1. Distinguez les réservations réglées via Paiements par Booking.com de celles payées directement à l'hôtel.
2. Rapprochez chaque versement ou montant de carte virtuelle de son numéro de réservation.
3. Rapprochez séparément les commissions, taxes, frais, remboursements et ajustements.
4. Rapprochez le montant total final du versement du dépôt bancaire ou du règlement par carte.
5. Laissez les écarts non résolus ouverts au lieu de modifier le chiffre d'affaires des chambres pour forcer la concordance.
Le rapprochement des versements Booking.com devient complexe lorsque l'hôtel compare directement le montant total de la réservation d'un client avec un dépôt bancaire. Ces montants peuvent correspondre à des éléments différents.
Le montant total de la réservation indique ce que le client paie pour son séjour. L'hôtel peut recevoir un versement net après déductions, un versement brut avec une commission facturée séparément, un paiement par carte virtuelle, ou aucun versement de Booking.com si le client paie directement l'établissement.
La méthode la plus simple consiste à suivre chaque réservation depuis son enregistrement dans Booking.com jusqu'au paiement, à la commission, à la banque et au Système de Gestion Hôtelière. Une fois chaque réservation correctement rapprochée, la clôture du lot de versements devient beaucoup plus facile.
Commencez par identifier qui a encaissé l'argent du client
Ouvrez la réservation et vérifiez les instructions de paiement. Faites-le pour chaque réservation au lieu de supposer que toutes les réservations de l'établissement utilisent le même mode de paiement.
Pour une réservation avec Paiements par Booking.com, Booking.com encaisse le paiement applicable du client et règle l'établissement selon le mode configuré pour cette réservation, par exemple par virement bancaire ou carte virtuelle.
Pour une réservation avec paiement sur place, l'hôtel encaisse le paiement du client. Une facture de commission Booking.com peut être émise, mais l'hôtel ne doit pas s'attendre à recevoir de Booking.com le paiement de l'hébergement du client sous forme de versement.
Il s'agit de la distinction la plus importante du rapprochement. Si le service financier attend un versement pour une réservation que l'hôtel devait encaisser, celle-ci paraîtra impayée alors que le véritable problème est un solde client restant dû.
Enregistrez le mode de paiement indiqué sur la réservation, la devise et tout montant que l'établissement doit encore encaisser à l'arrivée.
Comprendre simplement les versements nets et bruts
Un versement net signifie que Booking.com a déjà déduit la commission ou les autres frais indiqués avant de payer l'hôtel. Le montant reçu en banque peut donc être inférieur au montant de la réservation.
Un versement brut signifie que l'hôtel reçoit le versement applicable sans déduction de la commission sur ce paiement. La commission est ensuite traitée séparément, généralement au moyen de la facture ou du solde du compte de l'établissement.
Prenons l'exemple d'une réservation dont le montant commissionnable est de 500 $ et la commission de 75 $. Si le compte utilise un versement net et qu'aucune autre déduction ne s'applique, le versement attendu peut être de 425 $. Avec un versement brut, l'hôtel peut recevoir 500 $ et comptabiliser séparément la commission de 75 $.
Cet exemple illustre uniquement une méthode de calcul. La réservation réelle peut inclure des taxes, des frais encaissés par l'établissement, des frais de paiement, des remboursements ou des ajustements. Utilisez les chiffres indiqués pour la réservation et le versement au lieu d'appliquer une formule unique à toutes les réservations.
La solution de business intelligence hôtel de Smart Order aide les responsables à suivre clairement les revenus par canal et les résultats opérationnels, tandis que le service financier rapproche séparément les dates de versement.
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Rapprocher chaque réservation en sept étapes
- Ouvrez la réservation définitive. Enregistrez le numéro de confirmation, les dates du séjour, le statut, la devise, le montant de la chambre, les taxes, les frais, les remises et le montant total dû par le client.
- Confirmez le mode de paiement. Déterminez si Booking.com a encaissé le paiement ou si l'hôtel devait s'en charger.
- Vérifiez les modifications ultérieures. Examinez les annulations, les séjours écourtés, les non-présentations, les remboursements, les frais annulés et les changements de prix.
- Enregistrez le montant dû à l'hôtel. Utilisez le montant que Booking.com indique comme payable à l'établissement, ou celui que l'hôtel doit encaisser auprès du client.
- Enregistrez la commission et les autres déductions. Inscrivez la commission, les frais de paiement, les taxes retenues et les ajustements sur des lignes distinctes.
- Rapprochez le paiement. Reliez la réservation à sa référence de virement bancaire, à son paiement par carte virtuelle ou au paiement du client dans le système de l'hôtel.
- Rapprochez le Système de Gestion Hôtelière et la comptabilité. Confirmez que le chiffre d'affaires des chambres, les taxes, les charges de commission, les créances et la trésorerie ont été comptabilisés dans la bonne période.
Ne clôturez pas un écart simplement parce que le total bancaire final semble cohérent. Chaque réservation doit avoir un parcours de paiement clair et aucun solde inexpliqué.
Rapprocher un versement par virement bancaire
Un dépôt bancaire peut regrouper plusieurs réservations et ajustements. Commencez par le relevé de versement ou la vue financière de Booking.com, puis notez la référence, la devise et la date du versement, les réservations incluses, les déductions et le montant total.
Rapprochez chaque numéro de réservation de l'enregistrement définitif correspondant. Ajoutez ensuite les commissions, frais, remboursements ou ajustements indiqués. Le total calculé du lot doit correspondre au montant du versement Booking.com avant toute comparaison avec le relevé bancaire.
Rapprochez ensuite la référence et le montant du versement du dépôt bancaire. En cas d'écart, vérifiez si la banque destinataire a déduit des frais, converti la devise, utilisé une autre date de valeur ou fractionné le virement.
Comptabilisez les frais bancaires ou les écarts de change séparément de la commission Booking.com. Dans le cas contraire, les rapports sur les coûts par canal seront inexacts, même si l'écriture comptable totale est équilibrée.
Rapprocher une réservation réglée par carte virtuelle
Pour une réservation réglée par carte virtuelle, rapprochez le numéro de réservation du montant autorisé sur la carte et du montant réellement débité par l'hôtel.
Vérifiez la date d'activation, la devise, le montant actuellement disponible et si la carte a déjà été débitée partiellement ou intégralement. Un paiement refusé ne signifie pas toujours que le versement a disparu : la carte peut ne pas être encore active, le montant demandé peut être trop élevé ou un débit antérieur peut avoir déjà utilisé une partie du solde.
Ne stockez pas le numéro complet de la carte ni son code de sécurité dans une feuille de calcul, un e-mail ou une note générale du Système de Gestion Hôtelière. Conservez uniquement la référence de la réservation, le montant attendu, le montant débité, la date et la référence du prestataire de paiement dans le dossier de rapprochement.
Si la réservation a été modifiée ou annulée, vérifiez si le montant disponible sur la carte a changé avant de tenter un nouveau débit.
Traiter séparément les réservations avec paiement sur place
Lorsque le client paie l'hôtel, rapprochez la réservation de la facture du Système de Gestion Hôtelière, de l'acompte, du paiement par carte, de l'encaissement en espèces, du remboursement ou de l'abandon de créance approuvé. Rapprochez ensuite la commission Booking.com séparément, comme un coût ou une dette de l'hôtel.
Ne signalez pas la réservation comme privée d'un versement Booking.com. Aucun versement de la plateforme n'est attendu pour le montant de l'hébergement lorsque l'établissement est chargé de l'encaisser.
Vérifiez si le paiement du client reste dû, si des frais d'annulation ou de non-présentation ont été valablement facturés et si le montant final demeure commissionnable conformément au contrat de l'établissement et au dossier Booking.com.
À la fin du mois, rapprochez la facture ou le relevé de commission Booking.com des réservations définitives admissibles. Examinez les réservations annulées ou modifiées qui affichent encore le montant initial de la commission.
Raisons courantes expliquant les écarts
Le versement est inférieur au montant total de la réservation
Vérifiez s'il s'agit d'un versement net. Examinez ensuite la commission, les frais de paiement, les taxes encaissées ou retenues ailleurs, les remboursements et les ajustements.
Un dépôt bancaire est supérieur au montant d'une réservation
Le dépôt peut inclure plusieurs réservations. Rapprochez la référence du versement et la liste des réservations incluses avant de comparer les montants.
La réservation a été modifiée après le calcul initial du paiement
Un séjour écourté, une annulation, un remboursement ou l'annulation de frais peut entraîner un ajustement ultérieur. Reliez la transaction initiale et sa correction au même numéro de confirmation.
La commission est plus élevée que prévu
Vérifiez le montant commissionnable définitif, le pourcentage contractuel, le statut, les frais d'annulation ou de non-présentation et la participation à des programmes pouvant appliquer des conditions commerciales différentes. Ne calculez pas la commission à partir du dépôt bancaire.
Le chiffre d'affaires du Système de Gestion Hôtelière correspond au total client, mais le versement est net
Cela peut être correct. Le chiffre d'affaires des chambres, les charges de commission, les taxes, la créance Booking.com et le règlement en trésorerie sont des éléments comptables distincts. Ne réduisez pas le chiffre d'affaires des chambres uniquement pour le faire correspondre à l'encaissement net.
Le montant bancaire diffère légèrement du versement
Vérifiez la conversion des devises, les frais du prestataire de paiement, les frais de la banque destinataire et les dates de valeur. Comptabilisez l'écart séparément de la commission.
Utiliser la bonne période comptable
La date du séjour, la date du versement, la date bancaire et la date de la facture de commission peuvent se situer dans des mois différents. Appliquez le traitement comptable prévu par la politique de l'hôtel et conservez une créance ou une dette Booking.com ouverte jusqu'au règlement de la trésorerie et de la commission.
Ne transférez pas le chiffre d'affaires des chambres vers le mois du versement uniquement pour simplifier le rapprochement bancaire. Cela peut fausser le taux d'occupation, l'ADR, le chiffre d'affaires mensuel et la rentabilité des canaux.
Utilisez le numéro de confirmation Booking.com comme référence commune dans le Système de Gestion Hôtelière, le relevé de versement, le relevé bancaire et l'écriture comptable. Pour un lot, ajoutez la référence du versement afin de relier toutes les réservations incluses au dépôt bancaire.
Les informations de paiement actuelles de Booking.com distinguent le montant de la réservation, le montant à encaisser dans l'établissement, le montant du versement, les commissions et frais, le statut du versement ainsi que les informations relatives au virement bancaire ou à la carte virtuelle. La présentation officielle précise également que les informations de paiement concernent les réservations avec Paiements par Booking.com, et non les réservations ordinaires avec paiement sur place.
Clôturer le mois sans masquer les écarts
Tenez une liste d'exceptions pour les réservations qui ne peuvent pas être rapprochées. Chaque élément doit indiquer le numéro de confirmation, la date du séjour, le mode de paiement, le montant attendu par l'hôtel, le paiement réel, la commission, l'écart, sa cause et la personne responsable.
Utilisez des comptes d'attente temporaires pour les créances Booking.com, les commissions à payer et les écarts bancaires non résolus. Ne comptabilisez pas directement un montant inexpliqué dans le chiffre d'affaires des chambres et ne créez pas de remise manuelle dans le seul but de clôturer le mois.
Ne transmettez le problème à un niveau supérieur qu'après avoir déterminé où se situe l'écart : entre la réservation et le versement Booking.com, entre le versement et la banque, entre le paiement du client et la facture du Système de Gestion Hôtelière, ou entre le relevé de commission et le séjour définitif. Le support ou le service financier dispose ainsi d'un problème précis à résoudre.
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Questions fréquentes
Un versement Booking.com doit-il être égal au montant total payé par le client ?
Pas toujours. Le versement peut être net de commission ou de frais, tandis que certaines taxes ou certains frais peuvent être encaissés séparément. Utilisez les informations de versement propres à chaque réservation.
Chaque réservation Booking.com génère-t-elle un versement ?
Non. Si le client paie dans l'établissement, l'hôtel encaisse le paiement et comptabilise séparément la commission Booking.com.
Un même virement bancaire peut-il regrouper plusieurs réservations ?
Oui. Rapprochez la référence du versement et la liste des réservations incluses avant de comparer le dépôt à une seule réservation.
La commission doit-elle être calculée à partir du montant bancaire ?
Non. Utilisez le montant commissionnable définitif de la réservation et les conditions contractuelles de l'établissement. Les dépôts bancaires peuvent regrouper plusieurs réservations et d'autres écarts.
Que doit faire le service financier en cas d'écart inexpliqué ?
Laissez l'écart ouvert en conservant le numéro de confirmation et les justificatifs. Ne modifiez pas le chiffre d'affaires des chambres tant que la cause n'est pas connue et approuvée.
