La disponibilidad de Traveloka no coincide con tu Sistema de Gestión Hotelera: auditoría habitación por habitación

Existe una discrepancia en la disponibilidad de Traveloka cuando la cantidad o el tipo de habitaciones que los huéspedes pueden reservar no coincide con lo que el hotel considera disponible para la venta en el Sistema de Gestión Hotelera. La discrepancia puede afectar a una habitación, un plan de tarifas, una fecha o toda la propiedad.

La respuesta segura más rápida no consiste en modificar el inventario de toda la propiedad, sino en realizar una auditoría habitación por habitación para identificar el primer punto en el que las cifras dejan de coincidir.

Esta guía no aborda el caso de una reserva confirmada en Traveloka que no aparece en el Sistema de Gestión Hotelera. Se centra en el inventario mostrado a la venta antes de que se realice una nueva reserva.

Define la auditoría antes de modificar el inventario

Elige un intervalo corto que incluya la fecha problemática y al menos una fecha cercana que parezca correcta. Utiliza una búsqueda estándar de huésped con el mismo número de habitaciones, adultos, niños y noches.

Registra la hora de la auditoría. La disponibilidad puede cambiar tras una reserva, cancelación, ajuste manual o bloqueo de habitaciones, por lo que las comparaciones realizadas en momentos distintos pueden generar una falsa discrepancia.

Si el hotel está completo o existe un riesgo inmediato de sobreventa, protege temporalmente solo la habitación y las fechas afectadas. Registra cualquier medida manual de emergencia para poder retirarla una vez restablecida la conexión habitual.

Audita cada habitación de Traveloka en 7 pasos

Completa la auditoría de un tipo de habitación antes de pasar al siguiente. Así será más fácil localizar la primera cifra incorrecta.

1. Confirma la cantidad física disponible para la venta. Empieza por las habitaciones que el hotel realmente puede ofrecer. Excluye las habitaciones fuera de servicio o comprometidas fuera del Sistema de Gestión Hotelera únicamente si esos bloqueos son válidos y están vigentes.
2. Comprueba el tipo de habitación en el Sistema de Gestión Hotelera. Anota el total de habitaciones, las habitaciones ocupadas, las llegadas confirmadas, las salidas, los bloqueos por mantenimiento, los bloqueos del propietario y la cantidad disponible final para cada fecha de estancia.
3. Identifica el nombre correspondiente de la habitación en Traveloka. Confirma qué habitación de TERA está vinculada al tipo de habitación del Sistema de Gestión Hotelera. Los nombres similares, las habitaciones renombradas o una habitación añadida recientemente pueden apuntar al inventario equivocado.
4. Comprueba todos los planes de tarifas conectados. Una oferta de solo alojamiento, con desayuno, reembolsable, no reembolsable o promocional puede seguir disponible aunque otro plan esté cerrado. Confirma si todos los planes comparten el mismo inventario de habitaciones.
5. Compara el inventario de TERA fecha por fecha. Busca una noche con una cantidad diferente, un estado abierto o cerrado que no coincida, o un valor manual introducido después de la última actualización del Sistema de Gestión Hotelera.
6. Reproduce la búsqueda activa del huésped. Utiliza las mismas fechas y la misma ocupación. Confirma qué habitación, plan y cantidad ofrece realmente Traveloka. Una habitación puede aparecer visible sin estar disponible para reservar, así que avanza solo lo necesario para confirmar la disponibilidad sin realizar una reserva real.
7. Registra el primer punto de discrepancia. Describe la discrepancia con precisión; por ejemplo: "El Sistema de Gestión Hotelera muestra cero habitaciones Deluxe Twin el 12 de noviembre, TERA muestra una y el plan flexible con desayuno se puede reservar." Este será el objetivo de la corrección.

Repite los mismos siete pasos para cada habitación afectada. No des por hecho que reparar una vinculación ha corregido el resto de la propiedad.

Cuando los responsables comparan manualmente cada habitación en varias pantallas, es fácil pasar por alto el único plan que aún conserva inventario. Smart Order conecta la disponibilidad del Sistema de Gestión Hotelera con la distribución en canales y proporciona al equipo un único espacio desde el que revisar las cantidades de habitaciones y el resultado de cada actualización antes de reabrir las ventas.

Interpreta el patrón de la discrepancia

Si solo un tipo de habitación es incorrecto, revisa su vinculación, sus planes de tarifas y las modificaciones manuales recientes. Es menos probable que exista un problema de conexión en toda la propiedad si todas las demás habitaciones coinciden.

Si todas las habitaciones son incorrectas para las mismas fechas, comprueba si la conexión de la propiedad está pausada, si el sistema de control ha dejado de enviar actualizaciones o si un usuario ha modificado el inventario directamente en TERA.

Si solo aparece una ocupación o un paquete, es posible que el inventario base de la habitación sea correcto, pero que una oferta vinculada tenga una configuración independiente. Rastrea la oferta activa hasta su habitación y su plan de tarifas antes de modificar la cantidad principal de habitaciones.

Si la discrepancia comienza en una fecha concreta, revisa las reservas, cancelaciones, los bloqueos de habitaciones y las actualizaciones masivas realizadas en torno a ese momento. Un único valor manual introducido posteriormente puede sustituir una actualización correcta anterior.

Corrige el origen, no cada pantalla

Primero, identifica qué sistema es responsable de enviar la disponibilidad a Traveloka. Si el Gestor de Canales controla la conexión, corrige allí la cantidad de habitaciones o la vinculación y permite que envíe la actualización. Una modificación manual en TERA puede servir como protección inmediata, pero no debe convertirse en la solución permanente.

Si la cantidad del Sistema de Gestión Hotelera es incorrecta, corrige la reserva, el bloqueo de habitación o el estado de mantenimiento que haya provocado el error. No fuerces a TERA a coincidir con una cifra que el hotel no pueda justificar.

Si TERA muestra una habitación o un plan de tarifas sin una vinculación válida con el Sistema de Gestión Hotelera, mantenlo cerrado hasta que el producto esté vinculado y probado. Reabrir una oferta sin identificar hará que la discrepancia vuelva a producirse.

Realiza una sola corrección controlada cada vez. Varias modificaciones simultáneas dificultan saber qué medida ha funcionado y pueden hacer que la siguiente actualización revierta la solución.

Vuelve a comprobar la propiedad habitación por habitación

Después de la actualización, repite la misma búsqueda de huésped y la comprobación en TERA para cada tipo de habitación afectado. Confirma la fecha original del problema, las fechas anterior y posterior y al menos una fecha futura en la que la habitación deba estar disponible.

La auditoría finaliza cuando las habitaciones físicas disponibles para la venta, la disponibilidad del Sistema de Gestión Hotelera, el inventario de TERA y la oferta activa de Traveloka muestran la misma información. Un mensaje de operación correcta no basta para cerrar la incidencia.

Retira cualquier cierre manual temporal únicamente después de que la conexión habitual haya enviado el valor correcto. Registra las cantidades finales, las capturas de pantalla, la medida correctiva y la persona que autorizó la reapertura.

Evita la próxima discrepancia de disponibilidad

Revisa la vinculación de habitaciones cada vez que se añada, cambie de nombre, divida, combine o elimine un tipo de habitación. Después de modificar una vinculación, prueba todos los planes de tarifas, no solo el plan base.

Proporciona al personal una norma clara para las modificaciones manuales en TERA. Los cambios de emergencia deben incluir la habitación, las fechas, el motivo, el responsable y el momento en que deben revisarse o revertirse.

Realiza una comprobación rápida habitación por habitación después de actualizaciones masivas de inventario, interrupciones de la conexión y periodos con un alto volumen de cancelaciones. Las pequeñas comprobaciones son más rápidas y económicas que resolver una sobreventa después de que llegue el huésped.

Preguntas frecuentes

¿Por qué Traveloka muestra más habitaciones que el Sistema de Gestión Hotelera?

Entre las causas habituales se incluyen una vinculación incorrecta de la habitación, un cupo independiente para un plan de tarifas, un valor manual en TERA, un bloqueo que no redujo el inventario disponible para la venta o una actualización que no llegó al canal.

¿Debe el hotel establecer en cero todas las habitaciones de Traveloka?

Solo cuando toda la propiedad no esté realmente disponible o el hotel no pueda identificar qué productos se pueden vender de forma segura. En caso contrario, protege únicamente la habitación y el intervalo de fechas afectados más reducidos.

¿Puede una promoción provocar una discrepancia de disponibilidad?

Por lo general, una promoción modifica la oferta, pero puede mostrar un plan de tarifas o una ocupación que el personal no incluyó en la comprobación inicial. Rastrea la oferta promocional hasta su habitación y su fuente de inventario subyacentes.

¿TERA o el Sistema de Gestión Hotelera es la fuente de referencia?

La respuesta depende de la configuración de la conexión del hotel. La fuente operativa debe ser el sistema designado para controlar el inventario de Traveloka. La cantidad física de habitaciones disponibles para la venta sigue siendo la restricción comercial definitiva.

¿Cómo sabemos que se ha corregido la discrepancia?

Confirma la cantidad corregida en el Sistema de Gestión Hotelera, TERA y la búsqueda activa del huésped para la misma habitación, las mismas fechas y la misma ocupación. Después, comprueba las fechas adyacentes y elimina cualquier anulación manual temporal.