Cara Merekonsiliasi Pembayaran Traveloka dengan Reservasi Hotel

Rekonsiliasi pembayaran Traveloka bukanlah perbandingan langsung antara total reservasi tamu dan jumlah yang disetorkan ke rekening bank hotel. Pembayaran dapat mencakup komisi, promosi, pajak, pengembalian dana, pembatalan, penyesuaian sebelumnya, atau perbedaan waktu.

Metode yang andal adalah memulai dengan satu batch pembayaran, mencocokkan setiap reservasi yang tercakup, lalu mencocokkan total batch dengan dana yang diterima. Dengan cara ini, tim keuangan dapat menjelaskan selisih tanpa menyembunyikannya di dalam pendapatan kamar.

TERA Menu dan nama dokumen dapat berbeda menurut pasar, kontrak properti, skema pembayaran, dan izin pengguna. Gunakan catatan pembayaran dan reservasi yang tersedia di akun properti dengan mengikuti urutan kontrol yang sama di bawah ini.

Mulai dengan Satu Pembayaran atau Setoran Bank

Pilih satu pembayaran yang telah selesai, penyelesaian kartu, atau setoran bank. Catat referensi, mata uang, jumlah, tanggal pembayaran yang diperkirakan, tanggal aktual masuk ke bank, dan properti penerima dana.

Jangan memulai dengan seluruh bulan jika hotel menerima beberapa batch. Satu pembayaran memberi tim keuangan total yang jelas dan kelompok reservasi terbatas untuk diperiksa.

Buka catatan pembayaran Traveloka yang sesuai di TERA, lalu identifikasi reservasi dan penyesuaian yang tercakup. Unduh atau simpan laporan yang tersedia sesuai proses keuangan standar hotel.

Jika bank menerima satu jumlah gabungan untuk beberapa properti atau mata uang, pisahkan rekonsiliasi berdasarkan referensi pembayaran pendukung sebelum mencocokkan setiap masa menginap.

Siapkan Catatan Akhir Reservasi

Untuk setiap reservasi yang tercakup dalam pembayaran, temukan pemesanan yang sama di TERA dan Sistem Manajemen Hotel. Gunakan nomor pemesanan Traveloka sebagai referensi utama, lalu konfirmasikan nama tamu, properti, tanggal check-in dan check-out, tipe kamar, status akhir, mata uang, dan total nilai menginap.

Gunakan versi terbaru reservasi. Perubahan tanggal, masa menginap yang dipersingkat, perubahan kamar, pembatalan, tamu yang tidak datang, atau pengembalian dana sebagian dapat membuat konfirmasi awal berbeda dari jumlah akhir yang harus dibayarkan.

Catatan Sistem Manajemen Hotel harus menunjukkan jumlah yang diakui hotel sebagai pendapatan kamar dan layanan tambahan. Catatan TERA harus menunjukkan status reservasi dan pembayaran Traveloka terkini. Catatan pembayaran harus menunjukkan dana yang diproses menuju hotel. Catatan-catatan ini memiliki tujuan berbeda dan tidak boleh dipaksakan menjadi satu angka.

Cocokkan Setiap Reservasi dengan Pembayaran

Periksa pembayaran satu per satu berdasarkan reservasi:

1. Cocokkan nomor pemesanan Traveloka dengan reservasi di Sistem Manajemen Hotel.
2. Konfirmasikan apakah masa menginap telah selesai, dibatalkan, diubah, dikembalikan dananya, atau ditandai sebagai tamu yang tidak datang.
3. Catat jumlah akhir reservasi dan jumlah yang memenuhi syarat untuk dibayarkan berdasarkan perjanjian hotel.
4. Catat komisi, kontribusi promosi, pajak, biaya, pengembalian dana, atau penyesuaian secara terpisah jika tercantum.
5. Hitung jumlah yang diperkirakan untuk reservasi tersebut dan bandingkan dengan baris pembayaran.
6. Tandai reservasi sebagai cocok atau pindahkan selisihnya ke daftar pengecualian.
7. Jumlahkan semua nilai reservasi dan penyesuaian yang cocok, lalu bandingkan hasilnya dengan total pembayaran.

Jangan saling mengompensasikan beberapa selisih yang belum dapat dijelaskan. Reservasi senilai $40 yang hilang dan potongan lain sebesar $40 tidak otomatis menjadi benar hanya karena total batch kebetulan seimbang.

Ketika pendapatan reservasi dan total saluran dapat ditinjau bersama, tim keuangan menghemat waktu karena tidak perlu menyusun ulang laporan bulanan dari berkas terpisah. laporan dan analisis hotel Smart Order membantu manajer membandingkan pendapatan saluran dan catatan reservasi sebelum mencatat pembayaran Traveloka ke buku besar.

Jelaskan Selisih Tanpa Menyembunyikannya

Komisi atau biaya saluran

Catat reservasi sebesar pendapatan yang diakui hotel dan catat komisi Traveloka atau biaya saluran secara terpisah sesuai bagan akun. Jangan mengganti pendapatan kamar dengan jumlah bersih yang masuk ke bank.

Kontribusi promosi atau diskon

Konfirmasikan apakah diskon ditanggung hotel, ditanggung Traveloka, atau biayanya dibagi bersama. Harga jual kepada tamu saja tidak menunjukkan jumlah yang seharusnya diterima hotel.

Pembatalan, tamu tidak datang, atau pengembalian dana

Periksa status akhir, ketentuan pembatalan, jumlah yang dapat ditagihkan, dan catatan pengembalian dana. Suatu reservasi dapat tetap tercantum dalam riwayat, tetapi bernilai nol, dikenai biaya sebagian, atau menghasilkan penyesuaian pada pembayaran berikutnya.

Selisih pajak atau biaya

Pisahkan pajak dan biaya yang dipungut hotel dari jumlah yang ditangani berdasarkan skema Traveloka. Gunakan kebijakan akuntansi dan perpajakan lokal properti, bukan menganggap setiap biaya termasuk dalam pendapatan kamar.

Selisih mata uang atau bank

Konfirmasikan mata uang pembayaran, mata uang rekening bank, nilai tukar, biaya transfer, dan tanggal valuta. Potongan bank atau selisih kurs tidak boleh dicatat sebagai reservasi yang hilang.

Perbedaan waktu

Masa menginap yang telah selesai dapat masuk ke pembayaran berikutnya karena jadwal pembayaran, peninjauan yang masih berlangsung, atau tanggal ketika reservasi memenuhi syarat. Simpan sebagai piutang terbuka hingga batch pembayarannya teridentifikasi.

Cocokkan Pembayaran dengan Bank

Setelah setiap baris pembayaran dicocokkan atau dimasukkan ke daftar pengecualian, bandingkan total pembayaran dengan setoran bank atau penyelesaian kartu yang sebenarnya.

Konfirmasikan badan hukum properti, rekening bank, mata uang, tanggal valuta, dan referensi pembayaran. Jika jumlah yang diterima bank lebih rendah, periksa biaya bank atau konversi mata uang sebelum membuka kembali pemeriksaan reservasi yang sudah selesai.

Catat pembayaran sesuai kebijakan akuntansi standar hotel. Simpan pendapatan kotor kamar, biaya terkait Traveloka, piutang tamu, piutang Traveloka, pengembalian dana, dan kas yang diterima dalam akun yang sesuai.

Lampirkan laporan pembayaran, berkas pencocokan reservasi, bukti bank, dan catatan pengecualian pada dokumen penutupan. Ini menciptakan jejak yang jelas bagi pemilik, akuntan, dan rekonsiliasi bulan berikutnya.

Selesaikan Pengecualian Berdasarkan Urutan Prioritas

Mulailah dari reservasi yang sama sekali tidak tercantum dalam pembayaran, lalu periksa jumlah yang salah, baris duplikat, potongan yang tidak diperkirakan, pengembalian dana, dan perbedaan waktu.

Untuk setiap pengecualian, tulis satu kalimat yang menunjukkan hasil yang diperkirakan dan hasil aktual. Contoh: “Pemesanan Traveloka X telah selesai dengan jumlah Y, tetapi tidak tercakup dalam pembayaran Z.” Tambahkan catatan pemesanan, status akhir, referensi pembayaran, dan bukti bank yang informasi sensitifnya telah disamarkan.

Jangan mengirim satu permintaan dukungan yang berisi beberapa periode pembayaran yang tidak saling berkaitan. Kelompokkan masalah hanya jika memiliki penyebab atau referensi pembayaran yang sama.

Segera eskalasikan jika pembayaran berjumlah besar tidak diterima, dana masuk ke properti yang salah, mata uang tidak sesuai, beberapa masa menginap yang telah selesai tidak tercantum, atau penyesuaian yang sama muncul lebih dari sekali.

Bangun Kontrol Akhir Bulan yang Konsisten

Tetapkan satu penanggung jawab untuk mengunduh catatan pembayaran Traveloka, satu tenggat agar pendapatan dalam Sistem Manajemen Hotel sudah final, dan satu daftar pengecualian. Tim keuangan tidak boleh memulai proses ketika resepsionis masih mengubah status menginap atau mencatat pengembalian dana tanpa pemberitahuan.

Gunakan nomor pemesanan Traveloka dalam Sistem Manajemen Hotel dan ekspor akuntansi bila memungkinkan. Referensi yang konsisten mengurangi pencarian manual dan mencegah dua pemesanan dengan nama tamu serupa dicocokkan secara keliru.

Tinjau pengecualian yang masih terbuka dari bulan sebelumnya sebelum menutup bulan berjalan. Penyesuaian berikutnya dapat menyelesaikan selisih terdahulu, tetapi harus ditautkan kembali ke reservasi awal, bukan diperlakukan sebagai pendapatan kamar bulan berjalan.

Rekonsiliasi selesai ketika setiap baris pembayaran memiliki reservasi atau penyesuaian terdokumentasi, total batch cocok dengan bank, dan setiap selisih yang tersisa memiliki penanggung jawab serta tindakan berikutnya.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Mengapa pembayaran Traveloka lebih rendah daripada pendapatan reservasi?

Pembayaran dapat mencakup komisi, diskon yang ditanggung hotel, pengembalian dana, pajak, biaya, penyesuaian sebelumnya, atau selisih mata uang dan bank. Cocokkan setiap reservasi sebelum menentukan penjelasan yang berlaku.

Haruskah tim keuangan mencocokkan pembayaran berdasarkan tanggal pemesanan atau tanggal check-out?

Gunakan aturan kelayakan reservasi dan pembayaran dalam perjanjian properti, lalu simpan tanggal pemesanan, tanggal menginap, tanggal pembayaran, dan tanggal dana masuk ke bank sebagai kolom terpisah. Tanggal-tanggal tersebut dapat masuk dalam periode akuntansi yang berbeda.

Bagaimana jika reservasi yang telah selesai tidak tercantum dalam pembayaran?

Konfirmasikan status akhir, skema pembayaran, tanggal kelayakan, dan apakah reservasi tersebut muncul dalam batch lain. Simpan sebagai pengecualian terbuka hingga catatan Traveloka atau hotel menjelaskan batch yang sesuai.

Dapatkah hotel menggunakan pembayaran bersih sebagai pendapatan kamar?

Cara tersebut dapat menyembunyikan komisi, diskon, pengembalian dana, dan biaya bank. Catat pendapatan dan potongan secara terpisah sesuai kebijakan akuntansi hotel agar profitabilitas setiap saluran tetap terlihat.