Cómo deben conciliar los hoteles las reservas y los registros de liquidación de Rakuten Travel

La conciliación de liquidaciones de Rakuten Travel es el proceso de demostrar cómo cada reserva se convirtió en el importe registrado por el hotel. El total de la liquidación es el punto final, no la explicación inicial.

Una diferencia no siempre significa que falte dinero. Una reserva puede corresponder a otro período de estancia, el huésped puede pagar en el establecimiento, una comisión de cancelación puede sustituir a los ingresos por habitación, o los puntos, cupones, cargos del canal, impuestos, reembolsos y ajustes posteriores pueden aparecer en registros diferentes.

Este flujo de trabajo está dirigido a propietarios de hoteles y responsables financieros. Se centra en las pruebas prácticas de las reservas y en las decisiones contables, no en el coste general de incorporarse a Rakuten Travel.

Empiece por las condiciones comerciales firmadas por el hotel

Antes de conciliar un período, reúna el contrato vigente del establecimiento, el cuadro de comisiones, las condiciones de pago, el tratamiento fiscal, las reglas de financiación de puntos y cupones, la gestión de cancelaciones y el calendario de liquidaciones. No utilice un porcentaje de comisión copiado de otro hotel.

Anote qué reservas se pagan en el establecimiento y qué importes pueden gestionarse mediante una vía de pago o liquidación del canal disponible para la cuenta. Registre cómo deben aparecer las cancelaciones, las ausencias, los reembolsos, los puntos de los huéspedes, los cupones, las aportaciones a campañas y las estancias impugnadas.

Confirme la moneda y el criterio de fecha utilizados en cada registro. El hotel puede contabilizar los ingresos según la fecha de estancia, mientras que un extracto del canal puede agrupar la actividad por fecha de reserva, salida, pago o procesamiento. Una diferencia temporal debe trasladarse al período siguiente, no imputarse a la fuerza al mes equivocado.

Designe a un responsable financiero y a un contacto de operaciones. El equipo financiero puede conciliar el dinero y las comisiones; el equipo de operaciones puede explicar el estado de las estancias, los cambios de los huéspedes, las ausencias y los ajustes manuales.

Reúna los cuatro registros del mismo período

Utilice cuatro conjuntos de pruebas: los registros de reservas de Rakuten, el registro de liquidación o facturación correspondiente, los registros de estancias y folios del Sistema de Gestión Hotelera y los registros bancarios o de pagos del hotel. Conserve los archivos originales sin cambios y realice la conciliación en una copia de trabajo controlada.

Para cada reserva, registre el número de reserva de Rakuten, el huésped, la fecha de reserva, las fechas de estancia, la habitación y el plan, el estado, el importe de la habitación, los impuestos, la comisión de cancelación, el método de pago, los puntos, el cupón, la promoción, los cargos del canal, los ajustes y el importe previsto que el hotel debe recibir o pagar.

Desde el Sistema de Gestión Hotelera, registre el número de reserva de origen, el estado de entrada o cancelación, los ingresos por habitación contabilizados, los impuestos, los pagos de los huéspedes, los reembolsos y cualquier corrección manual. Desde el registro bancario, anote el importe recibido o pagado, la fecha valor, la referencia, la moneda y el coste de la transferencia, cuando corresponda.

Utilice el número de reserva de Rakuten como clave principal de correspondencia. Los nombres de los huéspedes pueden cambiar, contener caracteres diferentes o repetirse, por lo que deben servir de apoyo a la correspondencia, no determinarla.

Separe las vías de pago antes de comparar los totales

No combine todas las reservas de Rakuten en un único pago esperado. Primero, separe las reservas según quién cobró el dinero del huésped y qué importe debe esperar recibir o pagar el hotel.

Una reserva pagada en el establecimiento normalmente genera una cuenta por cobrar al huésped e ingresos en efectivo o con tarjeta cobrados por el hotel. Aun así, puede generar comisiones del canal, financiación de puntos u otros cargos. Un pago gestionado por el canal puede generar un importe neto a favor del hotel después de las deducciones permitidas. Una reserva cancelada o una ausencia puede no generar ingresos por habitación y, en cambio, producir una comisión de cancelación, un reembolso o un ajuste posterior.

Asigne a cada reserva un resultado contable esperado antes de compararla con la liquidación. Así evitará que el equipo financiero trate una reserva cobrada por el hotel como un pago faltante del canal o contabilice los mismos ingresos dos veces.

Cuando no esté claro quién es responsable del pago, consulte la reserva individual y el contrato. No lo deduzca a partir del total bancario ni de cómo funciona otra OTA.

Smart Order permite conectar el origen de la reserva, el estado de la estancia, los ingresos por habitación y los informes del hotel en un único proceso de revisión. El equipo financiero puede investigar una excepción mientras el equipo de operaciones confirma si el huésped se alojó, canceló o modificó la reserva.

Vincule cada reserva con su resultado financiero

Trabaje reserva por reserva. No dé por correcto un lote simplemente porque varias diferencias se compensen entre sí por casualidad.

1. Vincule el número de reserva de Rakuten con un único registro del Sistema de Gestión Hotelera.
2. Confirme si el huésped se alojó, canceló, cambió las fechas o no se presentó.
3. Compare el importe reservado de la habitación, los impuestos, las comidas y los beneficios con el folio del Sistema de Gestión Hotelera.
4. Identifique quién cobró el pago y qué importe debe recibir, conservar, reembolsar o pagar el hotel.
5. Vincule los puntos, cupones, promociones, cargos del canal, comisiones de cancelación, reembolsos y ajustes con la regla correspondiente.
6. Vincule el importe neto resultante con la liquidación, la factura, el movimiento bancario o la partida pendiente.

Conserve el precio original de la reserva. Una tarifa pública posterior no modifica la base financiera de la reserva. Si el personal cambió manualmente el total del Sistema de Gestión Hotelera, exija un motivo y una aprobación para que el equipo financiero pueda distinguir una corrección válida de una pérdida de ingresos.

Concilie por separado los puntos, los cupones y las promociones

Los incentivos para huéspedes pueden afectar al importe pagado por el huésped, al coste de adquisición del hotel, a la liquidación del canal o a más de un registro. Trate cada componente por separado en lugar de contabilizar un único descuento sin explicación.

En el caso de los puntos, confirme si el huésped canjeó puntos, obtuvo puntos adicionales financiados por el hotel o ambas cosas. Para los cupones, identifique si Rakuten, el hotel o una campaña compartida financiaron la reducción. En un plan de alojamiento promocional, compare el precio real del plan reservado con la base aprobada y las reglas de la promoción.

Registre en campos distintos el valor bruto de la habitación, la reducción aplicada al huésped, la parte financiada por el hotel, la parte financiada por el canal y el importe neto final del hotel. Esto protege los informes de gestión: un coste de marketing financiado no debe aparecer de forma inadvertida como una tarifa de habitación más baja si la política contable del hotel lo trata por separado.

Si la descripción del extracto no está clara, marque la reserva para su revisión en lugar de asignar la diferencia a la comisión. Una deducción del mismo importe puede corresponder al coste de puntos, una aportación para cupones, una corrección, un impuesto o un ajuste de pago.

Gestione las cancelaciones, ausencias y modificaciones mediante una cronología

Cree una breve cronología para cada excepción: reserva original, modificación, cancelación o ausencia, decisión sobre la comisión, cargo o reembolso al huésped, ajuste del canal y asiento contable.

Una cancelación puede producirse en un mes y su comisión o reembolso aparecer en otro. Una estancia acortada puede modificar los ingresos por habitación sin cambiar el número de reserva. Una ausencia puede generar una comisión, pero ninguna noche de habitación ocupada. Mantenga separados el estado comercial y el estado contable hasta que ambos estén completos.

Compare el registro final de Rakuten con el Sistema de Gestión Hotelera. Si uno indica que la reserva se canceló y el otro que el huésped se alojó, no resuelva la diferencia modificando el total de ingresos. Confirme qué ocurrió en las operaciones, quién aprobó cualquier exención de la comisión y qué registro debe corregirse.

Traslade las diferencias temporales válidas a la siguiente conciliación junto con el número de reserva, el importe esperado, el motivo, el responsable y la fecha de seguimiento. Nunca las oculte en un saldo general de “otros”.

Investigue las diferencias siguiendo un orden fijo

Cuando el importe neto no coincida, compruebe primero las causas más sencillas: período incorrecto, establecimiento equivocado, reserva duplicada o ausente, cambios en las fechas de estancia, vía de pago, estado de cancelación, puntos, financiación del cupón, coste de la promoción, impuestos, cargos del canal, reembolsos y asientos manuales del Sistema de Gestión Hotelera.

Para cada diferencia, indique el importe y su dirección. “Faltan 8.000 JPY” resulta más útil que “liquidación incorrecta”. Adjunte el registro de la reserva, el folio del Sistema de Gestión Hotelera, la línea correspondiente de la liquidación, la referencia bancaria y cualquier aprobación de un ajuste manual.

No sobrescriba un folio del Sistema de Gestión Hotelera únicamente para que coincida con el extracto. Corrija el sistema que contenga el evento comercial incorrecto. Si ambos registros son correctos, pero utilizan períodos diferentes, mantenga una partida de conciliación pendiente.

Eleve las diferencias importantes o recurrentes utilizando un único expediente de pruebas. Incluya el establecimiento, el período, el número de reserva, el cálculo esperado, el cálculo informado, la regla contractual utilizada y la respuesta exacta que necesita el equipo financiero.

Cierre el período con controles de gestión

La conciliación está completa cuando todas las reservas de Rakuten incluidas se han vinculado, explicado o trasladado como partidas pendientes con un responsable asignado. La suma de las partidas conciliadas, las diferencias temporales válidas y las excepciones sin resolver debe cuadrar con los registros contables y bancarios.

Solicite que una segunda persona revise las cancelaciones contables manuales, las exenciones de comisiones, las reservas duplicadas, los reembolsos elevados, las diferencias de divisas y las deducciones promocionales que reduzcan el margen por debajo del nivel aprobado. Bloquee o archive el archivo de trabajo de acuerdo con la política financiera del hotel.

Entregue a la dirección un breve resumen: ingresos brutos de las estancias, cancelaciones y ausencias, importe cobrado por el hotel, importe gestionado por el canal, coste de puntos y cupones, coste de promociones, cargos del canal, reembolsos, movimiento neto de efectivo, diferencias pendientes y causas recurrentes.

Utilice las diferencias recurrentes para mejorar las operaciones. Los números de reserva ausentes, las notas de pago incompletas, las cancelaciones no registradas y la financiación poco clara de promociones deben convertirse en mejoras de Recepción o del control de canales antes del siguiente cierre.

Preguntas frecuentes

¿Deben aparecer todas las reservas de Rakuten en un pago?

No. El registro financiero esperado depende de quién cobró el pago, el estado de la estancia, las condiciones comerciales y el período utilizado en la liquidación.

¿Puede el equipo financiero conciliar utilizando únicamente el total de la liquidación?

No. El total puede ocultar errores que se compensan entre sí. Concilie cada reserva y deducción antes de aceptar el lote.

¿Cómo deben contabilizarse los puntos y los cupones?

Separe el descuento aplicado al huésped de las partes financiadas por el hotel y por el canal; después, siga la política contable del establecimiento y las condiciones comerciales firmadas.

¿Qué debe hacerse con una diferencia temporal?

Trasládela al siguiente período junto con el número de reserva, el importe, el motivo, el responsable y el período previsto de resolución. No la impute a la fuerza al mes equivocado.