1. Utilisez le numéro de confirmation de l'OTA pour relier l'enregistrement du canal, le séjour dans le logiciel de gestion hôtelière et la ligne de commission.
2. Calculez la commission à partir de la base contractuelle, et non automatiquement à partir du montant total payé par le client ou du versement.
3. Séparez les revenus des chambres, les taxes, les promotions, les frais de paiement, les remboursements et les commissions.
4. Clôturez chaque écart ou reportez-le en désignant un responsable et en joignant les justificatifs.
Le rapprochement des commissions des OTA dans un logiciel de gestion hôtelière transforme une facture ou un débit du canal en justificatifs détaillés par réservation. Au lieu d'accepter un seul total mensuel, l'hôtel vérifie quelles réservations effectuées, annulées, modifiées ou classées comme non-présentées ont généré chaque montant de commission.
Cette opération diffère du rapprochement d'un versement. Un versement explique les fonds reçus d'un canal. Le rapprochement des commissions explique les frais de distribution associés à chaque réservation, y compris lorsque le client a payé directement l'hôtel.
L'objectif est d'obtenir un relevé clair des revenus bruts des chambres, des charges de commission, des paiements encaissés et des écarts restants, sans chercher à équilibrer artificiellement des montants sans rapport entre eux.
Commencez par la règle de commission contractuelle
Conservez avec le dossier de rapprochement l'accord en vigueur avec le canal, la grille tarifaire, le traitement fiscal, le financement des promotions, les règles d'annulation et de non-présentation, ainsi que les éventuels frais de placement préférentiel ou de programme.
N'appliquez pas un pourcentage unique à toutes les OTA et ne recopiez pas un taux provenant d'une ancienne facture. La base de commission peut varier selon le canal, l'accord de l'établissement, le plan tarifaire, le type de taxe, le marché, la promotion ou l'issue de la réservation.
Consignez les éléments qui entrent dans la base : prix de la chambre, repas, frais de service, taxes locales, TVA ou taxe sur les ventes, suppléments, frais d'annulation et frais de non-présentation. Indiquez pour chaque élément s'il est inclus, exclu ou nécessite une confirmation contractuelle.
Consignez également la date à laquelle la commission doit être comptabilisée selon la politique comptable de l'hôtel et l'accord conclu avec le canal. La date de réservation, la date de départ, la période de facturation et la date de paiement peuvent rattacher une même réservation à des mois différents.
Créez un enregistrement unique pour chaque réservation
Utilisez le numéro de confirmation de l'OTA comme identifiant principal de rapprochement. Pour chaque réservation, enregistrez le canal, l'identifiant de réservation du logiciel de gestion hôtelière, le client, la date de réservation, les dates de séjour, le statut, la chambre et le plan tarifaire, le montant brut de la chambre, les taxes, les frais, les remises, les contributions promotionnelles, le montant d'annulation ou de non-présentation et la devise.
Ajoutez le taux de commission contractuel ou les frais fixes, la base commissionnable, la commission attendue, la commission facturée, l'ajustement, le statut du litige et la période comptable.
Ne vous fiez pas uniquement au nom du client. Les noms peuvent être identiques, être modifiés ou utiliser des jeux de caractères différents. Une réservation de plusieurs chambres peut également comporter une seule confirmation du canal, mais plusieurs lignes de folio dans le logiciel de gestion hôtelière.
Un logiciel de gestion hôtelière bien organisé centralise la source du canal, le statut de la réservation, les revenus des chambres et l'historique du folio avant l'ajout des champs de commission par l'équipe financière.
Rapprochez d'abord le statut final de la réservation
La commission ne peut pas être rapprochée correctement tant que l'OTA et le logiciel de gestion hôtelière ne concordent pas sur le déroulement réel de la réservation. Vérifiez si le client a séjourné, annulé dans le délai prévu, annulé tardivement, ne s'est pas présenté, a écourté son séjour, changé de chambre ou bénéficié d'une exonération de frais.
Utilisez la réservation OTA définitive et le dossier opérationnel du logiciel de gestion hôtelière. Une réservation confirmée puis annulée ne doit pas rester comptabilisée comme revenu de séjour simplement parce qu'elle figurait dans le premier export des réservations.
Pour les réservations modifiées, utilisez le montant commissionnable final justifié par le relevé du canal et le contrat. Conservez la valeur d'origine dans l'historique, mais ne comptabilisez pas deux fois la commission parce que le logiciel de gestion hôtelière contient l'ancienne et la nouvelle version.
Corrigez les doublons dans le logiciel de gestion hôtelière avant de calculer la commission. Une confirmation OTA ne doit normalement produire qu'une seule issue de réservation définitive dans le contrôle des commissions.
Calculez clairement la commission attendue
Utilisez un calcul simple pour chaque réservation :
Commission attendue = base commissionnable confirmée × taux contractuel, plus ou moins les frais fixes ou ajustements approuvés
Conservez la base commissionnable séparément du montant total payé par le client. Certaines taxes ou certains frais de l'établissement peuvent être exclus de la base, tandis que certains repas ou services peuvent y être inclus. L'accord signé et le détail de la facture déterminent le traitement applicable.
Ne calculez pas la commission à partir du versement bancaire net. Ce montant peut déjà inclure des déductions, des remboursements, plusieurs réservations, des frais de paiement, des écarts de change ou des ajustements antérieurs.
Conservez les revenus des chambres et les charges de commission dans des champs distincts, conformément à la politique comptable de l'hôtel. Réduire le tarif de chambre dans le logiciel de gestion hôtelière pour le faire correspondre au montant net encaissé complique l'analyse de l'ADR et des performances des canaux.
Smart Order peut relier la source des réservations et les revenus du logiciel de gestion hôtelière aux rapports sur les canaux de l'hôtel, afin d'offrir à l'équipe financière une base cohérente pour contrôler les commissions par réservation.
Visualisez la commission à côté du résultat de la réservation
Utilisez Smart Order pour examiner la source des réservations, les revenus des séjours effectués et les performances des canaux avant de clôturer les charges de commission.
Rapprochez la facture ou la ligne de débit
Rapprochez chaque ligne de commission avec le numéro de confirmation de l'OTA et la réservation du logiciel de gestion hôtelière. Vérifiez la devise, le taux, la base, la taxe sur la commission le cas échéant, la référence de l'ajustement et la période de facturation.
Suivez cette procédure en six étapes :
- Retrouvez la réservation OTA définitive et un seul dossier correspondant dans le logiciel de gestion hôtelière.
- Confirmez l'issue finale du séjour ou de l'annulation.
- Reconstituez la base commissionnable à partir des éléments inclus dans le contrat.
- Calculez la commission attendue à l'aide du taux ou des frais approuvés.
- Comparez les montants attendus et facturés, y compris les taxes et les ajustements.
- Indiquez que l'élément est rapproché, contesté ou reporté, avec les justificatifs et le nom du responsable.
Ne compensez pas les surfacturations et les sous-facturations de réservations différentes. Le total de la facture peut être correct alors que certaines réservations restent erronées.
Lorsqu'une ligne de facture couvre plusieurs chambres d'une même réservation, rapprochez d'abord l'ensemble de la réservation, puis répartissez la commission en interne uniquement si les besoins de reporting de l'hôtel l'exigent.
Expliquez les écarts dans un ordre fixe
Vérifiez d'abord les causes les plus courantes : taux de commission incorrect, base commissionnable erronée, traitement fiscal, séjour modifié, annulation partielle, non-présentation, exonération de frais, contribution promotionnelle, doublon dans le logiciel de gestion hôtelière, conversion de devise, arrondi, ajustement d'une période antérieure et décalage de facturation.
Décrivez chaque écart en précisant son montant et son sens. « La facture dépasse de 24 USD la commission attendue pour la confirmation X » permet d'agir. « La commission est incorrecte » ne le permet pas.
Si le relevé du canal est correct, mais que le statut ou le montant indiqué dans le logiciel de gestion hôtelière est erroné, corrigez le dossier de l'hôtel après approbation. Si le logiciel de gestion hôtelière et la réservation sont corrects, mais que la facture diffère, ouvrez un litige sans modifier les revenus de l'hôtel.
Laissez ouverts les écarts temporels justifiés en indiquant le numéro de confirmation, la commission attendue, le motif, le responsable et la période de régularisation prévue.
Utilisez les données de commission pour améliorer vos décisions concernant les canaux
Une fois la facture rapprochée, combinez la commission avec les autres coûts financés par l'établissement : promotions, avantages de fidélité, frais de paiement, remboursements et charge de travail opérationnelle supplémentaire. Vous obtenez ainsi le coût d'acquisition réel de chaque réservation.
Utilisez les rapports et analyses de l'hôtel pour comparer, par OTA, les revenus bruts des chambres, les commissions, la contribution nette du canal, le taux d'annulation, l'ADR et la durée du séjour. Le nombre de réservations ne suffit pas à déterminer quel canal génère le plus de bénéfices.
Comparez le coût d'acquisition des OTA à celui des réservations obtenues grâce au moteur de réservation sans commission de l'hôtel. Incluez les coûts du site web, des paiements, du marketing et des logiciels afin de garantir une comparaison équitable.
L'objectif n'est pas de supprimer toutes les OTA, mais de comprendre quels canaux, plans tarifaires et promotions génèrent suffisamment de revenus nets pour justifier leur coût.
Clôturez la période sans masquer les éléments en suspens
La période peut être clôturée lorsque chaque ligne de commission a été rapprochée, contestée ou reportée. Le total détaillé par réservation doit correspondre à la facture et à l'écriture comptable.
Demandez à une deuxième personne de contrôler les modifications manuelles de taux, les annulations importantes, les commissions de non-présentation, les exonérations de frais, les réservations en double et les ajustements de périodes antérieures. Conservez la version du contrat et les justificatifs utilisés pour le calcul.
Remettez à la direction un résumé concis : revenus bruts des chambres provenant des OTA, base commissionnable, commission, taxe sur la commission, litiges, ajustements, taux de commission effectif et contribution nette par canal.
Appuyez-vous sur les écarts récurrents pour améliorer la configuration du logiciel de gestion hôtelière et les pratiques du personnel. Les numéros de confirmation OTA manquants, les sources de canal incorrectes, les montants de chambre modifiés et les annulations non enregistrées sont autant de problèmes opérationnels que financiers.
Questions fréquentes
La commission doit-elle être calculée à partir du montant total payé par le client ?
Pas automatiquement. Utilisez la base commissionnable définie par l'accord conclu entre l'établissement et le canal, ainsi que l'issue finale de la réservation.
La commission de l'OTA correspond-elle à la différence entre les revenus et le versement ?
Non. Un versement peut également inclure des taxes, des remboursements, des frais de paiement, plusieurs réservations, des écarts de change et des ajustements antérieurs.
La commission doit-elle réduire les revenus des chambres dans le logiciel de gestion hôtelière ?
Les hôtels suivent généralement séparément les revenus bruts des chambres et les charges de commission, sous réserve de leur politique comptable. Cette méthode préserve la pertinence des rapports sur l'ADR et les performances des canaux.
Quand une période de commission peut-elle être considérée comme complète ?
Chaque ligne de facture est associée à une réservation et à son statut final, et les écarts sont résolus, contestés ou reportés sous la responsabilité d'une personne désignée.
