1. Déterminez le montant auquel s’applique la remise avant de comparer les pourcentages.
2. Vérifiez séparément les taxes proportionnelles, les frais fixes et les montants encaissés par l’établissement.
3. Utilisez l’estimation de cumul de TERA pour contrôler la promotion, puis vérifiez le décompte final du client dans les conditions de réservation prévues.
Une remise de 15 % sur la chambre ne réduit pas nécessairement de 15 % la totalité de la facture du client. Des frais fixes peuvent rester inchangés, tandis qu’une taxe proportionnelle applicable peut être calculée sur le montant réduit de la chambre.
Avant de lancer une offre dans TERA, la plateforme de gestion hôtelière de Traveloka, validez le total prévu pour le client et le montant restant à régler à l’hôtel. Il s’agit d’un contrôle préalable au lancement d’une promotion, et non d’un guide pour modifier le taux de taxe de votre hôtel ou reconstituer un relevé de versement.
Définissez les éléments que la promotion peut réduire
Sélectionnez la chambre, le plan tarifaire, les dates, le nombre de clients, la devise et la promotion. Vérifiez l’offre complète, y compris les repas et les conditions d’annulation. Sinon, une offre moins chère portant uniquement sur la chambre peut donner l’impression qu’une remise sur un forfait avec petit-déjeuner a bien été appliquée.
Établissez le prix client habituel et ses composantes avant toute modification. Identifiez le montant de la chambre éligible à la remise, les éventuels frais proportionnels, frais fixes et suppléments facultatifs. Déterminez les éléments déjà inclus et ceux à régler séparément.
Appuyez-vous sur les règles de facturation approuvées de l’hôtel et sur les conditions réelles de la promotion. Ne supposez pas qu’une remise modifie tous les frais ni qu’un montant intitulé « taxe » a toujours pour assiette le montant de la chambre. Confirmez le traitement applicable auprès de la personne responsable de la conformité fiscale.
Distinguez ce contrôle des informations d’immatriculation fiscale. La saisie de l’identité fiscale ou des informations commerciales d’un établissement ne suffit pas, à elle seule, à déterminer la taxe incluse dans le prix promotionnel du client.
Un test du prix avant et après promotion
Prenons une offre fictive de deux nuits dont le sous-total chambre éligible à la remise est de 200 USD. Supposons qu’une taxe de 10 % s’applique à ce sous-total, avec des frais fixes obligatoires de 12 USD par séjour. Dans cet exemple, la promotion réduit uniquement le sous-total chambre de 15 %, et la règle fiscale approuvée utilise ce sous-total après remise comme assiette.
Avant la promotion, le montant total dû par le client est de 200 USD + 20 USD + 12 USD = 232 USD. Après la promotion, le sous-total chambre est de 170 USD, la taxe est de 17 USD et les frais fixes restent à 12 USD. Le nouveau total est de 199 USD.
L’économie est de 33 USD, soit environ 14,2 % du montant initial de 232 USD dû par le client, alors que le montant de la chambre éligible à la remise a diminué de 15 %. Cet écart ne constitue pas automatiquement une erreur.
Si les 12 USD sont déjà intégrés au prix comparé, ne les ajoutez pas une seconde fois. Si l’assiette fiscale réelle de l’établissement ou le périmètre de la promotion diffère, adaptez le calcul en conséquence. Ces chiffres sont donnés à titre d’illustration et ne représentent ni une règle fiscale de Traveloka ni le taux réel d’une destination.
Lorsqu’une offre Traveloka repose sur un prix de chambre transmis par votre Système de Gestion Hôtelière, modifier ce prix source tout en appliquant une remise TERA peut fausser ce calcul. Dans Smart Order, utilisez les commandes tarifaires du Gestionnaire de canaux pour gérer le tarif parent transmis, puis testez l’offre propre à Traveloka par rapport à ce tarif. Vous distinguez ainsi la mise à jour du prix habituel de la promotion appliquée sur le canal.
Conservez un prix de départ clair pour la promotion
Gérez les tarifs de chambre connectés depuis un seul processus pour permettre à votre équipe de vérifier la remise Traveloka par rapport au tarif parent prévu, sans appliquer une seconde réduction.
Examinez l’offre TERA et ses paramètres de frais
Ouvrez les données de promotion et de tarification concernées dans le compte de l’établissement. Les intitulés des menus et les champs modifiables varient ; examinez la configuration enregistrée et utilisez la procédure de mise à jour prévue pour toute valeur que votre équipe ne peut pas modifier.
Vérifiez le périmètre de la remise et les cumuls éventuels
Examinez les produits éligibles à la promotion, les périodes de réservation et de séjour, les conditions applicables aux clients et le type de remise. Une réduction en pourcentage, une remise d’un montant fixe et une nuit offerte ne produisent pas nécessairement le même résultat.
Lorsque cette option est disponible, ouvrez Voir la simulation de cumul et examinez la réduction cumulée estimée, y compris les remises applicables aux canaux tarifaires. Vérifiez la contribution de chaque remise et l’option de cumul choisie. Cette estimation ne remplace pas un calcul complet du prix client et ne détermine pas le traitement fiscal de chaque frais.
Si une seconde offre est applicable au même séjour, calculez la combinaison effectivement applicable au lieu de supposer que les pourcentages s’additionnent. Identifiez également si l’avantage accordé au client est financé par l’hôtel, par Traveloka ou dans le cadre d’une campagne commune avant de considérer la totalité de l’économie comme une baisse du revenu de l’hôtel.
Vérifiez la base de calcul de chaque frais restant
Pour des frais fixes, déterminez s’ils s’appliquent par séjour, par chambre, par personne ou par nuit. Une remise ne doit pas modifier cette unité sans que cela soit explicitement prévu. Pour des frais proportionnels, confirmez le sous-total auquel ils s’appliquent, leur inclusion dans le prix affiché et les éventuelles règles d’arrondi.
Vérifiez également la composition du groupe de voyageurs. La présence d’un enfant, d’un adulte supplémentaire ou la sélection d’un lit d’appoint peut modifier le prix sans qu’il y ait d’erreur de taxe. Un petit-déjeuner inclus pour deux personnes ne doit pas être interprété comme un petit-déjeuner inclus pour tous les occupants de la chambre.
Déterminez les montants encaissés par l’établissement
Les prix des hébergements sur Traveloka incluent généralement les taxes et frais de service applicables déterminés par le fournisseur, mais les services supplémentaires ou les taxes perçues sur place peuvent être traités séparément. Vérifiez l’offre effectivement sélectionnée et le détail du paiement au lieu de promettre que tous les frais possibles sont prépayés.
« Inclus dans le total » et « encaissé en ligne » répondent à deux questions différentes. Si un montant est effectivement payable à l’hôtel, assurez-vous que les instructions de réservation correspondent au montant que la Réception doit encaisser. Un dépôt de garantie remboursable doit également être traité séparément des frais de séjour non remboursables.
Effectuez les tests du parcours client avant de valider le lancement
Utilisez les fonctions d’aperçu ou de test de promotion disponibles dans le compte. Si une vérification publique nécessite l’activation de l’offre, procédez à un lancement limité approuvé et conservez la possibilité de suspendre l’offre concernée. Ne présentez pas une simulation non publiée comme un prix de vente public vérifié.
- Conservez le détail du prix habituel ou le calcul approuvé avant promotion pour la même chambre, les mêmes dates, le même groupe de voyageurs et la même devise.
- Effectuez une recherche éligible à la promotion jusqu’au détail du prix final, sans effectuer une réservation entraînant un paiement dans le seul but de consulter le montant.
- Comparez le sous-total chambre, la remise, les frais restants et le montant total dû pour le séjour au calcul approuvé. Distinguez les prix affichés par nuit des totaux du séjour.
- Effectuez une recherche volontairement non éligible, par exemple avec une date hors de la période de séjour ou un segment de clientèle non admissible. Confirmez que la nouvelle remise ne s’applique pas à cette offre.
- Lorsqu’un test de réservation autorisé est nécessaire, comparez la confirmation avec la Réservation reçue par le Système de Gestion Hôtelière. Vérifiez les frais facturés au client et les instructions d’encaissement, ainsi que le montant de la chambre.
Conservez le même appareil, le même état de connexion, le même marché, le même nombre de chambres et les mêmes suppléments sélectionnés lorsque ces éléments influencent l’éligibilité. Comparez les montants dans la devise de facturation, et non une estimation convertie affichée pendant la consultation. Enregistrez les conditions de recherche avec le résultat pour qu’un autre responsable puisse reproduire le test.
Décidez de lancer, de suspendre ou de corriger l’offre
Si seuls les frais fixes diffèrent, vérifiez leur unité de calcul et s’ils ont été ajoutés deux fois. Si le sous-total chambre est trop bas, examinez le tarif parent et les promotions applicables avant de modifier une taxe. Si le total client est correct mais que le montant à régler à la Réception est erroné, clarifiez la responsabilité de l’encaissement au lieu d’appliquer une nouvelle remise.
Suspendez l’offre concernée ou limitez son périmètre lorsqu’un écart significatif reste inexpliqué. Corrigez la valeur en cause, répétez les tests d’éligibilité et de non-éligibilité, et préservez les conditions convenues pour les réservations confirmées.
Après le lancement, utilisez les rapports sur les revenus hôteliers et les canaux pour examiner les réservations et les revenus comptabilisés au regard de l’offre approuvée. Le total promotionnel du client ne détermine pas le versement net à l’hôtel ; consultez les documents de paiement et de règlement correspondants pour obtenir ce montant.
L’offre est prête lorsque le responsable des revenus peut expliquer la remise et que le service financier peut expliquer les frais restants. La Réception doit alors savoir exactement quel montant encaisser, le cas échéant, auprès du client à son Arrivée.
