Comment rapprocher les règlements, les commissions et les totaux de réservation Trip.com

Le rapprochement des règlements Trip.com échoue lorsque le service financier compare des montants qui répondent à des questions différentes. Le total payé par le client ne correspond pas automatiquement à la créance de l'hôtel. Le total du règlement peut inclure plusieurs réservations, des ajustements ultérieurs ou une devise différente. Le dépôt bancaire peut encore différer en raison de la conversion et des frais de réception.

Utilisez une piste de rapprochement allant de la réservation au compte bancaire. Commencez par la réservation, calculez le résultat commercial attendu conformément au contrat de l'établissement, rapprochez-le du lot de règlement, puis comptabilisez le dépôt effectivement reçu.

Créez un dossier de rapprochement pour chaque réservation

Créez un dossier pour chaque réservation Trip.com comprise dans la période examinée. Enregistrez l'identifiant de l'établissement, le numéro de réservation Trip.com, le nom du client, les dates de réservation et de séjour, la chambre et le plan tarifaire, le statut de la réservation, le mode de paiement, le total affiché au client, les taxes et frais, le montant dû à l'hôtel, la base de calcul de la commission, le taux de commission, la devise, ainsi que toute modification ou annulation.

Distinguez trois dates : la date de réservation, la date du séjour ou du départ, et la date du règlement ou de valeur bancaire. Une réservation peut relever d'un mois d'exploitation et être réglée au cours d'un autre. La comptabiliser uniquement à la date du dépôt masque la période réelle des revenus et fait apparaître d'anciens ajustements comme des erreurs de la période en cours.

Utilisez la version définitive de la réservation, tout en conservant la version d'origine et chaque modification. Si le nombre de nuits, l'occupation, le tarif, les taxes, le statut d'annulation ou la pénalité ont changé après la confirmation, le service financier doit disposer des montants avant et après modification pour expliquer la ligne de règlement.

Vérifiez d'abord le contrat et le mode de paiement

Ne déduisez pas le mode de paiement du nom du plan tarifaire ni de la manière dont une autre réservation Trip.com a été payée. Ouvrez la réservation et les informations de règlement accessibles à l'établissement, puis vérifiez qui a encaissé l'argent du client et selon quelles modalités l'établissement doit recevoir les fonds.

Le taux de commission est défini dans le contrat de l'établissement et peut différer de celui d'un autre établissement ou accord commercial. Les informations de Trip.com destinées aux établissements partenaires intègrent le taux de commission au processus contractuel et exigent des coordonnées de carte virtuelle ou de virement bancaire correctes pour le règlement. Utilisez le contrat signé et le dossier de réservation à jour comme références de contrôle pour le calcul.

Si la réservation utilise une carte virtuelle, enregistrez le montant pouvant être débité, les conditions d'activation, la date d'expiration et la devise, sans copier de données de carte protégées dans une feuille de calcul ou un ticket d'assistance. Si le compte est réglé par virement bancaire, enregistrez l'identifiant du règlement, la date d'exigibilité, la date de paiement, la référence bancaire et le compte bénéficiaire.

Rapprochez chaque réservation d'une ligne de règlement

Procédez dans cet ordre afin que chaque écart ait un responsable clairement identifié :

1. Vérifiez le statut définitif de la réservation et les dernières informations du séjour dans eBooking.
2. Reconstituez le montant de l'hébergement à partir des nuits, des tarifs, des suppléments d'occupation et des prestations incluses.
3. Séparez les taxes et les frais selon la partie qui les perçoit et les reverse.
4. Appliquez la commission contractuelle à la base commissionnable appropriée, et non automatiquement au total payé par le client.
5. Ajoutez ou déduisez les frais d'annulation, remboursements, modifications, avantages commerciaux ou ajustements manuels approuvés.
6. Calculez la créance attendue de l'hôtel dans la devise du règlement.
7. Rapprochez le numéro de réservation et la créance attendue de la ligne de règlement ou du montant de la carte virtuelle.
8. Rapprochez le lot de règlement de la transaction bancaire ou de celle du prestataire de paiement par carte.
9. Comptabilisez les frais bancaires ou les différences de change séparément des revenus des chambres et de la commission du canal.

L'équation de contrôle est la suivante :

Créance attendue de l'hôtel = montant d'hébergement commissionnable moins la commission, plus ou moins les ajustements de réservation, plus les taxes ou frais dus à l'établissement

Les champs exacts varient selon le contrat, le marché et le mode de paiement. Le contrôle essentiel consiste à attribuer une source à chaque composante et à ne pas la dissimuler dans un montant net inexpliqué.

La solution de business intelligence hôtel de Smart Order permet de suivre clairement les revenus des réservations, les nuitées, les canaux d'origine et les indicateurs d'exploitation, tandis que le service financier rapproche séparément les règlements Trip.com.

Calculez la commission sans utiliser une base incorrecte

Une erreur fréquente consiste à multiplier le total affiché au client par le pourcentage de commission. Déterminez d'abord si les taxes, frais de service, repas, suppléments pour personne supplémentaire, frais perçus par l'établissement ou avantages financés par la plateforme font partie de la base commissionnable.

Par exemple, un client peut voir un total de 540 alors que le montant d'hébergement commissionnable est de 500. Avec un taux contractuel hypothétique de 15 %, la commission sur 500 est de 75, et non de 81. Cet exemple est fourni uniquement à titre d'illustration ; utilisez la base et le taux associés au contrat et à la réservation réels de l'établissement.

Séparez les charges de commission de la trésorerie nette. Si l'hôtel comptabilise uniquement le dépôt comme revenu, l'ADR et la production du canal sont sous-évalués. Une comptabilité plus rigoureuse enregistre les revenus bruts des chambres conformément aux règles comptables de l'hôtel, la commission comme charge ou compte de réduction des revenus, la créance Trip.com, les passifs fiscaux applicables, puis l'écriture ultérieure d'apurement de la trésorerie.

Ne remplacez pas le montant de la chambre dans le Système de Gestion Hôtelière dans le seul but de l'aligner sur le règlement. Corrigez un montant dans le Système de Gestion Hôtelière uniquement lorsque la réservation elle-même est erronée et qu'une modification approuvée de la réservation justifie ce changement.

Analysez l'écart restant

Le total de la réservation est supérieur à la ligne de règlement. Vérifiez la base commissionnable, la commission, les taxes ou frais perçus par l'établissement, les avantages financés par la plateforme et si une partie du montant est payée directement sur place. Vérifiez ensuite que la réservation n'a pas fait l'objet d'un remboursement partiel ou d'un raccourcissement du séjour.

La ligne de règlement est inférieure au montant attendu après une modification. Comparez l'horodatage de la modification avec l'heure limite du lot. Le montant d'origine peut avoir été intégré à un lot et la correction à un autre. Recherchez dans les périodes de règlement antérieures et ultérieures avant de signaler un paiement manquant.

Le dépôt bancaire est inférieur au montant du lot de règlement. Vérifiez la devise, le taux de change, les frais de virement, les retenues des banques intermédiaires, les frais du prestataire de paiement par carte, la date de valeur et si la banque a fractionné un paiement. N'attribuez pas des frais bancaires à la commission Trip.com.

Le dépôt bancaire est supérieur au montant d'une réservation. Recherchez dans l'identifiant du règlement d'autres réservations et ajustements. Le montant d'un lot doit être rapproché du lot complet, et non de la réservation la plus importante qu'il contient.

Une réservation annulée ou marquée comme non-présentation comporte malgré tout une commission. Vérifiez si des frais ont été facturés et si le contrat prévoit que ces frais encaissés sont commissionnables. Une annulation gratuite, une annulation facturée, des frais annulés et une non-présentation constituent des événements financiers différents.

La même réservation apparaît deux fois. Comparez le numéro de réservation, l'identifiant du règlement, le type d'ajustement, le signe et la date. Une ligne peut correspondre au montant initial à payer et la seconde à son annulation ou à sa correction. Ne comptabilisez pas les deux comme des revenus.

Maîtrisez les devises et le calendrier des règlements

Conservez des champs distincts pour la devise de réservation, la devise de règlement et la devise du compte bancaire. Enregistrez le montant d'origine, le taux de change appliqué lorsqu'il est disponible, le montant converti et le montant bancaire. Sans ces champs, chaque fluctuation de change peut apparaître à tort comme une erreur de commission.

Ne considérez pas un règlement comme tardif en vous fondant uniquement sur la date de départ. Comparez le contrat de l'établissement, le mode de versement, l'heure limite du lot, le statut du montant à payer, le statut du paiement et la date de valeur bancaire. Les week-ends, les délais de traitement bancaire, un profil de versement incomplet ou l'échec d'un virement peuvent retarder la réception des fonds après que la réservation est devenue éligible.

Utilisez un compte d'attente pour les règlements. Comptabilisez les créances de chaque réservation avec l'identifiant du règlement, puis apurez cet identifiant à la réception de la transaction bancaire. Tout solde restant sur le compte d'attente renvoie ainsi à une réservation, un ajustement, des frais ou une différence de change précise.

Clôturez le lot et évitez les erreurs récurrentes

Avant de clôturer une période de règlement Trip.com, vérifiez que chaque ligne de règlement comporte une référence de réservation ou d'ajustement, que chaque réservation possède un statut définitif, que la commission utilise la base et le taux approuvés, que les taxes sont affectées à la bonne partie et que l'identifiant du règlement est apuré par la transaction bancaire.

Conservez l'export des réservations, le relevé de règlement, la version du contrat, les justificatifs d'ajustement, la référence bancaire, la feuille de rapprochement et la validation du contrôleur pendant la durée normale de conservation comptable de l'hôtel. Limitez l'accès aux informations de paiement et masquez les données protégées avant toute transmission au niveau supérieur.

Si un écart subsiste, transmettez à l'assistance Hébergement de Trip.com l'identifiant de l'établissement, le numéro de réservation, l'identifiant du règlement, les devises, le calcul attendu, la ligne réelle, la date du lot, la référence bancaire et le montant exact non résolu. Posez une question précise, par exemple quel ajustement a modifié le montant d'hébergement à payer, au lieu de demander une explication de l'ensemble du relevé.

Un logiciel de gestion hôtelière connecté réduit la ressaisie en regroupant la réservation d'origine et la référence du canal. Le service financier doit néanmoins effectuer un contrôle indépendant entre le règlement et le compte bancaire.

Questions fréquentes

Pourquoi un règlement Trip.com ne correspond-il pas au total de la réservation ?

Le total de la réservation peut inclure des éléments commissionnables et non commissionnables, des taxes, des frais ou des montants perçus par différentes parties. Le règlement peut également inclure des ajustements ou plusieurs réservations.

Par où commencer le rapprochement ?

Commencez par la réservation définitive et le mode de paiement, calculez la créance attendue de l'hôtel conformément au contrat, puis rapprochez ce résultat de la ligne de règlement et du dépôt bancaire.

La commission doit-elle être calculée sur le total payé par le client ?

Uniquement si le contrat définit l'intégralité de ce montant comme commissionnable. Utilisez la base d'hébergement documentée et séparez les taxes, les frais perçus par l'établissement et les avantages financés.

Un dépôt bancaire peut-il contenir plusieurs réservations Trip.com ?

Oui. Rapprochez le dépôt de son identifiant de règlement ou de son lot complet, puis affectez chaque réservation et chaque ajustement au sein de ce lot.

Les revenus du Système de Gestion Hôtelière doivent-ils être modifiés pour correspondre au dépôt ?

Non. Conservez séparément les revenus, la commission, les taxes, les créances, les différences de change, les frais bancaires et le règlement en trésorerie, sauf si une modification approuvée de la réservation change la valeur sous-jacente du séjour.

Le rapprochement d'un règlement Trip.com n'est terminé que lorsque la réservation définitive, la commission contractuelle, la ligne de règlement, le lot de versement et l'écriture bancaire forment une chaîne entièrement traçable. Cette chaîne protège à la fois le contrôle de la trésorerie et le suivi de la rentabilité des canaux.