1. Associez chaque ligne de versement Traveloka à un numéro de réservation et au statut final du séjour.
2. Séparez les revenus clients des commissions, remises, remboursements, taxes et autres ajustements.
3. Faites correspondre le lot de versements finalisé au règlement bancaire ou par carte effectivement reçu.
4. Laissez les écarts inexpliqués ouverts au lieu de modifier les revenus des chambres pour forcer l'équilibre.
Le rapprochement des versements Traveloka ne consiste pas à comparer directement le total de la réservation du client au montant versé sur le compte bancaire de l'hôtel. Le versement peut tenir compte de commissions, de promotions, de taxes, de remboursements, d'annulations, d'ajustements antérieurs ou de décalages temporels.
La méthode la plus fiable consiste à commencer par un seul lot de versements, à rapprocher chaque réservation incluse, puis à comparer le total du lot aux fonds reçus. Le service financier peut ainsi expliquer l'écart sans le dissimuler dans les revenus des chambres.
TERA : les menus et les noms de documents peuvent varier selon le marché, le contrat de l'établissement, le mode de paiement et les autorisations de l'utilisateur. Utilisez les relevés de paiement et de réservation disponibles dans le compte de l'établissement, en suivant la même séquence de contrôle ci-dessous.
Commencez par un versement ou un dépôt bancaire
Choisissez un versement finalisé, un règlement par carte ou un dépôt bancaire. Enregistrez sa référence, sa devise, son montant, la date de paiement prévue, la date bancaire effective et l'établissement destinataire des fonds.
Ne commencez pas par le mois entier si l'hôtel reçoit plusieurs lots. Un versement unique fournit au service financier un total défini et un groupe limité de réservations à examiner.
Ouvrez dans TERA le relevé de paiement Traveloka correspondant et identifiez les réservations et ajustements inclus. Téléchargez ou enregistrez le relevé disponible conformément au processus financier habituel de l'hôtel.
Si la banque a reçu un montant regroupé pour plusieurs établissements ou devises, répartissez le rapprochement selon les références justificatives des versements avant de rapprocher chaque séjour.
Préparez les dossiers de réservation définitifs
Pour chaque réservation incluse dans le versement, retrouvez la même réservation dans TERA et dans le Système de Gestion Hôtelière. Utilisez le numéro de réservation Traveloka comme référence principale, puis vérifiez le nom du client, l'établissement, les dates d'arrivée et de départ, le type de chambre, le statut final, la devise et la valeur totale du séjour.
Utilisez la version la plus récente de la réservation. Les changements de dates, séjours écourtés, changements de chambre, annulations, absences ou remboursements partiels peuvent créer un écart entre la confirmation initiale et le montant final payable.
Le dossier du Système de Gestion Hôtelière doit indiquer les revenus des chambres et les suppléments comptabilisés par l'hôtel. Le dossier TERA doit afficher le statut actuel de la réservation et du paiement Traveloka. Le relevé de versement doit indiquer ce qui a été transféré à l'hôtel. Ces documents répondent à des objectifs différents et ne doivent pas être artificiellement ramenés à un seul montant.
Rapprochez chaque réservation du versement
Analysez le versement réservation par réservation :
- Associez le numéro de réservation Traveloka à la réservation du Système de Gestion Hôtelière.
- Confirmez si le séjour a été effectué, annulé, modifié, remboursé ou marqué comme une absence.
- Enregistrez le montant final de la réservation et le montant admissible au paiement selon l'accord de l'hôtel.
- Enregistrez séparément la commission, la participation promotionnelle, les taxes, les frais, le remboursement ou l'ajustement lorsqu'ils sont indiqués.
- Calculez le montant attendu pour cette réservation et comparez-le à la ligne du versement.
- Marquez la réservation comme rapprochée ou transférez l'écart vers une liste d'exceptions.
- Additionnez tous les montants et ajustements rapprochés, puis comparez le résultat au total du versement.
Ne compensez pas plusieurs écarts inexpliqués entre eux. Une réservation manquante de 40 $ et une déduction sans rapport de 40 $ ne deviennent pas correctes simplement parce que le total du lot se trouve équilibré.
Lorsque les revenus des réservations et les totaux des canaux peuvent être examinés ensemble, le service financier passe moins de temps à reconstituer le mois à partir de fichiers distincts. Les rapports et analyses pour hôtels de Smart Order aident les responsables à comparer les revenus des canaux et les dossiers de réservation avant d'enregistrer le versement Traveloka dans le grand livre.
Rapprochez les revenus Traveloka à partir d'un dossier hôtelier unique
Comparez les revenus des réservations et les performances des canaux dans un seul flux de travail, puis examinez uniquement les lignes de versement qui ne correspondent pas.
Expliquez l'écart sans le dissimuler
Commission ou frais de canal
Enregistrez la réservation au montant des revenus comptabilisés par l'hôtel et comptabilisez séparément la commission Traveloka ou les frais de canal conformément au plan comptable. Ne remplacez pas les revenus des chambres par le montant bancaire net.
Participation à une promotion ou à une remise
Vérifiez si la remise a été financée par l'hôtel, par Traveloka ou si le coût a été partagé. Le prix de vente payé par le client ne suffit pas à déterminer le montant que l'hôtel doit recevoir.
Annulation, absence ou remboursement
Vérifiez le statut final, les conditions d'annulation, le montant facturable et le justificatif de remboursement. Une réservation peut rester dans l'historique tout en générant un montant nul, des frais partiels ou un ajustement ultérieur du versement.
Écart de taxes ou de frais
Séparez les taxes et frais perçus par l'hôtel des montants traités dans le cadre de l'accord Traveloka. Appliquez les règles comptables et fiscales locales de l'établissement au lieu de supposer que chaque montant doit être comptabilisé dans les revenus des chambres.
Écart de devise ou bancaire
Vérifiez la devise du versement, la devise bancaire, le taux de conversion, les frais de transfert et la date de valeur. Une déduction bancaire ou un écart de change ne doit pas être enregistré comme une réservation manquante.
Décalage temporel
Un séjour effectué peut appartenir à un versement ultérieur en raison du calendrier de paiement, d'un contrôle en attente ou de la date à laquelle la réservation est devenue admissible. Conservez-le comme créance ouverte jusqu'à l'identification de son lot de versements.
Rapprochez le versement du relevé bancaire
Après avoir rapproché chaque ligne du versement ou l'avoir ajoutée à la liste des exceptions, comparez le total du versement au dépôt bancaire ou au règlement par carte effectivement reçu.
Vérifiez l'entité juridique de l'établissement, le compte bancaire, la devise, la date de valeur et la référence du paiement. Si le montant bancaire est inférieur, recherchez d'abord d'éventuels frais bancaires ou écarts de conversion avant de réexaminer les réservations déjà rapprochées.
Comptabilisez le versement conformément à la politique comptable habituelle de l'hôtel. Affectez les revenus bruts des chambres, les coûts liés à Traveloka, les créances clients, les créances Traveloka, les remboursements et les fonds reçus aux comptes appropriés.
Joignez le relevé de versement, le fichier de rapprochement des réservations, le justificatif bancaire et les notes relatives aux exceptions au dossier de clôture. Vous créez ainsi une piste d'audit claire pour le propriétaire, le comptable et le rapprochement du mois suivant.
Résolvez les exceptions par ordre de priorité
Commencez par les réservations totalement absentes du versement, puis examinez les montants incorrects, les lignes en double, les déductions inattendues, les remboursements et les décalages temporels.
Pour chaque exception, rédigez une phrase indiquant le résultat attendu et le résultat réel. Par exemple : « La réservation Traveloka X a été effectuée pour un montant Y, mais elle n'est pas incluse dans le versement Z. » Ajoutez le dossier de réservation, le statut final, la référence du versement et un justificatif bancaire anonymisé.
N'envoyez pas une seule demande d'assistance regroupant plusieurs périodes de versement sans rapport. Regroupez uniquement les problèmes qui partagent la même cause ou la même référence de versement.
Transmettez rapidement le problème au niveau supérieur lorsqu'un versement important est manquant, que les fonds ont été envoyés au mauvais établissement, que la devise est incorrecte, que plusieurs séjours effectués sont absents ou que le même ajustement apparaît plusieurs fois.
Mettez en place un contrôle de fin de mois reproductible
Désignez une personne chargée de télécharger les relevés de versement Traveloka, fixez une échéance pour la validation définitive des revenus dans le Système de Gestion Hôtelière et utilisez une liste unique d'exceptions. Le service financier ne doit pas commencer son travail tant que la Réception modifie encore le statut des séjours ou comptabilise des remboursements sans préavis.
Utilisez autant que possible le numéro de réservation Traveloka dans le Système de Gestion Hôtelière et dans l'export comptable. Des références cohérentes réduisent les recherches manuelles et évitent de rapprocher par erreur deux réservations dont les clients portent des noms similaires.
Examinez les exceptions ouvertes du mois précédent avant de clôturer le mois en cours. Un ajustement ultérieur peut résoudre un écart antérieur, mais il doit être rattaché à la réservation d'origine plutôt que traité comme un revenu de chambre du mois en cours.
Le rapprochement est terminé lorsque chaque ligne de versement est associée à une réservation ou à un ajustement documenté, que le total du lot correspond au montant bancaire et que chaque écart restant a un responsable et une prochaine action définie.
Questions fréquentes
Pourquoi le versement Traveloka est-il inférieur aux revenus des réservations ?
Le versement peut inclure une commission, des remises financées par l'hôtel, des remboursements, des taxes, des frais, des ajustements antérieurs ou des écarts de change et bancaires. Rapprochez chaque réservation avant de déterminer l'explication applicable.
Le service financier doit-il rapprocher les versements selon la date de réservation ou la date de départ ?
Appliquez les règles d'admissibilité des réservations et des versements prévues par l'accord de l'établissement, puis conservez la date de réservation, la date du séjour, la date du versement et la date bancaire dans des champs distincts. Elles peuvent appartenir à des périodes comptables différentes.
Que faire si une réservation effectuée ne figure pas dans le versement ?
Vérifiez son statut final, le mode de paiement, la date d'admissibilité et sa présence éventuelle dans un autre lot. Conservez-la comme exception ouverte jusqu'à ce que les dossiers de Traveloka ou de l'hôtel permettent de déterminer à quel versement elle appartient.
L'hôtel peut-il comptabiliser le versement net comme revenu des chambres ?
Cette pratique peut dissimuler les commissions, les remises, les remboursements et les frais bancaires. Enregistrez séparément les revenus et les déductions conformément à la politique comptable de l'hôtel afin de préserver la visibilité sur la rentabilité de chaque canal.
