitaciones afectadas en un único flujo de trabajo. El responsable puede ver qué dato cambió, asignar la corrección a una sola persona y evitar que se cree una segunda reserva durante el cambio de turno.
Mantén los cambios de la reserva vinculados a un único registro del hotel
Utiliza Smart Order para revisar las reservas de las OTA y la Disponibilidad de habitaciones antes de realizar una corrección manual.
Comprobación 3: Busca la versión más reciente en el Sistema de Gestión Hotelera
Busca en todo el Sistema de Gestión Hotelera por ID de itinerario antes de editar nada. Después, busca por apellido del huésped, fechas de llegada anteriores y nuevas, fecha de reserva y tipo de habitación. Incluye los registros modificados, cancelados, sin asignar, archivados y duplicados.
Es posible que la lista de llegadas siga utilizando un filtro de fecha anterior, por lo que una reserva correctamente actualizada puede parecer ausente. Un cambio de fecha también puede trasladar la reserva al informe de llegadas de otro día sin modificar su registro principal.
Si dos registros del Sistema de Gestión Hotelera contienen el mismo ID de itinerario, detente. No actualices ambos. Determina cuál contiene el pago, el depósito, la asignación de habitación y el historial de cambios correctos; después, conserva ese registro según el procedimiento del hotel para gestionar duplicados.
Comprobación 4: Revisa el estado de la conexión con Expedia
Abre el área de conexión con Expedia en el Sistema de Gestión Hotelera o el Gestor de Canales y busca avisos para el hotel cercanos a la hora de la modificación. Comprueba si Expedia está activo, si la reserva requiere atención o si la habitación y el plan de tarifas afectados siguen conectados.
No vuelvas a mapear una habitación o un plan de tarifas activos para forzar la aplicación de un único cambio. Un cambio precipitado en el mapeo puede redirigir futuras reservas o actualizar el grupo de inventario equivocado.
Si la reserva original llegó por correo electrónico o se introdujo manualmente, es posible que los cambios posteriores también requieran una gestión manual. Anota cómo llegó la primera reserva al hotel para que el equipo de soporte pueda seguir el registro correcto, en lugar de buscar una actualización automática que nunca estuvo prevista.
Comprobación 5: Protege el inventario, el precio y el pago
Antes de corregir el Sistema de Gestión Hotelera, calcula cómo afecta la modificación al hotel.
- Para fechas nuevas o ampliadas, confirma que haya una habitación disponible para cada noche añadida y realiza un único bloqueo temporal documentado si es necesario.
- Para estancias reducidas o cancelaciones, libera el inventario solo después de confirmar que el Sistema de Gestión Hotelera aún no lo haya devuelto.
- Para un cambio de tipo de habitación, traslada la reserva al grupo de inventario correcto sin dejar bloqueada la habitación anterior.
- Para un cambio de precio, conserva el total actual de Expedia y no vuelvas a calcular la tarifa a partir del precio público de hoy.
- Para cambios de pago, confirma si la reserva es Expedia Collect o Hotel Collect antes de realizar un cargo, un reembolso o modificar un depósito.
Escala el caso de inmediato cuando el cambio afecte a la última habitación, una llegada para el mismo día, un importe prepagado, una comisión de cancelación o varias reservas a la vez.
Comprobación 6: Corrige el registro original y verifícalo
Si la actualización automática puede recuperarse de forma segura, solicita una única recuperación y espera el resultado. Los intentos repetidos pueden crear notas, movimientos de habitaciones o registros de reservas duplicados.
Si el procedimiento del hotel requiere una corrección manual, edita la reserva original en el Sistema de Gestión Hotelera. Conserva el ID de itinerario de Expedia, la fuente, los datos del huésped, las notas de pago y el historial de cambios. Añade una nota interna que indique qué campos se corrigieron, la hora de modificación en Partner Central, quién aprobó la acción y si aún podría llegar una actualización automática posterior.
Después, vuelve a comparar ambos sistemas. Confirma que coincidan el estado, las fechas, el tipo de habitación, la ocupación, el precio, la responsabilidad del pago y el inventario de cada noche afectada. Busca una vez más en el Sistema de Gestión Hotelera por ID de itinerario para comprobar que solo quede un registro activo.
El caso no está cerrado solo porque la lista de llegadas parezca correcta. Está cerrado cuando la reserva, la Disponibilidad de habitaciones y las instrucciones de pago coinciden por completo.
Qué enviar al equipo de soporte si el cambio sigue sin aparecer
Facilita el ID de itinerario, el nombre y el ID de la propiedad, la hora de modificación con su zona horaria, los datos anteriores y nuevos de la reserva, capturas de pantalla de Partner Central y del Sistema de Gestión Hotelera, y cualquier aviso de conexión visible. Indica si la reserva original llegó automáticamente, por correo electrónico o mediante una introducción manual.
Incluye también cualquier bloqueo temporal de habitación o corrección manual que ya se haya realizado. Pide al equipo de soporte que confirme la versión más reciente de la reserva y la única acción de recuperación segura. Esto evita que otro equipo repita la misma corrección sin conocer el trabajo realizado por el hotel.
Preguntas frecuentes
¿Debe el hotel crear una nueva reserva en el Sistema de Gestión Hotelera para la estancia modificada?
Normalmente, no. Actualiza el registro original para que el ID de itinerario, las instrucciones de pago, el historial del huésped y el movimiento del inventario permanezcan juntos.
¿Qué ocurre si el huésped muestra un nuevo itinerario, pero Partner Central no lo refleja?
Considera el cambio como no confirmado hasta que la reserva actual en Partner Central lo respalde. Bloquea temporalmente una habitación si la llegada está próxima, pero no prometas el cambio antes de tiempo.
¿Puede un cambio de fecha provocar una Sobreventa?
Sí. Puede que no haya Disponibilidad para las noches añadidas, mientras que las noches eliminadas podrían seguir bloqueadas si el Sistema de Gestión Hotelera conserva las fechas anteriores.
¿Cuándo debe intervenir un responsable?
Escala el caso cuando haya llegadas para el mismo día, situaciones en las que solo quede una habitación, dudas sobre el pago, comisiones de cancelación, registros duplicados o varias reservas de Expedia afectadas.
