Le versement Agoda ne correspond pas au total de la réservation : quoi rapprocher

Un écart de versement Agoda commence souvent par deux montants qui n'étaient pas censés correspondre. Le total de la réservation peut être le montant de vente présenté au client, tandis que le versement de l'hôtel peut refléter la commission, le modèle de paiement, les taxes, les ajustements, plusieurs réservations ou une date de règlement différente.

Effectuez le rapprochement à partir de la réservation. Identifiez qui a encaissé l'argent du client, déterminez le montant d'Agoda au niveau de la réservation, localisez le lot de versements, et seulement ensuite comparez le règlement bancaire ou par carte avec le grand livre du Système de Gestion Hôtelière.

Définissez les montants avant d'enquêter

Conservez chaque montant dans un champ séparé : le montant final affiché au client ; la répartition de la chambre et des taxes de la réservation ; le montant que l'établissement doit encaisser ou recevoir ; la rémunération ou commission d'Agoda ; toute modification, annulation, rejet, taxe ou ajustement manuel ; le montant inclus dans un identifiant de versement (payout ID) ; le montant débité sur une carte Agoda ou envoyé par virement bancaire ; et le montant comptabilisé dans le Système de Gestion Hôtelière et le grand livre général.

N'utilisez pas « total de la réservation » et « versement » de manière interchangeable dans un ticket d'assistance. Précisez le montant, la devise, la page source et la date pour chaque valeur.

Cet article couvre le rapprochement global des versements, y compris les réservations sans annulation. Une vérification distincte des annulations et remboursements est nécessaire lorsque la question principale est de savoir si un séjour annulé a généré le bon remboursement ou les bons frais.

Identifiez Agoda Collect ou Property Collect

Ouvrez la réservation dans Agoda Partner Portal > Réservations > Réservations et confirmez le modèle de paiement.

Pour Agoda Collect, Agoda encaisse le paiement du client et l'hôtel reçoit le montant éligible via son mode de versement configuré. Dans la réservation, ouvrez Paiement et tarification > Répartition du prix pour examiner la rémunération et les montants de réservation disponibles pour l'établissement.

Pour Property Collect, le client paie l'hôtel. Le total présenté au client ne doit donc pas apparaître comme un versement Agoda distinct. Au lieu de cela, la commission Property Collect peut être déduite des montants prépayés qu'Agoda doit à l'établissement.

Pour une réservation Property Collect, utilisez Finance > Toutes les transactions et faites correspondre la référence de la réservation avec le montant de l'encaissement ou de la commission. La commission Property Collect est enregistrée dans la vue des transactions Finance ; ne vous attendez pas à ce que le bon de réservation (voucher) la présente au même endroit qu'un montant Agoda Collect.

Choisir le mauvais modèle de paiement est le moyen le plus rapide de créer un faux écart : le service financier peut s'attendre à ce qu'Agoda reverse de l'argent que le client a déjà payé directement à l'établissement.

Rapprochez une réservation de son lot de versements

Utilisez un seul identifiant de réservation et une seule devise tout au long de cette séquence.

1. Ouvrez la réservation et notez son modèle de paiement actuel, son statut, ses dates, sa devise, le total client, le montant de l'établissement, le traitement des taxes et la commission.
2. Vérifiez si la réservation a été modifiée, annulée, marquée comme non-présentation (no-show) ou traitée selon des conditions différentes après la réservation.
3. Ouvrez Finance > Versements et recherchez la référence de la réservation parmi les transactions à payer.
4. Examinez la section Ajustements avant de confirmer le montant attendu du lot.
5. Si le paiement a déjà été traité, ouvrez Finance > Versements passés et localisez l'identifiant de versement contenant la réservation.
6. Téléchargez ou conservez le relevé au niveau de la réservation pour ce versement.
7. Faites correspondre l'identifiant de versement avec le virement bancaire, la carte virtuelle ou la transaction e-Card.
8. Comparez le règlement avec la créance du Système de Gestion Hôtelière et l'écriture comptable.

Un identifiant de versement peut regrouper plusieurs réservations éligibles et ajustements. Après le traitement, rapprochez le lot dans Versements passés plutôt que de comparer le dépôt bancaire avec une seule réservation. Un seul dépôt peut couvrir plusieurs séjours ainsi qu'un ajustement d'une autre période.

Le logiciel de business intelligence hôtel aide les équipes financières à maintenir l'alignement des revenus de réservation, des sources de canaux, des nuitées et des résultats d'exploitation pendant que le versement Agoda est rapproché séparément.

Vérifiez les causes principales d'un écart de versement Agoda

Le versement est inférieur au total client. Confirmez si le total client inclut la commission, les taxes collectées par l'hôtel, les frais de service ou les éléments qui ne font pas partie de la remise d'Agoda. Vérifiez le modèle de paiement avant de traiter la différence comme une déduction.

Une réservation Property Collect a réduit un versement prépayé. Consultez Finance > Toutes les transactions pour voir la compensation de la commission. L'hôtel a encaissé le montant du client directement, tandis que la commission peut être déduite des revenus Agoda Collect.

Le montant de la réservation a changé après le lancement du paiement. Recherchez une modification ou une annulation, puis inspectez Ajustements. Si le versement était déjà confirmé, rapprochez le montant modifié avec le prochain lot éligible avant de le traiter comme un solde impayé.

Le lot inclut un ajustement inexpliqué. Faites correspondre la référence et le motif de l'ajustement, puis classez-le comme un solde à régler, une surfacturation, des frais de rejet de réservation, une correction de taxe, un traitement d'annulation convenu ou un autre type d'ajustement documenté.

Seule une partie du montant attendu a été débitée. Comparez le montant approuvé avec le débit réel de la carte virtuelle ou e-Card et tout solde restant. Ne créez pas un deuxième débit total avant d'avoir confirmé ce qui a été réglé.

Le dépôt bancaire diffère de l'identifiant de versement. Vérifiez les frais de virement, les déductions de la banque réceptrice, la conversion de devise, la devise de règlement, la date de valeur et si la banque a regroupé ou divisé les transactions. Séparez ces différences bancaires du calcul de réservation d'Agoda.

Les revenus du Système de Gestion Hôtelière sont égaux au total client, mais la créance Agoda est nette. Révisez la structure comptable. Les revenus de la chambre, la dette fiscale, les frais de commission, la créance Agoda et l'encaissement peuvent nécessiter des écritures séparées plutôt qu'une seule écriture de revenus nets.

Séparez les différences de calendrier des véritables erreurs

Une réservation peut être générée dans une période d'exploitation et payée dans une autre. La date de séjour, la date d'annulation, la date d'exigibilité, la date de confirmation de versement, la date de débit de la carte, la date de valeur et la date d'écriture bancaire sont des événements différents.

Rapprochez la réservation à la période requise par la politique comptable de l'hôtel, puis reportez la créance Agoda jusqu'au règlement. Ne déplacez pas les revenus des chambres dans le mois bancaire simplement pour faire correspondre la trésorerie.

Pour les versements par lots, maintenez un compte d'attente (compte de passage). Comptabilisez chaque réservation et ajustement avec l'identifiant de versement, puis soldez cet identifiant lorsque la transaction bancaire ou par carte arrive. Un solde non rapproché reste visible sans modifier les revenus de la réservation d'origine.

Si un montant reste négatif, vérifiez si la commission Property Collect ou un remboursement post-paiement dépasse les réservations Agoda Collect à payer actuellement sélectionnées. Ajoutez les prochaines transactions éligibles au rapprochement et n'initiez un versement que lorsque le solde sélectionné est positif.

Évitez la double comptabilisation

Ne comptabilisez pas une correction manuelle de versement directement dans les revenus alors que la réservation d'origine du Système de Gestion Hôtelière, l'ajustement Agoda ou le flux bancaire peuvent encore arriver. Utilisez un élément de rapprochement temporaire avec l'identifiant de réservation et l'identifiant de versement.

Avant de le clôturer, confirmez si le système comptable a déjà importé les revenus de la réservation d'origine, un ajustement de modification ou d'annulation, le lot de versements Agoda, un règlement bancaire ou par carte, ou une écriture manuelle saisie par un autre employé.

Sinon, une anomalie peut se transformer en deux erreurs qui s'annulent et disparaissent au niveau de l'établissement, mais restent erronées par canal et par période.

Signalez un écart de versement avec des preuves

Utilisez la section Besoin d'aide du portail partenaire uniquement après avoir isolé le montant côté Agoda. Envoyez un dossier contenant l'identifiant de l'établissement et l'identifiant de la réservation, le modèle et le mode de paiement, le statut de la réservation et du séjour, le total client, le montant de l'établissement, la commission, la devise, l'identifiant de versement, la référence de transaction, la référence et la description de l'ajustement, ainsi que les dates pertinentes (exigibilité, confirmation, valeur et banque). Ajoutez un relevé bancaire ou de carte expurgé et indiquez la différence exacte entre le montant attendu et le montant réel.

Précisez si l'écart se situe entre la réservation et la transaction Agoda, la transaction Agoda et le lot de versements, le lot de versements et la banque, ou la banque et la comptabilisation dans le Système de Gestion Hôtelière. Cela oriente le dossier vers les bonnes preuves au lieu de demander à l'assistance d'expliquer un mois entier.

Foire aux questions

Pourquoi le versement Agoda n'est-il pas égal au total de la réservation ?

Le total de la réservation peut être un montant présenté au client, tandis que le versement reflète le modèle de paiement, la commission, les taxes, les ajustements, la composition du lot et le mode de règlement.

Où le service financier peut-il voir la commission Property Collect ?

Utilisez Finance > Toutes les transactions et faites correspondre la référence de la réservation. Elle n'est pas affichée sur le bon de réservation de la même manière qu'un montant Agoda Collect.

Un versement Agoda peut-il contenir plusieurs réservations ?

Oui. Les réservations à payer peuvent être regroupées sous un seul identifiant de versement, et les ajustements requis peuvent être inclus dans le même lot.

Pourquoi une réservation plus ancienne a-elle affecté ce versement ?

Une modification ultérieure, une annulation, une correction manuelle, un solde à régler ou une surfacturation peuvent apparaître comme un ajustement dans un versement futur.

Le service financier doit-il modifier les revenus du Système de Gestion Hôtelière pour qu'ils correspondent au dépôt bancaire ?

Pas automatiquement. Rapprochez les revenus, la commission, les taxes, la créance, le versement et le règlement bancaire séparément, conformément à la politique comptable de l'hôtel.

Un écart de versement Agoda est résolu lorsque chaque différence a une source, un montant, une devise, une période et un traitement comptable. Commencez par le modèle de paiement, retracez la réservation dans son identifiant de versement et séparez le calendrier bancaire de l'économie de la réservation.