Cómo deben conciliar los hostales las cancelaciones y comisiones de Hostelworld

Hostelworld: la conciliación de liquidaciones comienza con cada reserva, no con un total mensual. Los hostales deben demostrar cómo el valor de la reserva, el depósito, el saldo del huésped, el estado de cancelación, el cargo por ausencia, el reembolso y la comisión se convirtieron en los importes registrados en el Sistema de Gestión Hotelera y en las cuentas.

El término «liquidación» puede resultar confuso, ya que el hostal puede cobrar directamente al huésped una parte de la estancia, mientras que Hostelworld gestiona un depósito u otro importe de la reserva conforme al acuerdo del establecimiento. Una reserva cancelada también puede generar un resultado diferente según la tarifa y el plazo de cancelación.

Utiliza las condiciones firmadas por el establecimiento y la confirmación de cada reserva como fuente para realizar los cálculos. No apliques el porcentaje de comisión de otro hostal ni supongas que todas las cancelaciones deben eliminar todos los cargos.

Define los importes antes de conciliarlos

Crea campos separados para el valor total de la estancia reservada, el depósito cobrado al reservar, el saldo pendiente de pago en el hostal, los impuestos y cargos locales, el importe cobrado al huésped, el cargo por cancelación o ausencia, el reembolso o crédito, la comisión o tarifa de Hostelworld, los ajustes y los ingresos finales del hotel.

No combines el depósito y el saldo en una única cifra de «pago recibido». La confirmación de la reserva puede mostrar el valor total de la estancia, mientras que el folio del Sistema de Gestión Hotelera debe indicar lo que el hostal tiene que cobrar y lo que ya se ha contabilizado a través del canal.

Mantén visibles la moneda original de la reserva y la moneda contable del hostal. Cuando exista una conversión, registra el importe de origen, el importe convertido, el tipo de cambio o resultado bancario y la fecha utilizada. Las diferencias de cambio no deben ocultarse dentro de la comisión.

Por último, registra el criterio de fecha utilizado para la revisión. El hostal puede declarar los ingresos según la fecha de estancia, mientras que una factura del canal, un registro de depósito, un reembolso o un ajuste pueden aparecer según la fecha de reserva o procesamiento.

Reúne un único paquete de comprobantes para el periodo

Reúne la lista de reservas de Hostelworld, los registros de cancelaciones y ausencias, el registro de comisiones o facturación disponible para el establecimiento, las reservas y folios del Sistema de Gestión Hotelera, los registros de pagos de huéspedes y los movimientos bancarios. Conserva las exportaciones originales y realiza la conciliación en una copia de trabajo controlada.

Utiliza el número de referencia de Hostelworld como clave principal. Los nombres de los huéspedes pueden repetirse o cambiar, y las reservas de grupo pueden incluir a varios viajeros bajo el nombre de un único responsable.

Para cada reserva, registra la llegada y la salida, las camas en dormitorios o habitaciones privadas, el número de huéspedes, el tipo de tarifa, el total reservado, el depósito, el saldo pendiente, el plazo de cancelación, el estado de cancelación o ausencia, el pago del huésped, la comisión, el reembolso y cualquier corrección manual.

Asigna un responsable financiero y un contacto de operaciones. El equipo financiero debe responsabilizarse de la conciliación monetaria; recepción o reservas debe confirmar si el huésped se alojó, canceló, cambió las fechas o no se presentó.

Separa las reservas alojadas, canceladas y con ausencia

Clasifica cada reserva según su resultado operativo real antes de comparar los importes.

1. Estancia realizada: Concilia las camas o habitaciones ocupadas, la tarifa reservada, los extras, el tratamiento del depósito, el saldo cobrado al huésped y la comisión.
2. Cancelada dentro del plazo permitido: Confirma el estado final de cancelación, el tratamiento del depósito o reembolso, el inventario liberado y si queda algún cargo del hostal.
3. Cancelación fuera de plazo: Comprueba el plazo establecido en la política, el cargo autorizado, el importe cobrado correctamente y el tratamiento de cualquier comisión o ajuste conforme a las condiciones del establecimiento.
4. Ausencia: Confirma que el hostal marcó el estado correcto, conservó pruebas de que el huésped no llegó, aplicó únicamente el cargo permitido y liberó correctamente el inventario restante.
5. Modificada o cancelada parcialmente: Reconstruye la reserva según sus noches, huéspedes, camas o habitaciones y precio finales, en lugar de cancelar el importe original completo.

No permitas que varias diferencias pequeñas se compensen entre sí. Una cancelación omitida y una línea de comisión duplicada pueden generar por casualidad el total correcto, aunque ambas reservas sigan siendo incorrectas.

Smart Order permite conectar la fuente de la reserva, el estado de la estancia, los ingresos por habitación o cama y los informes operativos del hostal en un único flujo de revisión. El equipo financiero puede investigar una diferencia mientras recepción confirma el resultado real de la estancia del huésped.

Concilia las cancelaciones en el orden correcto

Comienza con la reserva original y conserva las condiciones contratadas. Confirma el tipo de tarifa, el plazo y la zona horaria de cancelación, el depósito, el saldo y cualquier condición especial, flexible o no reembolsable que se mostrara cuando el huésped hizo la reserva.

A continuación, verifica cuándo y cómo se produjo la cancelación. Compara el estado final en Hostelworld con el Sistema de Gestión Hotelera. Un mensaje del huésped solicitando la cancelación no equivale a una cancelación completada, y una reserva cancelada en el canal no debe permanecer como llegada confirmada en el Sistema de Gestión Hotelera.

Calcula cuánto tenía derecho a cobrar el hostal, cuánto cobró realmente y cuánto se reembolsó o abonó. Mantén estas tres cifras separadas. Si la dirección exoneró un cargo, conserva el nombre de quien lo autorizó y el motivo, en lugar de modificar el campo de la política después del hecho.

Por último, compara el tratamiento de la comisión o tarifa con las condiciones comerciales vigentes y los registros financieros del establecimiento. Si la reserva no aparece, está duplicada o figura con un estado incorrecto, reclama esa reserva concreta en lugar de modificar ingresos no relacionados en el Sistema de Gestión Hotelera para que coincida el total.

Concilia la comisión por reserva

Para cada reserva, calcula la base de comisión prevista conforme al acuerdo firmado. Antes de aplicar el porcentaje, confirma si los impuestos, cargos locales, comidas, complementos, cargos por cancelación o cargos por ausencia están incluidos o excluidos.

No supongas que el depósito visible siempre equivale a la comisión ni que un porcentaje habitual se aplica a todos los productos. Los acuerdos comerciales, las promociones, las opciones de pago o los ajustes posteriores pueden cambiar el resultado financiero.

Compara el importe previsto con la factura, el extracto, la compensación u otro registro que reciba el hostal. Registra la referencia y el periodo contable. Cuando un ajuste corresponda a una reserva anterior, vincúlalo a esa reserva en lugar de reducir ingresos no relacionados del mes actual.

Si el folio del Sistema de Gestión Hotelera incluye la estancia completa, pero el huésped nunca llegó, corrige primero el estado operativo y los ingresos permitidos. El equipo financiero no debe mantener una estancia cancelada como ocupada solo porque se haya retenido un cargo.

Investiga las diferencias habituales sin hacer suposiciones

Cuando una cifra no coincida, comprueba los siguientes puntos en un orden fijo: periodo incorrecto, establecimiento incorrecto, reserva ausente o duplicada, fechas modificadas, cancelación parcial, número de huéspedes, cantidad de camas en dormitorios, tipo de tarifa, plazo de cancelación, tratamiento del depósito, base de comisión, tratamiento fiscal, reembolso, moneda y registro manual en el Sistema de Gestión Hotelera.

Describe claramente cada diferencia, incluidos el importe y el sentido de la desviación. «La comisión es 18 EUR superior en la referencia X» permite al equipo tomar una decisión. «El total de Hostelworld es incorrecto» no.

Mantén abiertas las diferencias temporales válidas e incluye la referencia de la reserva, el importe, el motivo, el responsable y el periodo previsto de compensación. No las traslades a una cuenta general de ajustes únicamente para cerrar el mes.

Para presentar una reclamación, aporta la confirmación de la reserva, el estado final, el folio del Sistema de Gestión Hotelera, el comprobante de pago o reembolso del huésped, la línea de comisión, la política aplicada y el cálculo previsto por el hostal. Un expediente completo es más fácil de resolver que varias capturas de pantalla inconexas.

Cierra el periodo con dos revisiones

Completa primero la revisión financiera. Cada reserva debe estar conciliada, explicada o incluida como una partida pendiente con un responsable asignado. La suma de los ingresos por estancias realizadas, los ingresos permitidos por cancelaciones y ausencias, los depósitos, los cobros a huéspedes, los reembolsos, las comisiones y las diferencias temporales debe cuadrar con las cuentas.

A continuación, completa una revisión operativa. Busca cancelaciones omitidas recurrentes, cantidades incorrectas de camas en dormitorios, notas de depósito incompletas, exenciones de cargos no autorizadas, referencias duplicadas y reservas del Sistema de Gestión Hotelera que continúen activas después de su cancelación.

Solicita que una segunda persona apruebe las cancelaciones contables significativas, los reembolsos elevados, los cargos inusuales por ausencia y los cambios en periodos anteriores. Archiva el archivo de trabajo y los comprobantes conforme a la política financiera del hostal.

La dirección debe recibir un breve resumen del valor de las reservas con estancia realizada, las cancelaciones, las ausencias, los depósitos, los saldos cobrados a huéspedes, las comisiones, los reembolsos, las diferencias pendientes y las correcciones operativas necesarias antes del siguiente cierre.

Preguntas frecuentes

¿El depósito de Hostelworld es lo mismo que la comisión del hostal?

No lo des por sentado. Registra por separado el depósito y la comisión y, después, aplica el acuerdo vigente del establecimiento y los registros de la reserva.

¿Debe desaparecer una reserva cancelada del informe del Sistema de Gestión Hotelera?

Debe conservar su historial, pero mostrar el estado de cancelación correcto. Cualquier cargo o reembolso válido debe seguir siendo rastreable sin presentar al huésped como una llegada activa.

¿Puede el equipo financiero conciliar únicamente a partir del total mensual?

No. Los errores que se compensan entre sí pueden hacer que el total parezca correcto. Concilia primero cada reserva, cancelación, reembolso y partida de comisión.

¿Qué debe hacerse con una diferencia sin resolver?

Trasládala visiblemente al siguiente periodo e incluye la referencia, el importe, el motivo, el responsable, los comprobantes y la fecha de la próxima revisión.