1. Pastikan apakah Agoda Partner Portal menampilkan reservasi yang dikonfirmasi, dibatalkan, atau tidak ditemukan.
2. Baca instruksi pembayaran pemesanan sebelum menagih tamu atau berasumsi bahwa Agoda akan membayar.
3. Bandingkan kamar dan tanggal menginap yang tepat di Agoda dengan inventaris di Sistem Manajemen Hotel sebelum membuka kembali kamar.
4. Perlakukan pemesanan Agoda yang dikonfirmasi sebagai pemesanan aktif meskipun tidak ditemukan di Sistem Manajemen Hotel.
Sebuah pemesanan Agoda yang gagal dapat memiliki beberapa arti yang berbeda. Tamu mungkin belum menyelesaikan pembayaran. Agoda mungkin telah mengonfirmasi masa inap, tetapi sistem hotel gagal menerimanya. Pemesanan yang dibatalkan mungkin masih muncul dalam email. Atau jumlah kamar mungkin telah berubah meskipun staf tidak dapat menemukan reservasi yang dapat digunakan.
Jangan mencoba menyelesaikan keempat kemungkinan tersebut dengan satu tindakan. Periksa status reservasi, tanggung jawab pembayaran, dan inventaris secara terpisah. Ketika ketiga catatan tersebut sesuai, pihak hotel dapat menentukan apakah harus menerima masa inap, menagih pembayaran, atau mengembalikan kamar untuk dijual.
Label menu dapat berbeda menurut jenis properti dan konfigurasi akun, tetapi titik pemeriksaannya tetap sama.
Pastikan Apakah Agoda Membuat Reservasi
Buka properti yang benar di Agoda Partner Portal dan masuk ke bagian reservasi. Cari berdasarkan ID Pemesanan Agoda, nama tamu, tanggal pemesanan, dan tanggal menginap. Hapus filter yang mungkin menyembunyikan pemesanan mendatang, yang diubah, atau yang dibatalkan.
Jika pemesanan ditampilkan sebagai dikonfirmasi, hotel harus mempertahankan masa inap tersebut. Catatan yang tidak ditemukan di Sistem Manajemen Hotel atau notifikasi yang gagal tidak membatalkan reservasi Agoda.
Jika ditampilkan sebagai dibatalkan, periksa waktu pembatalan, biaya yang berlaku, dan apakah kamar sudah kembali dijual. Jangan gunakan email konfirmasi lama sebagai bukti bahwa pemesanan masih aktif.
Jika Partner Portal tidak memuat pemesanan tersebut, periksa kembali properti dan referensi yang dipilih. Tangkapan layar tamu yang menunjukkan pembayaran tidak berhasil atau halaman checkout yang terus memuat bukanlah reservasi hotel yang dikonfirmasi.
Periksa Siapa yang Bertanggung Jawab atas Pembayaran
Buka detail reservasi terbaru dan baca instruksi pembayarannya. Jangan mengambil keputusan hanya berdasarkan cara tamu menjelaskan transaksi tersebut.
Pemesanan Agoda Collect biasanya menunjukkan bahwa tamu telah membayar di muka melalui Agoda. Hotel harus mengikuti metode dan jumlah pencairan dana yang ditampilkan untuk reservasi tersebut, bukan menagih tamu lagi.
Pemesanan Property Collect menginstruksikan hotel untuk menagih jumlah yang berlaku kepada tamu. Pastikan jumlah, mata uang, pajak, ketentuan deposit, dan waktu pembayaran sebelum meminta Resepsionis melakukan penagihan.
Jika reservasi telah dikonfirmasi tetapi pencairan dana atau kartu hotel belum dapat digunakan, tangani masalah pembayaran secara terpisah dari status masa inap. Jangan membatalkan atau menolak tamu yang telah dikonfirmasi hanya karena bagian keuangan belum dapat segera menerima dana yang diharapkan.
Jika pemesanan diubah atau dibatalkan, gunakan jumlah dan status terbaru. Konfirmasi sebelumnya dapat menampilkan jumlah pembayaran yang sudah tidak berlaku.
Verifikasi Apakah Inventaris Kamar Berubah
Buka kalender Agoda untuk jenis kamar dan tanggal menginap yang terdampak. Catat jumlah kamar saat ini untuk setiap malam. Kemudian, bandingkan dengan inventaris fisik yang sama di Sistem Manajemen Hotel atau Manajer Saluran.
Gunakan jenis kamar, okupansi, jumlah kamar, dan paket tarif yang tepat milik tamu. Paket tarif atau kategori kamar Agoda lainnya mungkin masih tersedia meskipun inventaris yang dipesan telah berkurang dengan benar.
Jika pemesanan Agoda telah dikonfirmasi tetapi tidak ditemukan di Sistem Manajemen Hotel, lindungi kamar yang diperlukan melalui kontrol inventaris normal hotel. Lakukan hanya satu penyesuaian yang terdokumentasi. Mengulangi penahanan kamar di Partner Portal, Manajer Saluran, dan Sistem Manajemen Hotel dapat mengurangi inventaris secara berlebihan.
Jika tidak ada reservasi Agoda tetapi Ketersediaan berkurang, periksa apakah ada pemesanan lain yang dikonfirmasi, penutupan manual, blokir pemeliharaan, alokasi grup, atau kamar yang digunakan bersama paket lain. Pulihkan kamar hanya setelah penyebabnya diketahui.
Insiden pemesanan gagal menjadi lebih mudah dikelola ketika status reservasi dan Ketersediaan bersama dapat dilihat dalam satu tampilan. channel manager hotel Smart Order menghubungkan reservasi Agoda dengan kumpulan kamar yang terdampak sehingga manajer dapat memastikan apakah satu pemesanan hanya mengurangi inventaris satu kali.
Kelola Pemesanan Agoda dan Jumlah Kamar Bersama-sama
Tinjau reservasi yang masuk dan dampaknya terhadap Ketersediaan dalam satu alur kerja sebelum membuka kembali kamar atau membuat penahanan manual.
Pilih Tindakan yang Tepat Berdasarkan Status yang Ditemukan
Dikonfirmasi, dibayar di muka, dan inventaris berkurang
Pertahankan perlindungan kamar. Pastikan Sistem Manajemen Hotel memuat satu reservasi dan Resepsionis memahami bahwa tamu tidak boleh ditagih lagi untuk jumlah akomodasi yang telah dibayar di muka.
Dikonfirmasi, tetapi pembayaran ditagih oleh properti
Pertahankan pemesanan tetap aktif dan ikuti instruksi penagihan yang ditampilkan pada reservasi terbaru. Jangan menunggu pencairan dana dari Agoda jika hal tersebut tidak termasuk dalam pengaturan pembayaran pemesanan tersebut.
Dikonfirmasi di Agoda tetapi tidak ditemukan di Sistem Manajemen Hotel
Tambahkan penahanan operasional yang terkendali, beri tahu Resepsionis, dan minta penyedia sistem hotel memulihkan pemesanan Agoda yang asli. Hindari membuat beberapa reservasi manual untuk tamu yang sama.
Dibatalkan, tetapi kamar tetap ditutup
Periksa apakah Sistem Manajemen Hotel telah menerima pembatalan dan apakah pembatasan atau pemesanan lain masih menggunakan kamar tersebut. Buka kembali hanya inventaris yang benar-benar dilepaskan oleh pembatalan.
Tidak ada reservasi Agoda dan tidak ada ID Pemesanan
Jangan menagih tamu atau membuat pemesanan Agoda secara manual. Tamu harus membuat reservasi baru melalui proses pemesanan normal jika kamar masih tersedia.
Lindungi Tamu Tanpa Membuat Duplikat
Untuk pemesanan terkonfirmasi dengan waktu kedatangan yang dekat, beri tahu Resepsionis catatan mana yang menjadi acuan dan kamar mana yang dilindungi. Sertakan ID Pemesanan Agoda, tanggal menginap, jenis kamar, instruksi pembayaran, dan karyawan yang menangani kasus tersebut.
Cari sekali lagi di Sistem Manajemen Hotel sebelum membuat reservasi manual. Periksa daftar kedatangan, masa inap mendatang, catatan yang dibatalkan, kamar yang belum ditetapkan, serta bagian pemesanan gagal atau tertunda yang tersedia dalam sistem hotel.
Jika kebijakan hotel mengharuskan entri sementara di Sistem Manajemen Hotel, beri label yang jelas dan lampirkan ID Pemesanan Agoda. Tugaskan satu orang untuk merekonsiliasinya ketika pemesanan asli masuk. Jangan pernah menyalin data lengkap kartu atau kredensial pencairan dana ke catatan reservasi biasa.
Jangan meminta tamu yang telah dikonfirmasi untuk memesan kembali. Pemesanan Agoda kedua dapat menimbulkan tagihan lain dan mengurangi inventaris dua kali.
Periksa Kembali Pembayaran dan Inventaris Setelah Perbaikan
Buka kembali reservasi di Partner Portal dan pastikan statusnya tidak berubah. Periksa instruksi dan jumlah pembayaran terbaru, khususnya setelah pembatalan, perubahan, ketidakhadiran, atau pengembalian dana sebagian.
Kemudian, pastikan terdapat satu reservasi yang dapat digunakan di Sistem Manajemen Hotel dan jumlah kamar yang tepat tidak tersedia untuk setiap malam masa inap. Tinjau hasil Agoda yang dilihat tamu menggunakan kamar, tanggal, dan okupansi yang sama.
Untuk bagian keuangan, simpan jumlah reservasi, jumlah yang ditagih kepada tamu, pencairan dana Agoda, dan setiap penyesuaian berikutnya sebagai catatan terpisah. Jangan mengubah pendapatan kamar hanya agar angka pencairan dana tampak sesuai.
Kasus baru dianggap selesai ketika Resepsionis mengetahui apakah tamu akan datang, bagian keuangan mengetahui siapa yang menagih pembayaran, dan hotel memiliki jumlah kamar tersisa yang tepat untuk dijual.
Eskalasi dengan Catatan Hotel yang Jelas
Kirim satu laporan kasus yang ringkas kepada tim dukungan yang bertanggung jawab. Sertakan nama properti, ID Pemesanan Agoda jika tersedia, nama tamu, status reservasi saat ini, instruksi pembayaran, kamar dan paket tarif, tanggal menginap, jumlah kamar, hasil pencarian di Sistem Manajemen Hotel, inventaris sebelum dan sesudah, serta tangkapan layar yang telah menyamarkan data sensitif.
Jelaskan masalah bisnisnya, bukan teknologi yang mendasarinya. Contoh: “Agoda menampilkan pemesanan ini sebagai dikonfirmasi dan dibayar di muka, tetapi tidak ada reservasi di Sistem Manajemen Hotel dan kamar masih tersedia untuk dijual.”
Segera lakukan eskalasi untuk kedatangan pada hari yang sama, inventaris kamar terakhir, kemungkinan tagihan ganda, beberapa pemesanan yang terdampak, atau instruksi pembayaran yang tidak dapat ditafsirkan dengan aman oleh hotel.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah pembayaran yang gagal berarti reservasi Agoda dibatalkan?
Belum tentu. Pastikan status reservasi dan instruksi pembayaran terbaru di Partner Portal sebelum mengubah masa inap atau inventaris kamar.
Haruskah hotel menagih tamu jika pemesanan Agoda mereka berstatus dibayar di muka?
Jangan menagih kembali jumlah akomodasi yang telah dibayar di muka. Ikuti instruksi pembayaran reservasi terbaru dan konfirmasikan secara terpisah biaya tambahan hotel yang ditagih sesuai kebijakan normal properti.
Dapatkah Agoda mengurangi inventaris ketika pemesanan tidak ditemukan di Sistem Manajemen Hotel?
Ya, reservasi Agoda yang dikonfirmasi mungkin tetap ada meskipun Sistem Manajemen Hotel tidak menerimanya. Bandingkan Partner Portal, kalender Agoda, dan Sistem Manajemen Hotel sebelum membuka kembali kamar.
Kapan kamar aman untuk kembali dijual?
Hanya setelah pemesanan dipastikan telah dibatalkan atau tidak ada, serta tidak ada pemesanan lain, penahanan, pembatasan, atau kumpulan kamar bersama yang memerlukan inventaris tersebut.
