1. Proteggi le date di soggiorno interessate prima di avviare le verifiche, evitando però di chiudere camere o canali non coinvolti.
2. Controlla la camera, il piano tariffario, l'occupazione e l'intervallo di date esatti su Booking.com, anziché verificare la struttura nel suo complesso.
3. Una camera non può considerarsi chiusa in modo sicuro finché nella visualizzazione live degli ospiti è ancora disponibile una tariffa prenotabile per quel prodotto.
Quando una camera chiusa su Booking.com è ancora prenotabile, di solito la chiusura ha interessato solo una parte del prodotto acquistabile dall'ospite. Una tipologia di camera può avere diversi piani tariffari, opzioni di occupazione o fonti di inventario collegato. Chiudere una singola voce non comporta sempre la chiusura di tutte le offerte associate a quella camera.
Considera il problema prima di tutto come una questione di controllo delle vendite e solo in un secondo momento come un'indagine sul sistema. Proteggi l'hotel da un'altra prenotazione, quindi individua l'esatta combinazione di camera e tariffa rimasta aperta.
Questa guida riguarda una camera su Booking.com che dovrebbe essere chiusa, ma risulta ancora visibile agli ospiti. Non tratta le prenotazioni mancanti o gli errori di importazione delle prenotazioni.
Innanzitutto, verifica cosa significa "chiusa"
Una camera può non essere disponibile per diversi motivi. L'hotel potrebbe aver azzerato l'inventario, applicato uno stop alle vendite, chiuso un piano tariffario, bloccato una camera fisica nel Sistema di Gestione Alberghiera oppure contrassegnato la camera come fuori servizio.
Queste azioni non sono intercambiabili. Bloccare una camera fisica per manutenzione modifica le operazioni dell'hotel, ma potrebbe non ridurre la quantità vendibile inviata a Booking.com. La chiusura di un piano non rimborsabile può lasciare aperto il piano flessibile. Una regola di soggiorno minimo può impedire una ricerca di una notte, consentendo comunque una prenotazione di due notti.
Metti per iscritto il risultato desiderato in una frase: "Questa specifica tipologia di camera non deve essere prenotabile per queste date di arrivo e partenza, indipendentemente dal piano tariffario o dall'occupazione." Questo sarà il punto di riferimento per ogni verifica.
Esegui queste 7 verifiche su Booking.com
Esegui le verifiche nell'ordine indicato. Non premere ripetutamente il pulsante di sincronizzazione e non apportare modifiche estese all'inventario mentre stai ancora individuando l'offerta aperta.
- Riproduci la ricerca dell'ospite. Cerca la struttura, la data di arrivo, la data di partenza, il numero di camere, gli adulti e i bambini corretti. Un'occupazione o una durata del soggiorno diversa può far emergere un'altra offerta. Salva uno screenshot del risultato e annota l'ora.
- Verifica la corrispondenza del nome visibile della camera. Apri la stessa tipologia di camera nell'Extranet di Booking.com e nel Sistema di Gestione Alberghiera o nel Gestore Canali. Nomi simili come "Camera Deluxe" e "Deluxe King" possono nascondere un errore di mappatura. Verifica il codice prodotto o il record di mappatura, non soltanto il nome visualizzato.
- Controlla ogni piano tariffario associato alla camera. Verifica i piani flessibili, non rimborsabili, con colazione, solo pernottamento, mobile, riservati ai membri, a pacchetto e tutti i piani derivati. Se anche un solo piano rimane aperto, la camera può ancora essere venduta, sebbene un altro piano risulti chiuso.
- Confronta l'inventario per ogni data del soggiorno. Una ricerca di due notti richiede disponibilità per entrambe. Controlla separatamente ogni data nel Sistema di Gestione Alberghiera, nel Gestore Canali e su Booking.com. Cerca una data che abbia mantenuto dell'inventario o ricevuto un aggiornamento successivo.
- Controlla le restrizioni, non soltanto il numero di camere. Verifica se l'hotel ha utilizzato lo stop alle vendite, la chiusura agli arrivi, la chiusura alle partenze, il soggiorno minimo o il soggiorno massimo. Questi controlli influiscono su ricerche diverse. La chiusura agli arrivi, ad esempio, non esclude necessariamente un soggiorno iniziato in precedenza.
- Verifica quale sistema controlla Booking.com. Se un Gestore Canali controlla tariffe e disponibilità, una modifica manuale nell'Extranet potrebbe essere sovrascritta. Controlla l'ultimo aggiornamento completato correttamente ed eventuali avvisi relativi alla camera e alle date interessate. Apporta la correzione nel sistema di controllo, a meno che non sia necessaria una chiusura manuale di emergenza.
- Cerca una fonte di inventario separata. Una camera potrebbe essere ancora venduta tramite un piano tariffario con un contingente separato, una camera appena creata e non mappata oppure un piano non collegato al pool di inventario principale. Confronta tutte le offerte live con la mappa delle camere e la configurazione contrattuale dell'hotel.
Il problema può dirsi identificato soltanto quando è possibile indicare con precisione il prodotto aperto, ad esempio "Camera Familiare, tariffa flessibile con colazione, occupazione di tre persone, 4-6 ottobre". È più sicuro che concludere che Booking.com abbia ignorato una chiusura dell'intera struttura.
Quando sistemi diversi mostrano quantità differenti, il team ha bisogno di un unico ambiente da cui gestire la correzione e verificare se questa ha raggiunto il canale. Smart Order collega la disponibilità delle camere al prodotto mappato sul canale, consentendo ai responsabili di controllare le date interessate prima di riaprire le vendite.
Mantieni sotto controllo la disponibilità su Booking.com
Utilizza un unico ambiente di lavoro per l'hotel per gestire l'inventario delle camere collegate e ridurre il rischio che un piano tariffario aperto venda una camera che dovrebbe essere chiusa.
Proteggi l'hotel durante le verifiche
Se l'hotel non dispone di altre camere vendibili in sicurezza, chiudi temporaneamente lo specifico prodotto camera su Booking.com oppure azzera la quantità vendibile nel sistema che controlla il canale. Verifica che la modifica non chiuda un'altra struttura, un'altra tipologia di camera o una data non interessata.
Non ridurre l'inventario due volte. Se il Sistema di Gestione Alberghiera mostra già zero e viene applicata una modifica manuale nell'Extranet come misura di emergenza, registra chi l'ha effettuata e quando. In caso contrario, la chiusura manuale potrebbe rimanere attiva dopo il ripristino della connessione e bloccare silenziosamente le vendite future.
Se all'hotel rimane una sola camera, valuta se sia operativamente sicuro continuare a venderla mentre viene analizzata la discrepanza. Il costo di una singola sovrapprenotazione è spesso superiore ai ricavi ottenibili lasciando aperta per un'altra ora una camera dalla disponibilità incerta.
Verifica la correzione dal punto di vista dell'ospite
Attendi che il nuovo aggiornamento venga accettato, quindi ripeti la ricerca originale dell'ospite. Quando possibile, utilizza le stesse date, occupazione, numero di camere, mercato, valuta e tipologia di dispositivo. Controlla sia l'elenco delle camere sia eventuali offerte a pacchetto o per dispositivi mobili visualizzate in precedenza.
Un messaggio di operazione riuscita nel Sistema di Gestione Alberghiera è una prova utile, ma non è la conferma definitiva. La prova conclusiva è che la combinazione di camera e tariffa interessata non sia più prenotabile nella ricerca di verifica.
Non creare una prenotazione reale soltanto per verificare una chiusura, a meno che l'hotel non disponga di una procedura approvata per le prenotazioni di prova. In genere è sufficiente una ricerca della disponibilità visibile agli ospiti. Se la camera compare ancora, acquisisci l'offerta visibile e inoltra il problema al supporto senza apportare più modifiche contemporaneamente.
Registra l'incidente prima di riaprire le vendite
Conserva una breve nota sull'incidente che includa struttura, tipologia di camera, piano tariffario, date del soggiorno, inventario previsto, inventario visibile, ora dell'ultimo aggiornamento, screenshot e azione correttiva. In questo modo il supporto disporrà di un caso concreto e l'hotel potrà individuare più facilmente eventuali schemi ricorrenti.
Prima di riaprire, annulla qualsiasi chiusura manuale di emergenza e verifica che la normale fonte di inventario abbia ripreso il controllo. Quindi esegui una prova su una data futura in cui la camera dovrebbe essere aperta e su una data in cui dovrebbe rimanere chiusa.
Se la stessa camera continua ripetutamente a risultare prenotabile, controlla la mappatura e la configurazione del piano tariffario, anziché considerare ogni incidente come un ritardo di sincronizzazione isolato.
Domande frequenti
Perché una camera chiusa su Booking.com è ancora visibile?
La visibilità non implica sempre la possibilità di prenotare. La pagina della struttura o della camera può rimanere visibile anche quando non è disponibile alcuna tariffa. Il problema sussiste quando un ospite può selezionare un'offerta live per una camera e una tariffa e proseguire con la prenotazione.
Un solo piano tariffario aperto può mantenere prenotabile la camera?
Sì. Le offerte flessibili, non rimborsabili, con pasti inclusi, a pacchetto o rivolte a segmenti specifici possono avere controlli separati. Verifica ogni piano tariffario associato alla camera interessata.
L'hotel dovrebbe chiudere l'intera struttura?
In genere no. Chiudi soltanto il prodotto e l'intervallo di date minimi necessari per impedire un'altra vendita. La chiusura dell'intera struttura può rimuovere inventario valido e causare inutili perdite di ricavi.
Un aggiornamento riuscito del Sistema di Gestione Alberghiera è una prova sufficiente?
No. Verifica il risultato ripetendo la stessa ricerca dell'ospite che ha evidenziato il problema. Lo stato nel Sistema di Gestione Alberghiera e l'offerta live su Booking.com devono coincidere.
Quando dovrebbe contattare il supporto l'hotel?
Inoltra il problema al supporto quando il sistema di controllo indica che la chiusura è stata completata correttamente, ma l'offerta specifica rimane prenotabile dopo un tempo di aggiornamento ragionevole, oppure quando la mappa delle camere contiene un prodotto che l'hotel non riesce a identificare o controllare.
