PMS Hotel Kecil vs. Sistem Manajemen Properti Umum: Mana yang Cocok untuk Operasional Hotel?

“Sistem manajemen properti” dapat menggambarkan dua kategori produk yang berbeda. Satu menjalankan hotel malam demi malam. Yang lain mengelola unit perumahan atau komersial selama berbulan-bulan atau bertahun-tahun. Keduanya mungkin menyimpan detail penghuni, pembayaran, dan pemeliharaan, tetapi kesamaannya menghilang ketika tamu walk-in membutuhkan kamar atau OTA menjual unit terakhir Anda.

Pilihan yang tepat bukan bergantung pada ukuran properti, melainkan pada bagaimana perputaran inventaris terjadi.

Perbedaan Kategori dalam Satu Kalimat

Sistem Manajemen Hotel (PMS) mengelola masa inap dan malam kamar yang dapat dijual. Sistem manajemen properti umum mengelola sewa menyewa, penyewa, dan unit fisik.

Perbedaan tersebut membentuk alur kerja. Hotel dengan 12 kamar mungkin memproses beberapa kedatangan, keberangkatan, pembersihan kamar, dan pembaruan pemesanan dalam satu hari. Gedung apartemen dengan 12 unit mungkin tidak memproses peristiwa-peristiwa tersebut selama berbulan-bulan.

Platform properti umum menekankan pada aplikasi sewa, penyaringan, perjanjian sewa, sewa berulang, perintah kerja, dan laporan pemilik. Tinjauan fitur Buildium, misalnya, berpusat pada penyewaan, penagihan sewa, akuntansi, layanan penghuni, dan pemeliharaan.

PMS hotel berpusat pada reservasi, tipe kamar, paket harga, tagihan tamu (folio), check-in dan check-out, status housekeeping, dan distribusi hotel. Deskripsi industri dari Oracle juga mengidentifikasi reservasi, operasional resepsionis, channel manager hotel, housekeeping, tarif, dan tingkat hunian sebagai fungsi inti PMS hotel.

Sekilas tentang PMS Hotel vs. Software Properti Umum

Daftar periksa fitur dapat menyesatkan karena kedua produk mungkin menawarkan kalender, pembayaran, laporan, dan pemeliharaan. Tanyakan apakah fitur-fitur tersebut mengikuti masa inap hotel atau perjanjian sewa.

Empat Alur Kerja yang Menunjukkan Perbedaannya

Reservasi Bukanlah Perjanjian Sewa

Reservasi hotel memiliki tanggal kedatangan dan keberangkatan, tipe kamar, jumlah tamu, paket harga, sumber pemesanan, dan status pembayaran. Staf mungkin memperpendek masa inap, memindahkan tamu, membagi tagihan, atau menandainya sebagai tamu tidak datang (no-show).

Perjanjian sewa melacak penyewa, tanggal kontrak, sewa berulang, deposit, dan perpanjangan. Hal ini berguna untuk apartemen, tetapi tidak untuk perubahan pemesanan yang dilakukan oleh resepsionis hotel sepanjang jam kerjanya.

Untuk kedatangan awal, resepsionis harus melihat apakah kamar kosong dan bersih, memindahkan tamu jika diperlukan, menagih sisa pembayaran, dan melakukan check-in untuk mereka. Basis data penyewa belum tentu memahami status masa inap di balik keputusan tersebut.

Status Kamar Harus Berubah Sepanjang Hari

Ketersediaan hotel dan status kamar saling berkaitan tetapi berbeda. Sebuah kamar dapat direservasi untuk malam ini namun masih ditandai kotor setelah keberangkatan tamu sebelumnya. Kamar juga bisa kosong tetapi tidak dapat digunakan karena sedang dalam pemeliharaan.

PMS hotel harus menampilkan status seperti terisi, akan keluar, kosong kotor, kosong bersih, dan rusak (out of order). Housekeeping memperbarui status kamar; resepsionis melihat perubahan tersebut sebelum mengalokasikan kamar untuk tamu yang datang. Ini adalah serah terima operasional, bukan sekadar tiket pemeliharaan.

Software properti umum mungkin menangani perintah kerja dengan baik, namun hal itu tidak membuatnya cocok untuk mengoordinasikan perputaran sepuluh kamar di antara waktu check-out dan jadwal kedatangan.

Inventaris OTA Membutuhkan Distribusi Waktu Nyata

Hotel menjual inventaris yang sama melalui OTA dan situs web mereka sendiri. Ketika satu saluran mengonfirmasi pemesanan, ketersediaan di saluran lainnya harus langsung menurun sebelum tamu lain mengambil kamar yang sama.

Konektivitas API Booking.com dirancang khusus bagi sistem yang terhubung untuk menukar data reservasi, tarif, ketersediaan, informasi kamar, dan batasan. Sindikasi daftar sewa umum biasanya menerbitkan kekosongan jangka panjang dan mengumpulkan aplikasi; sistem tersebut tidak melakukan pertukaran inventaris harian seperti ini.

Tanpa pertukaran ini, staf harus memperbarui ekstranet secara manual, sehingga memicu risiko inventaris tidak akurat dan overbooking. channel manager hotel terpisah dapat menyediakan koneksi tersebut, tetapi inventarisnya harus tetap selaras dengan PMS.

Resepsionis Bekerja Berdasarkan Pengecualian

Resepsionis menyelesaikan berbagai pengecualian secara waktu nyata: tamu walk-in tiba, kartu kredit gagal, tamu meminta pindah kamar, atau check-out terlambat yang memblokir penempatan tamu berikutnya.

Software manajemen hotel menyajikan kedatangan, keberangkatan, tamu yang menginap, sisa tagihan, dan status kamar secara bersamaan. Staf dapat bertindak tanpa harus menerjemahkan setiap peristiwa ke dalam format kontak, tugas, faktur, atau perjanjian sewa umum.

Harga langganan yang rendah tidak akan membantu jika staf harus mengelola kalender kedua, memperbarui OTA secara manual, dan mengirim pesan kepada housekeeping di aplikasi lain.

Kapan Sistem Manajemen Properti Umum Bisa Cocok

Sistem manajemen properti umum cocok untuk penyewaan jangka panjang di mana penghuni menandatangani perjanjian sewa dan membayar sewa secara rutin.

Untuk operasional campuran, PMS hotel harus menangani reservasi, inventaris malam kamar, tagihan tamu, dan koneksi OTA. Platform properti harus menangani perjanjian sewa, penyewa, penagihan sewa, dan akuntansi pemilik. Total keuangan keduanya dapat digabungkan dalam sistem akuntansi tanpa perlu memaksakan data yang berbeda masuk ke dalam satu sistem.

Penginapan kecil yang hanya menerima tamu walk-in mungkin menggunakan software umum ditambah kalender. Namun, setelah mulai menerima pemesanan di muka, mengubah harga harian, atau mendaftar di OTA, manfaat alur kerja khusus hotel akan jauh melampaui penghematan biayanya.

Tes Kategori Lima Menit

Sebelum membandingkan merek atau harga, mintalah vendor untuk mendemonstrasikan satu hari operasional:

1. Pemesanan OTA mengambil kamar terakhir dari suatu tipe. Tunjukkan di mana hal tersebut muncul dan bagaimana inventaris berubah di setiap saluran.
2. Tamu melakukan check-out terlambat. Tunjukkan proses serah terima housekeeping dan bagaimana resepsionis tahu kapan kamar telah siap.
3. Tamu berikutnya tiba lebih awal, pindah kamar, membayar, dan meminta faktur. Tunjukkan setiap tindakan tanpa adanya duplikasi catatan.
4. Pemesanan di situs web masuk ke kalender yang sama dan memblokir inventaris yang sama melalui direct booking hotel.
5. Pada akhir jam kerja, tunjukkan data kedatangan, keberangkatan, tingkat hunian, pendapatan, dan sisa tagihan yang belum dibayar.

Jika vendor hanya mendemonstrasikan penyewa, sewa menyewa, sewa berulang, dan tiket pemeliharaan, itu adalah software properti umum. Jika sistem tersebut dapat menyelesaikan skenario masa inap per malam ini, maka sistem tersebut masuk ke dalam kategori PMS hotel.

Kemudian tanyakan apakah channel manager hotel, sistem reservasi hotel, pembayaran, orientasi (onboarding), dan dukungan juga disertakan. Kecocokan kategori adalah yang utama; total biaya keseluruhan adalah nomor dua.

Keputusan untuk Hotel Kecil

Pilihlah PMS hotel kecil untuk masa inap singkat, kedatangan dan keberangkatan harian, status kamar yang terus berubah, tarif harian, atau inventaris OTA. Kebutuhan tersebut tidak menjadi kurang spesifik untuk hotel hanya karena Anda mengoperasikan 8 kamar dan bukannya 80 kamar.

Pilihlah software properti umum untuk akuisisi penyewa, sewa menyewa, sewa berulang, pemeliharaan jangka panjang, dan pelaporan pemilik. Untuk operasional campuran, biarkan setiap sistem memiliki datanya masing-masing dan hubungkan hasil lapor keuangannya.

Aturan praktisnya sederhana: belilah sesuai dengan siklus operasional Anda. Hotel berjalan berdasarkan malam dan jam kerja staf. Penyewaan jangka panjang berjalan berdasarkan kesepakatan sewa dan bulan.

FAQ

Apakah PMS hotel sama dengan sistem manajemen properti?

PMS hotel adalah salah satu jenis sistem manajemen properti. Perangkat lunak ini dibangun khusus untuk menangani reservasi, malam kamar, check-in, check-out, housekeeping, tagihan tamu, dan distribusi. Software properti umum berfokus pada penyewa, perjanjian sewa, sewa bulanan, pemeliharaan, dan akuntansi pemilik.

Bisakah hotel kecil menggunakan software pemilik properti?

Bisa saja untuk menyimpan kontak, pembayaran, dan pemeliharaan, tetapi mungkin tidak dapat memahami ketersediaan harian, pemindahan kamar, daftar kedatangan, perputaran housekeeping, tagihan tamu, atau sinkronisasi OTA.

Apakah setiap hotel kecil membutuhkan integrasi OTA?

Tidak. Properti yang hanya menerima tamu walk-in mungkin tidak membutuhkannya. Namun, ketika sebuah hotel mulai berjualan di berbagai saluran daring, sinkronisasi tarif dan ketersediaan menjadi penting karena setiap saluran menjual dari inventaris yang sama.

Apa saja fitur perangkat lunak minimum yang harus dimiliki oleh PMS hotel kecil?

Carilah kalender reservasi, manajemen kamar dan tarif, check-in dan check-out, folio atau pelacakan pembayaran, status kamar, hak akses, dan laporan. Tambahkan juga channel manager hotel untuk OTA dan sistem reservasi hotel untuk pemesanan melalui situs web.

Bagaimana jika sebuah properti memiliki kamar hotel dan juga apartemen jangka panjang?

Gunakan PMS hotel untuk masa inap singkat dan platform umum untuk sewa menyewa kecuali ada satu vendor yang dapat menangani kedua alur kerja tersebut. Simpan sistem pencatatan untuk masing-masing, kemudian konsolidasikan pendapatan dan pengeluaran di sistem akuntansi.