1. Imposta separatamente le regole sull'età, la capienza delle camere, le tariffe per i bambini e i supplementi per i letti aggiuntivi, assicurandoti che siano coerenti tra loro.
2. Controlla ogni camera e piano tariffario: le sole condizioni per i bambini definite a livello di struttura non garantiscono che tutte le offerte siano vendute correttamente.
3. Esegui ricerche per famiglie in corrispondenza dei limiti delle fasce d'età e verifica come il numero di ospiti e gli addebiti della prenotazione vengono trasmessi al Sistema di Gestione Alberghiera.
La configurazione delle condizioni per i bambini su Agoda YCS può sembrare corretta a livello di struttura e riservare comunque una sorpresa alla reception. La famiglia potrebbe aver prenotato un soggiorno con un bambino che utilizza i letti esistenti, mentre il personale si aspettava un supplemento per un letto aggiuntivo. Oppure l'hotel potrebbe dichiarare di accogliere i bambini, ma escluderli da una determinata camera.
Il sistema di Agoda per le strutture ricettive si chiama ora Agoda Partner Portal; YCS è il nome precedente. Utilizza le impostazioni attuali del portale per coordinare quattro decisioni: quali età accetti, quante persone puoi ospitare, quanto pagano i bambini e quando i letti aggiuntivi comportano un supplemento.
Definisci l'offerta per le famiglie prima di modificare le impostazioni
Scrivi in modo chiaro la regola prevista per ogni tipologia di camera. Ad esempio: "Due adulti e un bambino possono utilizzare i letti esistenti. È disponibile un letto aggiuntivo con un supplemento separato. La camera non può ospitare una quarta persona." Si tratta di un esempio operativo, non di un'impostazione predefinita di Agoda.
Chiedi al personale addetto alla pulizia e alla reception di confermare la capienza. Consentire il soggiorno gratuito ai bambini è una scelta tariffaria. Vendi letti aggiuntivi solo nelle camere che possono effettivamente ospitarli.
Distingui il prezzo del soggiorno dai supplementi per colazione, letti aggiuntivi e culle. Identifica quali servizi sono inclusi nell'offerta selezionata e quali richiedono una richiesta o un pagamento in struttura. Il riepilogo della prenotazione e la spiegazione fornita dalla reception devono descrivere le stesse condizioni.
Le piattaforme possono classificare i bambini in modo diverso. Mantieni coerenti le condizioni promesse dall'hotel quando le traduci nelle impostazioni relative all'età di ciascun canale.
Imposta le regole sull'età e applica le tariffe per i bambini alle offerte
Le voci dei menu possono variare in base alla tipologia di struttura e alla configurazione dell'account. Gli hotel e le strutture con più unità possono visualizzare una procedura guidata oppure controlli separati per le condizioni e i piani tariffari. Segui il percorso disponibile nel tuo account e verifica il risultato salvato.
- Seleziona la struttura corretta, quindi apri Struttura > Impostazioni della struttura > Condizioni relative all'età degli ospiti.
- Imposta l'età minima degli ospiti e le fasce d'età per neonati e bambini disponibili nel tuo account. Salva le condizioni.
- Se compare una procedura guidata per le tariffe dei bambini, configura le fasce d'età e scegli se applicare tariffe valide per tutta la struttura o tariffe per piano tariffario.
- Se il tuo account utilizza le Impostazioni di base per i bambini, salva lì le fasce d'età e le tariffe predefinite per i bambini.
- Se utilizzi il percorso separato per i piani tariffari, apri Tariffe e disponibilità > Piani tariffari, seleziona il piano, attiva la Configurazione avanzata e apri Tariffe per i bambini. Applica le impostazioni di base e verifica eventuali modifiche specifiche per camera.
- Salva le modifiche e riapri ogni offerta interessata per confermare le impostazioni delle tariffe per i bambini.
Utilizza i controlli disponibili per la tua struttura. Se manca un campo, individua il percorso di configurazione previsto per l'account prima di modificare tariffe delle camere non pertinenti.
Verifica i limiti delle fasce d'età e i piani interessati
Esegui un test con l'età massima di una fascia e l'età minima della successiva. Se le condizioni prevedono un trattamento diverso per un bambino piccolo rispetto a uno più grande, questa differenza deve risultare nella ricerca e nella fase di completamento della prenotazione. Registra le età esatte utilizzate nei test.
Verifica, ove pertinenti, le offerte con colazione inclusa, di solo pernottamento, rimborsabili e non rimborsabili. Un soggiorno gratuito con un piano non deve diventare a pagamento con un altro senza che questa differenza sia intenzionale e visibile. Nella procedura guidata, un piano tariffario privo di tariffe per i bambini può trattare i bambini come adulti.
Se le tariffe delle camere per gli adulti vengono aggiornate dal Sistema di Gestione Alberghiera, mentre le regole per i bambini vengono gestite nel portale, il personale deve sapere quale sistema gestisce ciascuna impostazione. Il channel manager hotel di Smart Order collega gli aggiornamenti di tariffe, inventario e prenotazioni al Sistema di Gestione Alberghiera. Dopo una modifica della tariffa base, il team può verificare il prezzo di vendita per le famiglie, mantenendo le impostazioni delle condizioni per i bambini su Agoda coerenti con l'offerta prevista.
Mantieni allineate le vendite delle camere e le registrazioni della reception
Collega tariffe delle camere, disponibilità e prenotazioni per verificare le prenotazioni delle famiglie partendo dalle stesse informazioni aggiornate sulle camere.
Verifica l'occupazione delle camere e i limiti per i bambini gratuiti
Apri Struttura > Configurazione camere, seleziona la camera e verifica i controlli relativi all'occupazione. Negli account che mostrano una scheda Occupazione camera, conferma che i bambini siano ammessi e verifica il limite di bambini gratuiti della camera o il valore ereditato dalla struttura. Salva e ricontrolla eventuali impostazioni specifiche.
Se la procedura guidata presenta le voci Occupazione di base e Ospite aggiuntivo consentito, verifica l'occupazione massima risultante. Controlla i limiti per adulti e bambini se sono abilitate combinazioni avanzate. Impostali in base alla configurazione effettiva della camera, non a un obiettivo di prenotazioni.
Anche i bambini gratuiti occupano posti
Alcuni account mostrano un interruttore Controllo dell'occupazione che determina se i bambini gratuiti rientrano nel limite di occupazione o si aggiungono a esso. Verifica attentamente la capienza risultante prima di salvare. Non disattivarlo soltanto per far comparire la camera nei risultati di una ricerca per famiglie.
Ad esempio, una camera venduta per due adulti e un bambino non dovrebbe risultare disponibile in una ricerca per due adulti e due bambini se non può ospitare quella famiglia. Un prezzo corretto con un limite di ospiti errato resta un'offerta configurata male.
Le impostazioni specifiche delle camere richiedono una verifica dedicata
Una camera doppia e una suite familiare possono condividere le stesse fasce d'età definite dalla struttura, ma consentire un numero diverso di bambini. Controlla la regola della camera dopo aver modificato un'impostazione predefinita della struttura. Decidi se la camera deve ereditare il valore della struttura o mantenere un'impostazione specifica.
Per un'abitazione con una sola unità, la configurazione potrebbe trovarsi in Struttura > Configurazione camere > Dettagli di base > Modifica. Verifica lì l'occupazione massima dell'unità, l'ammissione dei bambini e il numero di bambini gratuiti. Non applicare una procedura per i piani tariffari degli hotel a un altro tipo di struttura senza aver verificato i controlli disponibili.
Distingui letti esistenti, letti aggiuntivi, colazione e culle
Il soggiorno di un bambino nei letti esistenti e quello di un bambino che necessita di un letto aggiuntivo sono due offerte diverse. Specifica quando è necessario un letto aggiuntivo, quanti ne può ospitare la camera e quale supplemento si applica. Allinea l'inventario dei letti aggiuntivi disponibili a ciò che la reception può effettivamente fornire.
Controlla il tipo di prezzo selezionato prima di inserire un importo. Un supplemento fisso e una tariffa per bambini calcolata in percentuale possono generare totali diversi quando cambiano le tariffe per gli adulti. Verifica il risultato in un normale giorno feriale e in una data con tariffe più elevate, senza presumere che il supplemento rimanga fisso.
Verifica la colazione separatamente. Un bambino incluso nel prezzo della camera potrebbe comunque dover pagare la colazione, a seconda dell'offerta. Il personale non deve addebitare la colazione due volte se è già presente nel dettaglio della prenotazione.
Gestisci la disponibilità e il prezzo delle culle come impostazioni separate. Nella configurazione guidata dei servizi per bambini, il supplemento per la culla non viene applicato al momento della prenotazione e l'ospite deve richiederla al check-in. Chiarisci le modalità di richiesta e pagamento nelle condizioni visibili agli ospiti e nelle note per il passaggio di consegne.
Quando i letti sono disponibili su richiesta, registra la richiesta separatamente dalla prenotazione confermata. Una prenotazione familiare non dimostra di per sé che sia stato assegnato un letto aggiuntivo o una culla. Il personale che gestisce gli arrivi deve conoscere la composizione confermata degli ospiti e la sistemazione dei letti da preparare.
Verifica il prezzo per l'ospite e i dati di arrivo nel Sistema di Gestione Alberghiera
Utilizza le stesse date, camera, piano tariffario, valuta e condizioni promozionali in tutti i test. In caso contrario, una variazione dello sconto potrebbe nascondere un errore nelle tariffe per i bambini. Inizia con date in cui ci sono camere disponibili e non sono presenti restrizioni di vendita non pertinenti.
- Esegui una ricerca per soli adulti per stabilire l'offerta e il prezzo di base.
- Aggiungi un bambino con un'età corrispondente al limite inferiore e poi al limite superiore di ciascuna fascia d'età configurata.
- Esegui un test con una famiglia che raggiunge l'occupazione massima consentita e con una che la supera di una persona.
- Confronta le offerte di solo pernottamento e quelle con colazione, comprese le indicazioni su letti aggiuntivi e culle.
- Ove opportuno, utilizza una prenotazione di prova autorizzata, quindi verifica nel Sistema di Gestione Alberghiera il numero di ospiti, la tipologia di camera, il totale e gli addebiti inclusi.
Le ricerche effettuate come ospite e la verifica della fase di completamento della prenotazione consentono di controllare i risultati relativi a prezzi e capienza. Concorda le modalità di cancellazione e riconciliazione prima di effettuare una prenotazione di prova che preveda un pagamento.
Quando ricevi una prenotazione, confronta la conferma di Agoda con la scheda della prenotazione nel Sistema di Gestione Alberghiera. Se vengono fornite le età dei bambini, verificale. Se è disponibile soltanto il numero degli ospiti, conserva le informazioni confermate sull'età nella scheda ospite prevista dalle procedure, senza inventarle.
Mantieni distinti i supplementi inclusi per bambini e letti dagli importi da pagare in struttura. Il totale della prenotazione potrebbe già comprendere la tariffa per il bambino, anche se il Sistema di Gestione Alberghiera non mostra una voce separata con questo nome. Controlla il dettaglio prima di aggiungere un altro addebito.
Una famiglia non riesce a trovare la camera
Controlla se i bambini sono ammessi in quella camera, le età accettate, l'occupazione e il numero di camere disponibili. Quindi verifica il piano tariffario. Modificare le tariffe per gli adulti non risolve il problema di una camera che esclude la famiglia oggetto della ricerca.
Il prezzo aumenta a un'età imprevista
Verifica il limite della fascia d'età, le impostazioni delle tariffe per i bambini e la loro applicazione al piano selezionato. Correggi la regola specifica, salvala e ripeti la stessa ricerca. Mantieni invariate le condizioni del test per poter confrontare il risultato.
La reception si aspetta un supplemento che non compare nella prenotazione
Controlla se l'offerta include il supplemento, lo considera da pagare in struttura oppure prevede l'utilizzo dei letti esistenti. Verifica le condizioni promesse al momento della prenotazione prima di chiedere all'ospite un pagamento aggiuntivo.
Per le verifiche successive, mantieni disponibili gli importi confermati delle prenotazioni e gli incassi effettivi nei Report e Analisi dell'hotel. Ripeti i test sulle offerte interessate dopo aver aggiunto una camera, copiato un piano tariffario, modificato una regola sull'età o cambiato la sistemazione dei letti.
Domande frequenti
I limiti per i bambini gratuiti possono variare in base alla tipologia di camera?
Sì. Verifica per ogni camera il numero di bambini ammessi gratuitamente o il valore ereditato dalla struttura. Mantieni la capienza fisica della camera coerente con l'offerta.
Un bambino che soggiorna gratuitamente riceve automaticamente un letto aggiuntivo?
No. Letti esistenti, letti aggiuntivi e culle richiedono regole separate. Spiega che cosa include la prenotazione selezionata e che cosa deve essere richiesto.
La modifica delle condizioni della struttura aggiorna tutti i piani tariffari?
Controlla le impostazioni salvate dei piani e le eventuali impostazioni specifiche delle camere. Un'impostazione predefinita della struttura, da sola, non garantisce che ogni offerta abbia la tariffa per bambini prevista.
La normale sincronizzazione delle tariffe dal Sistema di Gestione Alberghiera sostituisce la configurazione delle condizioni per i bambini?
Gli aggiornamenti delle tariffe base e dell'inventario non dimostrano che siano cambiate le regole sull'età, le tariffe per i bambini o le condizioni relative ai letti. Verifica le impostazioni pertinenti nel portale e l'offerta per famiglie risultante.
Le nuove regole per i bambini devono essere applicate alle prenotazioni esistenti?
Verifica le condizioni e il prezzo confermati al momento della prenotazione. Risolvi le discrepanze facendo riferimento all'offerta concordata, anziché applicare automaticamente le impostazioni attuali.
