1. La tarification d’un Système de Gestion Hôtelière par chambre est généralement moins chère pour les petits établissements, car la facture évolue selon le nombre réel de chambres.
2. La tarification PMS forfaitaire peut être plus avantageuse pour les grands établissements, mais seulement si le forfait inclut les fonctionnalités dont vous avez besoin sans modules complémentaires coûteux.
3. Le modèle le plus économique est celui dont le coût total sur 12 mois est le plus bas, une fois inclus les frais de mise en place, de Gestionnaire de canaux, de Moteur de réservation, d’assistance et de paiement.
La tarification d’un Système de Gestion Hôtelière peut sembler simple, jusqu’à ce que vous compariez deux devis côte à côte. Un fournisseur facture 5 $ par chambre et par mois. Un autre facture 199 $ par établissement. Un troisième affiche un forfait de base attractif, puis facture en supplément la gestion des canaux ou l’assistance.
La vraie question n’est pas de savoir si la tarification PMS hôtelière par chambre ou forfaitaire est moins chère en théorie. La réponse dépend de votre nombre de chambres, de votre taux d’occupation, de vos besoins fonctionnels et de vos projets de croissance.
Ce guide explique le fonctionnement des deux modèles, dans quels cas chacun est le plus avantageux, et comment calculer le coût réel avant de signer.
Comment fonctionne la tarification PMS hôtelière par chambre
La tarification PMS hôtelière par chambre facture un montant fixe pour chaque chambre, unité ou espace locatif. Si le tarif est de 5 $ par chambre et par mois, un établissement de 20 chambres paie 100 $ par mois.
Ce modèle est courant dans les produits PMS cloud, car il évolue avec la taille de l’établissement. Les petits établissements ne paient pas le même prix que les grands hôtels.
Son avantage réside dans son équité et sa prévisibilité. Si vous avez 12 chambres, vous payez pour 12 chambres. Votre facture logicielle n’augmente pas parce que vous avez eu un bon mois, vendu plus de nuitées ou amélioré votre taux d’occupation.
Son inconvénient apparaît lorsque le nombre de chambres augmente. Un tarif qui semble faible à 15 chambres peut devenir coûteux à 80 ou 120 chambres, surtout si les modules clés sont facturés séparément.
Comment fonctionne la tarification PMS forfaitaire
La tarification PMS forfaitaire applique un seul abonnement mensuel pour l’établissement ou le compte, que l’hôtel ait 15 chambres ou 75 chambres.
Son principal avantage est la simplicité. La facture est facile à comprendre, et les grands établissements peuvent payer moins qu’avec un modèle par chambre.
Le risque concerne les limites du forfait. Le prix de base peut couvrir les outils de Réception, mais exclure les connexions du Gestionnaire de canaux, l’accès au Moteur de réservation, les outils de paiement ou les Rapports et analyses avancés.
La tarification forfaitaire peut être peu adaptée aux très petits établissements. Une auberge de 10 chambres qui paie 199 $ par mois paie en réalité 19,90 $ par chambre.
Le calcul du seuil de rentabilité
La manière la plus claire de comparer la tarification d’un Système de Gestion Hôtelière est de calculer le seuil de rentabilité en nombre de chambres.
Utilisez cette formule :
Frais mensuels forfaitaires ÷ prix mensuel par chambre = seuil de rentabilité en nombre de chambres
Si un PMS forfaitaire coûte 199 $ par mois et qu’un PMS par chambre coûte 5 $ par chambre, le seuil de rentabilité est d’environ 40 chambres. En dessous, le modèle par chambre coûte moins cher. Au-dessus, le modèle forfaitaire coûte moins cher avant ajout des options payantes.
Ce tableau compare uniquement les frais PMS affichés en tête d’offre. La vraie comparaison des coûts commence après l’ajout des modules obligatoires et des frais annexes.
Pourquoi le prix affiché peut être trompeur
Un Système de Gestion Hôtelière fonctionne rarement seul. La plupart des établissements ont besoin d’un Gestionnaire de canaux, d’un Moteur de réservation, de rapports, d’outils de paiement, de permissions utilisateur et d’assistance.
Par exemple, un PMS forfaitaire à 199 $ peut facturer 80 $ pour l’accès au Gestionnaire de canaux et 50 $ pour l’utilisation du Moteur de réservation. Un PMS par chambre à 5 $ peut inclure ces outils. Dans ce cas, le modèle par chambre peut rester plus économique, même au-delà du seuil de rentabilité apparent.
Le traitement des paiements est un autre angle mort. Les frais de transaction peuvent être inévitables, mais les frais de Passerelle de paiement, les frais de lien de paiement ou les majorations imposées par le prestataire de paiement doivent être comptabilisés séparément.
Les conditions d’assistance comptent aussi. Des frais mensuels faibles ont moins de valeur si l’assistance urgente n’est accessible qu’à travers une offre premium.
Quel modèle coûte le moins selon la taille de l’établissement ?
- Pour les hôtels de moins de 30 chambres, la tarification PMS hôtelière par chambre coûte généralement moins cher. L’hôtel paie proportionnellement à sa taille.
- Pour les établissements de taille moyenne comptant entre 30 et 80 chambres, la réponse dépend des fonctionnalités incluses. Un forfait peut être plus avantageux s’il comprend toute la pile opérationnelle. Un plan par chambre peut être plus intéressant s’il regroupe le Système de Gestion Hôtelière, le Gestionnaire de canaux et le Moteur de réservation.
- Pour les grands hôtels de plus de 80 chambres, la tarification forfaitaire peut devenir attractive si le système est suffisamment robuste. Si les rapports, les permissions ou les intégrations nécessitent une mise à niveau entreprise, cet avantage peut disparaître.
- Pour les opérateurs multi-établissements, comparez le coût total du portefeuille. Un forfait par établissement peut être économique pour un seul site, mais coûteux à l’échelle de dix petits établissements.
Quand la tarification par chambre est le meilleur choix
La tarification par chambre est généralement plus adaptée lorsque votre établissement est petit, en croissance ou sensible aux coûts. Vous payez pour le nombre réel de chambres, et non pour une capacité inutilisée.
Elle fonctionne aussi très bien lorsque le forfait inclut les modules essentiels. Un PMS à 5 $ par chambre avec gestion des canaux est très différent d’un forfait à 5 $ qui ne couvre que les fonctions de base de la Réception.
La tarification par chambre est également plus facile à évaluer par rapport au chiffre d’affaires. Si une chambre génère entre 100 $ et 200 $ par nuit occupée, un coût logiciel mensuel de 5 $ à 15 $ par chambre est plus facile à justifier.
Smart Order utilise une structure tarifaire par chambre car la plupart des hôtels indépendants et des locations de vacances ont besoin d’un coût prévisible adapté à leur taille réelle. La valeur est encore meilleure lorsque le PMS, le Gestionnaire de canaux, la réservation directe et les rapports sont réunis dans un seul système connecté.
Comparez le coût de votre PMS à votre nombre réel de chambres
Smart Order offre aux hôtels indépendants un PMS connecté, un Gestionnaire de canaux, un Moteur de réservation et un système de reporting avec une tarification prévisible par chambre.
Quand la tarification forfaitaire est le meilleur choix
La tarification PMS forfaitaire peut être plus adaptée lorsque l’établissement compte assez de chambres pour dépasser le seuil de rentabilité et que le forfait inclut les outils dont l’hôtel a besoin.
Elle peut aussi convenir aux exploitants qui souhaitent un budget fixe par établissement. Un établissement de 70 chambres sur un forfait complet à 199 $ peut bénéficier d’une offre intéressante si les modules clés sont inclus.
Le problème est que de nombreux forfaits sont construits autour d’un package de base simple. Ils peuvent convenir aux réservations, mais être plus limités pour la distribution OTA, les paiements ou les rapports.
Avant de choisir une tarification forfaitaire, demandez ce qu’il se passe lorsque vous ajoutez davantage de canaux, d’utilisateurs, d’outils de paiement ou d’établissements.
Une checklist pratique des coûts
Avant de comparer les fournisseurs, construisez une vision du coût sur 12 mois.
Incluez ces coûts :
- Frais d’abonnement au PMS
- Frais du Gestionnaire de canaux
- Frais du Moteur de réservation
- Frais de configuration ou d’onboarding
- Frais de Passerelle de paiement ou de lien de paiement
- Frais du niveau d’assistance
- Frais supplémentaires pour les utilisateurs, établissements ou intégrations
Calculez ensuite le coût par chambre et le coût par réservation. Le coût par chambre montre l’adéquation à la taille de l’établissement. Le coût par réservation montre si le coût reste raisonnable pendant les mois creux comme pendant les périodes de pointe.
Évitez si possible la tarification basée sur un pourcentage pour les fonctions centrales du PMS. Un système qui prélève une part du chiffre d’affaires des réservations devient plus coûteux lorsque votre hôtel obtient de meilleures performances.
FAQ sur la tarification des PMS hôteliers
La tarification PMS par chambre est-elle moins chère que la tarification forfaitaire ?
La tarification PMS par chambre est généralement moins chère pour les petits hôtels, car la facture évolue selon le nombre de chambres. La tarification forfaitaire peut devenir plus économique pour les grands établissements après le seuil de rentabilité, mais seulement si les fonctionnalités clés sont incluses.
Quel est un prix juste par chambre pour un PMS hôtelier ?
La tarification d’un Système de Gestion Hôtelière cloud se situe souvent entre 4 $ et 15 $ par chambre et par mois, selon les fonctionnalités, l’assistance et les intégrations. Les outils économiques peuvent coûter moins cher, tandis que les systèmes plus avancés avec gestion des canaux et reporting peuvent coûter davantage.
Quel est le plus gros coût caché dans la tarification d’un PMS hôtelier ?
Les plus gros coûts cachés sont généralement l’accès au Gestionnaire de canaux, les frais du Moteur de réservation, l’onboarding, les niveaux d’assistance, les frais de Passerelle de paiement et les frais d’intégration. Comparez toujours le coût total sur 12 mois, et pas seulement le prix mensuel affiché.
Les petits hôtels doivent-ils choisir une tarification PMS par chambre ou forfaitaire ?
La plupart des petits hôtels de moins de 30 chambres devraient commencer par comparer la tarification par chambre, car elle correspond généralement mieux à leur taille. Un forfait peut tout de même convenir si le prix est bas et inclut toutes les fonctionnalités nécessaires.
La tarification PMS augmente-t-elle lorsque le taux d’occupation s’améliore ?
Une tarification PMS fixe par chambre ou forfaitaire ne devrait pas augmenter lorsque le taux d’occupation s’améliore. En revanche, une tarification à la commission ou basée sur un pourcentage augmente avec le chiffre d’affaires des réservations, ce qui peut rendre les mois de forte activité plus coûteux.
Conclusion
La tarification PMS hôtelière par chambre coûte généralement moins cher pour les petits établissements. La tarification forfaitaire peut coûter moins cher pour les grands établissements. Le facteur décisif n’est pas l’intitulé du modèle tarifaire. C’est le coût total sur 12 mois du système dont vous avez réellement besoin.
Avant de choisir, faites le calcul du seuil de rentabilité, ajoutez tous les modules nécessaires et comparez le coût par chambre. Un modèle tarifaire qui semble économique sur la page du fournisseur n’est pas forcément le moins cher une fois votre flux de travail réel pris en compte.
