1. Faktur komisi Booking.com mencatat biaya yang dibebankan kepada hotel atas layanan platform.
2. Tanda terima tamu atau faktur akomodasi mencatat layanan menginap yang diberikan hotel kepada tamu.
3. Catat biaya platform, pendapatan tamu, penerimaan kas, pajak, pengembalian dana, dan pembayaran sebagai transaksi akuntansi yang terpisah.
4. Konfirmasi pembayaran tidak secara otomatis menggantikan folio tamu hotel atau dokumen pajak yang diwajibkan secara lokal.
Sebuah faktur komisi Booking.com untuk hotel dan tanda terima tamu dapat merujuk pada reservasi yang sama, tetapi keduanya mendokumentasikan transaksi yang berbeda. Menganggap keduanya dapat saling menggantikan dapat menyebabkan pendapatan kamar tercatat terlalu rendah, komisi salah diklasifikasikan, atau tamu tidak menerima dokumen yang diwajibkan oleh peraturan setempat.
Perbedaan praktisnya sederhana. Booking.com menagih properti atas layanan distribusi. Hotel menyediakan akomodasi kepada tamu. Tim keuangan harus mencatat setiap hubungan tersebut secara terpisah, meskipun Booking.com menerima pembayaran dari tamu.
Faktur pajak dan ketentuan tanda terima berbeda-beda di setiap negara. Gunakan kebijakan akuntansi properti dan saran profesional setempat untuk menentukan format dokumen akhir serta perlakuan pajaknya.
Hal yang Dicatat dalam Faktur Komisi Booking.com
Faktur komisi adalah dokumen bisnis antara Booking.com dan hotel. Dokumen ini biasanya berkaitan dengan reservasi yang memenuhi syarat dalam periode penagihan serta mencantumkan komisi dan biaya platform atau pajak lain yang berlaku.
Dalam akuntansi hotel, faktur ini biasanya menjadi dokumen pendukung untuk pencatatan biaya distribusi atau beban komisi. Faktur tersebut bukan bukti bahwa tamu telah menginap dan tidak menggantikan folio reservasi, saldo tamu, atau catatan pendapatan hotel.
Ketentuan properti Booking.com menyatakan bahwa faktur komisi disediakan kepada akomodasi melalui Extranet dan bahwa komisi umumnya ditagihkan setelah periode menginap terkait, sesuai dengan perjanjian dan hasil akhir reservasi. Ketentuan properti harus dibaca bersama kontrak hotel dan persyaratan setempat.
Saat meninjau faktur komisi, tim keuangan harus mencocokkan periode penagihan, badan hukum properti, mata uang, total faktur, nota kredit, status pembayaran, dan reservasi yang tercantum dalam laporan pendukung.
Hal yang Dicatat dalam Tanda Terima Tamu atau Faktur Akomodasi
Dokumen tamu berkaitan dengan layanan akomodasi. Dokumen tersebut harus mencantumkan hotel, tamu atau perusahaan yang ditagih jika diwajibkan, tanggal menginap, biaya kamar dan biaya hotel lainnya, pembayaran yang diterima, pajak, serta saldo akhir sesuai ketentuan pembuatan faktur setempat yang berlaku bagi properti.
Booking.com dapat memfasilitasi pembayaran, memberikan konfirmasi pembayaran, atau mentransfer dana kepada hotel. Hal tersebut tidak secara otomatis menjadikan faktur komisi platform sebagai tanda terima tamu. Hotel tetap memerlukan proses pembuatan folio atau faktur untuk tamu yang sesuai dengan kewajiban hukum dan akuntansinya.
Ketentuan properti Booking.com umumnya menetapkan bahwa tanggung jawab untuk menerbitkan faktur akomodasi tamu berada pada properti, kecuali jika hukum yang berlaku menentukan lain. Jumlah dan penyajian pajak harus mengikuti peraturan yang berlaku bagi hotel, bukan templat umum yang disalin dari negara lain.
Jika tamu meminta faktur kepada Booking.com, permintaan tersebut dapat diteruskan kembali kepada properti. Karena itu, Resepsionis dan tim keuangan harus menyepakati siapa yang menerbitkan dokumen, jumlah yang dicantumkan, dan cara menandai reservasi prabayar sebagai telah dibayar.
Telusuri Satu Reservasi melalui Kedua Dokumen
Pertimbangkan sebuah reservasi dengan total akomodasi tamu sebesar $500 dan biaya komisi Booking.com sebesar $75. Hotel mencatat pendapatan akomodasi sesuai kebijakan akuntansinya dan menerbitkan dokumen tamu yang sesuai. Biaya sebesar $75 merupakan biaya distribusi saluran hotel yang didukung oleh faktur komisi Booking.com.
Jika tamu membayar di properti, hotel menerima $500 dan kemudian melunasi faktur komisi. Jika Payments by Booking.com berlaku, hotel dapat menerima pembayaran setelah potongan atau melalui metode pembayaran lain yang telah dikonfigurasi. Jalur penerimaan pembayaran mengubah arus kas, tetapi tidak mengubah perbedaan mendasar antara pendapatan tamu dan komisi platform.
Jangan menerbitkan tanda terima kepada tamu hanya sebesar kas bersih yang diterima hotel setelah komisi, kecuali jika hukum setempat dan transaksi sebenarnya secara khusus mengharuskan perlakuan tersebut. Pembayaran bersih tidak secara otomatis sama dengan nilai akomodasi yang diberikan.
Proses tutup buku keuangan menjadi lebih mudah ketika catatan reservasi, folio tamu, pembayaran, dan biaya saluran dapat ditinjau bersama. Laporan dan Analisis hotel Smart Order menghubungkan pendapatan reservasi dengan kinerja saluran sehingga tim keuangan dapat mengidentifikasi pemesanan yang mendukung pembayaran atau biaya komisi sebelum mencatat penyesuaian.
Permudah Rekonsiliasi Pendapatan dan Biaya OTA
Tinjau pendapatan reservasi, catatan pembayaran, dan kinerja saluran dalam satu alur kerja hotel sebelum menutup periode akuntansi.
Bangun Rutinitas Tutup Buku Akhir Bulan yang Rapi
Gunakan urutan tutup buku yang sama setiap bulan agar staf tidak mencampur dokumen pendapatan dengan dokumen biaya platform.
- Tutup folio tamu hotel dan konfirmasikan pendapatan kamar, pajak, biaya tambahan, pengembalian dana, serta saldo terutang untuk masa inap yang telah selesai.
- Pisahkan reservasi yang dibayar di properti dari reservasi yang pembayarannya difasilitasi oleh Booking.com.
- Cocokkan laporan reservasi Booking.com dengan status akhir reservasi, terutama pembatalan, ketidakhadiran, perubahan tanggal, dan biaya yang dibebaskan.
- Catat faktur komisi Booking.com dan setiap nota kredit sebagai dokumen pemasok yang terpisah.
- Cocokkan pembayaran, penyelesaian kartu virtual, atau pembayaran yang diterima hotel dengan reservasi yang tepat.
- Biarkan selisih yang belum dapat dijelaskan tetap terbuka untuk diselidiki, alih-alih mengubah pendapatan kamar hanya untuk memaksakan keseimbangan akun.
Tangani Kesalahan Keuangan yang Umum Terjadi
Tamu meminta faktur Booking.com kepada hotel
Pastikan jenis dokumen yang dibutuhkan tamu. Jika permintaan berkaitan dengan akomodasi, siapkan tanda terima tamu, folio, atau faktur pajak hotel sesuai peraturan setempat. Jangan memberikan faktur komisi Booking.com milik hotel kepada tamu karena dokumen tersebut memuat informasi biaya pemasok properti.
Total faktur komisi tidak sesuai dengan satu pembayaran
Jangan mengharapkan faktur komisi bulanan sama dengan satu setoran bank. Faktur, laporan reservasi, kelompok pembayaran, transaksi kartu virtual, dan tanggal bank dapat mencakup waktu serta kelompok transaksi yang berbeda. Rekonsiliasikan semuanya melalui nomor reservasi dan periode penagihan.
Reservasi yang dibatalkan atau tidak dihadiri masih tercantum dalam faktur
Periksa status akhir dan apakah biaya pembatalan atau ketidakhadiran dikenakan. Komisi mungkin tetap berlaku atas jumlah yang telah ditagihkan atau berhak diterima oleh properti. Jika catatan platform keliru, ajukan sengketa atas reservasi melalui proses keuangan Extranet yang sesuai, alih-alih mengubah pendapatan dalam Sistem Manajemen Hotel tanpa bukti.
Tamu telah membayar di muka, tetapi folio Sistem Manajemen Hotel masih menunjukkan saldo
Konfirmasikan siapa yang menerima pembayaran dan bagaimana pembayaran tersebut harus ditampilkan dalam Sistem Manajemen Hotel. Catat pembayaran atau piutang yang difasilitasi platform sesuai konfigurasi akuntansi hotel, lalu tandai folio tamu dengan benar. Jangan mencatat komisi sebagai pembayaran tamu.
Simpan Dokumen dalam Arsip yang Tepat
Simpan faktur komisi Booking.com bersama faktur pemasok dan biaya saluran. Simpan folio tamu atau faktur akomodasi bersama catatan reservasi dan pendapatan tamu. Simpan laporan pembayaran atau penyelesaian kartu virtual bersama rekonsiliasi kas.
Batasi akses ke informasi pembayaran tamu dan jangan menyalin data kartu lengkap ke catatan biasa atau spreadsheet. Tim keuangan hanya boleh menyimpan dokumentasi yang diwajibkan oleh kebijakan keamanan, akuntansi, dan hukum hotel.
Pada akhir proses tutup buku, hotel harus dapat menjawab tiga pertanyaan terpisah: berapa jumlah yang harus dibayar tamu, berapa jumlah yang diterima hotel, dan berapa jumlah yang ditagihkan Booking.com. Jika jawaban tersebut berasal dari tiga catatan yang telah dicocokkan dengan benar, saldo akhir bulan akan jauh lebih mudah dipertanggungjawabkan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah faktur komisi Booking.com merupakan tanda terima tamu?
Tidak. Dokumen tersebut mencatat biaya antara Booking.com dan properti. Tanda terima tamu atau faktur akomodasi mendokumentasikan layanan menginap yang diberikan hotel.
Siapa yang memberikan faktur akomodasi kepada tamu?
Properti umumnya menangani faktur atau folio akomodasi tamu, sesuai hukum setempat yang berlaku dan perjanjian properti. Tim keuangan harus memastikan format lokal yang diwajibkan.
Apakah konfirmasi pembayaran Booking.com menggantikan folio hotel?
Tidak secara otomatis. Dokumen tersebut dapat membuktikan bahwa pembayaran telah diproses, tetapi hotel mungkin tetap perlu menerbitkan folio, tanda terima, atau faktur pajak untuk akomodasi.
Apakah komisi harus mengurangi pendapatan kamar dalam Sistem Manajemen Hotel?
Biasanya, komisi dicatat secara terpisah sebagai beban distribusi dan tidak digunakan untuk mengganti biaya kamar bruto. Akuntan hotel harus memastikan perlakuan yang diwajibkan berdasarkan yurisdiksi dan bagan akun yang berlaku.
