Comment les hôtels doivent rapprocher les réservations et les relevés de règlement de Rakuten Travel

Le rapprochement des règlements Rakuten Travel consiste à démontrer comment chaque réservation a abouti au montant comptabilisé par l’hôtel. Le montant total du règlement est le résultat final, et non le point de départ de l’analyse.

Un écart ne signifie pas nécessairement qu’une somme est manquante. Une réservation peut relever d’une autre période de séjour, le client peut payer sur place, des frais d’annulation peuvent remplacer les revenus de la chambre, ou encore les points, coupons, frais du canal, taxes, remboursements et ajustements ultérieurs peuvent figurer dans des documents différents.

Ce processus s’adresse aux propriétaires d’hôtels et aux responsables financiers. Il porte sur les justificatifs concrets des réservations et les décisions comptables, et non sur le coût général d’une inscription à Rakuten Travel.

Commencez par les conditions commerciales signées par l’hôtel

Avant de rapprocher une période, regroupez le contrat en vigueur de l’établissement, la grille tarifaire des frais, les conditions de paiement, le traitement fiscal, les règles de financement des points et coupons, la gestion des annulations ainsi que le calendrier des règlements. N’utilisez pas un taux de commission repris d’un autre hôtel.

Indiquez quelles réservations sont payées sur place et quels montants peuvent être traités au moyen d’un paiement ou d’un règlement par le canal disponible pour le compte. Consignez la manière dont les annulations, les non-présentations, les remboursements, les points clients, les coupons, les contributions aux campagnes et les séjours contestés doivent apparaître.

Vérifiez la devise et la date de référence utilisées dans chaque document. L’hôtel peut comptabiliser ses revenus selon la date du séjour, tandis qu’un relevé du canal peut regrouper les opérations selon la date de réservation, de départ, de paiement ou de traitement. Un décalage temporel doit être reporté, et non affecté de force au mauvais mois.

Désignez un responsable financier et un interlocuteur opérationnel. Le service financier peut rapprocher les montants et les frais ; l’équipe opérationnelle peut expliquer le statut des séjours, les modifications demandées par les clients, les non-présentations et les ajustements manuels.

Rassemblez les quatre types de documents pour la même période

Utilisez quatre ensembles de justificatifs : les relevés de réservation Rakuten, le relevé de règlement ou de facturation applicable, les données de séjour et de compte client du Système de Gestion Hôtelière, ainsi que les relevés bancaires ou de paiement de l’hôtel. Conservez les fichiers d’origine sans les modifier et effectuez le rapprochement dans une copie de travail contrôlée.

Pour chaque réservation, relevez le numéro de réservation Rakuten, le nom du client, la date de réservation, les dates du séjour, la chambre et la formule, le statut, le montant de la chambre, les taxes, les frais d’annulation, le mode de paiement, les points, le coupon, la promotion, les frais du canal, les ajustements et le montant attendu dû à l’hôtel ou par celui-ci.

Dans le Système de Gestion Hôtelière, relevez le numéro de réservation source, le statut d’arrivée ou d’annulation, les revenus de chambre comptabilisés, les taxes, les paiements des clients, les remboursements et toute correction manuelle. Dans le relevé bancaire, relevez le montant reçu ou payé, la date de valeur, la référence, la devise et, le cas échéant, les frais de virement.

Utilisez le numéro de réservation Rakuten comme clé principale de rapprochement. Les noms des clients peuvent changer, comporter des caractères différents ou se répéter ; ils doivent donc faciliter le rapprochement sans en constituer la clé déterminante.

Séparez les circuits de paiement avant de rapprocher les totaux

Ne regroupez pas toutes les réservations Rakuten dans un seul versement attendu. Commencez par les distinguer selon l’entité qui a encaissé le paiement du client et selon ce que l’hôtel doit s’attendre à recevoir ou à payer.

Une réservation payée sur place génère normalement une créance client et des revenus en espèces ou par carte encaissés par l’hôtel. Elle peut néanmoins entraîner des frais du canal, le financement de points ou d’autres frais. Un paiement traité par le canal peut générer un montant net dû à l’hôtel après les déductions autorisées. Une réservation annulée ou associée à une non-présentation peut ne générer aucun revenu de chambre, mais entraîner des frais d’annulation, un remboursement ou un ajustement ultérieur.

Attribuez à chaque réservation un résultat comptable attendu avant de la comparer au règlement. Cela évite au service financier de considérer une réservation encaissée par l’hôtel comme un paiement manquant du canal ou de comptabiliser deux fois le même revenu.

Lorsque la responsabilité du paiement n’est pas claire, revenez à la réservation concernée et au contrat. Ne la déduisez pas du total bancaire ni du fonctionnement d’une autre OTA.

Smart Order permet de regrouper la source de la réservation, le statut du séjour, les revenus de chambre et les rapports de l’hôtel dans un même processus de contrôle. Le service financier peut analyser une anomalie pendant que l’équipe opérationnelle confirme si le client a séjourné dans l’établissement, annulé ou modifié sa réservation.

Rapprochez chaque réservation de son résultat financier

Procédez réservation par réservation. Ne considérez pas un lot comme correct simplement parce que plusieurs écarts se compensent fortuitement.

1. Rapprochez le numéro de réservation Rakuten d’un enregistrement unique dans le Système de Gestion Hôtelière.
2. Vérifiez si le client a séjourné dans l’établissement, annulé, modifié ses dates ou ne s’est pas présenté.
3. Comparez le montant réservé pour la chambre, les taxes, les repas et les avantages avec le compte client du Système de Gestion Hôtelière.
4. Déterminez qui a encaissé le paiement et quel montant l’hôtel doit recevoir, conserver, rembourser ou payer.
5. Rapprochez les points, coupons, promotions, frais du canal, frais d’annulation, remboursements et ajustements de la règle applicable.
6. Rattachez le montant net obtenu au règlement, à la facture, à l’écriture bancaire ou à l’élément en suspens.

Conservez le prix initialement réservé. Un tarif public publié ultérieurement ne modifie pas la base financière de la réservation. Si un membre du personnel modifie manuellement le total dans le Système de Gestion Hôtelière, exigez un motif et une approbation afin que le service financier puisse distinguer une correction légitime d’une perte de revenus.

Rapprochez séparément les points, les coupons et les promotions

Les avantages accordés aux clients peuvent affecter le montant payé par le client, le coût d’acquisition de l’hôtel, le règlement du canal ou plusieurs documents à la fois. Traitez chaque composante séparément au lieu de comptabiliser une remise globale inexpliquée.

Pour les points, vérifiez si le client a utilisé des points, obtenu des points supplémentaires financés par l’hôtel, ou les deux. Pour les coupons, déterminez si la réduction a été financée par Rakuten, par l’hôtel ou par une campagne commune. Pour une formule d’hébergement promotionnelle, comparez le prix réellement réservé avec le tarif de base approuvé et les règles de la promotion.

Enregistrez dans des champs distincts la valeur brute de la chambre, la réduction accordée au client, la part financée par l’hôtel, la part financée par le canal et le montant net final revenant à l’hôtel. Cela préserve la fiabilité des rapports de gestion : un coût marketing financé ne doit pas apparaître implicitement comme un Tarif de chambre inférieur si la politique comptable de l’hôtel le traite séparément.

Si le libellé du relevé manque de clarté, signalez la réservation au lieu d’affecter l’écart à la commission. Une déduction d’un même montant peut correspondre au coût de points, à une contribution à un coupon, à une correction, à une taxe ou à un ajustement de paiement.

Traitez les annulations, les non-présentations et les modifications selon leur chronologie

Établissez une brève chronologie pour chaque anomalie : réservation initiale, modification, annulation ou non-présentation, décision concernant les frais, débit ou remboursement du client, ajustement du canal et écriture comptable.

Une annulation peut survenir au cours d’un mois, tandis que les frais ou le remboursement correspondants apparaissent le mois suivant. Un séjour écourté peut modifier les revenus de chambre sans changer le numéro de réservation. Une non-présentation peut entraîner des frais sans aucune nuitée occupée. Conservez séparément le statut commercial et le statut comptable jusqu’à ce que les deux soient finalisés.

Comparez l’enregistrement Rakuten définitif avec le Système de Gestion Hôtelière. Si l’un indique que la réservation a été annulée et l’autre que le séjour a eu lieu, ne résolvez pas l’écart en modifiant le total des revenus. Confirmez ce qui s’est réellement passé, qui a approuvé une éventuelle exonération de frais et quel enregistrement doit être corrigé.

Reportez les décalages temporels valides au rapprochement suivant en indiquant le numéro de réservation, le montant attendu, le motif, le responsable et la date de suivi. Ne les dissimulez jamais dans un solde général « autre ».

Analysez les écarts dans un ordre défini

Lorsque le montant net ne correspond pas, vérifiez d’abord les causes les plus simples : mauvaise période, mauvais établissement, réservation en double ou manquante, modification des dates du séjour, circuit de paiement, statut d’annulation, points, financement des coupons, coût de la promotion, taxes, frais du canal, remboursements et écritures manuelles dans le Système de Gestion Hôtelière.

Pour chaque écart, indiquez le montant et son sens. « Déficit de 8 000 JPY » est plus utile que « règlement incorrect ». Joignez l’enregistrement de la réservation, le compte client du Système de Gestion Hôtelière, la ligne de règlement concernée, la référence bancaire et toute approbation liée à un ajustement manuel.

Ne remplacez pas les données d’un compte client dans le Système de Gestion Hôtelière uniquement pour les faire correspondre au relevé. Corrigez le système dans lequel l’événement commercial est erroné. Si les deux documents sont corrects mais reposent sur des périodes différentes, conservez un élément de rapprochement en suspens.

Faites remonter les écarts importants ou récurrents à l’aide d’un dossier justificatif unique. Indiquez l’établissement, la période, le numéro de réservation, le calcul attendu, le calcul déclaré, la règle contractuelle appliquée et la réponse précise dont le service financier a besoin.

Clôturez la période avec des contrôles de gestion

Le rapprochement est terminé lorsque chaque réservation Rakuten concernée a été rapprochée, expliquée ou reportée en tant qu’élément en suspens attribué à un responsable. Le total des éléments rapprochés, des décalages temporels valides et des anomalies non résolues doit permettre de faire le lien avec les documents comptables et bancaires.

Demandez à une deuxième personne de contrôler les abandons de créances manuels, les exonérations de frais, les réservations en double, les remboursements importants, les écarts de change et les déductions promotionnelles faisant passer le montant sous la marge approuvée. Verrouillez ou archivez le fichier de travail conformément à la politique financière de l’hôtel.

Remettez à la direction une synthèse concise : revenus bruts des séjours effectués, annulations et non-présentations, montant encaissé par l’hôtel, montant traité par le canal, coût des points et coupons, coût des promotions, frais du canal, remboursements, mouvement net de trésorerie, écarts en suspens et causes récurrentes.

Appuyez-vous sur les écarts récurrents pour améliorer les opérations. Les numéros de réservation manquants, les notes de paiement incomplètes, les annulations non enregistrées et le financement imprécis des promotions doivent conduire à des corrections au niveau de la Réception ou du contrôle des canaux avant la prochaine clôture.

Questions fréquentes

Chaque réservation Rakuten doit-elle figurer dans un versement ?

Non. Le document financier attendu dépend de l’entité qui a encaissé le paiement, du statut du séjour, des conditions commerciales et de la période utilisée pour le règlement.

Le service financier peut-il effectuer le rapprochement uniquement à partir du montant total du règlement ?

Non. Le total peut masquer des erreurs qui se compensent. Rapprochez chaque réservation et chaque déduction avant de valider le lot.

Comment faut-il comptabiliser les points et les coupons ?

Séparez la réduction accordée au client des parts financées par l’hôtel et par le canal, puis appliquez la politique comptable de l’établissement et les conditions commerciales signées.

Comment traiter un décalage temporel ?

Reportez-le en indiquant le numéro de réservation, le montant, le motif, le responsable et la période prévue pour sa résolution. Ne l’affectez pas de force au mauvais mois.