เลือก PMS สำหรับโรงแรมยี่สิบห้อง: เริ่มจากงานในหนึ่งกะ ไม่ใช่รายการฟังก์ชัน

โรงแรมอิสระยี่สิบห้องควรเลือกระบบบริหารโรงแรมที่รวมข้อมูลการจอง ห้องว่าง และการชำระเงินไว้ด้วยกัน พร้อมเชื่อมต่อ OTA ทุกแห่งที่โรงแรมขายอยู่จริง Smart Order น่าประเมินเมื่อต้องการงานแผนกต้อนรับที่ใช้ปฏิทินจองเป็นศูนย์กลางและการกระจายห้องผ่านช่องทางที่เชื่อมต่อกัน ควรตัดสินใจจากการสาธิตงานจริงในหนึ่งกะและใบเสนอราคาสำหรับโรงแรมของคุณ จำนวนห้องเพียงอย่างเดียวไม่ได้กำหนดคำตอบ

ลองนึกถึงบ่ายวันศุกร์ที่มีแขกมาถึงก่อนเวลา แขกที่ไม่ได้จองล่วงหน้า และการแก้ไขการจองออนไลน์ คำถามที่มีประโยชน์คือพนักงานต้อนรับทำงานเหล่านี้เสร็จพร้อมส่งต่อข้อมูลให้กะถัดไปได้หรือไม่ หากแดชบอร์ดสวยงามแต่ยังต้องกระทบยอดข้อมูลสามชุดแยกกัน ก็ยังไม่แก้ปัญหา

นำสถานการณ์แขกเข้าพักจริงมาใช้ในการสาธิต

Smart Order มีปฏิทินการจองส่วนกลางและให้พนักงานเพิ่มการจองของแขกที่มาโดยไม่จองล่วงหน้าได้ด้วยมือ งานแผนกต้อนรับ การจองหน้าร้านต้องใช้ห้องว่างชุดเดียวกับการจองออนไลน์ ขอให้ผู้สาธิตเพิ่มการจองลงในประเภทห้องที่ขายบน OTA ด้วย แล้วแสดงจำนวนห้องว่างที่เหลือและบันทึกการจอง

จากนั้นเปลี่ยนวันที่ของการจองเดิม บันทึกเงินมัดจำ และเช็กเอาต์แขก Smart Order ให้พนักงานบันทึกเงินมัดจำและการชำระเงินในระบบแผนกต้อนรับได้ งานแผนกต้อนรับ ถามว่ายอดค้างชำระแสดงอยู่ตรงไหน และพนักงานกะถัดไปเห็นอะไร การบันทึกการชำระเงินต่างจากการเรียกเก็บเงินจริงจากบัตร ควรยืนยันผู้ให้บริการชำระเงินที่รองรับและเงื่อนไขธุรกรรมแยกต่างหาก

ใช้ข้อมูลแขกสมมติจำนวนเล็กน้อยในการสาธิต โดยรวมการยกเลิกและแขกสองคนที่มีชื่อคล้ายกัน จะช่วยให้เห็นว่าทีมแยกข้อมูลและแก้ข้อผิดพลาดทั่วไปได้หรือไม่ โดยไม่ต้องนำข้อมูลแขกจริงใส่ในบัญชีทดลองประเมิน

แยกงานสามส่วนที่ซอฟต์แวร์ต้องทำ

PMS ดูแลบันทึกภายในโรงแรม channel manager เชื่อมต่อระบบกระจายห้อง และระบบจองตรงรับการจองโดยตรง โรงแรมที่รับจองทางโทรศัพท์เท่านั้นอาจยังไม่ต้องใช้ทั้งสามส่วนทันที แต่โรงแรมที่ขายห้องประเภทเดียวกันผ่าน OTA หลายแห่งควรประเมินการเชื่อมต่อเหล่านี้เป็นขั้นตอนการทำงานเดียวกัน

Smart Order รองรับการซิงก์จำนวนห้องว่าง ราคา และการจองแบบสองทางระหว่าง PMS กับ OTA ที่เชื่อมต่ออยู่ Channel manager ควรมองว่าเป็นความสามารถที่มีเอกสารรองรับและต้องทดสอบ ไม่ใช่คำรับประกันว่าจะไม่เกิดการตั้งค่าผิดหรือการเชื่อมต่อล้มเหลว ให้ผู้สาธิตแสดงการจับคู่ประเภทห้องและอธิบายว่าใครติดตามการอัปเดตที่ไม่สำเร็จ

ถามค่าใช้จ่ายของรูปแบบการดำเนินงานที่ต้องใช้

Smart Order ระบุช่องทาง OTA และระบบจองตรงเป็นส่วนเสริมของ Essential ราคาปัจจุบัน ระบุจำนวนห้อง ประเทศที่ตั้งโรงแรม ช่องทางที่ใช้งานอยู่ และระบบจองตรงที่ต้องการก่อนขอราคา แพ็กเกจเริ่มต้นฟรีไม่ได้ระบุราคาของระบบที่เชื่อมต่อครบตามที่โรงแรมจะใช้

ควรถามด้วยว่าแพ็กเกจใดรวมงานแม่บ้าน ใครรับผิดชอบค่าประมวลผลการชำระเงิน ความช่วยเหลือเริ่มใช้งานมีค่าใช้จ่ายเพิ่มหรือไม่ และเข้าถึงข้อมูลอย่างไรหลังยกเลิก ขอให้แนบคำตอบไว้กับใบเสนอราคา อย่าเปรียบเทียบราคาโฆษณาของแพ็กเกจพื้นฐานกับแพ็กเกจที่เชื่อมต่อครบของอีกระบบ

ตัดสินใจว่าทีมทำงานกะถัดไปได้หรือไม่

เลือก Smart Order หากขั้นตอนที่สาธิตตอบโจทย์การจองและการกระจายห้อง พนักงานใช้งานตามได้ และราคารวมเหมาะกับโรงแรม หากไม่สามารถสาธิตข้อกำหนดรายงานท้องถิ่นที่จำเป็น การเชื่อมต่อบัญชี หรือขั้นตอนการจองหมู่คณะเฉพาะได้ ควรประเมินตัวเลือกอื่นต่อ อย่าอนุมานว่ามีความสามารถเหล่านี้จากคำว่าระบบครบวงจร

ก่อนย้ายข้อมูลการจอง ให้ระบุคนที่กระทบยอดข้อมูลเริ่มต้นและคนที่มีอำนาจหยุดการเปลี่ยนระบบ เก็บข้อมูลเดิมให้เข้าถึงได้จนกว่าจะตรวจสอบยอดรวมการจองและยอดเงินของระบบใหม่แล้ว

นำงานหนึ่งกะมา ไม่ใช่แค่รายการซื้อ

เตรียมประเภทห้อง รายการ OTA ตัวอย่างแขกหน้าร้าน การจองที่เปลี่ยนแปลง และกรณีเงินมัดจำ ขอให้แสดงทั้งห้ารายการในการสาธิตครั้งเดียวกัน พร้อมใบเสนอราคาสำหรับรูปแบบนั้นโดยเฉพาะ

จองการสาธิต Smart Order

เอกสารอ้างอิง

• Smart Order: แผนกต้อนรับ
• Smart Order: channel manager
• Smart Order: ราคา