Rapprochement des commissions OTA pour Tiket.com : rapprocher réservations et versements

Comparer les taux de commission des OTA n’est utile que si l’hôtel peut expliquer le montant facturé pour chaque réservation. Un versement Tiket.com inférieur au montant total de la réservation ne signifie pas automatiquement que le taux de commission était erroné. Des remises, des ajustements, des frais distincts et le calendrier des paiements peuvent également expliquer cet écart.

Cette procédure aide les propriétaires d’hôtels et les équipes financières à rapprocher les réservations Tiket.com, depuis leur situation définitive jusqu’aux sommes encaissées, en passant par les revenus attendus. Elle s’appuie sur les justificatifs disponibles dans l’Extranet et les données de l’hôtel, plutôt que sur une comparaison des pourcentages affichés par les différents canaux.

Confirmer les taux de commission OTA convenus et la base de calcul

Conservez le contrat Tiket.com en vigueur de l’établissement et toute modification approuvée dans le dossier de rapprochement. Consignez le taux, les dates d’application, la devise et les éléments à inclure dans le calcul de la commission. Un nouveau contrat ne doit pas être appliqué rétroactivement à toutes les réservations antérieures.

Le pourcentage et la base de calcul sont deux éléments distincts. Déterminez comment le contrat traite le prix des chambres, les remises, les taxes, les frais de service, les forfaits avec petit-déjeuner et les prestations supplémentaires. Si la base manque de clarté, demandez une confirmation plutôt que d’estimer la commission à partir du montant crédité en banque.

Vérifiez séparément les prestations supplémentaires. Par défaut, la commission appliquée par Tiket.com à ces prestations suit celle convenue avec l’établissement ; toute modification nécessite l’approbation du Market Manager. Si l’hôtel a demandé une dérogation, conservez son approbation et sa date d’application au lieu de supposer qu’un nouveau pourcentage est déjà en vigueur.

Distinguez le taux contractuel du coût de commercialisation effectif. Une promotion financée par l’hôtel peut réduire les revenus de l’établissement sans modifier le pourcentage de commission. Un avantage financé par la plateforme peut avoir un effet différent sur le prix payé par le client. Appuyez-vous sur les informations réelles de financement et de revenus propres à la réservation.

Rapprocher chaque dossier de réservation définitif des données de l’hôtel

Utilisez l’identifiant du dossier de réservation Tiket.com comme référence principale. Rapprochez-le de la réservation dans le Système de Gestion Hôtelière, des dates du séjour, des chambres, du statut définitif, du montant total et de la devise. Le nom du client seul ne suffit pas pour les séjours comprenant plusieurs chambres ou les clients réguliers.

Confirmez le déroulement réel du séjour avant de calculer la commission. Le client peut avoir séjourné, annulé, ne pas s’être présenté, écourté son séjour ou bénéficié d’une exonération de frais. Conservez la dernière confirmation et la décision approuvée concernant les frais avec l’historique de la réservation initiale.

Examinez les revenus attendus à l’aide du détail disponible dans l’Extranet. Dans Tarifs et disponibilité > Gérer les tarifs et la disponibilité, sélectionnez la chambre et les dates concernées, puis ouvrez le Détail du prix du plan tarifaire. Ces informations permettent de comprendre la tarification actuelle ; pour la transaction historique réelle, utilisez la réservation confirmée et les données financières correspondantes.

Le calcul des revenus affiché tient compte du prix de la chambre, des suppléments, des remises promotionnelles et de la commission Tiket.com. Distinguez ces composantes lors de la vérification au lieu de qualifier leur effet cumulé de « commission ». Une estimation issue du calendrier tarifaire actuel ne doit pas remplacer le montant convenu pour une réservation antérieure.

Si les données du séjour restent inchangées dans le Système de Gestion Hôtelière après une annulation, l’équipe financière risque d’appliquer le bon pourcentage au mauvais montant. Smart Order relie les réservations des canaux aux Rapports et analyses de l’hôtel, permettant à l’équipe de comparer facilement les données de réservation et de revenus de l’établissement avec la situation définitive enregistrée sur Tiket.com.

Reconstituer les revenus attendus avant de rapprocher les encaissements

Partez des montants confirmés pour les chambres et les suppléments. Identifiez les remises financées par l’hôtel, calculez la commission sur la base convenue et distinguez les autres ajustements justifiés. L’ordre des opérations doit correspondre à votre contrat et au détail de la réservation, sans supposer l’existence d’une formule universelle.

Considérez ce calcul à titre purement illustratif : une réservation comprend une valeur de chambre de 1 000 000 IDR et une remise de 100 000 IDR financée par l’hôtel. Supposons que le contrat fixe la base soumise à commission à 900 000 IDR et le taux de commission à 15 %. La commission serait de 135 000 IDR, laissant 765 000 IDR avant prise en compte de tout autre élément applicable. Il ne s’agit ni d’un taux de commission publié par Tiket.com ni d’une règle applicable à tous les contrats.

Si le contrat réel prévoit une autre base, le résultat attendu change. Ne choisissez pas une base simplement parce qu’elle permet de retrouver le montant du versement. Conservez le contrat ou le détail de la réservation qui justifie le calcul.

Garder les taxes et les autres frais clairement identifiables

Distinguez une taxe sur des frais, des frais propres à l’établissement, un remboursement et la commission elle-même. Utilisez le document financier pertinent et les règles comptables de l’hôtel pour classer chaque élément. Ne déduisez pas un taux de taxe de la part inexpliquée d’un versement.

Si l’établissement renseigne ses informations fiscales dans l’Extranet, maintenez les données du compte à jour et vérifiez que le document financier concerne la bonne entité juridique. Signalez toute incohérence documentaire en indiquant la référence précise de la réservation ou du relevé, plutôt que de modifier les revenus des chambres pour la compenser.

Revérifier les réservations annulées et modifiées

Utilisez le montant définitif auquel l’établissement a droit, en tenant compte de toute pénalité conservée ou exonération approuvée. Un statut annulé ne signifie pas toujours que les revenus sont nuls, et le montant initial du séjour complet ne prouve pas que cette même somme reste due.

Veillez à ce que chaque correction puisse être reliée au dossier de réservation. Si une période antérieure incluait déjà la réservation initiale, identifiez l’ajustement ultérieur afin que l’équipe financière ne comptabilise pas une nouvelle fois l’ensemble de la réservation.

Rapprocher les revenus d’un virement bancaire ou d’une carte virtuelle

Identifiez le mode de versement utilisé par l’établissement. Tiket.com propose le virement bancaire et l’encaissement par carte de crédit virtuelle. Les justificatifs de paiement diffèrent selon la méthode, même lorsque le calcul des revenus est identique.

Pour les virements bancaires, ouvrez Finance > Liste des paiements et rapprochez les détails des réservations réglées, la date de paiement, le mode de paiement et le montant des données bancaires. Un virement peut couvrir plusieurs réservations ; conservez le détail par dossier de réservation qui justifie le total.

Pour les cartes virtuelles, retrouvez la fiche de la carte associée au dossier de réservation concerné et rapprochez-la de la transaction réussie auprès du prestataire de paiement. Vérifiez la période d’encaissement autorisée et le montant actuel avant de débiter la carte. La présence des coordonnées de la carte ne prouve pas que l’hôtel a reçu les fonds.

Appliquez cette vérification en six étapes à chaque écart de versement :

1. Confirmez le dossier de réservation définitif et la réservation correspondante dans le Système de Gestion Hôtelière.
2. Vérifiez le taux de commission convenu et la base de calcul justifiée par les documents.
3. Reconstituez les revenus en identifiant séparément les remises, les suppléments, les frais et les ajustements.
4. Rapprochez la référence du virement ou l’encaissement réussi par carte virtuelle du dossier de réservation ou du groupe de réservations inclus dans le versement.
5. Expliquez les frais du prestataire de paiement, la conversion de devises et les délais de règlement, le cas échéant.
6. Attribuez à l’élément le statut rapproché, contesté ou en attente, en indiquant un responsable et une référence justificative.

Si l’hôtel utilise une autre devise de versement, comparez les deux devises et la base de conversion indiquée. L’Extranet peut continuer à afficher les prix de l’établissement dans la devise principale, alors que l’hôtel reçoit les versements dans une autre devise. Un écart de conversion ne doit pas être présenté comme une modification du pourcentage de commission.

Conservez une référence aux encaissements traités par des prestataires externes dans les registres de paiement de l’hôtel. Enregistrez le crédit bancaire correspondant sans créer une seconde écriture pour les revenus de la même réservation.

Examiner les écarts sans les masquer dans les revenus

Le pourcentage semble supérieur au taux convenu

Vérifiez la base de commission, le traitement des prestations supplémentaires, les taxes sur les frais, la remise financée par l’hôtel et la date d’application. Comparez la commission sur une ligne distincte. L’écart entre le montant brut de la réservation et le versement net peut comprendre plusieurs éléments autres que la commission.

La réservation ne figure pas dans le versement

Vérifiez le statut définitif de la réservation, l’échéancier de paiement, le mode de versement et les paiements antérieurs. Pour un établissement payé par carte virtuelle, une carte non encaissée nécessite un suivi de l’encaissement, et non une recherche de virement bancaire manquant. Pour un virement, vérifiez la période de paiement prévue avant de le considérer comme en retard.

Le total correspond, mais pas les réservations individuelles

Ne laissez pas des retenues excessives et insuffisantes sur différents dossiers de réservation se compenser. Reliez chaque ligne à sa réservation. Vérifiez la répartition entre les chambres et les ajustements antérieurs avant de valider le total du lot.

Les données du séjour diffèrent entre le Système de Gestion Hôtelière et Tiket.com

Examinez la confirmation et la modification approuvée avec la Réception. Corrigez les données de l’hôtel selon la procédure habituelle, en conservant l’historique. L’espace de gestion des réservations de la Réception doit présenter une situation définitive claire, exploitable par l’équipe financière.

En cas d’écart avéré, transmettez les identifiants des dossiers de réservation, les montants attendus et réels, la devise, le contrat justificatif, la situation définitive de la réservation et la référence du versement. Excluez toute donnée sensible de carte bancaire des captures d’écran et des échanges courants.

Ne clôturez la période que lorsque chaque écart dispose d’une résolution documentée ou d’une prochaine action attribuée. La direction doit pouvoir distinguer les charges de commission, les coûts promotionnels, les frais de paiement et les décalages de règlement sans rouvrir chaque dossier client.

Questions fréquentes

Existe-t-il un taux de commission Tiket.com unique pour tous les hôtels ?

Utilisez le taux convenu avec l’établissement et les modifications approuvées. Un pourcentage OTA générique ne constitue pas un justificatif suffisant pour un rapprochement à l’échelle d’une réservation.

Faut-il calculer la commission à partir du paiement final du client ?

Pas automatiquement. Confirmez la base de calcul prévue au contrat ainsi que le traitement réel des remises et de leur financement pour la réservation.

Toutes les retenues sur un versement sont-elles des commissions ?

Non. Les remises, les éléments fiscaux, les ajustements, les remboursements, les frais de paiement et les écarts de change doivent être examinés séparément.

Où l’équipe financière peut-elle vérifier un versement par virement bancaire ?

Utilisez Finance > Liste des paiements pour consulter les détails des réservations réglées, puis rapprochez le montant et la référence concernés des données bancaires.

L’hôtel doit-il réduire les revenus des chambres dans le Système de Gestion Hôtelière pour les aligner sur l’encaissement net ?

N’effectuez pas d’ajustement inexpliqué dans le seul but de faire correspondre les montants. Classez les revenus, les commissions, les autres coûts et le règlement conformément aux règles comptables de l’hôtel.