Expedia Collect vs. Hotel Collect: Cara Merekonsiliasi Setiap Reservasi

Rekonsiliasi Expedia Collect vs Hotel Collect dimulai dengan satu pertanyaan: siapa yang menagih wisatawan untuk reservasi tersebut? Dalam Expedia Collect, Expedia menerima pembayaran pemesanan dan properti kemudian menerima jumlah yang harus dibayarkan kepadanya. Dalam Hotel Collect, properti menagih wisatawan dan kemudian mencatat komisi Expedia.

Kedua model ini menghasilkan piutang, bukti pembayaran, tanggung jawab pengembalian dana, dan entri buku besar yang berbeda. Mencampuradukkannya dapat menyebabkan pencatatan kas ganda, komisi yang belum dibayar, pendapatan yang tidak akurat, atau kekurangan pembayaran yang sebenarnya tidak terjadi.

Identifikasi Model Pembayaran pada Reservasi

Buka reservasi terkini di Partner Central atau Sistem Manajemen Hotel yang terhubung, lalu catat petunjuk pembayaran atau remitansinya. Jangan mengklasifikasikan pemesanan berdasarkan ucapan tamu, nama tampilan paket tarif, atau reservasi lain di properti yang sama.

Lingkungan konektivitas Expedia dapat mempertahankan produk merchant dan agensi yang terpisah untuk kamar dan tarif yang sama. Model produk Expedia membedakan tarif merchant yang digunakan untuk Expedia Collect dari tarif agensi yang digunakan untuk Hotel Collect. Gunakan petunjuk reservasi dan ID produk yang sebenarnya sebagai acuan kontrol.

Dalam beberapa materi teknis, Hotel Collect disebut sebagai Property Collect. Untuk rekonsiliasi hotel, kedua istilah tersebut berarti properti bertanggung jawab menagih pembayaran tamu yang berlaku. Catat istilah persis yang ditampilkan pada reservasi agar bagian keuangan dan Resepsionis menggunakan terminologi yang sama.

Catat nomor itinerary atau ID pemesanan Expedia, nomor konfirmasi hotel, model pembayaran, tanggal menginap, status akhir, jumlah akomodasi, pajak dan biaya, total tamu, piutang properti atau jumlah yang harus ditagih dari tamu, komisi, mata uang, instrumen pembayaran, serta setiap penyesuaian berikutnya.

Rekonsiliasi Reservasi Expedia Collect

Expedia Collect menghasilkan piutang Expedia, bukan piutang tamu, untuk jumlah akomodasi prabayar. Properti dapat menerima dana melalui kartu virtual Expedia, remitansi bank, atau metode lain yang dikonfigurasi untuk akun tersebut.

1. Konfirmasikan bahwa reservasi menggunakan Expedia Collect dan simpan petunjuk pembayaran terbaru.
2. Hitung ulang jumlah akhir akomodasi berdasarkan jumlah malam, tarif, okupansi, dan item yang disertakan.
3. Pisahkan pajak dan biaya berdasarkan pihak yang menagih dan menyetorkannya.
4. Catat jumlah yang harus dibayarkan kepada properti sebagaimana ditampilkan untuk pemesanan; jangan berasumsi jumlahnya sama dengan total tamu.
5. Terapkan setiap perubahan, pembatalan, pengembalian dana, ketidakhadiran, atau penyesuaian pascamenginap yang telah disetujui.
6. Cocokkan jumlah yang dihasilkan dengan otorisasi kartu virtual, baris remitansi, atau referensi pembayaran.
7. Cocokkan catatan pembayaran tersebut dengan transaksi pemroses pembayaran atau bank.
8. Catat selisih mata uang dan biaya pembayaran secara terpisah dari pendapatan kamar dan komisi.

Untuk kartu virtual, catat jumlah yang memenuhi syarat, tanggal atau ketentuan aktivasi, masa berlaku, dan mata uang melalui alur kerja yang mematuhi PCI. Jangan pernah menyimpan nomor kartu lengkap atau kode keamanan di lembar rekonsiliasi umum.

Beberapa properti menerima reservasi Updated Expedia Collect yang menampilkan jumlah penuh yang dibayar wisatawan sekaligus mengidentifikasi secara terpisah jumlah yang harus ditagih properti dari Expedia atau disetorkan kembali. Jangan menganggap total penuh yang ditampilkan sebagai jumlah kartu atau pembayaran. Rekonsiliasikan jumlah properti yang dinyatakan secara eksplisit dan petunjuk remitansi terkini.

Solusi Pembayaran Smart Order Solusi Pembayaran membantu hotel menghubungkan status pembayaran reservasi dengan tugas penagihan operasional secara mudah dan efisien tanpa bergantung pada spreadsheet yang tidak terlindungi.

Rekonsiliasi Reservasi Hotel Collect

Hotel Collect menghasilkan piutang tamu dan kewajiban komisi Expedia yang terpisah. Properti bertanggung jawab menagih tamu sesuai ketentuan pembayaran dan pembatalan reservasi.

1. Konfirmasikan bahwa reservasi menggunakan Hotel Collect dan identifikasi mata uang penagihan.
2. Cocokkan ketentuan akhir kamar, pajak, biaya, deposit, dan pembatalan dengan folio Sistem Manajemen Hotel.
3. Catat setiap pembayaran tamu, praotorisasi, deposit, pengembalian dana, atau chargeback terhadap pemesanan.
4. Konfirmasikan jumlah akhir untuk reservasi yang digunakan, dibatalkan, atau tidak dihadiri setelah check-out.
5. Hitung komisi menggunakan tarif kontrak dan dasar pengenaan komisi yang benar.
6. Cocokkan komisi dengan faktur, remitansi, atau laporan akun Expedia.
7. Catat kas tamu terhadap folio dan komisi Expedia terhadap kewajiban saluran.
8. Selidiki saldo tamu yang masih terbuka dan selisih komisi secara terpisah.

Praotorisasi bukanlah pendapatan atau kas. Deposit baru menjadi bagian dari penyelesaian setelah ditagih dan diterapkan sesuai ketentuan pemesanan. Jika properti memvalidasi kartu dengan tagihan nominal, kembalikan atau terapkan jumlah tersebut secara konsisten agar tamu tidak ditagih dua kali saat check-out.

Model pembayaran Property Collect dapat mencakup deposit, biaya tidak dapat dikembalikan, biaya ketidakhadiran, dan penalti pembatalan terlambat. Gunakan jadwal khusus reservasi dan mata uang penagihannya, bukan asumsi yang berlaku untuk seluruh properti.

Pisahkan Pendapatan, Komisi, Pajak, dan Kas

Jangan mencatat pembayaran Expedia Collect atau pembayaran tamu Hotel Collect sebagai satu-satunya angka pendapatan. Pergerakan kas dan pendapatan menginap merupakan peristiwa akuntansi yang berbeda.

Untuk Expedia Collect, hotel biasanya memerlukan entri terpisah untuk pendapatan kamar, kewajiban pajak, piutang Expedia, komisi atau potongan komersial, serta penyelesaian kas atau kartu berikutnya. Untuk Hotel Collect, catat piutang dan pembayaran tamu, kemudian akui kewajiban atau beban komisi Expedia secara terpisah.

Gunakan kontrol berikut untuk kedua model:

Hasil properti yang diharapkan = pendapatan akhir akomodasi ditambah pajak dan biaya yang harus dibayarkan kepada properti dikurangi komisi dan potongan yang disetujui

Hasil ini tetap mungkin tidak sama dengan jumlah yang masuk ke bank. Konversi mata uang, biaya merchant, biaya transfer, chargeback, dan waktu pemrosesan batch harus dicatat dalam akun kliring yang terpisah.

Jika Sistem Manajemen Hotel hanya menyimpan jumlah bersih Expedia Collect, pertahankan detail yang memadai untuk menghitung ulang pendapatan kotor menginap dan potongan guna pelaporan ADR, pajak, dan profitabilitas saluran. Jika Sistem Manajemen Hotel menyimpan jumlah kotor tamu, jangan berasumsi seluruh jumlah tersebut harus dibayarkan kepada hotel.

Tangani Perubahan, Pembatalan, dan Ketidakhadiran

Gunakan peristiwa reservasi terbaru dan simpan versi sebelumnya. Masa inap yang dipersingkat, perubahan tarif, penalti yang dibebaskan, pembatalan yang dikenai biaya, ketidakhadiran, atau pengembalian dana pascamenginap dapat mengubah pembayaran, saldo tamu, komisi, atau faktur pada waktu yang berbeda.

Untuk Expedia Collect, konfirmasikan apakah perubahan memperbarui jumlah yang harus dibayarkan, kartu virtual, atau penyesuaian berikutnya. Jangan mengembalikan dana langsung kepada tamu kecuali petunjuk pembayaran menetapkan properti sebagai pihak yang bertanggung jawab atas pengembalian dana tersebut.

Untuk Hotel Collect, sesuaikan folio dan penagihan tamu berdasarkan ketentuan reservasi. Kemudian konfirmasikan apakah jumlah yang benar-benar ditagih tetap dikenai komisi. Biaya pembatalan yang dibebaskan tidak boleh dianggap sebagai pendapatan yang telah ditagih hanya karena kebijakan awal mengizinkan penagihan tersebut.

Selalu cocokkan stempel waktu perubahan dengan batas waktu penagihan atau remitansi. Jumlah awal dan koreksinya dapat muncul dalam periode yang berbeda.

Identifikasi Penyebab Selisih Rekonsiliasi yang Umum

Nilai kartu Expedia Collect lebih rendah daripada total tamu. Periksa jumlah eksplisit yang harus dibayarkan kepada properti, perlakuan komisi, pajak atau biaya yang ditagih di tempat lain, diskon yang didanai platform, pengembalian dana, dan setiap petunjuk remitansi yang diperbarui.

Kartu Expedia Collect ditolak. Verifikasi waktu aktivasi, jumlah yang memenuhi syarat, mata uang, masa berlaku, kategori merchant, tagihan parsial sebelumnya, dan apakah penyesuaian reservasi terbaru mengubah nilai yang diotorisasi. Jangan mencoba kembali jumlah yang melebihi saldo tersedia.

Pemesanan Hotel Collect tidak memiliki pembayaran tamu. Periksa apakah masa inap masih akan datang, tarif dibayar di properti, deposit telah jatuh tempo, kartu tidak valid, atau Resepsionis gagal menagih pembayaran. Ini adalah masalah piutang tamu, bukan pembayaran Expedia yang hilang.

Komisi lebih tinggi daripada yang diperkirakan. Hitung ulang dasar pengenaan komisi dan bandingkan status akhir reservasi, penalti yang ditagih, pajak, biaya, paket tarif, dan persentase kontrak. Jangan membandingkan komisi hanya dengan kas bersih.

Pemesanan yang sama muncul dalam pembayaran dan faktur. Konfirmasikan apakah item tersebut mewakili kewajiban yang berbeda, pembalikan transaksi, atau perubahan model. Jangan mencatat keduanya sebagai pendapatan baru atau berasumsi salah satunya membatalkan yang lain tanpa mencocokkan referensi.

Jumlah di bank berbeda dari batch. Periksa pengelompokan transfer, mata uang penyelesaian, nilai tukar, biaya pemroses pembayaran, biaya bank perantara, tanggal valuta, dan deposit yang dibagi sebelum mengubah buku besar reservasi.

Tutup Setiap Reservasi dengan Bukti yang Sesuai Model

Pemesanan Expedia Collect yang telah ditutup harus memiliki satu nilai reservasi akhir, satu perhitungan jumlah yang harus dibayarkan kepada properti, satu catatan remitansi atau kartu, satu penyelesaian bank atau pemroses pembayaran, dan tidak ada saldo yang belum dapat dijelaskan.

Pemesanan Hotel Collect yang telah ditutup harus memiliki satu folio akhir, pembayaran tamu yang lengkap atau penghapusan piutang yang disetujui, satu perhitungan komisi, faktur atau laporan Expedia yang telah dicocokkan, serta tidak ada kewajiban tamu atau saluran yang belum dapat dijelaskan.

Pertahankan akun kliring terpisah untuk piutang Expedia, piutang tamu, kewajiban komisi Expedia, penyelesaian pemroses pembayaran, serta biaya mata uang atau bank. Tinjau saldo yang telah berumur berdasarkan ID pemesanan, bukan dengan menghapus selisih pada tingkat properti.

Jika eskalasi diperlukan, berikan ID properti, ID pemesanan Expedia, model pembayaran, ID produk atau paket tarif, status akhir, mata uang, perhitungan yang diharapkan, baris kartu, pembayaran, atau faktur aktual, riwayat penyesuaian, dan nilai pasti selisih yang belum terselesaikan. Samarkan kredensial pembayaran.

Business intelligence hotel Smart Order business intelligence hotel menjaga pendapatan saluran dan hasil operasional tetap terlihat sementara bagian keuangan merekonsiliasi Expedia Collect dan Hotel Collect melalui alur kas yang benar.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa perbedaan utama antara Expedia Collect dan Hotel Collect?

Expedia Collect berarti Expedia menerima pembayaran pemesanan yang berlaku dan membayar properti. Hotel Collect berarti properti menagih tamu dan mencatat komisi Expedia secara terpisah.

Apakah pembayaran Expedia Collect sama dengan total tamu?

Belum tentu. Total tamu dapat mencakup pajak, biaya, diskon, atau jumlah yang bukan bagian dari jumlah yang harus dibayarkan kepada properti. Gunakan petunjuk remitansi pemesanan.

Apakah Hotel Collect berarti properti harus menunggu hingga check-in untuk menagih pembayaran?

Tidak selalu. Deposit, ketentuan tidak dapat dikembalikan, validasi kartu, pembatalan terlambat, dan ketidakhadiran dapat memungkinkan penagihan lebih awal atau lebih lambat. Ikuti jadwal reservasi dan peraturan pembayaran setempat.

Haruskah bagian keuangan menghitung komisi dari deposit bank?

Tidak. Hitung komisi berdasarkan dasar pengenaan komisi yang disepakati dalam kontrak dan status akhir pemesanan. Jumlah di bank dapat mencakup pemesanan lain, biaya, atau selisih mata uang.

Bagaimana cara merekonsiliasi akun Expedia campuran?

Klasifikasikan setiap reservasi berdasarkan model pembayaran terlebih dahulu, jalankan alur kerja Expedia Collect dan Hotel Collect secara terpisah, lalu gabungkan hasilnya hanya pada tahap peninjauan akhir buku besar.

Expedia Collect dan Hotel Collect bukanlah dua istilah untuk proses akuntansi yang sama. Untuk setiap reservasi, rekonsiliasikan siapa yang menagih tamu, siapa berutang kepada siapa, jumlah mana yang dikenai komisi, dan pembayaran mana yang membuktikan penyelesaian.