Comment un moteur de réservation direct modifie le coût réel du logiciel de gestion hôtelière

Le prix indiqué sur le devis d'un logiciel de gestion hôtelière n'est pas toujours son coût économique réel. Si le forfait inclut un moteur de réservation direct qui convertit les réservations que l'hôtel recevrait autrement via une OTA (agence de voyage en ligne), les économies de commissions peuvent compenser une partie ou la totalité des frais du logiciel.

Cela ne rend pas le Système de Gestion Hôtelière (PMS) gratuit. Les réservations directes impliquent toujours des coûts de paiement, de marketing, de site web, de remises et d'exploitation. Le calcul ne fonctionne que lorsqu'un hôtel sépare le véritable transfert de canal des réservations qui seraient de toute façon arrivées directement.

La question des économies de coûts du PMS grâce au moteur de réservation direct est donc la suivante : combien de coûts de distribution vérifiés le système connecté supprime-t-il après toutes les nouvelles dépenses liées aux canaux directs ?

Commencez par le coût total du PMS

Utilisez le coût technologique mensuel complet, et non le prix de base du PMS. Incluez l'abonnement au PMS, l'ajout du moteur de réservation, le channel manager hôtel, les frais de configuration répartis sur la durée prévue du contrat, les niveaux d'assistance, les intégrations requises et les frais de logiciel par réservation.

Le traitement des paiements doit être suivi, mais ne considérez pas automatiquement l'intégralité des frais de carte comme un coût du moteur de réservation. Les modèles de paiement des OTA diffèrent, comparez donc le coût de paiement incrémental pour le flux de canal spécifique.

Incluez la création d'un nouveau site web pour l'hôtel ou une refonte majeure si cela était nécessaire pour utiliser le moteur. Répartissez ce travail ponctuel sur une période raisonnable.

Cela donne le coût brut du logiciel. C'est le montant que les économies de commissions doivent compenser avant que le système ne réduise les dépenses technologiques effectives de l'hôtel.

Calculez la commission évitée par réservation transférée

La valeur de base d'une réservation transférée est simple :

Commission évitée = revenus de chambre éligibles × taux de commission de l'OTA

Supposons qu'une réservation de deux nuits génère 300 $ de revenus de chambre éligibles et que la commission comparable de l'OTA est de 18 %. Le transfert de cette réservation de l'OTA vers le site web de l'hôtel permet d'éviter 54 $ de commission.

Mais ces 54 $ ne constituent pas encore l'économie nette. Soustrayez les coûts qui existent parce que la réservation est désormais directe :

Économie nette par réservation transférée = commission évitée − coût de paiement direct − incitation directe − frais variables du moteur de réservation − coût marketing incrémental

Si le traitement du paiement coûte 9 $, que le client reçoit une remise pour réservation directe de 15 $ et que le moteur ne facture aucun frais variable, l'économie nette est de 30 $. Ces 30 $ peuvent compenser le coût mensuel du PMS et du moteur de réservation.

Utilisez les revenus éligibles soumis à commission plutôt que le total facturé au client. Les taxes, frais obligatoires et suppléments peuvent faire l'objet d'un traitement de commission différent selon l'accord de l'hôtel avec l'OTA.

Ne comptez que les réservations que le moteur a réellement transférées

L'attribution est le domaine où de nombreux calculs de retour sur investissement sont gonflés. Une réservation téléphonique d'un compte d'entreprise fidèle aurait pu être effectuée directement avant l'existence du moteur. Son transfert vers un processus de paiement en ligne améliore les opérations, mais n'évite pas nécessairement une nouvelle commission d'OTA.

Considérez une réservation comme un transfert de canal lorsqu'il existe des preuves raisonnables que le client aurait autrement utilisé une OTA. Les indicateurs utiles incluent une réservation OTA antérieure par le même client, un visiteur issu d'une recherche de marque ayant comparé un tarif OTA avant de réserver en direct, une campagne post-séjour adressée à un client acquis via une OTA, ou un clic de métamoteur suivi qui a abouti sur le site de l'hôtel.

Gardez trois groupes distincts :

• Réservations directes transférées : ont probablement remplacé une réservation OTA et peuvent générer des économies de commissions.
• Demande directe existante : aurait probablement réservé avec l'hôtel de toute façon.
• Demande incrémentale : s'est produite parce que le moteur de réservation, l'offre ou la campagne a créé une réservation qui n'existerait peut-être pas autrement.

La demande directe existante bénéficie toujours de l'automatisation et de meilleures données clients, tandis que la demande incrémentale ajoute une marge de contribution. Aucune des deux ne doit être simplement multipliée par un taux de commission OTA.

Trouvez le volume de réservations au seuil de rentabilité

Une fois l'économie nette par réservation transférée connue, calculez combien de réservations doivent passer en direct pour couvrir le coût du logiciel.

Réservations transférées au seuil de rentabilité = coût mensuel du PMS et du moteur de réservation ÷ économie nette par réservation transférée

Prenons l'exemple d'un hôtel de 20 chambres payant 100 $ par mois pour un forfait PMS incluant son moteur de réservation. Si chaque réservation transférée vérifiée permet d'économiser 30 $ après paiement, incitations et marketing, l'hôtel a besoin de 3,34 réservations pour atteindre le seuil de rentabilité. Puisqu'une réservation partielle est impossible, l'objectif opérationnel est de quatre réservations transférées par mois.

Avec quatre réservations, 120 $ d'économies nettes de commissions compensent l'abonnement de 100 $ et laissent 20 $. À dix réservations, le même prix de logiciel fixe est compensé par 300 $ d'économies, laissant 200 $ après avoir couvert l'abonnement.

Si le moteur de réservation est un module complémentaire à 60 $ pour un PMS à 100 $, utilisez 160 $ comme coût de référence. S'il facture également 2 % des revenus directs, soustrayez ces frais variables avant de calculer le volume d'équilibre.

Un moteur de réservation hôtel connecté doit envoyer la réservation directe dans le PMS, réduire la disponibilité et afficher la source de réservation dans les rapports. Sans ce flux de données, l'hôtel ne peut pas prouver quelles économies appartiennent au canal direct.

Découvrez comment le calcul modifie le prix PMS hôtel

Les hôtels comparent généralement les devis de logiciels en tant que dépenses : un PMS coûte 80 $ par mois, un autre 140 $, et le montant le plus bas semble le moins cher.

Cette comparaison change lorsque le forfait plus complet inclut un moteur de réservation direct efficace. Supposons que le PMS à 80 $ nécessite un moteur séparé à 70 $, tandis que le PMS à 140 $ en inclut un. La première solution coûte 150 $ avant toute intégration ou frais par réservation. Le PMS en apparence plus cher est déjà 10 $ moins cher.

Supposons maintenant que le moteur inclus aide à transférer cinq réservations par mois, chacune générant 30 $ d'économies nettes de commissions. Le coût mensuel effectif devient :

140 $ de coût logiciel − 150 $ d'économies nettes vérifiées = −10 $ de coût effectif

Le résultat négatif signifie que l'économie de distribution mesurée dépasse les frais technologiques de 10 $ pour ce mois-là.

Appliquez la même méthode à chaque devis. Un PMS bon marché sans canal direct peut maintenir une facture de commissions OTA plus élevée. Une plateforme coûteuse avec une faible conversion sur le site web pourrait ne jamais créer suffisamment de réservations transférées pour justifier ses frais. Les fonctionnalités n'ont de valeur économique que lorsque l'hôtel peut les relier à un comportement de réservation réel.

Incluez les coûts que les promesses de réservation directe ignorent souvent

Direct ne signifie pas sans coût. Une analyse de rentabilisation crédible inclut toutes les dépenses matérielles requises pour acquérir et traiter la réservation.

Les frais de paiement sont généralement inévitables. Les remises ou avantages directs ont un coût, même s'ils améliorent la conversion. La recherche payante, les outils d'e-mailing, le contenu et le support d'une agence font également partie du calcul d'acquisition.

Ajoutez le temps du personnel lorsque le moteur n'est pas entièrement connecté. La saisie manuelle des réservations, la mise à jour des disponibilités, le rapprochement des paiements ou la correction des e-mails de confirmation réduisent les économies. L'intégration fait partie du modèle financier car elle détermine si le volume direct ajoute du travail.

Vérifiez également si le moteur de réservation facture un pourcentage, un supplément mensuel fixe, des frais par réservation ou une majoration de paiement. Une étiquette « sans commission » peut très bien cacher d'autres frais de transaction.

La véritable comparaison est le coût d'acquisition net par canal, et non « commission OTA contre zéro ».

Suivez le coût effectif du PMS chaque mois

Utilisez le PMS et les rapports de canaux pour surveiller les revenus des chambres par source, la valeur de la réservation, la durée du séjour, les annulations, les remises et le coût d'acquisition. Gardez une formule cohérente afin que les variations mensuelles reflètent les performances plutôt qu'une nouvelle règle d'attribution.

Le calcul mensuel est :

Coût effectif du PMS = coût total de la solution PMS − économies nettes vérifiées provenant des réservations directes transférées

Suivez la part des réservations directes pour le contexte, mais ne l'utilisez pas seule. Un pourcentage direct plus élevé peut résulter d'une faible demande des OTA plutôt que d'une conversion directe plus forte. L'économie nette, le volume de réservations et le revenu total doivent évoluer ensemble.

Analysez par segment de clients. Les clients fidèles et les visiteurs issus d'une recherche de marque nécessitent souvent moins de dépenses d'acquisition que les clients atteints via des campagnes payantes.

Le flux de données du PMS doit être visible : un client réserve sur le site de l'hôtel, la réservation entre dans le PMS, la disponibilité se ferme sur les canaux connectés, et la source de réservation ainsi que les revenus apparaissent dans les rapports. C'est la chaîne de preuves derrière le calcul de compensation des coûts.

Améliorez les économies sans couper les OTA

Le but n'est pas de supprimer les OTA. Elles offrent de la visibilité, une portée internationale, de la demande pendant les périodes creuses, et des réservations de clients qui ne connaîtraient peut-être pas l'hôtel autrement.

Utilisez le moteur direct lorsque l'hôtel dispose d'un chemin efficace vers le client. Encouragez les visiteurs récurrents à revenir via le site web de l'hôtel. Facilitez la conversion du trafic issu des recherches de marque. Offrez un avantage direct qui coûte moins cher que la commission qu'il remplace.

Maintenez l'exactitude des tarifs et des disponibilités sur les deux canaux. Un site direct qui affiche un inventaire obsolète ou un prix total confus renvoie le client vers l'OTA et gaspille les dépenses d'acquisition.

Considérez les OTA comme une distribution payante et le moteur de réservation comme une infrastructure de conversion en propre. Le mix de canaux doit suivre la contribution nette, et non un objectif du tout ou rien.

FAQ sur les économies de coûts du PMS avec un moteur de réservation direct

Combien de réservations directes faut-il pour rentabiliser un PMS ?

Divisez le coût mensuel total du PMS et du moteur de réservation par l'économie nette par réservation transférée. Si la solution coûte 100 $ et que chaque réservation transférée permet d'économiser 30 $ après les coûts du canal direct, il faut quatre réservations pour dépasser le seuil de rentabilité.

Toutes les réservations directes doivent-elles compter comme des économies de commissions OTA ?

Non. Ne comptez les économies de commissions que lorsque la réservation directe a probablement remplacé une réservation OTA. La demande existante par téléphone, de passage, d'entreprise et directe fidèle peut bénéficier de l'automatisation, mais ne doit pas automatiquement se voir attribuer une valeur de commission évitée.

Quels coûts doivent être déduits des économies des réservations directes ?

Déduisez le traitement incrémental des paiements, les remises ou avantages liés aux réservations directes, les frais variables du moteur, les dépenses marketing, les coûts du site web et le travail d'exploitation supplémentaire. Utilisez le véritable accord OTA et le flux de paiement de l'hôtel.

Un moteur de réservation inclus est-il toujours moins cher qu'un module complémentaire ?

Pas automatiquement. Comparez l'abonnement total, la mise en œuvre, les frais de transaction, les performances de conversion, la qualité de l'intégration et le support. Un moteur inclus présente un avantage lorsqu'il supprime des frais distincts et partage l'inventaire en direct et les rapports avec le PMS.

Évaluez le coût du PMS après les économies de distribution

Un logiciel de gestion hôtelière (PMS) doté d'un moteur de réservation direct modifie l'équation des coûts car une partie de l'abonnement peut être récupérée grâce à la baisse des dépenses d'acquisition. La bonne mesure n'est pas le revenu direct total, ni la commission brute de l'OTA. Il s'agit des économies nettes vérifiées sur les réservations qui ont été réellement transférées vers le site web de l'hôtel.

Calculez le coût total du logiciel, l'économie nette par réservation transférée et le volume d'équilibre. Ensuite, suivez ces mêmes chiffres chaque mois grâce aux rapports connectés de réservations et de canaux.

Lorsque les preuves sont claires, les propriétaires d'hôtels peuvent voir si le moteur de réservation ajoute simplement des frais supplémentaires ou s'il transforme le PMS en un système de distribution à moindre coût.