Agoda affiche des disponibilités alors que votre Système de Gestion Hôtelière est complet : que faire ?

Si Agoda affiche encore une chambre alors que votre Système de Gestion Hôtelière est complet, considérez la situation comme un risque immédiat de suroccupation. Interrompez d'abord les nouvelles ventes. Vous pourrez rechercher la cause de l'écart une fois la chambre et les dates concernées protégées.

Le diagnostic le plus rapide repose sur quatre questions : vérifiez-vous le même type de chambre ? Vérifiez-vous les mêmes dates et informations sur les clients ? Un autre plan tarifaire est-il encore ouvert ? Agoda dispose-t-il d'un stock extérieur au stock du Système de Gestion Hôtelière ?

Interrompez les ventes Agoda avant de rechercher la cause

Utilisez le système que votre hôtel emploie habituellement pour mettre Agoda à jour. Si Agoda est connecté par l'intermédiaire de votre Système de Gestion Hôtelière ou gestionnaire de canaux, fermez-y le type de chambre et les dates exacts. Agoda recommande aux établissements connectés de gérer leurs disponibilités au moyen de leur plateforme de connectivité désignée.

1. Confirmez quelle chambre Agoda et quelles dates de séjour sont encore réservables.
2. Définissez la disponibilité de cette chambre sur zéro ou appliquez l'arrêt des ventes approuvé dans le système connecté.
3. Consignez l'identité de la personne ayant effectué la modification ainsi que l'heure de l'intervention.
4. Effectuez une nouvelle recherche sur Agoda avec le même établissement, la même chambre, les mêmes dates, la même occupation et le même plan tarifaire.
5. Si la chambre reste réservable, contactez immédiatement votre fournisseur de logiciel et suivez la procédure d'urgence de votre hôtel pour fermer le canal.

Ne fermez pas séparément le même stock dans le Système de Gestion Hôtelière, le gestionnaire de canaux et le Portail Partenaire Agoda. La répétition de cet ajustement peut retirer trop de chambres ou maintenir la date fermée après la résolution du problème.

Faites immédiatement remonter l'incident s'il concerne une arrivée le jour même, la dernière chambre physique, plusieurs dates ou plusieurs types de chambres Agoda.

Vérifiez le même type de chambre et les mêmes dates de séjour

De nombreuses incohérences apparentes de stock viennent de deux écrans affichant des produits ou des critères de recherche différents. Effectuez ces vérifications avant de modifier une correspondance de chambre ou de fermer l'ensemble de l'établissement.

S'agit-il du même type de chambre ?

Comparez la chambre qu'un client peut réserver sur Agoda avec la catégorie de chambre complète dans le Système de Gestion Hôtelière. Les noms seuls ne sont pas fiables. « Chambre double Deluxe », « Chambre Deluxe » et « Chambre Deluxe avec vue sur la ville » peuvent être des produits distincts, même si le personnel utilise un seul nom pour les désigner.

Ouvrez l'écran de connexion ou de correspondance des chambres dans votre Système de Gestion Hôtelière ou gestionnaire de canaux et confirmez quelle chambre du Système de Gestion Hôtelière alimente la chambre Agoda. Si Agoda vend une chambre connectée à une autre catégorie du Système de Gestion Hôtelière, corrigez l'hypothèse opérationnelle avant de modifier le stock.

Vérifiez également si deux types de chambres Agoda utilisent les mêmes chambres physiques. Le Système de Gestion Hôtelière peut indiquer qu'une catégorie est complète alors qu'Agoda vend une autre catégorie liée à partir du stock mutualisé restant.

S'agit-il des mêmes dates et de la même recherche ?

Utilisez les mêmes dates d'arrivée et de départ, le même nombre de clients et de chambres, ainsi que le même établissement. Une chambre peut être indisponible pour deux adultes mais ouverte pour un adulte, ou fermée pour un séjour de deux nuits mais disponible pour une autre durée.

Poursuivez jusqu'à la sélection finale de la chambre et du tarif sur Agoda au lieu de vous fier à une mention dans les résultats de recherche. Consignez la chambre exacte, le plan tarifaire, les conditions d'annulation, la formule de repas et l'heure du test. Si l'incohérence n'apparaît que pour une combinaison de recherche, elle peut provenir d'une restriction ou d'un autre plan tarifaire plutôt que d'un stock de chambres supplémentaire.

Lorsque tous les canaux connectés utilisent le même stock de chambres, un channel manager hôtel peut transmettre à Agoda une modification de disponibilité du Système de Gestion Hôtelière sans demander au personnel de répéter l'ajustement dans plusieurs systèmes.

Vérifiez les autres plans tarifaires et les allocations distinctes

Après avoir confirmé la chambre et les dates, vérifiez d'où l'offre visible sur Agoda tire sa disponibilité. Une chambre complète peut rester réservable au moyen d'un autre plan tarifaire ouvert ou d'une allocation de stock que le Système de Gestion Hôtelière ne contrôle pas.

Un autre plan tarifaire est-il encore ouvert ?

Un type de chambre peut comporter plusieurs plans tarifaires Agoda, notamment des tarifs remboursables, non remboursables, avec petit-déjeuner, chambre seule, mobiles ou réservés aux membres. La fermeture d'un tarif ou d'une restriction ne ferme pas toujours tous les plans associés à la chambre.

Ouvrez chaque plan tarifaire pour la chambre et les dates concernées. Confirmez s'il partage le même stock de chambres et si l'arrêt des ventes s'applique à tous les plans connectés. Si un seul plan reste réservable, corrigez ce plan ou sa connexion au lieu de fermer des chambres non concernées.

Agoda dispose-t-il d'un stock distinct ?

Vérifiez le contrat Agoda et la configuration opérationnelle de l'établissement afin de repérer une disponibilité garantie, une allocation distincte, le stock d'un grossiste, un autre identifiant d'établissement Agoda ou un autre partenaire de distribution. Ce stock peut rester disponible même lorsque le stock mutualisé du Système de Gestion Hôtelière atteint zéro.

Ne supprimez pas une allocation contractuelle comme s'il s'agissait d'une chambre ordinaire du Système de Gestion Hôtelière. Confirmez ses règles de libération avec la personne responsable de la distribution ou des revenus, puis contactez l'assistance Agoda si le contrat ou le Portail Partenaire n'explique pas la chambre disponible.

Corrigez la cause sans créer une nouvelle incohérence

Une fois que les quatre vérifications ont permis d'identifier le produit concerné, corrigez uniquement cette cause. Évitez de modifier toutes les correspondances de chambres ou de rétablir toute la connexion pour résoudre le problème d'une seule date.

Vérifiez la connexion et les modifications récentes

Recherchez dans le Système de Gestion Hôtelière ou le gestionnaire de canaux un statut de déconnexion visible, un avertissement d'autorisation, un avertissement concernant la connexion d'une chambre ou d'un plan tarifaire, ou une erreur de synchronisation récente. Vérifiez si quelqu'un a récemment créé, renommé, copié, désactivé ou reconnecté la chambre ou le plan tarifaire concerné.

Examinez également les modifications manuelles récentes dans le Portail Partenaire Agoda. Une quantité saisie manuellement, un arrêt des ventes ou une réouverture peut entrer en conflit avec la valeur transmise par le système connecté. Si Agoda se ferme correctement puis rouvre, déterminez ce qui a changé après la fermeture réussie au lieu de répéter le même ajustement.

Ne modifiez pas à l'aveugle la correspondance d'une chambre active. Confirmez d'abord la catégorie de chambre physique, les dates concernées et le produit Agoda prévu. Une modification incorrecte peut exposer une autre chambre ou perturber de futures réservations.

Fournissez à l'assistance un dossier d'incident clair

Si l'incohérence persiste, envoyez une seule demande d'assistance comprenant :

• le nom de l'hôtel et l'identifiant de l'établissement Agoda ;
• la chambre, le plan tarifaire, les dates et les critères de recherche des clients concernés ;
• la quantité attendue dans le Système de Gestion Hôtelière et la quantité observée sur Agoda ;
• des captures d'écran du Système de Gestion Hôtelière ou du gestionnaire de canaux et de l'offre Agoda finale ;
• l'heure et le fuseau horaire de l'arrêt des ventes ou de la mise à jour de disponibilité nulle ; et
• toutes les modifications manuelles ou mesures d'urgence déjà appliquées.

Indiquez à l'assistance où les valeurs commencent à diverger : dans le Système de Gestion Hôtelière, le gestionnaire de canaux, le Portail Partenaire ou l'offre Agoda affichée aux clients. L'équipe d'assistance peut vérifier les journaux techniques de transmission ; le personnel de l'hôtel n'a pas besoin de diagnostiquer les formats de messages ou les files d'attente.

Confirmez à nouveau la concordance entre Agoda et le Système de Gestion Hôtelière

Ne clôturez pas l'incident dès qu'un écran change. Recherchez à nouveau le même établissement Agoda, la même chambre, les mêmes dates, la même occupation et le même plan tarifaire. Confirmez que tous les plans utilisant la chambre complète sont indisponibles, sauf si une allocation distincte est intentionnellement mise en vente.

Effectuez ensuite une modification contrôlée du stock pour une date future à faible risque. Confirmez que la quantité mise à jour atteint Agoda sans autre modification manuelle. Rétablissez la valeur correcte et vérifiez-la de nouveau.

À l'arrivée de la prochaine réservation ou annulation, confirmez que la disponibilité du Système de Gestion Hôtelière ne change qu'une fois et qu'Agoda reçoit la nouvelle quantité. Ce n'est qu'ensuite que vous pourrez supprimer les blocages temporaires, annuler les fermetures d'urgence et clôturer la demande d'assistance.

Conservez une courte note d'incident pour l'équipe suivante. Elle doit indiquer la chambre et les dates concernées, la mesure encore en place, la personne responsable du suivi et l'heure de la prochaine vérification.

Questions fréquentes

Que dois-je faire en premier si Agoda affiche une chambre complète ?

Fermez la chambre et les dates exactes au moyen du Système de Gestion Hôtelière ou du gestionnaire de canaux qui met habituellement Agoda à jour. Consignez l'action, puis testez sur Agoda la même chambre, les mêmes dates, la même occupation et le même plan tarifaire.

Pourquoi un plan tarifaire Agoda peut-il rester ouvert ?

La chambre peut comporter plusieurs plans tarifaires soumis à des restrictions ou à des connexions différentes. Confirmez si tous les plans partagent le même stock et si l'arrêt des ventes s'applique à chacun d'eux.

Agoda peut-il disposer d'un stock qui ne fait pas partie du stock du Système de Gestion Hôtelière ?

Oui. Une allocation garantie, un grossiste, un autre identifiant d'établissement ou un accord de distribution distinct peut fournir des disponibilités en dehors du stock normal du Système de Gestion Hôtelière. Vérifiez le contrat avant de les fermer.

Dois-je mettre Agoda à jour manuellement si j'utilise un gestionnaire de canaux ?

Utilisez le Système de Gestion Hôtelière ou le gestionnaire de canaux connecté pour les mises à jour normales de disponibilité. N'effectuez une modification manuelle dans le Portail Partenaire que dans le cadre d'une procédure d'urgence approuvée, car une mise à jour automatique ultérieure pourrait l'écraser.

Comment savoir si l'incohérence est corrigée ?

Le produit Agoda exact n'est plus réservable, tous les plans tarifaires associés affichent la disponibilité prévue, une modification ultérieure dans le Système de Gestion Hôtelière atteint automatiquement Agoda et les mesures temporaires ont été supprimées en toute sécurité.

Pour les responsables d'hôtel, la marche à suivre est simple : interrompez la vente, comparez la même chambre et les mêmes dates, vérifiez chaque plan tarifaire ouvert, confirmez les allocations distinctes et prouvez que la prochaine modification du stock atteint Agoda.