1. Utiliza el número de confirmación de la OTA para vincular el registro del canal, la estancia en el PMS hotel y la línea de comisión.
2. Calcula la comisión a partir de la base contractual, no automáticamente a partir del total del huésped o del pago recibido.
3. Separa los ingresos por habitaciones, los impuestos, las promociones, los costes de pago, los reembolsos y la comisión.
4. Resuelve cada diferencia o trasládala al siguiente periodo con un responsable y documentación justificativa.
La conciliación de las comisiones de las OTA en un PMS hotel convierte una factura o un cargo del canal en datos justificativos por reserva. En lugar de aceptar un único total mensual, el hotel confirma qué reservas completadas, canceladas, modificadas o marcadas como no presentadas generaron cada importe de comisión.
Esto es diferente de conciliar un pago. Un pago explica el efectivo recibido de un canal. La conciliación de comisiones explica el gasto de distribución asociado a cada reserva, incluidas aquellas en las que el huésped pagó directamente al hotel.
El objetivo es mantener un registro claro de los ingresos brutos por habitaciones, los gastos por comisiones, los cobros y las diferencias pendientes, sin forzar la cuadratura de importes no relacionados.
Empieza por la regla de comisión acordada en el contrato
Conserva en el expediente de conciliación el acuerdo vigente con el canal, el esquema de tarifas, el tratamiento fiscal, la financiación de promociones, las reglas de cancelación y no presentación, así como cualquier cargo por posicionamiento preferente o programas especiales.
No apliques un único porcentaje a todas las OTA ni copies una tarifa de una factura antigua. La base de la comisión puede variar según el canal, el acuerdo del establecimiento, el plan tarifario, el tipo de impuesto, el mercado, la promoción o el resultado de la reserva.
Documenta qué elementos forman parte de la base: precio de la habitación, comidas, cargos por servicio, impuestos locales, IVA o impuesto sobre las ventas, complementos, cargos por cancelación y cargos por no presentación. Marca cada concepto como incluido, excluido o pendiente de confirmación contractual.
Registra también cuándo debe contabilizarse la comisión conforme a la política contable del hotel y al acuerdo con el canal. La fecha de reserva, la fecha de salida, el periodo de facturación y la fecha de pago pueden situar una misma reserva en meses diferentes.
Crea un único registro por reserva
Utiliza el número de confirmación de la OTA como identificador principal para la correspondencia. Para cada reserva, registra el canal, el ID de reserva del PMS hotel, el huésped, la fecha de reserva, las fechas de estancia, el estado, la habitación y el plan tarifario, el importe bruto de la habitación, los impuestos, los cargos, los descuentos, las aportaciones promocionales, el importe por cancelación o no presentación y la moneda.
Añade la tasa de comisión o el cargo fijo acordado, la base sujeta a comisión, la comisión prevista, la comisión facturada, el ajuste, el estado de la disputa y el periodo contable.
No dependas únicamente del nombre del huésped. Los nombres pueden repetirse, cambiar o utilizar juegos de caracteres diferentes. Además, las reservas de varias habitaciones pueden tener una sola confirmación del canal, pero varias líneas de folio en el PMS hotel.
Un registro organizado en el PMS hotel mantiene juntos el canal de origen, el estado de la reserva, los ingresos por habitaciones y el historial del folio antes de que el equipo financiero añada los campos de comisión.
Comprueba primero el estado final de la reserva
La comisión no puede conciliarse correctamente mientras la OTA y el PMS hotel discrepen sobre lo ocurrido. Confirma si el huésped completó la estancia, canceló dentro del plazo permitido, canceló fuera de plazo, no se presentó, acortó la estancia, cambió de habitación o recibió una exención de cargos.
Utiliza la reserva final de la OTA y el registro operativo del PMS hotel. Una reserva confirmada que posteriormente se canceló no debe seguir figurando como ingreso por estancia solo porque aparecía en la primera exportación de reservas.
Para las reservas modificadas, utiliza el importe final sujeto a comisión respaldado por el registro del canal y el contrato. Conserva el valor original en el historial, pero no cobres la comisión dos veces porque el PMS hotel contenga las versiones anterior y nueva.
Resuelve los registros duplicados del PMS hotel antes de calcular la comisión. Normalmente, una confirmación de la OTA debe aportar un único resultado final de reserva a la revisión de comisiones.
Calcula claramente la comisión prevista
Utiliza un cálculo sencillo por reserva:
Comisión prevista = base confirmada sujeta a comisión × tasa contractual, más o menos los cargos fijos o ajustes aprobados
Mantén la base sujeta a comisión separada del total del huésped. Algunos impuestos o cargos del establecimiento pueden quedar fuera de la base, mientras que determinadas comidas o servicios pueden estar incluidos. La decisión debe basarse en el acuerdo firmado y el detalle de la factura.
No calcules la comisión a partir del depósito bancario neto. Ese importe puede incluir deducciones, reembolsos, varias reservas, costes de pago, diferencias de divisas o ajustes anteriores.
Mantén los ingresos por habitaciones y los gastos por comisiones en campos separados, de acuerdo con la política contable del hotel. Reducir la Tarifa de Habitación en el PMS hotel para igualarla al efectivo neto dificulta la comprensión del ADR y del rendimiento del canal.
Smart Order puede conectar el origen de la reserva y los ingresos del PMS hotel con los informes de canales del hotel, proporcionando al equipo financiero una base coherente para comprobar las comisiones por reserva con mayor eficiencia.
Consulta la comisión junto al resultado de la reserva
Utiliza Smart Order para revisar el origen de la reserva, los ingresos por estancias y el rendimiento del canal antes de cerrar los gastos por comisiones.
Haz coincidir la línea de factura o cargo
Haz coincidir cada línea de comisión con el número de confirmación de la OTA y la reserva del PMS hotel. Confirma la moneda, la tasa, la base, el impuesto sobre la comisión cuando corresponda, la referencia del ajuste y el periodo de facturación.
Sigue este proceso de seis pasos:
- Localiza la reserva final de la OTA y un único registro en el PMS hotel.
- Confirma el resultado final de la estancia o cancelación.
- Reconstruye la base sujeta a comisión a partir de los conceptos incluidos en el contrato.
- Calcula la comisión prevista utilizando la tasa o el cargo aprobado.
- Compara los importes previstos y facturados, incluidos los impuestos y ajustes.
- Marca el elemento como conciliado, impugnado o trasladado al siguiente periodo, con documentación justificativa y un responsable.
No permitas que los cargos excesivos y los cargos insuficientes de distintas reservas se compensen entre sí. El total de la factura puede ser correcto aunque algunas reservas sigan conteniendo errores.
Cuando una línea de factura cubra varias habitaciones de una misma reserva, concilia primero la reserva combinada y distribuye después la comisión internamente solo si los informes del hotel lo requieren.
Explica las diferencias siguiendo un orden fijo
Comprueba primero las causas más habituales: tasa de comisión incorrecta, base sujeta a comisión incorrecta, tratamiento fiscal, estancia modificada, cancelación parcial, no presentación, exención de cargos, aportación promocional, registro duplicado en el PMS hotel, conversión de divisas, redondeo, ajuste de un periodo anterior y fecha de facturación.
Expresa cada diferencia indicando el importe y el sentido. «La factura supera en 24 USD la comisión prevista para la confirmación X» permite actuar. «La comisión es incorrecta» no.
Si el registro del canal es correcto, pero el estado o el importe del PMS hotel es incorrecto, corrige el registro del hotel con la aprobación correspondiente. Si el PMS hotel y la reserva son correctos, pero la factura difiere, abre una disputa sin modificar los ingresos del hotel.
Mantén abiertas las diferencias temporales válidas, registrando el número de confirmación, la comisión prevista, el motivo, el responsable y el periodo estimado de resolución.
Utiliza los datos de comisiones para mejorar las decisiones sobre canales
Una vez conciliada la factura, combina la comisión con otros costes financiados por el establecimiento: promociones, incentivos de fidelidad, comisiones de pago, reembolsos y trabajo operativo adicional. De este modo obtendrás el coste efectivo de adquisición por reserva.
Utiliza los Informes y Análisis del hotel para comparar por OTA los ingresos brutos por habitaciones, las comisiones, la contribución neta del canal, la tasa de cancelación, el ADR y la duración de la estancia. El número de reservas por sí solo no permite saber qué canal genera más beneficios.
Compara el coste de adquisición de las OTA con el coste de las reservas procedentes del motor de reservas para hoteles sin comisiones del hotel. Incluye los costes del sitio web, los pagos, el marketing y el software para que la comparación sea justa.
El objetivo no es eliminar todas las OTA, sino entender qué canales, planes tarifarios y promociones generan suficientes ingresos netos para justificar su coste.
Cierra el periodo sin ocultar las partidas pendientes
El periodo está listo para cerrarse cuando cada línea de comisión esté conciliada, impugnada o trasladada al siguiente periodo. El total por reserva debe enlazar con la factura y el asiento contable.
Solicita a una segunda persona que revise las modificaciones manuales de tarifas, las cancelaciones de gran importe, las comisiones por no presentación, las exenciones de cargos, las reservas duplicadas y los ajustes de periodos anteriores. Conserva la versión del contrato y la documentación utilizada para el cálculo.
Proporciona a la dirección un resumen conciso: ingresos brutos por habitaciones procedentes de OTA, base sujeta a comisión, comisión, impuesto sobre la comisión, disputas, ajustes, tasa efectiva de comisión y contribución neta por canal.
Utiliza las diferencias recurrentes para mejorar la configuración del PMS hotel y las prácticas del personal. La ausencia de números de confirmación de las OTA, los canales de origen incorrectos, los totales de habitación modificados y las cancelaciones no registradas son problemas operativos, además de financieros.
Preguntas frecuentes
¿Debe calcularse la comisión a partir del total del huésped?
No automáticamente. Utiliza la base sujeta a comisión definida en el acuerdo del establecimiento con el canal y el resultado final de la reserva.
¿La comisión de la OTA equivale a la diferencia entre los ingresos y el pago recibido?
No. Un pago también puede incluir impuestos, reembolsos, comisiones de pago, varias reservas, diferencias de divisas y ajustes anteriores.
¿Debe la comisión reducir los ingresos por habitaciones en el PMS hotel?
Los hoteles suelen registrar por separado los ingresos brutos por habitaciones y los gastos por comisiones, de acuerdo con su política contable. Esto permite conservar informes útiles sobre el ADR y el rendimiento de los canales.
¿Cuándo se considera completo un periodo de comisiones?
Cuando cada línea de factura está vinculada a una reserva y a su estado final, y las diferencias se han resuelto, impugnado o trasladado al siguiente periodo bajo la responsabilidad de una persona asignada.
