Cara Hotel Merekonsiliasi Pembayaran, Reservasi, dan Komisi Booking.com

Rekonsiliasi pembayaran Booking.com dapat membingungkan ketika hotel membandingkan langsung total reservasi tamu dengan dana yang masuk ke rekening bank. Kedua jumlah tersebut dapat mewakili hal yang berbeda.

Total reservasi menunjukkan jumlah yang dibayar tamu untuk menginap. Hotel mungkin menerima pembayaran bersih setelah potongan, pembayaran bruto dengan komisi yang ditagihkan secara terpisah, pembayaran melalui kartu virtual, atau tidak menerima pembayaran dari Booking.com karena tamu membayar langsung kepada properti.

Metode paling sederhana adalah menelusuri satu reservasi dari catatan Booking.com hingga ke pembayaran, komisi, bank, dan Sistem Manajemen Hotel. Setelah setiap pemesanan tercatat dengan benar, penyelesaian batch pembayaran menjadi jauh lebih mudah.

Pertama, Identifikasi Pihak yang Menerima Pembayaran Tamu

Buka reservasi dan periksa petunjuk pembayarannya. Lakukan ini untuk setiap pemesanan dan jangan berasumsi bahwa semua reservasi di properti menggunakan metode yang sama.

Untuk reservasi Payments by Booking.com, Booking.com menerima pembayaran tamu yang berlaku dan membayarkannya kepada properti melalui metode yang dikonfigurasi untuk pemesanan tersebut, seperti transfer bank atau kartu virtual.

Untuk reservasi bayar di properti, hotel menerima pembayaran dari tamu. Booking.com mungkin menerbitkan tagihan komisi, tetapi hotel tidak seharusnya mengharapkan Booking.com mengirimkan pembayaran akomodasi tamu sebagai pembayaran kepada properti.

Ini merupakan perbedaan terpenting dalam proses rekonsiliasi. Jika bagian keuangan mengharapkan pembayaran untuk pemesanan yang seharusnya ditagih oleh hotel, pemesanan tersebut akan terlihat belum dibayar, padahal masalah sebenarnya adalah saldo tamu yang masih terbuka.

Catat metode pembayaran yang ditampilkan pada reservasi, mata uangnya, dan jumlah yang masih perlu ditagih oleh properti saat check-in.

Pahami Pembayaran Bersih dan Bruto dengan Bahasa Sederhana

Sebuah pembayaran bersih berarti Booking.com telah memotong komisi atau biaya lain yang tercantum sebelum membayar hotel. Karena itu, jumlah yang masuk ke rekening bank dapat lebih rendah daripada jumlah reservasi.

Sebuah pembayaran bruto berarti hotel menerima pembayaran yang berlaku tanpa potongan komisi dari pembayaran tersebut. Komisi kemudian diproses secara terpisah, biasanya melalui tagihan atau saldo akun properti.

Sebagai contoh, pertimbangkan reservasi dengan jumlah yang dikenai komisi sebesar $500 dan komisi sebesar $75. Jika akun menggunakan pembayaran bersih dan tidak ada potongan lain, pembayaran yang diharapkan mungkin sebesar $425. Jika menggunakan pembayaran bruto, hotel mungkin menerima $500 dan mencatat komisi $75 secara terpisah.

Contoh ini hanya menunjukkan pola perhitungan. Pemesanan sebenarnya mungkin mencakup pajak, biaya yang ditagih properti, biaya pembayaran, pengembalian dana, atau penyesuaian. Gunakan angka yang tercantum pada reservasi dan pembayaran, alih-alih menerapkan satu rumus pada setiap pemesanan.

Fitur business intelligence hotel Smart Order membantu manajer memantau pendapatan saluran dan hasil operasional, sementara bagian keuangan mencocokkan waktu pembayaran secara terpisah.

Rekonsiliasikan Setiap Reservasi dalam Tujuh Langkah

1. Buka reservasi final. Catat nomor konfirmasi, tanggal menginap, status, mata uang, jumlah kamar, pajak, biaya, diskon, dan total tamu.
2. Konfirmasikan metode pembayaran. Identifikasi apakah Booking.com menerima pembayaran atau hotel bertanggung jawab menagihnya.
3. Periksa perubahan setelahnya. Tinjau pembatalan, masa inap yang dipersingkat, tamu yang tidak datang, pengembalian dana, biaya yang dibebaskan, dan perubahan harga.
4. Catat jumlah untuk hotel. Gunakan jumlah yang ditampilkan Booking.com sebagai pembayaran kepada properti, atau jumlah yang harus ditagih hotel dari tamu.
5. Catat komisi dan potongan lainnya. Catat komisi, biaya pembayaran, pajak yang dipotong, dan penyesuaian pada baris terpisah.
6. Cocokkan pembayaran. Hubungkan reservasi dengan referensi transfer bank, pembayaran kartu virtual, atau pembayaran tamu dalam sistem hotel.
7. Cocokkan Sistem Manajemen Hotel dan akun. Pastikan pendapatan kamar, pajak, beban komisi, piutang, dan kas dicatat pada periode yang benar.

Jangan menutup selisih hanya karena total akhir pada rekening bank tampak wajar. Setiap reservasi harus memiliki alur pembayaran yang jelas tanpa saldo yang tidak dapat dijelaskan.

Cocokkan Pembayaran melalui Transfer Bank

Satu deposit bank dapat mencakup beberapa reservasi dan penyesuaian. Mulailah dari laporan pembayaran atau tampilan keuangan Booking.com, lalu catat referensi pembayaran, mata uang, tanggal pembayaran, reservasi yang disertakan, potongan, dan totalnya.

Cocokkan setiap nomor reservasi dengan catatan pemesanan final. Kemudian tambahkan komisi, biaya, pengembalian dana, atau penyesuaian yang tercantum. Total batch yang dihitung harus sesuai dengan jumlah pembayaran Booking.com sebelum dibandingkan dengan catatan bank.

Selanjutnya, cocokkan referensi dan jumlah pembayaran dengan dana yang masuk ke rekening bank. Jika jumlah bank berbeda, periksa apakah bank penerima memotong biaya, mengonversi mata uang, menggunakan tanggal valuta lain, atau membagi transfer.

Pisahkan biaya bank atau selisih kurs dari komisi Booking.com. Jika tidak, laporan biaya saluran akan keliru meskipun total jurnal akuntansinya seimbang.

Cocokkan Reservasi Kartu Virtual

Untuk pemesanan dengan kartu virtual, cocokkan nomor reservasi dengan jumlah kartu yang disetujui dan jumlah yang benar-benar ditagih oleh hotel.

Periksa tanggal aktivasi, mata uang, saldo tersedia saat ini, dan apakah kartu telah ditagih sebagian atau seluruhnya. Transaksi yang ditolak tidak selalu berarti pembayaran hilang; kartu mungkin belum aktif, jumlah yang diminta mungkin terlalu tinggi, atau transaksi sebelumnya mungkin telah menggunakan sebagian saldo.

Jangan menyimpan nomor kartu lengkap atau kode keamanan dalam spreadsheet, email, atau catatan umum Sistem Manajemen Hotel. Dalam catatan rekonsiliasi, simpan hanya referensi reservasi, jumlah yang diharapkan, jumlah yang ditagih, tanggal, dan referensi pemroses pembayaran.

Jika pemesanan diubah atau dibatalkan, pastikan apakah jumlah yang tersedia pada kartu telah berubah sebelum mencoba melakukan penagihan lagi.

Tangani Reservasi Bayar di Properti Secara Terpisah

Ketika tamu membayar hotel, cocokkan reservasi dengan folio Sistem Manajemen Hotel, deposit, pembayaran kartu, penerimaan tunai, pengembalian dana, atau penghapusan piutang yang disetujui. Kemudian rekonsiliasikan komisi Booking.com sebagai biaya atau utang hotel yang terpisah.

Jangan menandai pemesanan sebagai pembayaran Booking.com yang hilang. Pembayaran dari platform untuk jumlah akomodasi memang tidak diharapkan ketika properti bertanggung jawab menagihnya.

Periksa apakah pembayaran tamu masih belum diterima, apakah biaya pembatalan atau tamu tidak datang telah ditagih secara sah, dan apakah jumlah akhir tetap dikenai komisi sesuai perjanjian properti serta catatan Booking.com.

Pada akhir bulan, cocokkan tagihan atau laporan komisi Booking.com dengan reservasi final yang memenuhi syarat. Selidiki pemesanan yang dibatalkan atau diubah tetapi masih menampilkan jumlah komisi awal.

Penyebab Umum Angka Tidak Cocok

Pembayaran lebih rendah daripada total reservasi

Periksa apakah pembayaran tersebut merupakan pembayaran bersih. Kemudian tinjau komisi, biaya pembayaran, pajak yang ditagih atau dipotong di tempat lain, pengembalian dana, dan penyesuaian.

Satu deposit bank lebih besar daripada satu reservasi

Deposit tersebut mungkin mencakup beberapa pemesanan. Cocokkan referensi pembayaran dan daftar reservasi yang disertakan sebelum membandingkan jumlahnya.

Reservasi diubah setelah perhitungan pembayaran awal

Masa inap yang dipersingkat, pembatalan, pengembalian dana, atau pembebasan biaya dapat menimbulkan penyesuaian berikutnya. Hubungkan transaksi awal dan koreksinya dengan nomor konfirmasi yang sama.

Komisi lebih tinggi daripada yang diperkirakan

Periksa jumlah akhir yang dikenai komisi, persentase dalam kontrak, status, biaya pembatalan atau tamu tidak datang, serta keikutsertaan dalam program yang mungkin memiliki ketentuan komersial berbeda. Jangan menghitung komisi berdasarkan jumlah yang masuk ke rekening bank.

Pendapatan di Sistem Manajemen Hotel sama dengan total tamu, tetapi pembayaran bersifat bersih

Hal ini bisa benar. Pendapatan kamar, beban komisi, pajak, piutang Booking.com, dan penyelesaian kas merupakan pos akuntansi yang berbeda. Jangan mengurangi pendapatan kamar hanya untuk mencocokkannya dengan kas bersih.

Jumlah bank sedikit berbeda dari pembayaran

Periksa konversi mata uang, biaya pemroses, biaya bank penerima, dan tanggal valuta. Catat selisih tersebut secara terpisah dari komisi.

Gunakan Periode Akuntansi yang Tepat

Tanggal menginap, tanggal pembayaran, tanggal bank, dan tanggal tagihan komisi mungkin berada pada bulan yang berbeda. Gunakan perlakuan akuntansi yang diwajibkan oleh kebijakan hotel dan biarkan piutang atau utang Booking.com tetap terbuka hingga kas dan komisi diselesaikan.

Jangan memindahkan pendapatan kamar ke bulan pembayaran hanya untuk mempermudah rekonsiliasi bank. Hal tersebut dapat mendistorsi tingkat hunian, ADR, pendapatan bulanan, dan profitabilitas saluran.

Gunakan nomor konfirmasi Booking.com sebagai referensi bersama di Sistem Manajemen Hotel, laporan pembayaran, catatan bank, dan jurnal akuntansi. Untuk sebuah batch, tambahkan referensi pembayaran sebagai penghubung antara seluruh reservasi yang disertakan dan deposit bank.

Informasi pembayaran Booking.com saat ini membedakan jumlah reservasi, jumlah yang harus ditagih di properti, jumlah pembayaran, komisi dan biaya, status pembayaran, serta detail transfer bank atau kartu virtual. Ringkasan resminya juga menjelaskan bahwa detail pembayaran berlaku untuk reservasi Payments by Booking.com, bukan pemesanan bayar di properti biasa.

Tutup Pembukuan Bulanan Tanpa Menyembunyikan Selisih

Buat daftar pengecualian untuk pemesanan yang belum dapat direkonsiliasi. Setiap item harus mencantumkan nomor konfirmasi, tanggal menginap, metode pembayaran, jumlah yang diharapkan hotel, pembayaran aktual, komisi, selisih, alasan, dan penanggung jawab.

Gunakan akun kliring sementara untuk piutang Booking.com, utang komisi, dan selisih bank yang belum terselesaikan. Jangan mencatat jumlah yang tidak dapat dijelaskan langsung ke pendapatan kamar atau membuat diskon manual hanya untuk menutup pembukuan bulan tersebut.

Lakukan eskalasi hanya setelah mengidentifikasi letak selisihnya: reservasi dibandingkan pembayaran Booking.com, pembayaran dibandingkan bank, pembayaran tamu dibandingkan folio Sistem Manajemen Hotel, atau laporan komisi dibandingkan masa inap final. Dengan begitu, tim dukungan atau keuangan memperoleh masalah yang spesifik untuk diselesaikan.

Fitur sistem pembayaran hotel Smart Order membantu hotel menghubungkan tugas pembayaran reservasi dengan status penagihan operasional agar lebih mudah dipantau.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah pembayaran Booking.com harus sama dengan total yang dibayar tamu?

Tidak selalu. Pembayaran mungkin sudah dipotong komisi atau biaya, sementara sebagian pajak atau biaya lainnya mungkin ditagih secara terpisah. Gunakan informasi pembayaran pada tingkat pemesanan.

Apakah setiap reservasi Booking.com menghasilkan pembayaran?

Tidak. Jika tamu membayar di properti, hotel menerima pembayaran tersebut dan mencatat komisi Booking.com secara terpisah.

Dapatkah satu transfer bank mencakup beberapa reservasi?

Ya. Cocokkan referensi pembayaran dan daftar pemesanan yang disertakan sebelum membandingkan deposit tersebut dengan satu reservasi.

Apakah komisi harus dihitung berdasarkan jumlah yang masuk ke rekening bank?

Tidak. Gunakan jumlah reservasi final yang dikenai komisi dan ketentuan kontrak properti. Deposit bank dapat mencakup beberapa pemesanan dan selisih lainnya.

Apa yang harus dilakukan bagian keuangan terhadap selisih yang tidak dapat dijelaskan?

Biarkan selisih tetap terbuka dengan nomor konfirmasi dan bukti pendukung. Jangan mengubah pendapatan kamar sampai penyebabnya diketahui dan disetujui.