1. Pertama, pastikan apakah Booking.com membuat reservasi, membiarkan permintaan berstatus tertunda, atau menolak sepenuhnya upaya pemesanan.
2. Bandingkan properti, tipe kamar, tanggal menginap, dan jumlah kamar yang tepat di Booking.com dan Sistem Manajemen Hotel.
3. Jangan menjual kembali kamar sebelum Anda mengetahui apakah reservasi tersebut benar-benar ada dan apakah inventaris telah berubah.
4. Jika pemesanan terkonfirmasi tidak muncul di Sistem Manajemen Hotel, lindungi kamar dan kepentingan tamu sebelum meminta pemulihan data.
Pertanyaan tentang inventaris reservasi Booking.com yang gagal biasanya berawal dari pesan yang tidak jelas: tamu mengatakan pembayaran gagal, Booking.com menampilkan permintaan yang tidak selesai, atau sistem hotel melaporkan bahwa pemesanan tidak dapat diterima.
Situasi tersebut tidak menghasilkan dampak inventaris yang sama. Upaya pemesanan yang ditolak mungkin tidak menghasilkan reservasi sama sekali. Permintaan yang tertunda dapat memengaruhi Ketersediaan untuk sementara. Reservasi Booking.com yang terkonfirmasi tetap menjadi kewajiban nyata hotel meskipun tidak pernah muncul di Sistem Manajemen Hotel.
Tindakan paling aman adalah memverifikasi reservasi terlebih dahulu, kemudian menghitung kamar. Jangan hanya mengandalkan redaksi email, tangkapan layar tamu, atau peringatan di dalam Sistem Manajemen Hotel.
Tentukan Arti Sebenarnya dari “Gagal”
Buka properti yang benar di Ekstranet Booking.com dan telusuri bagian reservasi menggunakan nama tamu, tanggal menginap, tanggal pemesanan, serta nomor konfirmasi yang tersedia. Perluas filter tanggal dan status agar reservasi yang tertunda, dibatalkan, diubah, atau dijadwalkan untuk masa mendatang tidak tersembunyi.
Jika terdapat nomor reservasi terkonfirmasi, anggap kamar telah terjual sampai data tersebut dibatalkan dengan benar. Kegagalan impor Sistem Manajemen Hotel tidak membatalkan reservasi Booking.com milik tamu.
Jika akun menampilkan permintaan pemesanan yang tertunda, jangan menjanjikan kamar tersebut kepada orang lain sampai permintaan memperoleh status akhir. Hotel juga sebaiknya tidak membuat reservasi terkonfirmasi di Sistem Manajemen Hotel sebelum permintaan diterima.
Jika Booking.com tidak memiliki reservasi maupun nomor konfirmasi, periksa kembali properti dan tanggalnya. Upaya pembayaran tamu atau kesalahan saat checkout belum cukup membuktikan bahwa reservasi hotel telah dibuat.
Periksa Inventaris Booking.com untuk Produk yang Tepat
Inventaris harus diperiksa berdasarkan kamar yang benar-benar dipilih tamu. Sebuah hotel mungkin memiliki beberapa tipe kamar dengan nama serupa atau beberapa paket tarif yang terhubung ke satu kumpulan inventaris fisik.
Buka kalender Booking.com untuk tanggal menginap yang terdampak. Pilih tipe kamar yang sama dan catat Ketersediaan yang kini ditampilkan untuk setiap malam. Jika tamu meminta lebih dari satu kamar, perhitungkan seluruh jumlahnya, bukan sekadar memeriksa apakah tanggal tersebut masih tersedia.
Kemudian, periksa apakah paket tarif, pilihan okupansi, atau kategori kamar lain masih dijual. Pencarian publik dapat menunjukkan bahwa hotel masih tersedia meskipun inventaris tipe kamar yang terdampak telah dikurangi dengan benar.
Jangan gunakan halaman pemesanan publik sebagai satu-satunya catatan inventaris. Halaman tersebut berguna untuk pemeriksaan penjualan terakhir, tetapi Ketersediaan juga dapat dipengaruhi oleh pembatasan, masa inap minimum, jumlah tamu, dan kondisi pencarian yang digunakan.
Bandingkan Booking.com dengan Jumlah Kamar di Sistem Manajemen Hotel
Telusuri seluruh Sistem Manajemen Hotel berdasarkan nomor konfirmasi Booking.com, nama belakang tamu, tanggal pemesanan, tanggal kedatangan, dan tipe kamar. Sertakan data yang dibatalkan, tertunda, belum dialokasikan, diubah, diimpor, dan mengalami kesalahan.
Gunakan urutan operasional berikut:
- Catat jumlah kamar fisik yang tersedia di Sistem Manajemen Hotel sebelum melakukan koreksi apa pun.
- Pastikan apakah reservasi Booking.com yang gagal atau terkonfirmasi sudah tercatat di bagian mana pun dalam Sistem Manajemen Hotel.
- Periksa apakah jumlah kamar pada tipe kamar yang terdampak telah berkurang dengan benar untuk setiap malam masa inap.
- Bandingkan kalender Booking.com dengan Ketersediaan di Sistem Manajemen Hotel untuk kamar dan tanggal yang sama.
- Periksa saluran lain hanya setelah angka di Booking.com dan Sistem Manajemen Hotel telah dipahami dengan jelas.
- Catat hasil pemeriksaan dan karyawan yang menyetujui setiap penyesuaian manual.
Jika Booking.com menampilkan pemesanan terkonfirmasi tetapi Sistem Manajemen Hotel tidak mencatatnya, buat satu kontrol inventaris sementara sesuai kebijakan hotel. Jangan mengurangi kamar yang sama secara terpisah di beberapa sistem.
Ketika pengelola dapat melihat pemesanan OTA dan perubahan jumlah kamar dalam satu alur kerja, mereka lebih mudah mengetahui apakah kamar dikurangi satu kali, dua kali, atau sama sekali tidak dikurangi. channel manager hotel dari Smart Order menghubungkan reservasi yang masuk dengan Ketersediaan bersama, sehingga staf dapat melindungi kamar yang tepat sebelum saluran lain menjualnya.
Hubungkan Inventaris Booking.com dengan Setiap Reservasi
Lihat bagaimana pemesanan yang masuk mengubah Ketersediaan kamar, lalu selesaikan pengecualian tanpa menambah atau mengurangi kamar yang sama dua kali.
Gunakan Hasil Pemeriksaan untuk Memilih Tindakan yang Aman
Pemesanan terkonfirmasi dan inventaris dikurangi satu kali
Biarkan kamar tetap ditutup untuk penjualan. Jika reservasi tidak muncul dalam daftar kedatangan di Sistem Manajemen Hotel, telusuri semua status dan mintalah penyedia Sistem Manajemen Hotel atau Manajer Saluran memulihkan pemesanan asli. Jangan mengembalikan Ketersediaan.
Pemesanan terkonfirmasi tetapi inventaris tidak dikurangi
Segera lindungi kamar di sistem inventaris yang biasa digunakan hotel. Tambahkan pemesanan terkonfirmasi ke daftar kedatangan operasional sesuai prosedur pengecualian yang disetujui hotel, lalu mintalah pemulihan reservasi asli tanpa membuat duplikat.
Tidak ada reservasi, tetapi inventaris berkurang
Periksa apakah ada pemesanan terkonfirmasi lain, blokir pemeliharaan, alokasi grup, penyesuaian manual, atau permintaan tertunda pada tanggal yang sama. Kembalikan inventaris hanya setelah penyebab pengurangan berhasil diketahui.
Upaya gagal dan inventaris tidak berubah
Biasanya hotel tidak perlu melakukan tindakan apa pun terkait reservasi. Jika tamu masih menginginkan kamar tersebut, mintalah mereka membuat pemesanan baru melalui proses Booking.com yang normal. Jangan membuat reservasi OTA secara manual hanya berdasarkan tangkapan layar pembayaran yang gagal.
Inventaris dikurangi dua kali
Cari data duplikat di Sistem Manajemen Hotel dan pemblokiran manual yang berulang. Pertahankan reservasi yang sah, hapus hanya kontrol duplikat yang telah terbukti, lalu pastikan setiap saluran yang terhubung kini menampilkan sisa Ketersediaan yang benar.
Hindari Dua Koreksi yang Paling Merugikan
Kesalahan pertama adalah menjual kembali kamar karena Sistem Manajemen Hotel menunjukkan kegagalan impor. Booking.com mungkin masih menyimpan reservasi terkonfirmasi sehingga hotel berisiko mengalami Overbooking.
Kesalahan kedua adalah membuat pemesanan baru di Sistem Manajemen Hotel dan mengurangi inventaris secara manual saat versi reservasi asli yang tertunda masih dalam proses masuk. Akibatnya, hotel dapat memiliki dua data dan dua pengurangan inventaris untuk satu tamu.
Tunjuk satu pengelola untuk menyetujui koreksi. Staf Resepsionis, staf pendapatan, dukungan Booking.com, dan penyedia sistem tidak boleh membuat ulang atau mengirim ulang reservasi yang sama secara terpisah.
Untuk kedatangan pada hari yang sama atau kamar terakhir yang tersedia, lindungi kepentingan tamu terlebih dahulu. Penahanan kamar sementara lebih mudah dibatalkan daripada menangani Overbooking yang melibatkan tamu OTA dengan reservasi terkonfirmasi.
Pastikan Inventaris Sudah Benar di Semua Sistem
Setelah melakukan koreksi, buka kembali reservasi dan kalender Booking.com. Pastikan status reservasi, tipe kamar, jumlah kamar, dan tanggal saat ini sudah benar.
Kemudian, buka kembali kalender Sistem Manajemen Hotel dan pastikan reservasi hanya tercatat satu kali serta Ketersediaan juga hanya berubah satu kali. Lakukan pencarian dari sisi tamu menggunakan tanggal dan okupansi yang sama untuk memastikan kamar yang masih dapat dijual.
Jika hotel menggunakan beberapa OTA, pastikan jumlah kamar bersama di saluran lain yang terhubung. Tujuannya bukan membuat setiap layar menampilkan redaksi yang sama, melainkan memastikan setiap saluran menggunakan sisa inventaris fisik yang benar.
Biarkan kasus tetap terbuka sampai perubahan berikutnya pada pemesanan, seperti pembatalan atau modifikasi, diterapkan dengan benar pada data Sistem Manajemen Hotel yang sama.
Informasi yang Perlu Dikirim Saat Memerlukan Dukungan
Berikan catatan operasional singkat kepada penyedia yang bertanggung jawab: nama properti, nomor konfirmasi Booking.com jika tersedia, nama tamu, tipe kamar, tanggal menginap, jumlah kamar, status Booking.com saat ini, hasil pencarian Sistem Manajemen Hotel, inventaris sebelum dan sesudah, serta tangkapan layar yang menunjukkan perbedaannya.
Sampaikan hasil yang diperlukan dengan bahasa sederhana. Contohnya: “Reservasi terkonfirmasi ini seharusnya menggunakan satu kamar Deluxe Double, tetapi Sistem Manajemen Hotel masih menunjukkan bahwa semua kamar tersedia.” Informasi tersebut lebih berguna daripada meminta beberapa tim untuk “memeriksa sinkronisasi.”
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah pembayaran Booking.com yang gagal selalu berarti tidak ada reservasi?
Tidak. Pastikan status reservasi di Ekstranet properti. Masalah pembayaran, permintaan tertunda, modifikasi yang gagal, dan kegagalan pengiriman ke Sistem Manajemen Hotel dapat menghasilkan dampak yang berbeda.
Apakah hotel harus segera menjual kembali kamar tersebut?
Tidak. Pastikan terlebih dahulu bahwa tidak ada reservasi Booking.com aktif atau tertunda yang menggunakan kamar tersebut dan bahwa pengurangan tidak berasal dari pemesanan lain atau penahanan kamar oleh hotel.
Bagaimana jika data Booking.com benar, tetapi jumlah di Sistem Manajemen Hotel salah?
Lindungi pemesanan terkonfirmasi, koreksi inventaris bersama melalui titik kontrol yang biasa digunakan hotel, dan mintalah penyedia sistem yang bertanggung jawab memulihkan data pemesanan asli.
Bagaimana hotel mengetahui bahwa insiden telah selesai?
Harus hanya ada satu reservasi aktif, inventaris harus mencerminkannya satu kali, dan Booking.com, Sistem Manajemen Hotel, serta saluran penjualan yang terhubung harus menampilkan jumlah sisa kamar yang benar.
