La disponibilité sur Traveloka ne correspond pas à votre Système de Gestion Hôtelière : audit chambre par chambre

Un écart de disponibilité sur Traveloka se produit lorsque le nombre ou le type de chambres que les clients peuvent réserver ne correspond pas à ce que l’hôtel considère comme commercialisable dans le Système de Gestion Hôtelière. L’écart peut concerner une chambre, un plan tarifaire, une date ou l’ensemble de l’établissement.

La réponse sûre la plus rapide ne consiste pas à modifier l’inventaire de tout l’établissement. Il faut effectuer un audit chambre par chambre afin d’identifier le premier point de divergence entre les chiffres.

Ce guide ne traite pas du cas d’une réservation Traveloka confirmée qui serait absente du Système de Gestion Hôtelière. Il porte sur l’inventaire affiché à la vente avant qu’une nouvelle réservation ne soit effectuée.

Définir le périmètre de l’audit avant de modifier l’inventaire

Choisissez une courte période comprenant la date problématique et au moins une date proche qui semble correcte. Effectuez une recherche client standard en conservant le même nombre de chambres, d’adultes, d’enfants et de nuits.

Notez l’heure de l’audit. La disponibilité peut changer après une réservation, une annulation, un ajustement manuel ou un blocage de chambre. Des comparaisons effectuées à des moments différents peuvent donc faire apparaître un faux écart.

Si l’hôtel est complet ou exposé à un risque immédiat de suroccupation, protégez temporairement uniquement la chambre et les dates concernées. Consignez toute intervention manuelle d’urgence afin de pouvoir l’annuler une fois la connexion normale rétablie.

Auditer chaque chambre Traveloka en 7 étapes

Terminez l’audit d’un type de chambre avant de passer au suivant. Vous identifierez ainsi plus facilement le premier chiffre incorrect.

1. Confirmez le nombre de chambres physiquement commercialisables. Commencez par les chambres que l’hôtel est réellement en mesure d’honorer. Retirez les chambres hors service ou engagées en dehors du Système de Gestion Hôtelière uniquement si ces blocages sont valides et à jour.
2. Vérifiez le type de chambre dans le Système de Gestion Hôtelière. Notez le nombre total de chambres, les chambres occupées, les arrivées confirmées, les départs, les blocages pour maintenance, les blocages réservés aux propriétaires et la quantité finale disponible pour chaque date du séjour.
3. Faites correspondre le nom de la chambre Traveloka. Vérifiez quelle chambre TERA correspond au type de chambre du Système de Gestion Hôtelière. Des noms similaires, des chambres renommées ou une chambre récemment ajoutée peuvent pointer vers le mauvais stock d’inventaire.
4. Vérifiez chaque plan tarifaire connecté. Une offre avec chambre seule, petit-déjeuner, conditions remboursables, non remboursables ou promotionnelles peut rester disponible alors qu’un autre plan est fermé. Vérifiez si tous les plans partagent le même inventaire de chambres.
5. Comparez l’inventaire TERA date par date. Recherchez une nuit affichant une quantité différente, un statut ouvert ou fermé qui ne correspond pas, ou une valeur manuelle saisie après la dernière mise à jour du Système de Gestion Hôtelière.
6. Reproduisez la recherche client en ligne. Utilisez les mêmes dates et la même occupation. Vérifiez la chambre, le plan et la quantité réellement proposés par Traveloka. Une chambre peut être visible sans être réservable : poursuivez uniquement jusqu’à confirmer sa disponibilité, sans effectuer de véritable réservation.
7. Consignez le premier point de divergence. Décrivez précisément l’écart. Par exemple : "Le Système de Gestion Hôtelière indique zéro chambre Deluxe Twin le 12 novembre, TERA en indique une et le plan flexible avec petit-déjeuner est réservable." Cet écart devient la cible de la correction.

Répétez ces sept étapes pour chaque chambre concernée. Ne supposez pas que la réparation d’une correspondance a corrigé toutes les autres chambres de l’établissement.

Lorsque les responsables comparent manuellement chaque chambre sur plusieurs écrans, il est facile de manquer le plan qui a conservé de l’inventaire. Smart Order relie la disponibilité du Système de Gestion Hôtelière à la distribution sur les canaux, offrant à l’équipe un espace unique pour contrôler le nombre de chambres et le résultat de chaque mise à jour avant de rouvrir les ventes.

Interpréter le schéma de l’écart

Si un seul type de chambre est incorrect, examinez sa correspondance, ses plans tarifaires et les modifications manuelles récentes. Un problème de connexion touchant tout l’établissement est moins probable lorsque toutes les autres chambres correspondent.

Si toutes les chambres sont incorrectes aux mêmes dates, vérifiez si la connexion de l’établissement est suspendue, si le système de contrôle a cessé d’envoyer des mises à jour ou si un utilisateur a directement modifié l’inventaire dans TERA.

Si une seule occupation ou une seule formule apparaît, l’inventaire de la chambre de base peut être correct tandis qu’une offre associée possède des paramètres distincts. Remontez de l’offre en ligne jusqu’à la chambre et au plan tarifaire correspondants avant de modifier le nombre de chambres principal.

Si l’écart commence à une date précise, examinez les réservations, les annulations, les blocages de chambres et les mises à jour groupées effectuées à ce moment-là. Une valeur manuelle saisie ultérieurement peut remplacer une mise à jour antérieure pourtant correcte.

Corriger la source, pas chaque écran

Commencez par identifier le système chargé d’envoyer la disponibilité à Traveloka. Si le Gestionnaire de canaux contrôle la connexion, corrigez-y le nombre de chambres ou la correspondance, puis laissez-le transmettre la mise à jour. Une modification manuelle dans TERA peut servir de protection immédiate, mais elle ne doit pas devenir la solution permanente.

Si le nombre indiqué dans le Système de Gestion Hôtelière est incorrect, corrigez la réservation, le blocage de chambre ou le statut de maintenance qui en est à l’origine. Ne forcez pas TERA à correspondre à un chiffre que l’hôtel ne peut pas justifier.

Si TERA affiche une chambre ou un plan tarifaire sans correspondance valide dans le Système de Gestion Hôtelière, maintenez-le fermé jusqu’à ce que le produit soit associé et testé. La réouverture d’une offre non identifiée favorise la réapparition de l’écart.

Effectuez une seule correction contrôlée à la fois. Plusieurs modifications simultanées empêchent de savoir quelle action a fonctionné et peuvent conduire la mise à jour suivante à annuler la correction.

Tester à nouveau l’établissement, chambre par chambre

Après la mise à jour, répétez la même recherche client et la même vérification dans TERA pour chaque type de chambre concerné. Contrôlez la date initialement problématique, les dates qui la précèdent et la suivent, ainsi qu’au moins une date future à laquelle la chambre devrait être ouverte.

L’audit est terminé lorsque les chambres physiquement commercialisables, la disponibilité du Système de Gestion Hôtelière, l’inventaire TERA et l’offre Traveloka en ligne présentent les mêmes informations. Un simple message de réussite ne suffit pas pour clôturer l’incident.

Ne supprimez une fermeture manuelle temporaire qu’après l’envoi d’une valeur correcte par la connexion normale. Consignez les quantités finales, les captures d’écran, la mesure corrective et la personne ayant approuvé la réouverture.

Prévenir le prochain écart de disponibilité

Vérifiez la correspondance des chambres chaque fois qu’un type de chambre est ajouté, renommé, divisé, fusionné ou supprimé. Après toute modification de correspondance, testez chaque plan tarifaire, et pas seulement le plan de base.

Définissez une règle claire pour les modifications manuelles effectuées par le personnel dans TERA. Toute modification d’urgence doit préciser la chambre, les dates, le motif, le responsable ainsi que l’heure à laquelle elle devra être réexaminée ou annulée.

Effectuez un contrôle rapide chambre par chambre après les mises à jour groupées de l’inventaire, les interruptions de connexion et les périodes comportant un grand nombre d’annulations. Ces contrôles sont plus rapides que la résolution d’une suroccupation après l’arrivée du client.

Questions fréquentes

Pourquoi Traveloka affiche-t-il plus de chambres que le Système de Gestion Hôtelière ?

Les causes courantes comprennent une mauvaise correspondance de chambre, une allocation distincte pour un plan tarifaire, une valeur saisie manuellement dans TERA, un blocage de chambre n’ayant pas réduit l’inventaire commercialisable ou une mise à jour qui n’est pas parvenue au canal.

L’hôtel doit-il définir à zéro toutes les chambres Traveloka ?

Uniquement lorsque l’ensemble de l’établissement est réellement indisponible ou que l’hôtel ne peut pas déterminer quels produits peuvent être vendus sans risque. Dans les autres cas, protégez uniquement la chambre et la période concernées les plus restreintes.

Une promotion peut-elle créer un écart de disponibilité ?

Une promotion modifie normalement l’offre, mais elle peut faire apparaître un plan tarifaire ou une occupation que le personnel n’avait pas inclus dans la vérification initiale. Remontez de l’offre promotionnelle jusqu’à la chambre et à la source d’inventaire sous-jacentes.

TERA ou le Système de Gestion Hôtelière constitue-t-il la source de référence ?

La réponse dépend de la configuration de connexion de l’hôtel. La source opérationnelle doit être le système désigné pour contrôler l’inventaire Traveloka. Le nombre de chambres physiquement commercialisables reste la contrainte commerciale finale.

Comment savoir si l’écart a été corrigé ?

Confirmez la quantité corrigée dans le Système de Gestion Hôtelière, dans TERA et dans la recherche client en ligne pour la même chambre, les mêmes dates et la même occupation. Vérifiez ensuite les dates adjacentes et supprimez tout remplacement manuel temporaire.