1. Cari di Expedia menggunakan tanggal dan jumlah tamu yang sama persis dengan penawaran yang masih dapat dipesan.
2. Identifikasi tipe kamar, paket tarif, dan kelompok inventaris di balik penawaran tersebut.
3. Pastikan sistem mana yang saat ini mengendalikan ketersediaan Expedia sebelum mengubahnya.
4. Tutup satu kali jalur penjualan yang masih aktif, lalu verifikasi dari sisi tamu.
Ketika kamar yang ditutup di Expedia masih dijual, masalah mendesaknya bukan pesan kesalahan teknis, melainkan risiko menerima Reservasi yang tidak dapat dipenuhi oleh Hotel.
Mulailah dengan melindungi tanggal yang terdampak. Kemudian telusuri penawaran persis yang masih dapat dipesan. Hotel mungkin telah menutup kamar fisik di Sistem Manajemen Hotel, tetapi tipe kamar Expedia masih memiliki inventaris, atau menutup satu paket tarif sementara penawaran lain untuk kamar yang sama tetap dibuka.
Panduan ini berfokus untuk menemukan jalur penjualan yang masih aktif di Expedia. Panduan ini tidak mengulang daftar periksa penghentian penjualan secara umum: pertanyaan utamanya adalah kombinasi kamar dan tarif Expedia mana yang masih menghasilkan penawaran bagi tamu.
Lindungi Hotel Tanpa Menutup Terlalu Banyak Inventaris
Lakukan pencarian sebagai tamu menggunakan tanggal menginap yang terdampak, jumlah tamu, jumlah kamar, dan pasar tempat masalah dilaporkan. Simpan nama kamar, ketentuan pembatalan, paket makanan, harga, serta ketentuan paket atau keanggotaan apa pun yang terhubung dengan penawaran aktif tersebut.
Jika properti telah terjual habis atau waktu kedatangan sudah dekat, gunakan prosedur darurat yang disetujui Hotel untuk menghentikan penawaran tersebut secara spesifik. Catat petugas, waktu, tanggal, tipe kamar, paket tarif, dan sistem yang digunakan.
Hindari menutup seluruh properti kecuali semua kamar memang harus berhenti dijual. Hindari pula menerapkan penutupan terpisah secara bersamaan di Sistem Manajemen Hotel, Manajer Saluran, dan Partner Central. Beberapa perubahan darurat sekaligus akan menyulitkan penentuan inventaris yang benar ketika penjualan normal dilanjutkan.
Identifikasi Produk Expedia yang Masih Dibuka
Buka Expedia Partner Central dan cocokkan penawaran yang dilihat tamu dengan pengaturan kamar dan tarif properti. Kemiripan nama kamar saja tidak cukup; bandingkan jumlah tamu, konfigurasi tempat tidur, makanan yang disertakan, kebijakan pembatalan, dan harga.
Cari jalur alternatif yang dapat membuat kamar tetap dapat dijual:
- paket tarif lain yang terhubung ke tipe kamar yang sama;
- tipe kamar Expedia kedua yang terhubung ke kamar fisik yang sama;
- opsi jumlah tamu atau anak yang tetap dibuka;
- penawaran paket, anggota, seluler, atau promosi yang menggunakan inventaris dasar aktif; atau
- alokasi terpisah atau jumlah yang dimasukkan secara manual untuk tanggal tersebut.
Halaman publik Hotel mungkin tetap terlihat meskipun kamar yang terdampak telah ditutup dengan benar. Bukti kegagalan adalah pencarian lengkap yang masih mencapai penawaran yang dapat dipesan untuk kamar, tanggal, dan jumlah tamu yang sama persis—bukan sekadar properti yang muncul dalam hasil pencarian.
Pastikan Apa yang Sebenarnya Ditutup oleh Hotel
Tinjau tindakan awal di Sistem Manajemen Hotel atau Manajer Saluran. Tentukan apakah staf mengatur inventaris yang dapat dijual menjadi nol, menerapkan penghentian penjualan, hanya menutup kedatangan, memblokir kamar fisik, atau menandai kamar tidak dapat digunakan.
Tindakan ini tidak dapat saling menggantikan. Memblokir satu kamar fisik akan mengubah Housekeeping atau penetapan kamar, tetapi belum tentu menutup tipe kamar daring. Menutup kedatangan masih dapat memungkinkan tamu yang mulai menginap lebih awal untuk tetap menginap pada tanggal tersebut. Menutup satu paket tarif dapat membuat penawaran terhubung lainnya tetap aktif.
Catat tipe kamar, paket tarif, tanggal, jumlah, dan pembatasan persis yang ingin dikirim Hotel. Jika tindakan awal tidak sesuai dengan penawaran Expedia yang aktif, perbaiki produk yang dimaksud alih-alih berulang kali mengirim penutupan tidak lengkap yang sama.
Smart Order membantu manajer membandingkan ketersediaan kamar Hotel dengan penjualan OTA yang terhubung dari satu tampilan kerja. Tim dapat mengidentifikasi kelompok kamar yang terdampak, menugaskan satu orang untuk melakukan perbaikan, dan menyimpan catatan yang jelas sebelum membuka kembali distribusi normal.
Kelola Ketersediaan Expedia dalam Satu Tampilan Operasional
Gunakan Smart Order untuk meninjau inventaris kamar dan penjualan OTA sebelum menutup atau membuka kembali penawaran.
Temukan Sistem yang Mengendalikan Inventaris Expedia
Hotel sering memiliki lebih dari satu tempat untuk melihat ketersediaan, tetapi hanya satu yang seharusnya menjadi sumber normal pengiriman jumlah kamar ke Expedia. Pastikan apakah sumber tersebut adalah Sistem Manajemen Hotel, Manajer Saluran, atau Partner Central.
Jika Manajer Saluran mengendalikan inventaris Expedia, perubahan manual di Partner Central mungkin hanya bersifat sementara atau dapat digantikan oleh pembaruan terhubung berikutnya. Jika Hotel biasanya mengelola Expedia secara langsung, hanya mengubah Sistem Manajemen Hotel mungkin tidak memengaruhi penawaran aktif.
Periksa status koneksi Expedia dan hasil pembaruan terbaru yang terlihat oleh Hotel untuk tanggal yang terdampak. Cari koneksi yang dijeda, otorisasi kedaluwarsa, kamar atau tarif yang belum dipetakan, pembaruan yang ditolak, atau jumlah berbeda yang dikirim setelah penutupan.
Jangan mengubah pemetaan kamar saat terjadi insiden penjualan pada hari yang sama, kecuali pemetaan yang ada jelas salah dan dampaknya terhadap Reservasi mendatang telah ditinjau. Perubahan pemetaan dapat menyelesaikan satu penawaran yang terlihat, tetapi mengarahkan Reservasi berikutnya ke kamar yang salah.
Telusuri Perubahan Terakhir yang Membuka Kembali Kamar
Penutupan dapat diterima Expedia dengan benar, lalu ditimpa. Bandingkan waktu tindakan penghentian oleh Hotel dengan pembaruan tarif atau inventaris berikutnya, perubahan massal, aturan terjadwal, pengeditan manual di Partner Central, dan aktivitas staf.
Berikan perhatian khusus pada inventaris bersama. Jika dua tipe kamar Expedia mengambil stok dari satu kelompok kamar fisik, tetapi hanya satu yang terhubung ke Sistem Manajemen Hotel, jumlah manual pada tipe kamar kedua dapat membuat penjualan tetap dibuka. Hal yang sama dapat terjadi ketika paket tarif yang baru dibuat tidak disertakan dalam alur kerja penutupan normal.
Gunakan kronologi insiden sederhana: kapan kamar tidak lagi tersedia, kapan Hotel menutupnya, kapan Expedia terakhir menampilkannya sebagai tersedia, dan perubahan apa yang terjadi di antara titik-titik tersebut. Langkah ini mengubah “kegagalan sinkronisasi” yang tidak jelas menjadi celah kendali spesifik yang dapat diperbaiki Hotel.
Tutup Jalur Penjualan yang Tersisa Satu Kali
Setelah mengidentifikasi produk Expedia yang aktif dan pemilik inventarisnya, lakukan satu perbaikan yang terkendali.
- Atur jumlah atau penutupan yang benar untuk kamar, paket tarif, dan tanggal menginap yang tepat di sistem yang mengendalikan penjualan Expedia.
- Jika penggantian darurat melalui Partner Central diperlukan, dokumentasikan tindakan tersebut dan tentukan cara menyelaraskan sistem yang terhubung sebelum pembaruan berikutnya.
- Pastikan tipe kamar atau paket tarif terkait memang harus tetap dibuka; jangan menyalin penutupan ke inventaris yang tidak terkait.
- Tunggu hingga jendela pembaruan normal, lalu muat ulang Partner Central dan ulangi pencarian sebagai tamu.
- Buka kembali penjualan hanya setelah Sistem Manajemen Hotel, pemilik inventaris, Partner Central, dan tampilan tamu menunjukkan informasi yang sama.
Jangan menekan sinkronisasi berulang kali atau terus mengubah jumlah saat pembaruan sedang diproses. Jika perbaikan pertama tidak muncul, simpan buktinya dan eskalasikan masalah, alih-alih membuat beberapa instruksi yang saling bertentangan.
Verifikasi Perbaikan dari Sisi Tamu
Ulangi pencarian yang sama dengan pencarian yang mengungkap masalah, termasuk tanggal, jumlah tamu, jumlah kamar, kondisi perangkat atau pasar, serta pilihan paket jika relevan. Pastikan penawaran yang terdampak tidak lagi dapat dilanjutkan ke tahap pemesanan.
Kemudian lakukan pencarian kontrol untuk kamar atau tanggal lain yang seharusnya tetap tersedia. Langkah ini memastikan Hotel telah memperbaiki produk Expedia yang dimaksud tanpa menutup inventaris valid secara tidak sengaja.
Di dalam sistem Hotel, pastikan inventaris yang dapat dijual sudah benar untuk setiap malam dan tidak ada penahanan darurat yang nantinya mengurangi stok dua kali. Simpan tangkapan layar akhir, waktu pembaruan, dan nama manajer yang menyetujui dalam catatan serah terima sif.
Cegah Expedia Membuka Kembali Kamar
Simpan daftar periksa kamar dan tarif untuk Expedia setiap kali Hotel menambahkan tipe kamar, paket tarif, promosi, atau pengaturan inventaris bersama. Uji pencarian tamu yang relevan: satu malam, beberapa malam, jumlah tamu yang berbeda, serta penawaran paket atau anggota apa pun yang digunakan properti.
Tetapkan satu sistem sebagai pemilik pembaruan inventaris Expedia secara normal. Batasi perubahan manual langsung hanya untuk pengecualian yang terdokumentasi, lalu tinjau perubahan tersebut sebelum pembaruan otomatis berikutnya. Ketika kamar tidak dapat digunakan, tentukan apakah staf hanya perlu memblokir kamar fisik atau juga mengurangi kelompok kamar OTA yang dapat dijual.
Terakhir, tinjau insiden setelah penjualan normal dilanjutkan. Perbaiki pemetaan yang hilang, alokasi yang tidak semestinya, penutupan yang tidak didukung, atau prosedur staf yang menciptakan jalur terbuka. Solusi permanennya bukan penghentian darurat yang lebih lama, melainkan menghilangkan penyebab Expedia dapat membuka kembali kamar tersebut.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Mengapa Expedia masih dapat menjual kamar dengan ketersediaan nol di Sistem Manajemen Hotel?
Nilai dalam Sistem Manajemen Hotel mungkin tidak mengendalikan produk Expedia tersebut, atau tipe kamar, paket tarif, alokasi, maupun pembaruan lain yang lebih baru mungkin masih menyediakan inventaris.
Apakah menutup satu paket tarif Expedia akan menutup kamar sepenuhnya?
Tidak selalu. Paket tarif dan penawaran lain yang terhubung ke kamar yang sama mungkin tetap dibuka, jadi verifikasi produk persis yang dilihat tamu.
Haruskah Hotel menutup Expedia secara langsung dalam keadaan darurat?
Gunakan prosedur darurat yang disetujui Hotel saat penawaran aktif menimbulkan risiko Overbooking secara langsung. Catat penggantian tersebut dan selaraskan kembali dengan sumber inventaris normal setelahnya.
Kapan kegagalan sinkronisasi dianggap selesai?
Masalah dianggap selesai ketika sistem pengendali, Partner Central, dan pencarian tamu yang sesuai semuanya menunjukkan penutupan yang dimaksud, sementara kamar dan tanggal yang tidak terkait tetap tersedia.
