Configurer la politique relative aux enfants dans Agoda YCS : vérifier les règles d'âge, l'occupation et les frais de lit supplémentaire

La configuration de la politique relative aux enfants dans Agoda YCS peut sembler correcte au niveau de l'établissement et pourtant réserver une surprise à la réception. Une famille peut avoir réservé pour un enfant utilisant la literie existante, alors que le personnel s'attendait à facturer un lit supplémentaire. Ou l'hôtel peut annoncer qu'il accueille les enfants tout en les excluant d'une chambre particulière.

L'interface de gestion des partenaires d'Agoda s'appelle désormais Agoda Partner Portal ; YCS est son ancien nom. Utilisez les paramètres actuels du portail pour coordonner quatre décisions : les âges acceptés, le nombre de personnes pouvant être accueillies, les tarifs appliqués aux enfants et les cas où un couchage supplémentaire entraîne des frais.

Définir l'offre familiale avant de modifier les paramètres

Rédigez en termes simples la règle souhaitée pour chaque type de chambre. Par exemple : "Deux adultes et un enfant peuvent partager la literie existante. Un lit supplémentaire est disponible moyennant des frais distincts. La chambre ne peut pas accueillir une quatrième personne." Il s'agit d'un exemple de fonctionnement, et non d'un paramétrage par défaut d'Agoda.

Demandez aux services d'étage et à la réception de confirmer la capacité d'accueil. La gratuité accordée aux enfants relève d'une décision tarifaire. Proposez des lits supplémentaires uniquement dans les chambres pouvant les accueillir.

Distinguez le prix du séjour des frais de petit-déjeuner, de lit supplémentaire et de lit bébé. Identifiez les éléments inclus dans l'offre sélectionnée et ceux qui nécessitent une demande ou un paiement sur place. Le récapitulatif de réservation et les explications de la réception doivent présenter les mêmes conditions.

Les plateformes peuvent classer les enfants différemment. Préservez la cohérence des engagements de l'hôtel lorsque vous les transposez dans les paramètres d'âge de chaque canal.

Définir les règles d'âge et appliquer les tarifs enfants aux offres

Les intitulés des menus peuvent varier selon le type d'établissement et la configuration du compte. Les hôtels et les établissements comprenant plusieurs unités peuvent disposer soit d'une configuration guidée, soit de paramètres distincts pour les politiques et les plans tarifaires. Suivez le parcours affiché dans votre compte et vérifiez le résultat enregistré.

1. Sélectionnez le bon établissement, puis ouvrez Établissement > Paramètres de l'établissement > Politique d'âge de l'établissement.
2. Définissez l'âge minimum des voyageurs ainsi que les tranches d'âge des bébés et des enfants proposées dans votre compte. Enregistrez la politique.
3. Si une configuration guidée des tarifs enfants s'affiche, définissez les tranches d'âge et choisissez une tarification à l'échelle de l'établissement ou par plan tarifaire.
4. Si votre compte utilise les Paramètres de base pour les enfants, enregistrez-y les tranches d'âge et les tarifs enfants par défaut.
5. Pour le parcours distinct par plan tarifaire, ouvrez Tarifs et disponibilités > Plans tarifaires, sélectionnez le plan, activez Configuration avancée, puis ouvrez Tarifs enfants. Appliquez les paramètres de base et examinez les éventuelles modifications propres à chaque chambre.
6. Enregistrez les modifications, puis rouvrez chaque offre concernée pour confirmer ses paramètres de tarification pour les enfants.

Utilisez les paramètres disponibles pour votre établissement. Si un champ manque, identifiez le parcours de configuration du compte avant de modifier des tarifs de chambre sans rapport avec le problème.

Vérifier les limites d'âge et les plans tarifaires concernés

Testez l'âge le plus élevé d'une tranche et l'âge le plus bas de la suivante. Une politique prévoyant un traitement différent pour un jeune enfant et un enfant plus âgé doit produire ce résultat lors de la recherche et de la finalisation de la réservation. Notez les âges exacts utilisés pour les tests.

Examinez, selon les cas, les offres avec petit-déjeuner, les offres en chambre seule, ainsi que les offres remboursables et non remboursables. Un séjour gratuit avec un plan ne doit pas devenir payant avec un autre sans que cette différence soit voulue et clairement indiquée. Dans la configuration guidée, un plan tarifaire sans tarifs enfants peut traiter les enfants comme des adultes.

Si les tarifs adultes sont mis à jour depuis le Système de Gestion Hôtelière tandis que les règles relatives aux enfants sont gérées dans le portail, le personnel doit savoir quel système fait référence pour chaque paramètre. Le channel manager hôtel de Smart Order relie les mises à jour des tarifs, des stocks de chambres et des réservations au Système de Gestion Hôtelière. Après une modification du tarif de base, l'équipe peut vérifier le prix de vente pour les familles tout en maintenant les paramètres de la politique relative aux enfants d'Agoda en accord avec l'offre prévue.

Vérifier l'occupation des chambres et les limites de gratuité pour les enfants

Ouvrez Établissement > Configuration des chambres, sélectionnez la chambre et examinez ses paramètres d'occupation. Dans les comptes affichant un onglet Occupation de la chambre, confirmez que les enfants sont autorisés et vérifiez le nombre maximal d'enfants accueillis gratuitement ou la valeur héritée de l'établissement. Enregistrez et vérifiez à nouveau tout paramètre spécifique.

Lorsque la configuration guidée présente les champs Occupation de base et Voyageurs supplémentaires autorisés, vérifiez l'occupation maximale qui en résulte. Examinez les limites applicables aux adultes et aux enfants si les combinaisons avancées sont activées. Définissez-les en fonction de l'aménagement réel de la chambre, et non d'un objectif de réservations.

Les enfants accueillis gratuitement comptent aussi dans la capacité d'accueil

Certains comptes proposent un bouton Contrôle de l'occupation qui détermine si les enfants accueillis gratuitement sont compris dans la limite d'occupation ou s'y ajoutent. Vérifiez soigneusement la capacité qui en résulte avant d'enregistrer. Ne désactivez pas ce paramètre uniquement pour faire apparaître la chambre dans une recherche familiale.

Par exemple, une chambre commercialisée pour deux adultes et un enfant ne doit pas apparaître dans une recherche pour deux adultes et deux enfants si elle ne peut pas accueillir cette famille. Un prix correct associé à une limite de voyageurs incorrecte constitue toujours une offre mal configurée.

Vérifier séparément les paramètres spécifiques à chaque chambre

Une chambre double et une suite familiale peuvent appliquer les mêmes tranches d'âge définies pour l'établissement tout en autorisant un nombre différent d'enfants. Vérifiez la règle de la chambre après avoir modifié une valeur par défaut de l'établissement. Décidez si la chambre doit hériter de cette valeur ou conserver un paramètre spécifique.

Pour un logement proposé comme une seule unité, la configuration peut se trouver sous Établissement > Configuration des chambres > Informations de base > Modifier. Vérifiez-y l'occupation maximale du logement, l'autorisation d'accueillir des enfants et le nombre d'enfants accueillis gratuitement. N'appliquez pas une procédure de plan tarifaire hôtelier à un autre type d'hébergement sans vérifier les paramètres disponibles.

Distinguer la literie existante, les lits supplémentaires, le petit-déjeuner et les lits bébé

Un enfant utilisant la literie existante et un enfant ayant besoin d'un lit supplémentaire correspondent à deux offres différentes. Précisez quand un lit supplémentaire est obligatoire, combien la chambre peut en accueillir et quels frais s'appliquent. Faites correspondre le stock de lits supplémentaires disponibles à ce que la réception peut réellement fournir.

Vérifiez le type de tarification sélectionné avant de saisir un montant. Des frais fixes et un tarif enfant calculé en pourcentage peuvent produire des totaux différents lorsque les tarifs adultes changent. Testez le résultat pour un jour de semaine ordinaire et pour une date plus chère, sans supposer que les frais restent fixes.

Vérifiez le petit-déjeuner séparément. Selon l'offre, un enfant inclus dans le prix de la chambre peut tout de même devoir payer son petit-déjeuner. Le personnel ne doit pas facturer le petit-déjeuner une seconde fois lorsqu'il figure déjà dans le détail de la réservation.

Gérez la disponibilité et la tarification des lits bébé dans des paramètres distincts. Dans la configuration guidée des équipements pour enfants, les frais de lit bébé ne sont pas appliqués au moment de la réservation et le client doit demander le lit bébé à son arrivée. Précisez clairement les modalités de demande et de paiement dans la politique présentée aux clients et dans les consignes de transmission entre équipes.

Lorsqu'un couchage est disponible sur demande, suivez cette demande séparément de la réservation confirmée. Une réservation familiale ne prouve pas à elle seule qu'un lit supplémentaire ou un lit bébé a été attribué. L'équipe chargée des arrivées doit connaître la composition confirmée du groupe et les couchages à préparer.

Tester le prix présenté au client et le dossier d'arrivée dans le Système de Gestion Hôtelière

Utilisez les mêmes dates, la même chambre, le même plan tarifaire, la même devise et les mêmes conditions promotionnelles pour tous les tests. Sinon, une remise variable peut masquer une erreur de tarification pour les enfants. Commencez par des dates où des chambres sont disponibles, sans restrictions de vente sans rapport avec le test.

1. Effectuez une recherche pour des adultes uniquement afin d'établir l'offre et le prix de base.
2. Ajoutez un enfant à l'âge minimum puis à l'âge maximum de chaque tranche d'âge configurée.
3. Testez une famille atteignant l'occupation maximale autorisée, puis une famille la dépassant d'une personne.
4. Comparez les offres en chambre seule et avec petit-déjeuner, y compris les mentions relatives aux lits supplémentaires et aux lits bébé.
5. Si nécessaire, effectuez une réservation de test autorisée, puis vérifiez le nombre de voyageurs, le type de chambre, le montant total et les frais inclus dans le Système de Gestion Hôtelière.

Les recherches côté client et la vérification de l'étape de finalisation permettent de contrôler les résultats en matière de prix et de capacité. Convenez des modalités d'annulation et de rapprochement comptable avant d'effectuer une réservation de test payante.

Lorsqu'une réservation est reçue, comparez la confirmation Agoda avec le dossier de réservation dans le Système de Gestion Hôtelière. Si les âges des enfants sont fournis, vérifiez-les. Si seul le nombre de voyageurs est disponible, conservez les informations d'âge confirmées dans le dossier client prévu par vos procédures, sans les inventer.

Distinguez les frais pour les enfants et les couchages inclus des montants à payer sur place. Le total de la réservation peut déjà comprendre le tarif enfant même si le Système de Gestion Hôtelière n'affiche pas de ligne distincte portant ce nom. Vérifiez le détail avant d'ajouter des frais.

Une famille ne trouve pas la chambre

Vérifiez si les enfants sont autorisés dans cette chambre, les âges acceptés, l'occupation et le nombre de chambres disponibles. Testez ensuite le plan tarifaire. Modifier les tarifs adultes ne résoudra pas le problème d'une chambre dont les règles excluent la famille recherchée.

Le prix augmente brusquement à un âge inattendu

Examinez la limite de la tranche d'âge, les paramètres de tarification pour les enfants et leur application au plan sélectionné. Corrigez la règle concernée, enregistrez-la et relancez la même recherche. Conservez les mêmes conditions de test pour pouvoir comparer les résultats.

La réception prévoit des frais qui ne figurent pas dans la réservation

Vérifiez si l'offre inclut ces frais, les prévoit comme payables sur place ou correspond plutôt à l'utilisation de la literie existante. Examinez les conditions promises au moment de la réservation avant de demander un paiement supplémentaire au client.

Pour les vérifications ultérieures, gardez les montants confirmés des réservations et les encaissements réels accessibles dans les rapports et analyses de l'hôtel. Testez à nouveau les offres concernées après l'ajout d'une chambre, la copie d'un plan tarifaire, la modification d'une règle d'âge ou un changement des couchages proposés.

Questions fréquentes

Les limites de gratuité pour les enfants peuvent-elles varier selon le type de chambre ?

Oui. Vérifiez le nombre d'enfants accueillis gratuitement dans chaque chambre ou la valeur héritée de l'établissement. Veillez à ce que la capacité réelle de la chambre reste cohérente avec l'offre.

Un enfant accueilli gratuitement bénéficie-t-il automatiquement d'un lit supplémentaire ?

Non. La literie existante, les lits supplémentaires et les lits bébé nécessitent des règles distinctes. Expliquez ce que comprend la réservation sélectionnée et ce qui doit être demandé.

La modification de la politique de l'établissement met-elle à jour tous les plans tarifaires ?

Vérifiez les paramètres enregistrés des plans et les éventuels paramètres spécifiques aux chambres. Une valeur par défaut définie pour l'établissement ne garantit pas à elle seule que chaque offre applique le tarif enfant prévu.

La synchronisation habituelle des tarifs du Système de Gestion Hôtelière remplace-t-elle la configuration de la politique relative aux enfants ?

Les mises à jour des tarifs de base et des stocks de chambres ne prouvent pas que les règles d'âge, les tarifs enfants ou les politiques de couchage ont changé. Vérifiez les paramètres concernés dans le portail et l'offre familiale qui en résulte.

Faut-il appliquer les nouvelles règles relatives aux enfants aux réservations existantes ?

Examinez la politique et le prix confirmés au moment de la réservation. Résolvez les écarts en vous fondant sur cette offre convenue plutôt qu'en appliquant automatiquement les paramètres actuels.